Πώς να συμπυκνώσετε το αρχείο δεδομένων QuickBooks 2013

Η εντολή QuickBooks 2013 Condense δημιουργεί ένα μόνιμο αντίγραφο, που ονομάζεται αντίγραφο αρχειοθέτησης , του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Ένα αρχειακό αντίγραφο του εταιρικού αρχείου ισοδυναμεί με ένα στιγμιότυπο του αρχείου της εταιρείας όπως αυτό υπάρχει σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή.

Εάν κάποιος αργότερα έχει μια ερώτηση - ίσως ο λογιστής σας ή ένας ομοσπονδιακός ή πολιτειακός ελεγκτής - μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων για να δείξετε πώς ήταν το αρχείο της εταιρείας σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή.

Αφού καταλάβετε τι είναι η αρχειοθέτηση, είναι πολύ απλό. Για να συμπυκνώσετε το εταιρικό αρχείο QuickBooks, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Επιλέξτε την εντολή File→ Utilities→ Condense Data.

Το QuickBooks εμφανίζει το πρώτο παράθυρο διαλόγου Condense Data, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Επιλέξτε το κουμπί επιλογής Συναλλαγές πριν από μια συγκεκριμένη ημερομηνία.

Αυτή η επιλογή λέει στο QuickBooks ότι θέλετε να κάνετε δύο πράγματα: να δημιουργήσετε ένα αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks και να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου της εταιρείας που λειτουργεί, ώστε να μην είναι τόσο μεγάλο. Το QuickBooks μειώνει το μέγεθος της λειτουργικής έκδοσης του αρχείου δεδομένων της εταιρείας καταργώντας παλιές, κλειστές συναλλαγές, εάν επιλέξετε στο Βήμα 3 να καταργήσετε συναλλαγές.

Καθορίστε την ημερομηνία κατάργησης συναλλαγών πριν.

Για να καθορίσετε την ημερομηνία πριν από την οποία θα πρέπει να αφαιρεθούν οι κλειστές συναλλαγές, εισαγάγετε την ημερομηνία στο παρεχόμενο πλαίσιο ημερομηνίας. Εάν θέλετε να συμπυκνώσετε το αρχείο καταργώντας συναλλαγές στις ή πριν από τις 31 Δεκεμβρίου 2010, για παράδειγμα, εισαγάγετε την 1/1/2011 στο πλαίσιο ημερομηνίας.

Σημειώστε, ωστόσο, ότι δεν χρειάζεται να αισθάνεστε καταναγκαστικοί όταν αφαιρέσετε ένα σωρό κλειστές συναλλαγές. Καταργείτε τις κλειστές συναλλαγές μόνο εάν το εταιρικό σας αρχείο QuickBooks γίνεται πολύ μεγάλο. Μπορείτε εύκολα να εργαστείτε με ένα εταιρικό αρχείο QuickBooks που είναι 25MB, 50MB ή ακόμα και 100MB (megabyte).

Κάντε κλικ στο Επόμενο όταν ολοκληρώσετε τον καθορισμό των συναλλαγών που πρέπει να καταργήσει το QuickBooks. Το QuickBooks εμφανίζει το δεύτερο παράθυρο διαλόγου Condense Data, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Προσδιορίστε τον τρόπο συμπύκνωσης των συναλλαγών αποθεμάτων.

Εάν το αρχείο QuickBooks περιλαμβάνει συναλλαγές αποθέματος, το QuickBooks συνιστά να αφαιρέσετε παλιές συναλλαγές αποθέματος. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το δεύτερο παράθυρο διαλόγου Συμπύκνωση δεδομένων, μπορείτε να πείτε στο QuickBooks να κάνει ακριβώς αυτό επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Κατάργηση συναλλαγών αποθέματος. (Εάν δεν θέλετε να καταργήσετε παλιές συναλλαγές, επιλέξτε το κουμπί Διατήρηση όλων των συναλλαγών αποθέματος.) Κάντε κλικ στο Επόμενο για να συνεχίσετε στο τρίτο παράθυρο διαλόγου Συμπύκνωση δεδομένων (δεν εμφανίζεται), το οποίο ρωτά ποιες συναλλαγές πρέπει να θεωρούνται κλειστές.

Προσδιορίστε ποιες συναλλαγές πρέπει να θεωρούνται κλειστές.

Όταν κάνετε κλικ στο Επόμενο, το QuickBooks ζητά περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το τι ακριβώς αποτελεί μια κλειστή ή παλιά συναλλαγή που πρέπει να καταργηθεί. Επιλέγετε τα πλαίσια ελέγχου για να υποδείξετε εάν οι συναλλαγές πριν από την ημερομηνία αφαίρεσης θα πρέπει να καταργηθούν ακόμη και αν δεν είναι καθαρές, επισημαίνονται ως προς εκτύπωση, επισημαίνονται ως προς αποστολή κ.λπ. Στη συνέχεια, κάνετε κλικ στο Επόμενο για να μεταβείτε στο τέταρτο πλαίσιο διαλόγου Συμπύκνωση δεδομένων.

Καθορίστε οποιαδήποτε εκκαθάριση λίστας που πρέπει να πραγματοποιηθεί.

Χρησιμοποιήστε το τέταρτο πλαίσιο διαλόγου Condense Data για να πείτε στο QuickBooks ότι θα πρέπει επίσης να καθαρίσει ορισμένες από τις λίστες. Μπορείτε να επιλέξετε πλαίσια ελέγχου στο πλαίσιο διαλόγου Συμπύκνωση δεδομένων, για παράδειγμα.

Καθαρίζοντας τη λίστα σας μέσω της κατάργησης των αχρησιμοποίητων στοιχείων της λίστας, όχι μόνο μειώνετε το μέγεθος του αρχείου της εταιρείας, αλλά και διευκολύνετε τους χρήστες να εργαστούν με τη λίστα.

Κάντε κλικ στο Επόμενο.

Το QuickBooks εμφανίζει την πέμπτη σελίδα του πλαισίου διαλόγου Condense Data, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Επιβεβαιώστε τη λειτουργία συμπύκνωσης και αρχειοθέτησης.

Αφού περιγράψετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε το QuickBooks να αρχειοθετεί και να συμπυκνώνει το εταιρικό αρχείο, το QuickBooks εμφανίζει το πέμπτο πλαίσιο διαλόγου Συμπύκνωση δεδομένων. Αυτό το παράθυρο διαλόγου σάς ζητά να επιβεβαιώσετε την απόφασή σας να αρχειοθετήσετε και να συμπυκνώσετε το αρχείο δεδομένων. Χρησιμοποιήστε αυτό το παράθυρο διαλόγου για να επιβεβαιώσετε το γεγονός ότι θέλετε να αρχειοθετήσετε και να συμπυκνώσετε τα δεδομένα.

Κάντε κλικ στην επιλογή Έναρξη συμπύκνωσης.

Το QuickBooks ξεκινά τη διαδικασία συμπύκνωσης του αρχείου δεδομένων.

Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων όταν σας ζητηθεί.

Στην αρχή της διαδικασίας συμπύκνωσης, το QuickBooks σάς ζητά να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του εταιρικού αρχείου QuickBooks. Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του εταιρικού αρχείου QuickBooks ως μέρος μιας λειτουργίας συμπύκνωσης λειτουργεί το ίδιο με τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του εταιρικού αρχείου QuickBooks οποιαδήποτε άλλη στιγμή.

Αφού δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του εταιρικού αρχείου QuickBooks, το QuickBooks αποθηκεύει ένα αντίγραφο αρχειοθέτησης του εταιρικού αρχείου και, στη συνέχεια, καθαρίζει την λειτουργική έκδοση του εταιρικού αρχείου χρησιμοποιώντας τις οδηγίες σας. Και πάλι, όπως σημειώθηκε στα προηγούμενα βήματα, η διαδικασία εκκαθάρισης μπορεί να διαρκέσει μόνο λίγα λεπτά ή μπορεί να διαρκέσει αρκετές ώρες εάν το αρχείο σας είναι πολύ μεγάλο.