Πώς να συμπληρώσετε μια εντολή αγοράς στο QuickBooks 2015

Το QuickBooks 2015 πραγματοποιεί γρήγορη εκτέλεση παραγγελιών αγοράς. Ίσως εξαντλείτε τα gizmos, τα doohickeys ή κάποιο άλλο στοιχείο στη λίστα αντικειμένων σας και είστε έτοιμοι να τα παραγγείλετε ξανά — όποια κι αν είναι. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να συμπληρώσετε μια PO:

Επιλέξτε Προμηθευτές→Δημιουργία Παραγγελιών Αγοράς.

Θα μπορούσατε επίσης να κάνετε κλικ στο εικονίδιο Παραγγελίες αγοράς στην Αρχική οθόνη ή να κάνετε κλικ στην περιοχή Νέες συναλλαγές του Κέντρου προμηθευτών και, στη συνέχεια, να επιλέξετε Παραγγελίες αγοράς. Βλέπετε το παράθυρο Δημιουργία εντολών αγοράς. Σημειώστε ότι οι ακριβείς λεπτομέρειες αυτού του παραθύρου εξαρτώνται από τον τρόπο προσαρμογής της φόρμας PO.

Επιλέξτε έναν προμηθευτή από την αναπτυσσόμενη λίστα Προμηθευτής.

Κάντε κλικ στο κάτω βέλος για να δείτε μια λίστα με τους προμηθευτές σας. Κάντε κλικ σε έναν προμηθευτή για να δείτε το όνομα και τη διεύθυνσή του στο πλαίσιο Προμηθευτής. Εάν δεν μπορείτε να βρείτε το όνομα του προμηθευτή στη λίστα σας, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη νέου από τη λίστα και, στη συνέχεια, συμπληρώστε τις πληροφορίες σχετικά με τον προμηθευτή στο παράθυρο διαλόγου Νέος προμηθευτής που προκύπτει. Κάντε κλικ στο OK όταν τελειώσετε με το πλαίσιο διαλόγου.

Εάν παρακολουθείτε το απόθεμά σας ανά τάξη, επιλέξτε μια τάξη από την αναπτυσσόμενη λίστα Τάξη.

Το παράθυρο Δημιουργία εντολών αγοράς ενδέχεται να μην έχει αναπτυσσόμενη λίστα Κατηγορίας. Εάν δεν έχει και θέλετε να έχει ένα, πρέπει να ρυθμίσετε τα QuickBooks για να παρακολουθείτε τα έξοδα ανά Κατηγορία.

Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το αρχείο QuickBooks σε λειτουργία ενός χρήστη ως διαχειριστής. Στη συνέχεια, επιλέξτε Επεξεργασία→ Προτιμήσεις και κάντε κλικ στο εικονίδιο Λογιστική στη λίστα στα αριστερά. Τέλος, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Χρήση παρακολούθησης τάξης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

(Προαιρετικό) Επιλέξτε ένα Rep, μια αναμενόμενη ημερομηνία και ένα FOB εάν τα χρησιμοποιείτε στο PO σας.

Ίσως χρειαστεί να συμπληρώσετε άλλα πεδία προτού φτάσετε στις περιγραφές στοιχείο προς στοιχείο στο κάτω μέρος. Και πάλι, αυτά τα πεδία ενδέχεται να μην εμφανίζονται εάν δεν έχετε δηλώσει ότι τα θέλετε στη φόρμα σας.

Μεταβείτε στη στήλη Στοιχείο και αρχίστε να εισάγετε τα είδη που παραγγέλνετε.

Η εισαγωγή των στοιχείων είναι το πιο σημαντικό μέρος της δημιουργίας μιας PO. Όταν μετακινείστε στη στήλη Στοιχείο, μετατρέπεται σε αναπτυσσόμενη λίστα. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος του για να δείτε τη λίστα Στοιχείων. Ίσως χρειαστεί να κάνετε κύλιση στο στοιχείο που θέλετε να εισαγάγετε.

Ένας γρήγορος τρόπος για να μετακινηθείτε στο στοιχείο είναι να πληκτρολογήσετε τα πρώτα γράμματα του ονόματος του στοιχείου. Εάν πληκτρολογήσετε το όνομα ενός στοιχείου που δεν βρίσκεται στη λίστα Στοιχείων, το QuickBooks σας ρωτά εάν θέλετε να ρυθμίσετε αυτό το στοιχείο. Εάν ναι, κάντε κλικ στην επιλογή Ρύθμιση και, στη συνέχεια, συμπληρώστε το πλαίσιο διαλόγου Νέο στοιχείο.

Εισαγάγετε όσα στοιχεία θέλετε στη στήλη Στοιχείο. Το QuickBooks συμπληρώνει μια περιγραφή στοιχείου για εσάς, αλλά μπορείτε να επεξεργαστείτε ό,τι βάζει στη στήλη Περιγραφή, εάν χρειάζεται. Στη στήλη Ποσότητα, υποδείξτε πόσα από κάθε στοιχείο χρειάζεστε.

Εάν αλλάξετε το κόστος του προϊόντος, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Item's Cost Changed, το οποίο σας ρωτά εάν θέλετε να ενημερώσετε τις πληροφορίες του στοιχείου για το νέο κόστος και επίσης εάν η τυπική τιμή του στοιχείου πρέπει να προσαρμοστεί προς τα πάνω ή προς τα κάτω. Επιλέξτε Ναι και Όχι και μετά κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ για να λάβετε την απόφασή σας.

Εάν θέλετε, συμπληρώστε το πεδίο Μήνυμα προμηθευτή — αλλά οπωσδήποτε συμπληρώστε το πεδίο Σημείωση.

Το πεδίο Μήνυμα Προμηθευτή είναι το σημείο όπου στέλνετε ένα μήνυμα στο μέρος που λαμβάνει την παραγγελία σας. Θα μπορούσατε να γράψετε, "Πάρτε μου αυτό το πράγμα pronto!"

Ό,τι κι αν κάνετε, φροντίστε να συμπληρώσετε το πεδίο Σημείωση. Ό,τι γράφετε σε αυτό το πεδίο εμφανίζεται στο πλαίσιο διαλόγου Άνοιγμα παραγγελιών αγοράς και αυτές οι πληροφορίες είναι ο πιο σίγουρος τρόπος για να προσδιορίσετε σε τι χρησιμεύει αυτή η PO. Γράψτε κάτι ουσιαστικό που μπορείτε να καταλάβετε σε δύο εβδομάδες, τρεις εβδομάδες ή σε ένα μήνα από τώρα, όταν πληρώνετε για τα είδη που παραγγείλετε.

Στο επάνω μέρος του παραθύρου Δημιουργία εντολών αγοράς υπάρχει το πλαίσιο ελέγχου Εκτύπωση αργότερα, το οποίο σας ενημερώνει εάν θέλετε να εκτυπώσετε αυτήν την PO. Εάν θέλετε να εκτυπώσετε το PO, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο αυτό το πλαίσιο ελέγχου. Αφού εκτυπώσετε το PO, το σημάδι επιλογής εξαφανίζεται από το πλαίσιο.

Κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση για να εκτυπώσετε το PO.

Εάν αυτή η PO είναι μία από τις πολλές που έχετε συμπληρώσει και θέλετε να εκτυπώσετε πολλές ταυτόχρονα, κάντε κλικ στο βέλος κάτω από το κουμπί Εκτύπωση και επιλέξτε Μαζική από την αναπτυσσόμενη λίστα. Ωστόσο, πριν εκτυπώσετε το PO, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κάτω βέλος κάτω από το κουμπί Εκτύπωση και να επιλέξετε Προεπισκόπηση για να δείτε πώς θα είναι το PO όταν το εκτυπώνετε.

Χρησιμοποιείτε το κουμπί Ιστορικό αφού λάβετε τα στοιχεία που έχετε τόσο προσεκτικά καταχωρίσει στο PO. Αφού λάβετε τα είδη και καταγράψετε την απόδειξή τους, κάνοντας κλικ σε αυτό το κουμπί ενημερώνεται η QuickBooks να σας δώσει ολόκληρο το ιστορικό ενός αντικειμένου — πότε το παραγγείλατε και πότε το παραλάβατε.

Κάντε κλικ στο Save & New ή στο Save & Close για να καταγράψετε το PO.

Το QuickBooks αποθηκεύει το PO και εμφανίζει ένα νέο, κενό παράθυρο PO στο οποίο μπορείτε να εισαγάγετε μια άλλη παραγγελία.