Πώς να συμπυκνώσετε το αρχείο δεδομένων QuickBooks 2014

Η εντολή QuickBooks Condense δημιουργεί ένα μόνιμο αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks. (Αυτό το αντίγραφο ονομάζεται αρχειακό αντίγραφο του αρχείου.) Ένα αρχειακό αντίγραφο του εταιρικού αρχείου ισοδυναμεί με ένα στιγμιότυπο του εταιρικού αρχείου όπως αυτό υπάρχει σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή.

Εάν κάποιος αργότερα έχει μια ερώτηση - ίσως ο λογιστής σας ή ένας ομοσπονδιακός ή πολιτειακός ελεγκτής - μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων για να δείξετε πώς ήταν το αρχείο της εταιρείας σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή.

Αφού καταλάβετε τι είναι η αρχειοθέτηση, η διαδικασία είναι αρκετά απλή. Για να συμπυκνώσετε το εταιρικό αρχείο QuickBooks, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1Επιλέξτε την εντολή File→ Utilities→ Condense Data.

Το QuickBooks εμφανίζει το πρώτο παράθυρο διαλόγου Condense Data.

2 Επιλέξτε το κουμπί επιλογής Συναλλαγές πριν από μια συγκεκριμένη ημερομηνία.

Αυτή η επιλογή λέει στο QuickBooks ότι θέλετε να κάνετε δύο πράγματα: να δημιουργήσετε ένα αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks και να περιγράψετε το λειτουργικό αρχείο της εταιρείας ώστε να μην είναι τόσο μεγάλο. Το QuickBooks μειώνει το μέγεθος της λειτουργικής έκδοσης του αρχείου δεδομένων της εταιρείας καταργώντας παλιές, κλειστές συναλλαγές, εάν επιλέξετε στο Βήμα 3 να καταργήσετε συναλλαγές.

3 Καθορίστε την ημερομηνία κατάργησης συναλλαγών πριν.

Για να καθορίσετε την ημερομηνία πριν από την οποία θα πρέπει να αφαιρεθούν οι κλειστές συναλλαγές, εισαγάγετε την ημερομηνία στο πλαίσιο ημερομηνίας. Εάν θέλετε να συμπυκνώσετε το αρχείο καταργώντας συναλλαγές στις ή πριν από τις 31 Δεκεμβρίου 2010, για παράδειγμα, εισαγάγετε την 1/1/2011 στο πλαίσιο ημερομηνίας.

Σημειώστε, ωστόσο, ότι δεν χρειάζεται να αισθάνεστε καταναγκαστικοί όταν αφαιρέσετε ένα σωρό κλειστές συναλλαγές. Καταργείτε τις κλειστές συναλλαγές μόνο εάν το εταιρικό σας αρχείο QuickBooks γίνεται πολύ μεγάλο. Μπορείτε εύκολα να εργαστείτε με ένα εταιρικό αρχείο QuickBooks που είναι 25MB, 50MB ή ακόμα και 100MB (megabyte).

Αν και συνήθως, συμπυκνώνετε ένα αρχείο QuickBooks αφαιρώντας παλιές, κλειστές συναλλαγές, η εντολή Condense δημιουργεί επίσης αρχεία χωρίς συναλλαγές. Για να δημιουργήσετε ένα αρχείο που περιέχει λίστες και προτιμήσεις αλλά όχι συναλλαγές, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής Όλες οι συναλλαγές. Παρεμπιπτόντως, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Όλες οι συναλλαγές για να δημιουργήσετε ένα σχεδόν άδειο αρχείο που θα μπορούσατε να επαναχρησιμοποιήσετε (όπως για εκπαίδευση).

4 Κάντε κλικ στο Επόμενο όταν ολοκληρώσετε τον καθορισμό των συναλλαγών που πρέπει να καταργήσει το QuickBooks.

Το QuickBooks εμφανίζει το δεύτερο παράθυρο διαλόγου Condense Data.

5 Καθορίστε τον τρόπο συμπύκνωσης των συναλλαγών αποθέματος και κάντε κλικ στο Επόμενο.

Εάν το αρχείο QuickBooks περιλαμβάνει συναλλαγές αποθέματος, το QuickBooks συνιστά να αφαιρέσετε παλιές συναλλαγές αποθέματος. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το δεύτερο παράθυρο διαλόγου Συμπύκνωση δεδομένων, μπορείτε να πείτε στο QuickBooks να το κάνει ακριβώς αυτό επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Σύνοψη συναλλαγών αποθέματος. (Εάν δεν θέλετε να καταργήσετε παλιές συναλλαγές, επιλέξτε το κουμπί Διατήρηση λεπτομερειών συναλλαγών αποθέματος.)

Όταν κάνετε κλικ στο Επόμενο, συνεχίζετε στο τρίτο πλαίσιο διαλόγου Συμπύκνωσης δεδομένων (δεν εμφανίζεται), το οποίο ρωτά ποιες συναλλαγές πρέπει να θεωρούνται κλειστές.

6 Καθορίστε ποιες συναλλαγές πρέπει να καταργηθούν και κάντε κλικ στο Επόμενο.

Το QuickBooks ζητά περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το τι ακριβώς αποτελεί μια κλειστή ή παλιά συναλλαγή που πρέπει να καταργηθεί. Επιλέγετε τα πλαίσια ελέγχου για να υποδείξετε εάν οι συναλλαγές πριν από την ημερομηνία αφαίρεσης θα πρέπει να καταργηθούν ακόμη και αν δεν είναι καθαρές, επισημαίνονται ως προς εκτύπωση, επισημαίνονται ως προς αποστολή κ.λπ.

Όταν κάνετε κλικ στο Επόμενο, μεταβαίνετε στο τέταρτο πλαίσιο διαλόγου Συμπύκνωση δεδομένων.

7 Καθορίστε οποιαδήποτε εκκαθάριση λίστας που πρέπει να πραγματοποιηθεί και κάντε κλικ στο Επόμενο.

Χρησιμοποιήστε το τέταρτο παράθυρο διαλόγου Condense Data για να πείτε στο QuickBooks ότι εκτός από την κατάργηση παλιών κλειστών συναλλαγών, θα πρέπει να καθαρίσει ορισμένες από τις λίστες. Μπορείτε να επιλέξετε πλαίσια ελέγχου στο πλαίσιο διαλόγου Συμπύκνωση δεδομένων που λένε στα QuickBooks να αφαιρέσουν αχρησιμοποίητους λογαριασμούς, αχρησιμοποίητους πελάτες, μη χρησιμοποιημένους προμηθευτές κ.λπ.

Καθαρίζοντας τη λίστα σας μέσω της κατάργησης των αχρησιμοποίητων στοιχείων της λίστας, όχι μόνο μειώνετε το μέγεθος του αρχείου της εταιρείας, αλλά και διευκολύνετε τους χρήστες να εργαστούν με τη λίστα.

Όταν κάνετε κλικ στο Επόμενο, το QuickBooks εμφανίζει την πέμπτη σελίδα του παραθύρου διαλόγου Συμπύκνωση δεδομένων.

8 Επιβεβαιώστε τη λειτουργία συμπύκνωσης και αρχειοθέτησης.

Αφού περιγράψετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε το QuickBooks να αρχειοθετεί και να συμπυκνώνει το εταιρικό αρχείο, το QuickBooks εμφανίζει το πέμπτο πλαίσιο διαλόγου Συμπύκνωση δεδομένων. Το πλαίσιο διαλόγου σάς ενημερώνει ότι η διαδικασία αρχειοθέτησης ξεκινά με το QuickBooks να δημιουργεί ένα αντίγραφο του αρχείου δεδομένων και ότι η λειτουργία συμπύκνωσης μπορεί να διαρκέσει αρκετά λεπτά ή και αρκετές ώρες για να ολοκληρωθεί.

9 Κάντε κλικ στην επιλογή Έναρξη συμπύκνωσης.

Το QuickBooks ξεκινά τη διαδικασία συμπύκνωσης του αρχείου δεδομένων.

10 Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων όταν σας ζητηθεί.

Στην αρχή της διαδικασίας συμπύκνωσης, το QuickBooks σάς ζητά να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του εταιρικού αρχείου QuickBooks. Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του εταιρικού αρχείου QuickBooks ως μέρος μιας λειτουργίας συμπύκνωσης λειτουργεί το ίδιο με τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του εταιρικού αρχείου QuickBooks οποιαδήποτε άλλη στιγμή.

Αφού δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του εταιρικού αρχείου QuickBooks, το QuickBooks αποθηκεύει ένα αντίγραφο αρχειοθέτησης του εταιρικού αρχείου και, στη συνέχεια, καθαρίζει την λειτουργική έκδοση του εταιρικού αρχείου χρησιμοποιώντας τις οδηγίες σας. Και πάλι, όπως σημειώθηκε στα προηγούμενα βήματα, η διαδικασία εκκαθάρισης μπορεί να διαρκέσει μόνο λίγα λεπτά ή μπορεί να διαρκέσει αρκετές ώρες εάν το αρχείο σας είναι πολύ μεγάλο.