Πώς να σχεδιάσετε το σύστημα QuickBooks 2013

Εάν καταλαβαίνετε μερικά στοιχεία μεγάλης εικόνας - τι κάνει η λογιστική και τι τα λογιστικά συστήματα - από την αρχή, θα διαπιστώσετε ότι η διαδικασία εγκατάστασης του QuickBooks 2013 έχει πολύ πιο νόημα.

Τι κάνει η λογιστική

Σκεφτείτε τι κάνει η λογιστική. Οι άνθρωποι μπορεί να διαφωνούν για τις μικρές λεπτομέρειες, αλλά οι περισσότεροι θα συμφωνούσαν ότι η λογιστική κάνει τα ακόλουθα τέσσερα σημαντικά πράγματα:

• Μετρά τα κέρδη και τις ζημίες

• Αναφορές για την οικονομική κατάσταση μιας επιχείρησης (τα περιουσιακά στοιχεία, τις υποχρεώσεις και την καθαρή θέση της)

• Παρέχει λεπτομερή αρχεία των περιουσιακών στοιχείων, των υποχρεώσεων και των ιδίων κεφαλαίων του ιδιοκτήτη

• Παρέχει οικονομικές πληροφορίες στα ενδιαφερόμενα μέρη, ιδιαίτερα στη διοίκηση

Τι κάνουν τα λογιστικά συστήματα

Τώρα ρίξτε μια σύντομη ματιά στα λογιστικά συστήματα, ή τουλάχιστον σε αυτά που κάνουν συνήθως τα λογιστικά συστήματα μικρών επιχειρήσεων:

• Δημιουργήστε οικονομικές καταστάσεις, συμπεριλαμβανομένων των καταστάσεων εισοδήματος, ισολογισμών και άλλων λογιστικών εκθέσεων.

• Δημιουργήστε επιχειρηματικές φόρμες, συμπεριλαμβανομένων επιταγών, μισθολογικών επιταγών, τιμολογίων, δηλώσεων πελατών και ούτω καθεξής.

• Διατηρήστε λεπτομερή αρχεία βασικών λογαριασμών, συμπεριλαμβανομένων των μετρητών, των εισπρακτέων λογαριασμών (ποσά που οφείλουν οι πελάτες σε μια επιχείρηση), των πληρωτέων λογαριασμών (ποσά που μια επιχείρηση οφείλει στους πωλητές της), των στοιχείων αποθέματος, των πάγιων περιουσιακών στοιχείων κ.λπ.

• Εκτελέστε εξειδικευμένες λειτουργίες διαχείρισης πληροφοριών. Για παράδειγμα, στον εκδοτικό κλάδο, οι εκδότες βιβλίων συχνά πληρώνουν δικαιώματα συγγραφέων. Επομένως, η λογιστική δικαιωμάτων δικαιωμάτων είναι μια εργασία που πρέπει συνήθως να κάνουν τα λογιστικά συστήματα των εκδοτών βιβλίων.

Τι κάνει το QuickBooks 2013

Εντάξει, αφού καταλάβετε τι κάνει η λογιστική και τι κάνουν συνήθως τα λογιστικά συστήματα, μπορείτε να δείτε με κάποια προοπτική τι κάνει το QuickBooks:

• Συντάσσει οικονομικές καταστάσεις

• Δημιουργεί πολλές κοινές επιχειρηματικές μορφές, συμπεριλαμβανομένων επιταγών, επιταγών πληρωμής, τιμολογίων πελατών, δηλώσεων πελατών, πιστωτικών σημειωμάτων και εντολών αγοράς

• Διατηρεί λεπτομερή αρχεία για μια χούφτα βασικών λογαριασμών: μετρητά, εισπρακτέους λογαριασμούς, πληρωτέους λογαριασμούς και απόθεμα σε απλές ρυθμίσεις

Το QuickBooks κάνει τρία από τα τέσσερα πράγματα που θα περιμένατε να κάνει ένα λογιστικό σύστημα. Το QuickBooks δεν παρέχει το εξειδικευμένο λογιστικό υλικό. Για παράδειγμα, το QuickBooks δεν κάνει λογιστικά δικαιώματα εκμετάλλευσης.

Τι δεν κάνει το QuickBooks 2013

Έτσι, το QuickBooks κάνει τρία από τα τέσσερα πράγματα που κάνουν τα λογιστικά συστήματα, αλλά δεν τα κάνει όλα. Το QuickBooks είναι συχνά μια ελλιπής λογιστική λύση. Να είστε προσεκτικοί, επομένως, να θέσετε τις προσδοκίες σας. Συνήθως, πρέπει επίσης να βρείτε λύσεις για ορισμένες από τις ειδικές λογιστικές απαιτήσεις σας.

Το QuickBooks προσφέρει στους χρήστες και τις επιχειρήσεις μεγάλη ευελιξία. Έτσι, επιστρέφοντας στο προηγούμενο παράδειγμα, ένας εκδότης βιβλίων μπορεί να κάνει πολλά από αυτά που χρειάζεται να κάνει για τη λογιστική δικαιωμάτων δικαιωμάτων στο QuickBooks. Αυτή η λογιστική εργασία δικαιωμάτων εκμετάλλευσης απαιτεί απλώς ένα ορισμένο βαθμό ταλαιπωρίας κατά τη ρύθμιση του QuickBooks.

Ωστόσο, τα QuickBooks (ή τουλάχιστον οι πιο δημοφιλείς εκδόσεις του QuickBooks) πάσχουν από μερικές σημαντικές αδυναμίες:

• Το QuickBooks Pro δεν παρέχει έναν καλό τρόπο χειρισμού της κατασκευής αποθέματος. Ωστόσο, τα QuickBooks Premier και QuickBooks Enterprise Solutions υποστηρίζουν την απλή λογιστική κατασκευής. Και το QuickBooks Enterprise Solutions παρέχει κάποια πρόσθετη δυνατότητα διαχείρισης αποθέματος (πολλαπλοί ιστότοποι αποθέματος, παρακολούθηση παρτίδων και σειριακών αριθμών και κοστολόγηση FIFO) ως μέρος της δυνατότητας Advance Inventory.

  (Αυτές οι εκδόσεις του QuickBooks σάς βοηθούν να λάβετε υπόψη τη διαδικασία μετατροπής των πρώτων υλών σε τελικά προϊόντα και επίσης να αντιμετωπίσετε ορισμένες πολυπλοκότητες του πραγματικού αποθέματος.)

• Μόνο το QuickBooks Enterprise Solutions χειρίζεται την κατάσταση της αποθήκευσης αποθέματος σε πολλές τοποθεσίες. Με άλλα λόγια, τα QuickBooks Pro και QuickBooks Premier δείχνουν απλώς, για παράδειγμα, ότι έχετε 3.000 widget. Δεν σας επιτρέπει να παρακολουθείτε το γεγονός ότι έχετε 1.000 γραφικά στοιχεία στην αποθήκη, 500 γραφικά στοιχεία στο κατάστημα Α και 1.500 γραφικά στοιχεία στο κατάστημα Β.

Παρά το γεγονός ότι το QuickBooks μπορεί να είναι μια ημιτελής λύση και μπορεί να μην χειρίζεται το απόθεμα όπως θέλετε ή χρειάζεστε, το QuickBooks εξακολουθεί να είναι μια πολύ καλή λύση. Αυτό που κάνει το QuickBooks, το κάνει πολύ καλά. Σκεφτείτε το γεγονός ότι τα QuickBooks θα υπάρχουν για πολύ, πολύ καιρό.

Είναι πολύ πιο πιθανό ένα προϊόν λογιστικού λογισμικού με 600 χρήστες, για παράδειγμα, να διακοπεί παρά ένα προϊόν όπως το QuickBooks, το οποίο έχει 4.000.000 πελάτες.