Πώς να τιμολογήσετε έναν πελάτη στο QuickBooks 2019

Για να τιμολογήσετε έναν πελάτη από το QuickBooks 2019, χρησιμοποιήστε το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων για να προσδιορίσετε τον πελάτη και να καθορίσετε το ποσό που οφείλει ο πελάτης. Για να εμφανίσετε το παράθυρο Δημιουργία Τιμολογίων, επιλέξτε την εντολή Πελάτες → Δημιουργία Τιμολογίων. Όταν το κάνετε, το QuickBooks εμφανίζει ένα παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων όπως αυτό που εμφανίζεται. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε περισσότερους από έναν τύπους προτύπων τιμολογίου QuickBooks.

Σημειώστε, ωστόσο, ότι το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων που βλέπετε μπορεί να μην μοιάζει ακριβώς με αυτό που εμφανίζεται. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να προσαρμόσετε μια φόρμα τιμολογίου έτσι ώστε να ταιριάζει απόλυτα με τις απαιτήσεις της επιχείρησής σας. Τα συγκεκριμένα βήματα που κάνετε μπορεί να είναι πολύ διαφορετικά αν εργάζεστε με διαφορετικό πρότυπο φόρμας τιμολογίου QuickBooks.

1 Για να εμφανίσετε το παράθυρο Δημιουργία Τιμολογίων, επιλέξτε την εντολή Πελάτες→ Δημιουργία Τιμολογίων.

Όταν το κάνετε, το QuickBooks εμφανίζει ένα παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων. Σημειώστε, ωστόσο, ότι το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων που βλέπετε μπορεί να μην μοιάζει ακριβώς με αυτό που εμφανίζεται. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε περισσότερους από έναν τύπους φόρμας τιμολογίου. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να προσαρμόσετε μια φόρμα τιμολογίου έτσι ώστε να ταιριάζει απόλυτα με τις απαιτήσεις της επιχείρησής σας.

2 Προσδιορίστε τον πελάτη και, εάν χρειάζεται, την εργασία.

Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τον συνδυασμό πελάτη ή πελάτη και εργασίας από την αναπτυσσόμενη λίστα Customer:Job. Μην ανησυχείτε για αυτήν την επιχείρηση «δουλειά», εάν δεν την γνωρίζετε.

Πρέπει να προσδιορίσετε τον συγκεκριμένο πελάτη που τιμολογείτε επιλέγοντας αυτόν τον πελάτη από τη λίστα Customer:Job. Εάν ο πελάτης είναι ένας νέος πελάτης που δεν έχετε ακόμη τιμολογήσει ή δεν τον έχετε περιγράψει στη Λίστα πελατών, εισαγάγετε ένα σύντομο όνομα για τον πελάτη — όπως μια συντομογραφία του ονόματος της επιχείρησης του πελάτη — στη λίστα Πελάτης:Εργασία.

Στη συνέχεια, το QuickBooks υποδεικνύει ότι ο πελάτης δεν υπάρχει ακόμα στη Λίστα πελατών και ρωτά εάν θέλετε να προσθέσετε τον πελάτη. υποδείξτε ότι το κάνετε. Όταν σας ζητηθεί, δώστε τις πληροφορίες πελάτη που ζητά το QuickBooks.

Μπορείτε επίσης να ταξινομήσετε ένα τιμολόγιο ως κατάλληλο σε μια συγκεκριμένη κατηγορία χρησιμοποιώντας την αναπτυσσόμενη λίστα Κατηγορία. Μην ανησυχείτε σε αυτό το σημείο για τη χρήση της παρακολούθησης τάξης.

3 Επιβεβαιώστε ή παρέχετε νέες πληροφορίες κεφαλίδας τιμολογίου.

Αφού προσδιορίσετε τον πελάτη, το QuickBooks συμπληρώνει τα πεδία Ημερομηνία, Τιμολόγιο, Χρέωση προς και πιθανώς Αποστολή σε. Μάλλον δεν χρειάζεται να αλλάξετε καμία από αυτές τις πληροφορίες. Θα πρέπει να ελέγξετε τις πληροφορίες που εμφανίζονται σε αυτά τα πλαίσια για να βεβαιωθείτε ότι είναι σωστές.

Για παράδειγμα, συνήθως δεν θα τιμολογούσατε κάποιον εκτός εάν έχετε ήδη αποστείλει το προϊόν ή παρέχετε την υπηρεσία. Επομένως, μάλλον θα πρέπει να επιβεβαιώσετε ότι η ημερομηνία τιμολογίου ακολουθεί την ημερομηνία αποστολής του προϊόντος ή την ημερομηνία παροχής υπηρεσιών. Μπορεί επίσης να θέλετε να επιβεβαιώσετε, για παράδειγμα, ότι η διεύθυνση Αποστολή σε είναι σωστή.

4 Καταχωρίστε ή επιβεβαιώστε τις πληροφορίες του πεδίου τιμολογίου.

Τα τιμολόγια περιλαμβάνουν πληροφορίες πεδίου που καταγράφουν στοιχεία όπως αριθμούς παραγγελιών αγοράς, όρους πληρωμής, ημερομηνία αποστολής και τρόπο αποστολής. Θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι ό,τι εμφανίζει το QuickBooks σε αυτά τα πλαίσια κειμένου είναι σωστό.

Εάν ένας πελάτης σας έχει δώσει έναν αριθμό παραγγελίας αγοράς, για παράδειγμα, εισαγάγετε αυτόν τον αριθμό παραγγελίας στο πλαίσιο Αριθμός ταχυδρομικής αποστολής. Επιβεβαιώστε ότι οι όροι πληρωμής που εμφανίζονται στο πλαίσιο Όροι είναι σωστοί. Επιβεβαιώστε ότι η ημερομηνία που εμφανίζεται στο πεδίο Αποστολή είναι σωστή.

Δεν χρειάζεται να συμπληρώνονται όλα αυτά τα πεδία για κάθε τιμολόγιο, αλλά θέλετε να παρέχετε οποιαδήποτε πληροφορία που διευκολύνει τον πελάτη να πληρώσει ένα τιμολόγιο, να συνδέσει ένα τιμολόγιο με τα αρχεία αγορών του και να υπολογίσει πώς και πότε είναι ένα είδος αποστέλλεται.

5 Περιγράψτε τα αντικείμενα που πωλήθηκαν.

Το πώς φαίνεται η περιοχή στηλών του τιμολογίου σας εξαρτάται πραγματικά από το αν πουλάτε προϊόντα ή υπηρεσίες. Το σχήμα δείχνει την περιοχή των στηλών για τα προϊόντα. Η περιοχή στηλών για μια υπηρεσία φαίνεται πιο απλή, επειδή δεν παρέχετε πολλές πληροφορίες όταν περιγράφετε στοιχεία υπηρεσίας.

Στην περιοχή στηλών, θέλετε να περιγράψετε κάθε στοιχείο — κάθε προϊόν ή υπηρεσία — για το οποίο χρεώνεται ένα τιμολόγιο. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιείτε μία μόνο σειρά για κάθε στοιχείο. Το πρώτο στοιχείο για το οποίο θέλετε να χρεώσετε, λοιπόν, πηγαίνει στη σειρά 1 της περιοχής στηλών.

Για κάθε είδος, εισάγετε την ποσότητα που παραγγείλατε, τον κωδικό για το είδος και μια τιμή ή τιμή. Το QuickBooks ανακτά μια περιγραφή στοιχείου από τη λίστα στοιχείων σας και τοποθετεί αυτά τα δεδομένα στη στήλη Περιγραφή. Το QuickBooks υπολογίζει επίσης το ποσό που χρεώθηκε για το είδος πολλαπλασιάζοντας την ποσότητα με την τιμή ή την τιμή.

Μπορείτε, ωστόσο, να επεξεργαστείτε και τα δύο πεδία Περιγραφή και Ποσό. Εάν επεξεργαστείτε το πεδίο Ποσό, το QuickBooks υπολογίζει εκ νέου το πεδίο Τιμή Κάθε διαιρώντας το ποσό με την ποσότητα.

Για να εισαγάγετε επιπλέον στοιχεία στο τιμολόγιο, εισαγάγετε πρόσθετες σειρές. Κάθε είδος για το οποίο θέλετε να χρεώσετε —κάθε στοιχείο που πρέπει να εμφανίζεται ως ξεχωριστή χρέωση στο τιμολόγιο— εμφανίζεται ως γραμμή στην περιοχή στηλών. Εάν θέλετε να τιμολογήσετε έναν πελάτη για κάποιο προϊόν, μια γραμμή στην περιοχή των στηλών του τιμολογίου χρησιμοποιείται για αυτό το προϊόν.

Εάν θέλετε να χρεώσετε έναν πελάτη για ναύλο, μια γραμμή της περιοχής τιμολογίων περιγράφει αυτή τη χρέωση ναύλου. Εάν θέλετε να χρεώσετε έναν πελάτη για φόρο επί των πωλήσεων, πάλι, μια γραμμή ή γραμμή της περιοχής στηλών δείχνει ότι ο φόρος επί των πωλήσεων χρεώνεται.

Οι εκπτώσεις αντιπροσωπεύουν δύσκολα στοιχεία γραμμής που πρέπει να συμπεριληφθούν σε ένα τιμολόγιο. Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να παραχωρήσετε σε κάποιον πελάτη έκπτωση 10 τοις εκατό. Για να το κάνετε αυτό, συμπεριλαμβάνετε ένα στοιχείο γραμμής έκπτωσης στο τιμολόγιό σας. Ωστόσο, παρόλο που το QuickBooks περιλαμβάνει ένα στοιχείο έκπτωσης στη λίστα ειδών του, ένα ποσοστό έκπτωσης μπορεί να εφαρμοστεί μόνο στο προηγούμενο στοιχείο γραμμής στο τιμολόγιο. Για αυτόν τον λόγο, το QuickBooks παρέχει επίσης ένα υποσύνολο στοιχείο γραμμής. Χρησιμοποιείτε ένα στοιχείο γραμμής υποσύνολο για να αθροίσετε όλα τα προηγούμενα στοιχεία που εμφανίζονται στο τιμολόγιο. Με το υποσύνολο όλων των ειδών προϊόντος που εμφανίζονται στο τιμολόγιο, για παράδειγμα, η επιχείρηση μπορεί να χορηγήσει στον πελάτη έκπτωση 10 τοις εκατό σε αυτά τα προϊόντα.

Πρέπει να συμπεριλάβετε το σύμβολο ποσοστού για να πείτε στο QuickBooks να υπολογίσει μια έκπτωση ίση με ένα ποσοστό του υποσυνόλου. Εάν παραλείψετε το σύμβολο ποσοστού, το QuickBooks υποθέτει ότι θέλετε έκπτωση σε δολάρια και όχι έκπτωση ποσοστού. Στο σχήμα, για παράδειγμα, η παράλειψη του συμβόλου ποσοστού θα μετατρέψει την έκπτωση 10 τοις εκατό σε έκπτωση 10 $.

6 Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Μήνυμα πελάτη στο κάτω μέρος του παραθύρου Δημιουργία τιμολογίων για να δώσετε ένα μήνυμα πελάτη που εμφανίζεται στο κάτω μέρος του τιμολογίου.

Εάν έχετε δημιουργήσει ένα προσαρμοσμένο πρότυπο φόρμας τιμολογίου που περιλαμβάνει άλλες πληροφορίες υποσέλιδου, αυτά τα πλαίσια υποσέλιδου εμφανίζονται επίσης στο κάτω μέρος του παραθύρου Δημιουργία τιμολογίων. Μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για να συλλέξετε και να μεταφέρετε πρόσθετες πληροφορίες υποσέλιδου.

7 (Προαιρετικό) Ελέγξτε την ορθογραφία σας.

Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Ορθογραφία, το οποίο εμφανίζεται στο επάνω άκρο της καρτέλας Μορφοποίηση του παραθύρου Δημιουργία τιμολογίων, το QuickBooks ελέγχει την ορθογραφία των λέξεων που χρησιμοποιείτε στο τιμολόγιο. Εάν το QuickBooks δεν εντοπίσει ορθογραφικά λάθη, εμφανίζει ένα μήνυμα που σας ενημερώνει ότι ο ορθογραφικός έλεγχος έχει ολοκληρωθεί. Εάν το QuickBooks εντοπίσει ένα ορθογραφικό λάθος — οι συντομογραφίες κωδικών προϊόντος συχνά προκαλούν ορθογραφικά λάθη στα QuickBooks — εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Έλεγχος ορθογραφίας στη φόρμα.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο Αλλαγή σε για να διορθώσετε το ορθογραφικό σας λάθος — εάν στην πραγματικότητα πρόκειται για ορθογραφικό λάθος. Μπορείτε να επιλέξετε μία από τις προτεινόμενες αντικαταστάσεις από το πλαίσιο λίστας Προτάσεις κάνοντας κλικ στην πρόταση και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο κουμπί Αντικατάσταση. Μπορείτε να αντικαταστήσετε όλες τις εμφανίσεις του ορθογραφικού λάθους κάνοντας κλικ στο κουμπί Αντικατάσταση όλων. Εάν η λέξη που λέει ότι το QuickBooks είναι ανορθόγραφη είναι όντως σωστά γραμμένη, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Παράβλεψη για να πείτε στο QuickBooks να αγνοήσει αυτή τη λέξη ή στο κουμπί Ignore All για να πει στο QuickBooks να αγνοήσει όλες τις εμφανίσεις αυτής της λέξης στη φόρμα τιμολογίου.

Εάν χρησιμοποιείτε όρους που εμφανίζονται πάντα ως ανορθόγραφες λέξεις, τουλάχιστον στα QuickBooks, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Προσθήκη που εμφανίζεται στο πλαίσιο διαλόγου Έλεγχος ορθογραφίας στη φόρμα. Κάνοντας κλικ στο κουμπί Προσθήκη ενημερώνεται η QuickBooks να προσθέσει τη λέξη στο ορθογραφικό της λεξικό. Αφού προσθέσετε μια λέξη στο ορθογραφικό λεξικό QuickBooks, το QuickBooks δεν βλέπει τη λέξη ως ανορθόγραφη.

Σημειώστε επίσης ότι μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Επιλογές για να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές ορθογραφίας. Το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές ορθογραφίας περιλαμβάνει πλαίσια ελέγχου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε ορισμένους τύπους λογικής ορθογραφικού ελέγχου. Μπορείτε να επιλέξετε ένα πλαίσιο ελέγχου για να πείτε στο QuickBooks να ελέγχει πάντα την ορθογραφία των φορμών πριν την εκτύπωση, την αποθήκευση ή την αποστολή της φόρμας, για παράδειγμα. Το πλαίσιο διαλόγου περιλαμβάνει επίσης πλαίσια ελέγχου που λένε στα QuickBooks να αγνοούν ορισμένα είδη λέξεων, όπως αυτές που χρησιμοποιούν αριθμούς, εκείνες που είναι όλες με κεφαλαία και αυτές που είναι μεικτές.

8 Κάντε κλικ είτε στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο είτε στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο για να αποθηκεύσετε το τιμολόγιό σας.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το τιμολόγιο και κλείστε το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων. Κάντε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση & Νέα" εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το τιμολόγιο και, στη συνέχεια, εισαγάγετε ένα άλλο τιμολόγιο στην κενή έκδοση του παραθύρου "Δημιουργία τιμολογίων".

Κάντε κλικ στην καρτέλα Αποστολή/Αποστολή και, στη συνέχεια, στο κουμπί FedEx ή UPS για να ξεκινήσει το παράθυρο QuickBooks Shipping Manager, το οποίο σας επιτρέπει να αυτοματοποιήσετε ορισμένα από τα βήματα στα πακέτα αποστολής χρησιμοποιώντας Federal Express ή United Parcel Service (UPS). Την πρώτη φορά που θα ξεκινήσετε το Shipping Manager, θα χρειαστεί να κάνετε λίγη εργασία εγκατάστασης.

Για να σελιδοποιήσετε τα τιμολόγια που έχετε ήδη δημιουργήσει, κάντε κλικ στα κουμπιά Προηγούμενο και Επόμενο. Ή κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση και χρησιμοποιήστε το πλαίσιο διαλόγου Εύρεση τιμολογίων για να περιγράψετε το τιμολόγιο που θέλετε να εντοπίσετε.