Συμβουλές διαχείρισης αρχείων QuickBooks 2019

Εντάξει, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για τα αρχεία δεδομένων στα οποία το QuickBooks 2019 αποθηκεύει τις οικονομικές σας πληροφορίες. Το QuickBooks κάνει σχεδόν όλη τη βρώμικη δουλειά. Τούτου λεχθέντος, έχετε μερικές εργασίες καθαριότητας που πρέπει να αναλάβετε.

Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των QuickBooks είναι (όχι τόσο) δύσκολη

Ο βασικός κανόνας είναι ότι δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας κάθε φορά που εργάζεστε σε κάτι που δεν θα θέλατε να επαναλάβετε. Μερικοί άνθρωποι πιστεύουν ότι η εργασία μιας εβδομάδας είναι αμελητέα. άλλοι πιστεύουν ότι η εργασία ενός μήνα είναι αμελητέα.

Δείτε τι κάνει αυτή η συγγραφέας για να δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων της. Δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας κάθε εβδομάδα αφού εισαγάγει τα δεδομένα της για την εβδομάδα. Στη συνέχεια, κολλάει τον δίσκο (μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιονδήποτε αφαιρούμενο δίσκο, όπως μια μονάδα flash USB ή ένα εγγράψιμο CD) στον χαρτοφύλακά της, ώστε αν συμβεί κάτι τρομερό (όπως ένας μετεωρίτης που χτυπά το κτίριο του γραφείου), να μην χάσει και τα δύο υπολογιστή και το αντίγραφο ασφαλείας του δίσκου με τα δεδομένα.

Ακούγεται πολύ καλό σύστημα, ε; Στην πραγματικότητα, αυτή η στρατηγική έχει τα προβλήματά της:

• Επειδή δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας εβδομαδιαία, μπορεί να χρειαστεί να εισαγάγει ξανά δεδομένα αξίας μιας εβδομάδας εάν ο υπολογιστής διακοπεί προς το τέλος της εβδομάδας. Εάν είστε κάποιος με μεγάλους όγκους συναλλαγών — εάν ετοιμάζετε εκατοντάδες τιμολόγια ή γράφετε εκατοντάδες επιταγές κάθε εβδομάδα, για παράδειγμα — πιθανότατα θέλετε να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας πιο συχνά, ίσως κάθε μέρα.
• Ένα δεύτερο πρόβλημα με τη στρατηγική μου είναι μόνο εξ αποστάσεως δυνατό, αλλά αξίζει να το αναφέρω: Εάν συμβεί κάτι κακό στα αρχεία QuickBooks που είναι αποθηκευμένα στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή καθώς και στα αρχεία που είναι αποθηκευμένα στη μονάδα εφεδρικού flash, CD-R, CD-RW ή κάποια άλλη αφαιρούμενη συσκευή αποθήκευσης δεδομένων, θα ανέβαινε στον παροιμιώδη κολπίσκο χωρίς κουπί. (Ένας αφαιρούμενος δίσκος είναι πολύ πιο πιθανό να αποτύχει από έναν σκληρό δίσκο και είναι πιο εύκολο να χαθεί.) Εάν συμβεί αυτό το χειρότερο σενάριο, θα πρέπει να ξεκινήσει από την αρχή από την αρχή του έτους.

Μερικοί άνθρωποι, που είναι θρησκευτικά προσεκτικοί, κυκλοφορούν τρία σετ δίσκων ασφαλείας για να μειώσουν την πιθανότητα να συμβεί αυτό το ατύχημα. Μεταφέρουν επίσης τακτικά ένα αντίγραφο εκτός τοποθεσίας, όπως σε θυρίδα ασφαλείας. Σε αυτό το σενάριο, κάθε φορά που δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας, αντικαθιστάτε το παλαιότερο σύνολο δίσκων αντιγράφων ασφαλείας.

Ας υποθέσουμε ότι δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας κάθε εβδομάδα και ο σκληρός σας δίσκος όχι μόνο κολλάει, αλλά και ξεσπά σε μια σφαίρα φλόγας που υψώνεται ψηλά μέχρι τη νύχτα. Για να επαναφέρετε τα αρχεία σας, χρησιμοποιείτε το πιο πρόσφατο σύνολο αντιγράφων ασφαλείας — ηλικίας μίας εβδομάδας, μέγ. Εάν κάτι δεν πάει καλά με αυτά τα αρχεία, χρησιμοποιείτε το επόμενο – πιο πρόσφατο σύνολο — ηλικίας δύο εβδομάδων. Εάν κάτι δεν πάει καλά με αυτά τα αρχεία, χρησιμοποιείτε το τελευταίο σετ — ηλικίας τριών εβδομάδων. Με αυτόν τον τρόπο, έχετε τρεις ευκαιρίες να αποκτήσετε ένα σετ που λειτουργεί — λίγη ασφάλεια για το κόστος μερικών επιπλέον δίσκων ή συσκευών αποθήκευσης.

Δύο τελευταία σχόλια σχετικά με τις στρατηγικές και τις τακτικές δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας:

• Το QuickBooks παρέχει ένα διαδικτυακό εργαλείο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας που μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε για να μειώσετε τους κινδύνους απώλειας των δεδομένων σας εάν χάσετε το αντίγραφο ασφαλείας σας. Εάν ανησυχείτε πραγματικά για την ασφάλεια των δεδομένων και έχετε επιπλέον 100 έως 200 $ ετησίως, ίσως θέλετε να χρησιμοποιείτε τακτικά (καθημερινά;) την ηλεκτρονική υπηρεσία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας QuickBooks.
• Ίσως μπορείτε να συνδυάσετε το αντίγραφο ασφαλείας των δεδομένων σας QuickBooks με την άλλη μέθοδο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας. Αυτή η μέθοδος μπορεί να είναι μια άλλη μη αυτόματη επιλογή στην οποία αντιγράφετε αρχεία σε μια αφαιρούμενη συσκευή αποθήκευσης όπως αυτή που χρησιμοποιεί. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα άλλο διαδικτυακό σύστημα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, όπως το Carbonite , το οποίο χρησιμοποιεί ένα αυτόματο σύστημα για την ασφάλεια όλων των δεδομένων σας.

Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας με τον γρήγορο και βρώμικο τρόπο

Είσαι απασχολημένος. Δεν έχεις χρόνο να χαζεύεις. Θέλετε απλώς να κάνετε μια εύχρηστη δουλειά δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και έχετε αποφασίσει πόσο συχνά σκοπεύετε να το κάνετε. Ακούγεται σαν την κατάστασή σας; Στη συνέχεια, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

1. Τοποθετήστε έναν κενό δίσκο στην κατάλληλη μονάδα δίσκου ή συνδέστε μια συσκευή αποθήκευσης USB.

Μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας σε οποιονδήποτε αφαιρούμενο δίσκο, συμπεριλαμβανομένων συσκευών μνήμης flash, φορητών σκληρών δίσκων και εγγράψιμων CD. Σημειώστε, ωστόσο, ότι η Intuit (ο κατασκευαστής των QuickBooks) συνιστά να μην χρησιμοποιείτε την εντολή δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας QuickBooks για να μετακινήσετε ένα αρχείο αντιγράφου ασφαλείας σε ένα CD. Αντίθετα, συνιστά να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου στον σκληρό σας δίσκο και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε την εντολή αντιγραφής αρχείου των Windows για να εγγράψετε το αρχείο στο δίσκο. Αυτή η προσέγγιση επίλυσης τείνει να επιλύει ορισμένα από τα προβλήματα εγγραφής CD που αντιμετωπίζουν οι άνθρωποι όταν δημιουργούν αντίγραφα ασφαλείας απευθείας σε ένα CD από το QuickBooks.

Καλό, θα πρέπει να παραδεχτεί ότι μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας σε οποιονδήποτε σταθερό δίσκο, όπως ο σκληρός σας δίσκος ή ένας δίσκος δικτύου, αλλά το πλεονέκτημα ενός αφαιρούμενου δίσκου είναι ότι μπορείτε να τον αποθηκεύσετε σε κάποια άλλη θέση. Ως συμβιβασμός, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν δίσκο δικτύου. Συνήθως δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τον σκληρό σας δίσκο (αν και είναι καλύτερο από το τίποτα), επειδή μια από τις καταστροφές που θα μπορούσαν να συμβούν στα δεδομένα σας QuickBooks είναι η αποτυχία του σκληρού δίσκου.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας QuickBooks σε μια ηλεκτρονική περιοχή αποθήκευσης.

2. Εάν αποθηκεύετε δεδομένα για περισσότερες από μία εταιρείες, βεβαιωθείτε ότι η εταιρεία της οποίας θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας είναι η ενεργή εταιρεία.

Θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας της σωστής εταιρείας. Για να μάθετε εάν η σωστή εταιρεία είναι ενεργή, δείτε τη γραμμή τίτλου του παραθύρου της εφαρμογής QuickBooks, η οποία ονομάζει την ενεργή εταιρεία. (Αν δεν θυμάστε να ρυθμίσετε πολλά αρχεία, μην ανησυχείτε. Πιθανότατα έχετε μόνο ένα αρχείο — η συνηθισμένη περίπτωση.)

Εάν χρησιμοποιείτε το QuickBooks σε λειτουργία πολλών χρηστών, πρέπει να μεταβείτε σε λειτουργία ενός χρήστη πριν δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου σας. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε Αρχείο→ Εναλλαγή σε Λειτουργία ενός χρήστη.

3. Επιλέξτε Αρχείο → Εταιρεία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας → Δημιουργία τοπικού αντιγράφου ασφαλείας για να ξεκινήσει η λειτουργία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας.

Το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας.

4. Πείτε στο QuickBooks πού θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων QuickBooks.

Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας — αυτό που εμφανίζεται — καθορίστε τη θέση για το αντίγραφο ασφαλείας επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Online Backup ή Local Backup.

Για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου QuickBooks τοπικά, επιλέξτε την επιλογή Local Backup.

5. Περιγράψτε πώς το QuickBooks πρέπει να δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων σας .

Το παράθυρο διαλόγου Επιλογές αντιγράφων ασφαλείας.

Με το πρώτο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας να εμφανίζεται ακόμα, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Επιλογές αντιγράφων ασφαλείας, όπου καθορίζετε πώς και πότε τα QuickBooks δημιουργούν αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων σας:

• Επιλέξτε μια προεπιλεγμένη τοποθεσία. Καθορίστε πού πρέπει να βρίσκεται το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας. Μπορείτε να το κάνετε αυτό είτε εισάγοντας το όνομα διαδρομής του φακέλου αντιγράφων ασφαλείας στο πλαίσιο Πείτε μας πού να αποθηκεύσετε τα αντίγραφα ασφαλείας σας (ο δύσκολος τρόπος) είτε κάνοντας κλικ στο κουμπί Αναζήτηση και, στη συνέχεια, χρησιμοποιώντας το πλαίσιο διαλόγου Αναζήτηση φακέλου που εμφανίζουν τα Windows για να επιλέξετε προεπιλεγμένη θέση δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.
• Βελτιστοποιήστε τη λειτουργία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας. Το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές αντιγράφων ασφαλείας παρέχει μερικά πλαίσια ελέγχου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ρυθμίσετε με ακρίβεια την παλιά λειτουργία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας QuickBooks. Το πλαίσιο ελέγχου με τίτλο Προσθήκη ημερομηνίας και ώρας δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας στο όνομα αρχείου, εάν επιλεγεί, κάνει ακριβώς αυτό που λέει. Το πλαίσιο ελέγχου με τίτλο Limit the Number of Backup Copies in This Folder To [X] λέει στο QuickBooks να περιορίσει τον αριθμό των αντιγράφων ασφαλείας του αρχείου QuickBooks που αποθηκεύει στον φάκελο backup. Ο προεπιλεγμένος αριθμός των εφεδρικών αντιγράφων που διατηρούνται στη διάθεσή σας είναι τρία, κάτι που θα πρέπει να είναι εντάξει.
• Καθορίστε τον κανόνα υπενθύμισης αντιγράφων ασφαλείας. Μπορείτε να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου με τίτλο Remind Me to Back Up When I Close My Company File Her [X] Times για να πείτε στο QuickBooks να σας υπενθυμίζει κάθε τόσο να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας. Από προεπιλογή, το QuickBooks σας υπενθυμίζει κάθε τέταρτη φορά που κλείνετε ένα αρχείο δεδομένων, αλλά μπορείτε να αντικαταστήσετε την τιμή στο πλαίσιο κειμένου για να καθορίσετε κάποια άλλη συχνότητα εφεδρικής υπενθύμισης.
• Επιλέξτε μια επιλογή επαλήθευσης δεδομένων. Το QuickBooks παρέχει τρεις επιλογές επαλήθευσης δεδομένων: Ολοκληρωμένη επαλήθευση (ασφαλής αλλά αργή), Γρήγορη επαλήθευση (γρήγορη αλλά όχι τόσο διεξοδική) και Χωρίς επαλήθευση (σας εξοικονομεί λίγο χρόνο τώρα με κίνδυνο τεράστιων προβλημάτων αργότερα). Η επιλογή Πλήρης επαλήθευση είναι αυτό που προτείνουμε και οι δύο QuickBooks.

Όταν ολοκληρώσετε με το παράθυρο διαλόγου Επιλογές αντιγράφων ασφαλείας, κάντε κλικ στο OK και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο. Το QuickBooks εμφανίζει το δεύτερο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας.

Το δεύτερο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας.

6. Καθορίστε πότε το QuickBooks πρέπει να δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων σας.

Το δεύτερο παράθυρο διαλόγου Backup Wizard παρέχει κουμπιά επιλογών που χρησιμοποιείτε για να προγραμματίσετε πότε θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας. Για να υποδείξετε ότι θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας επί τόπου, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Αποθήκευση τώρα.

Σημείωση: Το πολύ, και εννοώ το πολύ, πρώτη φορά που θα δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων QuickBooks σας, χρησιμοποιώντας την εντολή create αντιγράφων ασφαλείας, QuickBooks δεν σας ρωτήσω πότε θα πρέπει να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων δεδομένων σας. Απλώς δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων, παρακάμπτοντας αυτό το βήμα.

7. Επιβεβαιώστε τη θέση και το όνομα του αρχείου αντιγράφου ασφαλείας.

Όταν εμφανίζεται το δεύτερο παράθυρο διαλόγου Backup Wizard, κάντε κλικ στο Next. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου ασφαλείας. Εάν ολοκληρώσατε επιτυχώς το Βήμα 5, έχετε ήδη καθορίσει την κατάλληλη θέση φακέλου για το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας. Απλώς για να είστε ασφαλείς, επιβεβαιώστε ότι το όνομα αρχείου και η θέση του φακέλου που εμφανίζονται στο πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου αντιγράφου είναι σωστά. Εάν η θέση του φακέλου δεν είναι σωστή, επιλέξτε μια νέα θέση φακέλου από το αναπτυσσόμενο μενού Αποθήκευση σε. Εάν το όνομα αρχείου δεν είναι σωστό, επεξεργαστείτε το όνομα που εμφανίζεται στο πλαίσιο κειμένου Όνομα αρχείου.

Το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου ασφαλείας.

8. Κάντε κλικ στην Αποθήκευση.

Το QuickBooks δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων σας και εμφανίζει ένα πλαίσιο μηνύματος που σας ενημερώνει ότι έχει δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου σας. Το μήνυμα δίνει επίσης το όνομα του αρχείου αντιγράφου ασφαλείας και τη θέση του φακέλου.

Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας αρχείων QuickBook στο Διαδίκτυο

Μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας στο διαδίκτυο γρήγορα και εύκολα. Εάν το κάνετε, δεν χρειάζεται πλέον να θυμάστε να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας και να τα αφαιρείτε εκτός τοποθεσίας. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας στο διαδίκτυο, επιλέξτε Αρχείο→ Δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο σύνδεσμο Μάθετε περισσότερα σχετικά με το ηλεκτρονικό αντίγραφο ασφαλείας QuickBooks.

Η υπηρεσία Online Backup είναι μια πολύ καλή ιδέα εάν έχετε γρήγορη σύνδεση στο Διαδίκτυο, αλλά η υπηρεσία κοστίζει λίγα χρήματα. Ανάλογα με το επίπεδο της υπηρεσίας, πληρώνετε τουλάχιστον 100 έως 200 $ ετησίως, αλλά μπορείτε να ρυθμίσετε την υπηρεσία έτσι ώστε το QuickBooks να δημιουργεί αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας και ακόμη και άλλων σημαντικών αρχείων σε τακτική βάση.

Δύο τελευταία σημεία σχετικά με τη χρήση της επιλογής online δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας QuickBooks:

• Μόνο για την ιστορία, πρέπει να ανησυχείτε για την ασφάλεια. (Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με τα μέτρα ασφαλείας στον ιστότοπο του QuickBooks, αλλά τα δεδομένα σας είναι τόσο ασφαλή στο διαδίκτυο όσο και στο γραφείο σας.)
• Οι περισσότεροι άνθρωποι θα πρέπει να χρησιμοποιούν το αντίγραφο ασφαλείας offsite serviceOnline στις τιμές που προσφέρει το Intuit φαίνεται σαν μια πραγματικά εξαιρετική συμφωνία για κάθε επιχείρηση στην οποία τα αρχεία δεδομένων QuickBooks είναι σημαντικά.

Ανάκτηση των δεδομένων QuickBooks για τα οποία δημιουργήσατε αντίγραφα ασφαλείας

Τι συμβαίνει εάν χάσετε όλα τα δεδομένα QuickBooks σας; Καταρχάς, σας ενθαρρύνω να νιώθετε αυτάρεσκοι. Πάρε ένα φλιτζάνι καφέ. Γύρνα πίσω στην καρέκλα σου. Χαλαρώστε για μερικά λεπτά. Εσύ φίλε μου δεν έχεις πρόβλημα. Ακολούθησες τις οδηγίες.

Εντάξει, μπορεί να έχετε ένα ή δύο προβλήματα, αλλά πιθανότατα μπορείτε να κατηγορήσετε τα PC gremlins για αυτά. Εάν η καταστροφή που σας προκάλεσε να χάσετε τα δεδομένα σας έριξε και άλλα μέρη του υπολογιστή σας, ίσως χρειαστεί να επανεγκαταστήσετε το QuickBooks. Μπορεί επίσης να χρειαστεί να επανεγκαταστήσετε όλο το άλλο λογισμικό σας.

Αφού χαρείτε αρκετά (και συνδέσετε ξανά τον υπολογιστή σας, εάν ήταν η αιτία της καταστροφής), κάντε προσεκτικά τα εξής για να επαναφέρετε τα δεδομένα σας QuickBooks:

1. Λάβετε τα αντίγραφα ασφαλείας σας.

Βρείτε το αντίγραφο ασφαλείας που δημιουργήσατε και τοποθετήστε το στην κατάλληλη μονάδα δίσκου (για δίσκο) ή θύρα USB (για μονάδα αντίχειρα ή εξωτερική πηγή). Εάν εργάζεστε με έναν εξωτερικό δίσκο, κάντε οτιδήποτε ιδιαίτερο χρειάζεται να κάνετε για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτήν τη συσκευή, όπως να ενεργοποιήσετε την τροφοδοσία του εξωτερικού δίσκου.

2. Ξεκινήστε το QuickBooks και επιλέξτε Αρχείο→ Άνοιγμα ή Επαναφορά εταιρείας.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα ή επαναφορά εταιρείας.

Το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα ή επαναφορά εταιρείας.

3. Υποδείξτε ότι θέλετε να επαναφέρετε ένα αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου δεδομένων QuickBooks. μετά κάντε κλικ στο Επόμενο.

Πώς το κάνετε αυτό είναι προφανές, σωστά; Επιλέξτε το κουμπί επιλογής Επαναφορά αντιγράφου ασφαλείας.

4. Πείτε στο QuickBooks εάν δημιουργήσατε αντίγραφα ασφαλείας τοπικά ή διαδικτυακά. μετά κάντε κλικ στο Επόμενο.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα ή επαναφορά εταιρείας (δεν εμφανίζεται).

5. Επιλέξτε το κουμπί επιλογής Local Backup για να υποδείξετε ότι δημιουργήσατε τοπικό αντίγραφο ασφαλείας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Next.

6. Προσδιορίστε το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. στη συνέχεια κάντε κλικ στο Άνοιγμα.

Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Άνοιγμα αντιγράφου ασφαλείας. Εάν γνωρίζετε το όνομα του αρχείου και την τοποθεσία της εταιρείας, μπορείτε να εισαγάγετε αυτές τις πληροφορίες στα παρεχόμενα πλαίσια. Εάν δεν γνωρίζετε αυτές τις πληροφορίες, χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού Look In για να προσδιορίσετε τη μονάδα δίσκου που περιέχει το αρχείο για το οποίο θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας. στη συνέχεια επιλέξτε το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας που θέλετε να επαναφέρετε και κάντε κλικ στο Άνοιγμα. Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Open or Restore Company (δεν εμφανίζεται), λέγοντάς σας ότι το επόμενο βήμα (όπου προσδιορίζετε τη θέση αποκατάστασης) είναι πολύ σημαντικό.

Το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα αντιγράφου ασφαλείας.

7. Καθορίστε πού θα βρίσκεται το αποκατεστημένο αρχείο. στη συνέχεια κάντε ξανά κλικ στο Επόμενο.

Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση εταιρικού αρχείου ως. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο κειμένου Όνομα αρχείου και το αναπτυσσόμενο μενού Αποθήκευση σε εδώ για να προσδιορίσετε το αρχείο που θέλετε να αντικαταστήσετε.

Το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση εταιρικού αρχείου ως.

Εάν γνωρίζετε το όνομα του αρχείου και την τοποθεσία της εταιρείας, μπορείτε να εισαγάγετε αυτές τις πληροφορίες στα παρεχόμενα πλαίσια κειμένου. Εάν δεν γνωρίζετε αυτές τις πληροφορίες, χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού Αποθήκευση σε για να βεβαιωθείτε ότι έχετε τοποθετήσει το αρχείο επαναφοράς στον σωστό φάκελο στη σωστή μονάδα δίσκου.

8. Κάντε κλικ στην Αποθήκευση.

Εάν το αρχείο που προσπαθείτε να επαναφέρετε υπάρχει ήδη, βλέπετε ένα πλαίσιο μηνύματος που σας το λέει.

9. Κάντε κλικ στο Ναι για να αντικαταστήσετε και να αντικαταστήσετε το αρχείο με αυτό που είναι αποθηκευμένο στον δίσκο αντιγράφου ασφαλείας ή κάντε κλικ στο Όχι για να διατηρήσετε το πρωτότυπο αντίγραφο.

Το QuickBooks ενδέχεται να σας ζητήσει τον κωδικό πρόσβασής σας για να επαληθεύσει ότι έχετε διαχειριστική άδεια για την επαναφορά του αρχείου. Στη συνέχεια, εάν όλα πάνε καλά, θα δείτε ένα πλαίσιο μηνύματος που το λέει. Αναπνεύστε έναν βαθύ αναστεναγμό ανακούφισης και ευχαριστήστε.

Όταν επαναφέρετε ένα αρχείο, αντικαθιστάτε την τρέχουσα έκδοση του αρχείου με την εφεδρική έκδοση που είναι αποθηκευμένη στο εφεδρικό μέσο. Μην επαναφέρετε ένα αρχείο για διασκέδαση. Επαναφέρετε ένα αρχείο μόνο εάν η τρέχουσα έκδοση έχει απορριφθεί και θέλετε να ξεκινήσετε από την αρχή χρησιμοποιώντας την έκδοση που είναι αποθηκευμένη στον δίσκο αντιγράφου ασφαλείας.

Πρέπει να εισαγάγετε ξανά όλα όσα εισαγάγατε από τότε που δημιουργήσατε το αντίγραφο ασφαλείας. Είσαι απογοητευμένος. Ευτυχώς, δεν έχει περάσει πολύς καιρός από τότε που δημιουργήσατε αντίγραφα ασφαλείας.

Χρησιμοποιώντας το αντίγραφο του λογιστή

Ενώ ασχολούμαι με το θέμα της καθαριότητας του σπιτιού που μπορείτε να κάνετε με τα αρχεία σας QuickBooks, θα αναφέρω τη δυνατότητα Αντιγραφής Λογιστή.

Επιτρέψτε μου να ξεκινήσω λέγοντας ότι δεν μου αρέσει πολύ αυτό το χαρακτηριστικό. Από την εμπειρία μου — και η εταιρεία μου εξυπηρετεί εκατοντάδες μικρές επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν QuickBooks — το Αντίγραφο Λογιστή δεν λειτουργεί τόσο καλά στην πράξη. Αλλά μπορεί να θέλετε να το δοκιμάσετε ούτως ή άλλως.

Το Αντίγραφο Λογιστή επιτρέπει στον λογιστή σας να κάνει προσαρμογές σε ένα ειδικό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks ενώ συνεχίζετε να εισάγετε τις καθημερινές σας συναλλαγές στο κύριο αρχείο. Όταν ο λογιστής σας επιστρέψει το ενημερωμένο αρχείο, μπορείτε να συγχωνεύσετε τις αλλαγές ξανά στο κύριο αρχείο.

Για να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Αντιγραφής Λογιστή, επιλέξτε Αρχείο→ Δημιουργία αντιγράφου. Επιλέξτε την επιλογή Αντιγραφή Λογιστή και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τις οδηγίες στην οθόνη. Μπορείτε να εισαγάγετε τις αλλαγές του λογιστή αργότερα. Εάν χρειάζεστε βοήθεια με αυτήν τη δυνατότητα, μιλήστε με τον λογιστή σας.

Δεν θα πρέπει ποτέ να κάνετε αναβάθμιση σε νεότερη έκδοση του QuickBooks ενώ ο λογιστής σας εξακολουθεί να εργάζεται με το Αντίγραφο του Λογιστή. Τουλάχιστον, δεν πρέπει να το κάνετε αυτό εάν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε τις αλλαγές του λογιστή. Εάν χρησιμοποιείται ένα ενεργό Αντίγραφο Λογιστή, η οθόνη σας θα αναφέρει αυτό το γεγονός στην κορυφή, δίπλα στο όνομα της εταιρείας.

Εργασία με φορητά αρχεία

Το QuickBooks περιλαμβάνει μια δυνατότητα φορητών αρχείων. Ένα φορητό αρχείο είναι μια μικρότερη, συμπυκνωμένη έκδοση του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Το φορητό αρχείο είναι αρκετά μικρό, στην πραγματικότητα, που μπορείτε πιθανώς να το στείλετε μέσω email στον λογιστή σας, στην αδερφή σας στο Πόρτλαντ ή σε εμένα.

Για να δημιουργήσετε ένα φορητό αρχείο, επιλέξτε Αρχείο → Δημιουργία αντιγράφου. Όταν το QuickBooks εμφανίσει το πρώτο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου ή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Portable Company File, κάντε κλικ στο Next και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τις οδηγίες στην οθόνη. Η διαδικασία, παρεμπιπτόντως, μοιάζει με τη διαδικασία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας. Θεωρώ ότι είναι πολύ εύκολο να αποθηκεύσω το αρχείο στην επιφάνεια εργασίας. Στη συνέχεια, μπορείτε να το επισυνάψετε εύκολα στο email σας και να το στείλετε. Αφού το άλλο μέρος λάβει το αρχείο, μπορείτε να σύρετε το αντίγραφό σας στον Κάδο Ανακύκλωσης. Το πραγματικό σας αρχείο παραμένει άθικτο. (Ένα φορητό αρχείο πρέπει συνήθως να είναι 10 MB ή μικρότερο για μετάδοση μέσω των περισσότερων υπηρεσιών email.)

Για να ανοίξετε ένα φορητό αρχείο, ένα άτομο (αυτός θα μπορούσε να είναι ο λογιστής σας, η αδερφή σας στο Πόρτλαντ ή εγώ) θα πρέπει να επιλέξει Αρχείο→ Άνοιγμα ή Επαναφορά εταιρείας. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα ή επαναφορά εταιρείας, αυτό το άλλο άτομο απλώς καθορίζει το αρχείο που θέλει να ανοίξει ως φορητό αρχείο και, στη συνέχεια, ακολουθεί τις οδηγίες στην οθόνη.

Χρήση διαδρομής ελέγχου

Για κάποιο περίεργο λόγο, στον κόσμο της λογιστικής μετά τον Bernie Madoff, οι άνθρωποι ενδιαφέρονται πολύ περισσότερο για τη λειτουργία QuickBooks Audit Trail. Λόγω αυτού του ανανεωμένου ενδιαφέροντος, επιτρέψτε μου να μοιραστώ τα τρία πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με τη χρήση της λειτουργίας QuickBooks Audit Trail:

• Μια διαδρομή ελέγχου είναι απλώς μια λίστα αλλαγών. Η διαδρομή ελέγχου QuickBooks — η οποία είναι μια απλή αναφορά που παραθέτει τις αλλαγές στο αρχείο δεδομένων QuickBooks — σάς επιτρέπει να δείτε ποιος άλλαξε τι.
• Δεν μπορείτε να απενεργοποιήσετε τη δυνατότητα Διαδρομής ελέγχου στις πρόσφατες εκδόσεις των QuickBooks. Αντίστοιχα, κάθε αλλαγή που κάνετε (ή που κάνει κάποιος άλλος στο γραφείο σας) στο QuickBooks καταγράφεται.
• Μπορείτε να εκτυπώσετε την αναφορά διαδρομής ελέγχου επιλέγοντας Αναφορές → Λογιστής και φόροι→ Διαδρομή ελέγχου.

Χρήση κωδικού πρόσβασης κλεισίματος

Το QuickBooks δεν απαιτεί από εσάς — ή ακόμα και να σας επιτρέψει — να «κλείσετε» μήνες και χρόνια, όπως έκαναν τα παλιά συστήματα χειροκίνητης λογιστικής. (Όταν «κλείσατε» μια παλιά λογιστική περίοδο, στην πραγματικότητα μηδενίσατε τους λογαριασμούς εσόδων και εξόδων και στη συνέχεια μεταφέρατε το καθαρό ποσό στους λογαριασμούς ιδίων κεφαλαίων του ιδιοκτήτη.)

Ωστόσο, το QuickBooks σάς επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε μια ημερομηνία κλεισίματος και έναν κωδικό πρόσβασης. Η ημερομηνία κλεισίματος κατά κάποιο τρόπο αποτρέπει κάποιον από το να πραγματοποιήσει συναλλαγές νωρίτερα από την καθορισμένη ημερομηνία. Εάν ορίσετε έναν κωδικό κλεισίματος, για παράδειγμα, κάποιος πρέπει να παρέχει αυτόν τον κωδικό πρόσβασης πριν από την εισαγωγή μιας συναλλαγής ή την αλλαγή μιας συναλλαγής με ημερομηνία πριν από την ημερομηνία κλεισίματος. Εάν δεν ορίσετε κωδικό πρόσβασης κλεισίματος, προειδοποιείται κάποιος που προσπαθεί να εισαγάγει ή να αλλάξει μια συναλλαγή με ημερομηνία πριν από την ημερομηνία κλεισίματος, αλλά αυτό το άτομο μπορεί να δημιουργήσει ή να αλλάξει την καταχώριση.

Για να ορίσετε μια ημερομηνία κλεισίματος, επιλέξτε Επεξεργασία→ Προτιμήσεις, κάντε κλικ στο εικονίδιο Λογιστική, κάντε κλικ στην καρτέλα Προτιμήσεις εταιρείας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Ορισμός ημερομηνίας/κωδικού πρόσβασης, ώστε το QuickBooks να εμφανίσει το πλαίσιο διαλόγου Ορισμός ημερομηνίας κλεισίματος και κωδικού πρόσβασης. Εισαγάγετε την ημερομηνία κλεισίματος (πιθανώς το τέλος του πιο πρόσφατα συμπληρωμένου έτους) στο πλαίσιο κειμένου Ημερομηνία κλεισίματος και, στη συνέχεια, εισάγετε τον κωδικό πρόσβασης (δύο φορές): στο πλαίσιο κειμένου Κωδικός πρόσβασης ημερομηνίας κλεισίματος και στο πλαίσιο κειμένου Επιβεβαίωση κωδικού πρόσβασης. Σημείωση: Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου με τίτλο Εξαίρεση εκτιμήσεων, εντολών πωλήσεων και εντολών αγοράς από περιορισμούς ημερομηνίας κλεισίματος, ώστε να μην χάσετε την πρόσβαση σε αυτές τις συναλλαγές ως μέρος του κλεισίματος.

Το παράθυρο διαλόγου Ορισμός ημερομηνίας κλεισίματος και κωδικού πρόσβασης.

Μην ορίζετε ημερομηνία λήξης και κωδικό πρόσβασης σε ένα αρχείο QuickBooks που θέλετε να στείλετε στον λογιστή σας, ώστε αυτός ή αυτή να μπορεί να ετοιμάσει τη φορολογική σας δήλωση. Ο φοροτεχνικός σας θα χρειαστεί πιθανώς να κάνει αλλαγές στο αρχείο QuickBooks για να συγχρονίσει τα πράγματα μεταξύ των αρχείων σας και της φορολογικής σας δήλωσης. Θέλετε να «κλειδώσετε» το προηγούμενο έτος μόνο αφού ολοκληρωθεί η φορολογική σας δήλωση.