Όταν ρυθμίζετε το QuickBooks 2019, ως πρακτικό θέμα, όχι μόνο δημιουργείτε ένα εταιρικό αρχείο που θα χρησιμοποιείτε για την αποθήκευση οικονομικών πληροφοριών σχετικά με την επιχείρησή σας, αλλά επίσης δημιουργείτε λίστες βασικών αρχείων, όπως η Λίστα στοιχείων QuickBooks και η Λίστα κλάσεων QuickBooks . Αυτές οι λίστες βασικών αρχείων αποθηκεύουν πληροφορίες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και να επαναχρησιμοποιήσετε. Μία από τις κύριες λίστες αρχείων περιγράφει κάθε πελάτη σας. αυτό το κύριο αρχείο πληροφοριών πελατών περιλαμβάνει το όνομα και τη διεύθυνση του πελάτη, στοιχεία επικοινωνίας, αριθμούς λογαριασμού κ.λπ.
Εάν επιλέξετε την εντολή Lists → Item List, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Item List, όπως φαίνεται. Το παράθυρο Λίστα στοιχείων παραθέτει όλα τα στοιχεία που έχετε ρυθμίσει ως μέρος της εκτέλεσης του QuickBooks Setup και τα στοιχεία που έχετε προσθέσει με μη αυτόματο τρόπο από την εκτέλεση του Οδηγού εγκατάστασης.
Το παράθυρο Λίστα στοιχείων.
Η λίστα Επίπεδο Τιμών σάς επιτρέπει να δημιουργείτε προσαρμογές τιμών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εν κινήσει καθώς τιμολογείτε πελάτες, εκδίδετε πιστωτικά σημειώματα κ.λπ.
Η λίστα Κωδικός Φορολογίας Πωλήσεων διατηρεί μια λίστα κωδικών ή συντμήσεων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να περιγράψετε στοιχεία ως φορολογητέα ή μη. Εάν επιλέξετε αυτήν την εντολή, το QuickBooks εμφανίζει ένα παράθυρο με τους υπάρχοντες κωδικούς φόρου επί των πωλήσεων. (Συνήθως, βλέπετε δύο υπάρχοντες κωδικούς: Φορολογικός και Μη.)
Η λίστα Κωδικός Φόρου Πωλήσεων δεν εμφανίζεται εκτός και αν πείτε στο QuickBooks να παρακολουθεί τον φόρο επί των πωλήσεων κατά τη ρύθμιση ή μετά. Για να προσθέσετε κωδικούς φόρου επί των πωλήσεων, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
Επιλέξτε Επεξεργασία → Προτιμήσεις.
Κάντε κλικ στο στοιχείο Φόρος επί των πωλήσεων στη λίστα προτιμήσεων.
Κάντε κλικ στην καρτέλα Προτιμήσεις εταιρείας.
Απαντήστε στην ερώτηση Χρεώνετε φόρο επί των πωλήσεων κάνοντας κλικ στο πλαίσιο Ναι.
Για να προσθέσετε έναν νέο κωδικό φόρου επί των πωλήσεων, κάντε κλικ στο στοιχείο Προσθήκη φόρου επί των πωλήσεων και περιγράψτε τον νέο φόρο επί των πωλήσεων όταν το QuickBooks εμφανίσει το πλαίσιο διαλόγου Νέο στοιχείο (δεν εμφανίζεται) ονομάζοντας το στοιχείο φόρου πωλήσεων, περιγράφοντάς το εν συντομία και, στη συνέχεια, παρέχοντας τον φόρο επί των πωλήσεων συντελεστής και φορολογικός οργανισμός.
Η λίστα στοιχείων μισθοδοσίας προσδιορίζει στοιχεία που εμφανίζονται στα στελέχη επιταγών μισθοδοσίας εργαζομένων. Εάν χρησιμοποιείτε ένα εξωτερικό γραφείο υπηρεσιών μισθοδοσίας για τη διαχείριση της μισθοδοσίας σας — και αυτό δεν είναι κακή ιδέα — δεν χρειάζεται καν να ανησυχείτε για τη λίστα Στοιχείων Μισθοδοσίας. Εάν χρησιμοποιείτε την Υπηρεσία Βελτιωμένης Μισθοδοσίας QuickBooks, και πάλι, μην ανησυχείτε για τη λίστα Στοιχείων Μισθοδοσίας. (Σε κάθε περίπτωση, οι άνθρωποι του QuickBooks ρυθμίζουν τα στοιχεία μισθοδοσίας που χρησιμοποιείτε για την καταγραφή της μισθοδοσίας.) Και στην περίπτωση της ολοκληρωμένης υπηρεσίας μισθοδοσίας "we-do-everthing" της Intuit, δεν χρειάζεται καν να παρακολουθείτε τη μισθοδοσία μέσα QuickBooks, επειδή οι άνθρωποι του QuickBooks το κάνουν στην τοποθεσία του γραφείου τους στους υπολογιστές τους.
Εάν χρειάζεται να προσθέσετε στοιχεία μισθοδοσίας, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:
1. Επιλέξτε την εντολή Λίστες → Λίστα στοιχείων μισθοδοσίας.
Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο λίστας στοιχείων μισθοδοσίας.
2. Για να προσθέσετε ένα νέο Στοιχείο Μισθοδοσίας, κάντε κλικ στο κουμπί Στοιχείο Μισθοδοσίας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Στοιχείο Μισθοδοσίας → Νέο.
Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Προσθήκη νέου στοιχείου μισθοδοσίας (δεν εμφανίζεται). Μπορείτε να επιλέξετε να ρυθμίσετε ένα νέο στοιχείο μισθοδοσίας χρησιμοποιώντας είτε τη μέθοδο EZ Set Up είτε τη μέθοδο Custom Set Up:
3. Ονομάστε το στοιχείο μισθοδοσίας.
Αφού προσδιορίσετε τον τύπο του στοιχείου μισθοδοσίας, το ονομάζετε. Το QuickBooks παρέχει μια άλλη έκδοση του πλαισίου διαλόγου Προσθήκη νέου στοιχείου μισθοδοσίας που περιλαμβάνει ένα πεδίο που συμπληρώνετε για να δώσετε ένα όνομα στο νέο στοιχείο.
4. Για να ολοκληρώσετε τη ρύθμιση του στοιχείου μισθοδοσίας, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να μετακινηθείτε στις υπόλοιπες ερωτήσεις ρύθμισης στοιχείων μισθοδοσίας.
Προσδιορίζετε το όνομα της κρατικής υπηρεσίας στην οποία καταβάλλεται η υποχρέωση, τον αριθμό φορολογικού μητρώου που σας προσδιορίζει μοναδικά στη φορολογική υπηρεσία, τον λογαριασμό υποχρέωσης που χρησιμοποιείτε για την παρακολούθηση των στοιχείων, τη γραμμή φορολογικού εντύπου που χρησιμοποιείτε για να αναφέρετε στοιχείο, τους κανόνες που πρέπει να χρησιμοποιεί το QuickBooks για τον υπολογισμό του αντικειμένου (όπως εάν το αντικείμενο υπόκειται σε φόρους) και μερικά άλλα διάφορα δεδομένα. Αφού παρέχετε όλες αυτές τις πληροφορίες και κάνετε κλικ στο κουμπί Τέλος (που εμφανίζεται στο τελευταίο παράθυρο Προσθήκη νέου στοιχείου μισθοδοσίας), το QuickBooks προσθέτει το νέο στοιχείο μισθοδοσίας στη λίστα Στοιχείο μισθοδοσίας.
Το μενού Στοιχείο Μισθοδοσίας παρέχει εντολές που είναι χρήσιμες για την εργασία με τη λίστα Στοιχείων Μισθοδοσίας. Εκτός από τις εντολές που χρησιμοποιείτε για να προσθέσετε ένα στοιχείο στη λίστα, το μενού παρέχει εντολές για τη διαγραφή στοιχείων μισθοδοσίας, τη μετονομασία στοιχείων μισθοδοσίας, την ενεργοποίηση στοιχείων μισθοδοσίας και την εκτύπωση της λίστας στοιχείων μισθοδοσίας.
Το QuickBooks σάς επιτρέπει να χρησιμοποιείτε τάξεις για να διαχωρίζετε ή να παρακολουθείτε οικονομικά δεδομένα με τρόπους που δεν είναι δυνατοί όταν χρησιμοποιείτε άλλα κομμάτια λογιστικών πληροφοριών, όπως ο αριθμός λογαριασμού, ο πελάτης, ο εκπρόσωπος πωλήσεων, το είδος κ.λπ. Μια επιχείρηση μπορεί να χρησιμοποιήσει τάξεις, για παράδειγμα, για να διαχωρίσει οικονομικές πληροφορίες ανά καταστήματα, επιχειρηματικές μονάδες ή γεωγραφικές περιοχές.
Για να ρυθμίσετε τις τάξεις, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
1. Επιλέξτε την εντολή Λίστες → Λίστα κλάσεων.
Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Class List, όπως φαίνεται.
Το παράθυρο της λίστας κλάσεων.
Εάν δεν βλέπετε την εντολή Λίστα κλάσεων, επιλέξτε Επεξεργασία → Προτιμήσεις, κάντε κλικ στο εικονίδιο Λογιστική, κάντε κλικ στην καρτέλα Προτιμήσεις εταιρείας και επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Χρήση παρακολούθησης τάξης για συναλλαγές.
2. Για να δημιουργήσετε μια νέα τάξη, επιλέξτε Τάξη → Νέα στο κάτω μέρος του παραθύρου.
Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Νέα τάξη, όπως φαίνεται.
Το παράθυρο διαλόγου Νέα τάξη.
3. Για να ονομάσετε τη νέα τάξη, εισαγάγετε ένα όνομα ή μια συντομογραφία στο πλαίσιο Όνομα κλάσης.
Σημειώστε ότι εισάγετε το όνομα της κλάσης κάθε φορά που καταγράφετε μια συναλλαγή που εμπίπτει στην κατηγορία. Για αυτόν τον λόγο, δεν θέλετε να δημιουργήσετε μεγάλα ή εύκολα λανθασμένα ονόματα κλάσεων. Κρατήστε τα πράγματα σύντομα, απλά και εύκολα.
4. Εάν η κλάση που ρυθμίζετε είναι στην πραγματικότητα υποκλάση μιας γονικής κλάσης, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Subclass Of και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη γονική κλάση από την αναπτυσσόμενη λίστα Subclass Of.
5. Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε την τάξη.
Εναλλακτικά, κάντε κλικ στο Cancel για να μην αποθηκεύσετε την τάξη ή κάντε κλικ στο κουμπί Next για να αποθηκεύσετε την τάξη και να εμφανίσετε ξανά το παράθυρο διαλόγου New Class.
Εάν δεν θέλετε να χρησιμοποιείται πλέον η τάξη, μπορείτε να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Η τάξη είναι ανενεργή.
Το μενού Class, το οποίο εμφανίζεται όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Class, παρέχει επίσης εντολές για την επεξεργασία των πληροφοριών της επιλεγμένης τάξης, για τη διαγραφή της επιλεγμένης τάξης, για την ανενεργή της επιλεγμένης τάξης και για την εκτύπωση μιας λίστας κλάσεων, καθώς και για πολλές άλλες χρήσιμες εντολές. Όλες αυτές οι εντολές είναι αρκετά απλές στη χρήση. Πειραματιστείτε μαζί τους για να μάθετε πώς λειτουργούν.
Μια λίστα πελατών παρακολουθεί όλους τους πελάτες σας και τις πληροφορίες πελατών, όπως τις διευθύνσεις χρέωσης και αποστολής.
Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να προσθέσετε έναν πελάτη στη λίστα πελατών:
1. Επιλέξτε την εντολή Πελάτες → Κέντρο πελατών.
Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Πληροφορίες πελάτη.
Το παράθυρο Πληροφορίες Πελάτη.
2. Για να προσθέσετε έναν νέο πελάτη, κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα Νέος πελάτης & εργασία και, στη συνέχεια, επιλέξτε την εντολή Νέος πελάτης.
Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Νέος πελάτης.
Το παράθυρο Νέος πελάτης.
3. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Όνομα πελάτη για να δώσετε στον πελάτη ένα σύντομο όνομα.
Δεν χρειάζεται να εισαγάγετε το πλήρες όνομα του πελάτη στο πλαίσιο Όνομα πελάτη. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να μεταβούν στο πλαίσιο Όνομα εταιρείας, που εμφανίζεται στην καρτέλα Πληροφορίες διεύθυνσης. Θέλετε απλώς μια συντομευμένη έκδοση του ονόματος πελάτη που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αναφερθείτε στον πελάτη στο λογιστικό σύστημα QuickBooks.
4. (Προαιρετικό) Εάν χρεώνετε τον πελάτη σας σε νόμισμα διαφορετικό από το συνηθισμένο νόμισμα της χώρας σας, επιλέξτε αυτό το νόμισμα από την αναπτυσσόμενη λίστα Νόμισμα.
Εάν λέγατε στο QuickBooks ότι εργάζεστε σε πολλά νομίσματα — θα το είχατε κάνει κατά τη διαδικασία ρύθμισης της συνέντευξης EasyStep — το QuickBooks θέλει να προσδιορίζετε πότε τιμολογείτε έναν πελάτη και συλλέγετε πληρωμές από έναν πελάτη σε νόμισμα διαφορετικό από το νόμισμα της χώρας σας.
5. (Συνήθης κανόνας) Αγνοήστε το Ανοιχτό Υπόλοιπο και Από τα κουτιά.
Συνήθως δεν θέλετε να ορίσετε το αρχικό υπόλοιπο του πελάτη χρησιμοποιώντας τα πλαίσια Ανοιχτό Υπόλοιπο και Από. Αυτός δεν είναι ο σωστός τρόπος για να ορίσετε το υπόλοιπο εισπρακτέων λογαριασμών νέων πελατών. Εάν το κάνετε αυτό, ουσιαστικά ρυθμίζετε το χρεωστικό μέρος μιας καταχώρισης χωρίς το αντίστοιχο πιστωτικό τμήμα. Αργότερα, θα πρέπει να εισάγετε τρελές, παράξενες εγγραφές ημερολογίου για να διορθώσετε την ελλιπή τήρηση βιβλίων. Υπάρχει όμως μια εξαίρεση στον συνηθισμένο κανόνα, όπως αναλύεται στην συμβουλή που ακολουθεί.
6. Χρησιμοποιήστε τα πλαίσια της καρτέλας Πληροφορίες διεύθυνσης για να δώσετε το όνομα της εταιρείας και τα στοιχεία επικοινωνίας, όπως το όνομα επικοινωνίας, τους αριθμούς τηλεφώνου, τους αριθμούς φαξ, τις διευθύνσεις email, τις διευθύνσεις χρέωσης και αποστολής κ.λπ.
Δεν πρόκειται να σας πω ότι πρέπει να εισαγάγετε το όνομα και το επώνυμο κάποιου στα πλαίσια Πλήρες Όνομα ή ότι οι αριθμοί τηλεφώνου του πελάτη σας βρίσκονται στα πλαίσια με την ένδειξη Κύριο τηλέφωνο και τηλέφωνο εργασίας.
7. Κάντε κλικ στην καρτέλα Ρυθμίσεις πληρωμής για να εμφανιστεί το σύνολο των πλαισίων που εμφανίζονται.
Μπορείτε να καταγράψετε τον αριθμό λογαριασμού του πελάτη, το πιστωτικό του όριο, τους όρους πληρωμής, τις προτιμώμενες μεθόδους πληρωμής και παράδοσης, ακόμη και τα στοιχεία της πιστωτικής κάρτας. Λάβετε υπόψη ότι τα πλαίσια ελέγχου Ηλεκτρονικές πληρωμές σάς επιτρέπουν να υποδείξετε ότι ένας πελάτης μπορεί να σας πληρώσει χρησιμοποιώντας πιστωτική κάρτα ή τραπεζικό έμβασμα — αλλά πρέπει να έχετε ήδη ρυθμίσει αυτές τις υπηρεσίες. Εάν δεν έχετε ρυθμίσει τις υπηρεσίες, το QuickBooks σας ζητά να τις ρυθμίσετε όταν επιλέγετε ένα από αυτά τα πλαίσια.
Η καρτέλα Ρυθμίσεις πληρωμής.
8. (Προαιρετικό) Εάν παρακολουθείτε τους φόρους επί των πωλήσεων, κάντε κλικ στην καρτέλα Ρυθμίσεις φόρου επί των πωλήσεων για να εμφανίσετε τα πλαίσια που θα χρησιμοποιήσετε για να προσδιορίσετε το ποσοστό φόρου επί των πωλήσεων αυτού του πελάτη.
Η καρτέλα Ρυθμίσεις φόρου επί των πωλήσεων, για παράδειγμα, περιλαμβάνει μια αναπτυσσόμενη λίστα Κωδικός φόρου που χρησιμοποιείτε για να υποδείξετε ποιος κωδικός φόρου επί των πωλήσεων ισχύει για αυτόν τον συγκεκριμένο πελάτη. Μπορείτε επίσης να προσδιορίσετε το πραγματικό στοιχείο φόρου επί των πωλήσεων και, εάν είναι σχετικό, τον αριθμό μεταπώλησης.
9. Δώστε μερικές πρόσθετες πληροφορίες για τον πελάτη.
Εάν κάνετε κλικ στην καρτέλα Πρόσθετες πληροφορίες, το QuickBooks εμφανίζει πολλά άλλα πλαίσια που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη συλλογή και αποθήκευση πληροφοριών πελατών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα Τύπος πελάτη, για παράδειγμα, για να κατηγοριοποιήσετε έναν πελάτη που ταιριάζει σε έναν συγκεκριμένο τύπο πελάτη. Και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα Rep για να προσδιορίσετε τον προεπιλεγμένο εκπρόσωπο πωλήσεων του πελάτη. Τέλος, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Ορισμός πεδίων για να καθορίσετε πρόσθετα πεδία που θέλετε να συλλέξετε και να αναφέρετε για τον πελάτη.
Η καρτέλα Πρόσθετες πληροφορίες.
10. (Προαιρετικό) Κάντε κλικ στην καρτέλα Job Info (Πληροφορίες εργασίας) για να περιγράψετε την εργασία του πελάτη.
Η καρτέλα Job Info σάς επιτρέπει να περιγράφετε πληροφορίες που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη εργασία που εκτελείται για έναν πελάτη. Χρησιμοποιείτε την καρτέλα Job Info εάν όχι μόνο ρυθμίζετε έναν πελάτη, αλλά δημιουργείτε και μια εργασία για αυτόν τον πελάτη.
11. Όταν ολοκληρώσετε την περιγραφή του πελάτη, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο ή Αποθήκευση & Νέο για να αποθηκεύσετε την περιγραφή σας.
Ακριβώς όπως χρησιμοποιείτε μια λίστα πελατών για να διατηρείτε αρχεία όλων των πελατών σας, χρησιμοποιείτε μια λίστα προμηθευτών για να διατηρείτε αρχεία των προμηθευτών σας. Όπως μια λίστα πελατών, μια λίστα προμηθευτών σάς επιτρέπει να συλλέγετε και να καταγράφετε πληροφορίες, όπως τη διεύθυνση του προμηθευτή, τον υπεύθυνο επικοινωνίας κ.λπ.
Για να προσθέσετε έναν προμηθευτή στη λίστα προμηθευτών σας, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
1. Επιλέξτε την εντολή Vendors → Vendor Center.
Όταν το κάνετε, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Πληροφορίες προμηθευτή.
Το παράθυρο πληροφοριών προμηθευτή.
2. Για να προσθέσετε έναν νέο προμηθευτή, κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα Νέος προμηθευτής και, στη συνέχεια, επιλέξτε Νέος προμηθευτής.
Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Νέος προμηθευτής.
Το παράθυρο του Νέου Προμηθευτή.
3. Δώστε στον προμηθευτή ένα όνομα στο πλαίσιο Όνομα προμηθευτή.
Όπως συμβαίνει με τη λίστα πελατών, χρησιμοποιείτε αυτό το όνομα για να αναφερθείτε στον προμηθευτή του QuickBooks. Για αυτόν τον λόγο, μια συντομογραφία είναι μια χαρά. Θέλετε απλώς κάτι εύκολο να εισάγετε και να θυμάστε εύκολα.
4. (Προαιρετικό) Εάν πληρώνετε τον πωλητή σας σε νόμισμα διαφορετικό από το συνηθισμένο νόμισμα της χώρας σας, επιλέξτε αυτό το νόμισμα από την αναπτυσσόμενη λίστα Νόμισμα.
Εάν λέγατε στο QuickBooks ότι εργάζεστε σε πολλά νομίσματα — θα το είχατε κάνει κατά τη διαδικασία ρύθμισης της Συνέντευξης EasyStep — το QuickBooks θέλει να προσδιορίζετε πότε λαμβάνετε λογαριασμούς από ή πληρώνετε έναν πωλητή σε νόμισμα διαφορετικό από το νόμισμα της χώρας σας.
5. (Συνήθης κανόνας) Αγνοήστε τα πεδία Open Balance και As Of.
Μην κάνετε τίποτα με το Open Balance και As Of box. Τα άτομα που δεν γνωρίζουν καλύτερα χρησιμοποιούν αυτά τα πλαίσια για να εισαγάγουν το αρχικό υπόλοιπο που οφείλει σε έναν προμηθευτή και την ημερομηνία που οφείλει το ποσό, αλλά αυτές οι εγγραφές δημιουργούν προβλήματα μόνο αργότερα. Κάποια στιγμή στο μέλλον, ο λογιστής αυτής της καημένης ψυχής θα χρειαστεί να βρει και να διορθώσει αυτό το λάθος. Όπως και όταν προσθέτετε νέους πελάτες, ωστόσο, υπάρχει μια εξαίρεση στον συνηθισμένο κανόνα, όπως συζητείται στην συμβουλή που ακολουθεί.
Αν και ο συνήθης κανόνας είναι ότι δεν θέλετε να ορίσετε ένα αρχικό υπόλοιπο για έναν προμηθευτή, αυτός ο κανόνας έχει μια σημαντική εξαίρεση. Καταγράφετε το πληρωτέο υπόλοιπο των λογαριασμών σας την ημερομηνία μετατροπής ορίζοντας ένα αρχικό υπόλοιπο για κάθε προμηθευτή από την ημερομηνία μετατροπής. Το άθροισμα αυτών των αρχικών υπολοίπων είναι αυτό που χρησιμοποιεί το QuickBooks για να προσδιορίσει το σύνολο των πληρωτέων λογαριασμών σας κατά την ημερομηνία μετατροπής.
6. Δώστε τις πληροφορίες διεύθυνσης του προμηθευτή.
Η καρτέλα Πληροφορίες διεύθυνσης παρέχει μια δέσμη ευνόητων πλαισίων που χρησιμοποιείτε για τη συλλογή πληροφοριών ονόματος και διεύθυνσης προμηθευτή. Εισαγάγετε, προβλέψιμα, το πλήρες όνομα του προμηθευτή στο πλαίσιο Όνομα εταιρείας.
Μπορείτε να κάνετε κλικ στα κουμπιά Επεξεργασία στην καρτέλα Πληροφορίες διεύθυνσης για να εμφανίσετε ένα άλλο παράθυρο διαλόγου που ονομάζεται πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασία πληροφοριών διεύθυνσης, το οποίο σας επιτρέπει να εισαγάγετε τη διεύθυνση σε τυπική μορφή διεύθυνσης δρόμου, πόλης, πολιτείας και ταχυδρομικού κώδικα. Τα κουμπιά Επεξεργασία εμφανίζονται στα δεξιά των μπλοκ διευθύνσεων Τιμολογήθηκε από και Αποστέλλεται από.
7. Δώστε τυχόν πρόσθετες πληροφορίες που απαιτούνται.
Η καρτέλα Ρυθμίσεις πληρωμής συλλέγει τις πιο σχετικές πληροφορίες προμηθευτή, συμπεριλαμβανομένου του αριθμού λογαριασμού, του πιστωτικού ορίου και των όρων πληρωμής, αλλά εάν κάνετε κλικ στην καρτέλα Ρυθμίσεις φόρου, στην καρτέλα Ρυθμίσεις λογαριασμού ή στην καρτέλα Πρόσθετες πληροφορίες, το QuickBooks εμφανίζει μια χούφτα άλλα πλαίσια που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη συλλογή και αποθήκευση πληροφοριών:
Εάν πληρώνετε έναν πωλητή για πρώτη φορά, μια καλή οδηγία είναι να λάβετε τον ΑΦΜ του. Αν κάποιος δεν σας δώσει τον ΑΦΜ του —καθιστώντας έτσι αδύνατο για εσάς να αναφέρετε τις πληρωμές που του κάνετε — είναι πιθανώς ένα σημάδι ότι κάτι δεν πάει καλά.
Η καρτέλα Ρυθμίσεις πληρωμής.
8. Κάντε κλικ στο OK.
Το παράθυρο Νέος προμηθευτής κλείνει και επιστρέφετε στο Κέντρο Προμηθευτών.
Εάν κάνετε κλικ στην καρτέλα Ρυθμίσεις λογαριασμού (η τέταρτη καρτέλα που είναι διαθέσιμη στο παράθυρο Νέος προμηθευτής), τα QuickBooks εμφανίζουν πλαίσια που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να απαριθμήσετε τους λογαριασμούς που θέλετε να συμπληρώνει αυτόματα το QuickBooks όταν καταγράφετε μια επιταγή σε κάποιον προμηθευτή ή όταν καταγράψτε έναν λογαριασμό από κάποιον προμηθευτή. Εάν η επιταγή στην τηλεφωνική εταιρεία πληρώνει, για παράδειγμα, τηλεφωνικά έξοδα, θα μπορούσατε να πείτε στο QuickBooks να συμπληρώσει εκ των προτέρων αυτήν την κατηγορία εξόδων την επόμενη φορά που θα καταχωρίσετε έναν λογαριασμό ή θα καταγράψετε μια επιταγή για να πληρώσετε αυτόν τον προμηθευτή. Δεν θα εισαγάγει ποσό, καθώς (προφανώς) το ποσό μπορεί να αλλάξει, αλλά δεν θα χρειαστεί να ψάξετε σε όλους τους λογαριασμούς σας για να βρείτε τα τηλεφωνικά έξοδα εάν χρησιμοποιήσετε αυτήν την επιλογή.
Εάν επιλέξετε την εντολή Lists → Fixed Asset Item List, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο της λίστας Fixed Asset Item. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το παράθυρο για να δείτε μια λίστα με τα πάγια περιουσιακά στοιχεία — έπιπλα, εξοπλισμό, μηχανήματα, οχήματα κ.λπ. — που έχετε αγοράσει. Δηλαδή, μπορείτε να δείτε αυτήν τη λίστα αφού κάνετε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα Στοιχείο, επιλέξτε Νέο και συμπληρώσετε το παράθυρο Νέο στοιχείο για κάθε πάγιο στοιχείο.
Περιγράφετε κάθε πάγιο στοιχείο χρησιμοποιώντας το παράθυρο Νέο στοιχείο.
Η λίστα στοιχείων πάγιου στοιχείου δεν ενσωματώνεται πραγματικά με το γενικό καθολικό QuickBooks. Καταγράφετε την αγορά ή τη διάθεση πάγιων περιουσιακών στοιχείων χρησιμοποιώντας τακτικές παλιές συναλλαγές QuickBooks. Μπορείτε να καταγράψετε την αγορά ενός συγκεκριμένου πάγιου στοιχείου απλώς εισάγοντας μια επιταγή με τον συνήθη τρόπο. Και μπορείτε να καταγράψετε τη διάθεση ενός παγίου περιουσιακού στοιχείου εισάγοντας μια εγγραφή ημερολογίου γενικού καθολικού.
The Fixed Assets Item list, then, just acts as a stand-alone list that lets you track the fixed assets you purchased.
A price level changes the sales price up or down when you do things like invoice. You might create a price level that amounts to a preferred customer discount on specified items. When you create an invoice for those items, rather than use the standard price for the item (which appears in the Create Invoice window’s Price column), you could select the price level preferred customer discount (in the Price column) to use the discounted preferred customer.
To create a price level, choose the Lists → Price Level command. When QuickBooks displays the Price Level list window (not shown), click the Price Level drop-down list and then choose New. When QuickBooks displays the New Price Level dialog box, give the price level a name in the Price Level Name text box, use the Price Level Type box and list to specify to which items the price level applies, and then use the Adjust Price and Rounding boxes to set the new price level’s prices. When you click OK, QuickBooks redisplays the Price Level list window — this time with your new price level. You can edit and delete existing price levels by using other commands that become available when you click the Price Level button.
A billing rate sets the amount that you charge for service items. Whereas a law firm might sell only hours of legal advice, for example, the item “legal advice” would be billed at different rates for different attorneys. An attorney just out of law school might have his or her time billed at one rate, whereas a senior partner in the firm might bill at another, probably much higher rate.
To set up a billing rate, you choose the Lists → Billing Rate Levels List command. When QuickBooks displays the Billing Rate Level window (not shown), click the Billing Rate Level drop-down list and then choose New to display the New Billing Rate Level dialog box. You use the New Billing Rate Level dialog box to define a billing rate, giving the billing rate level a name, and then set a fixed hourly rate for the billing-rate level or different hourly rates for different service items.
After you create billing-rate levels with the Billing Rate Levels List command, by the way, you need to connect those levels with specific employees so that the correct rate gets used when an employee’s time is billed. To do this, display the Employee Center window by choosing the Employees → Employee Center command. Then right-click the employee, choose Edit Employee from the shortcut menu, click the Additional Info tab when QuickBooks displays the Edit Employee dialog box, and select the appropriate billing rate in the Billing Rate Level list box.
If you choose the Lists → Customer & Vendor Profile List command, QuickBooks displays a submenu of commands that you use to create some of the mini lists that QuickBooks uses to ease your bookkeeping and accounting. The Profile lists include lists of sales reps, customer types, vendor types, job types, payment terms, customer messages, payment methods, shipping methods, and vehicles. Most of the Profile lists are pretty darn simple to use. If you choose the Sales Rep list command, for example, QuickBooks displays the Sales Rep list window. Then you click the Sales Rep drop-down list and choose New. QuickBooks displays the New Sales Rep dialog box.
The New Sales Rep dialog box.
In case you’re still experiencing a certain amount of accounting anxiety, let me just point out that you enter the name of the sales representative in the Sales Rep Name box. Then, throwing caution to the wind, you enter the sales rep’s initials in the Sales Rep Initials box. When you click OK, QuickBooks adds the sales rep to your Sales Rep list.
The other Profile lists work in the same simple, scaled-down fashion. You choose the Profile list from the submenu, click the Profile List button, and choose New. When QuickBooks displays a window, you use one or two boxes to describe the new Profile list.
Το Slack είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο συνεργασίας. Είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε μια ομάδα χρηστών; Αυτός ο οδηγός σας καθοδηγεί στη διαδικασία για αυτήν τη δυνατότητα premium προγράμματος.
Στο QuickBooks 2010, χρησιμοποιείτε μια Λίστα Προμηθευτών για να διατηρείτε αρχεία στους προμηθευτές σας. Μια Λίστα Προμηθευτών σάς επιτρέπει να συλλέγετε και να καταγράφετε πληροφορίες, όπως τη διεύθυνση του προμηθευτή, τον υπεύθυνο επικοινωνίας και ούτω καθεξής. Μπορείτε να προσθέσετε έναν προμηθευτή στη Λίστα προμηθευτών σας με μερικά απλά βήματα.
Το QuickBooks 2010 διευκολύνει τους λογιστές να εργάζονται με αρχεία δεδομένων πελατών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Αντιγραφής Λογιστή στο QuickBooks για να στείλετε απλώς με e-mail (ή να στείλετε σαλιγκάρι) στον λογιστή σας ένα αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Δημιουργείτε το αντίγραφο του λογιστή του αρχείου δεδομένων QuickBooks χρησιμοποιώντας την έκδοση του QuickBooks που διαθέτετε και την πραγματική […]
Για να εισαγάγετε έναν λογαριασμό που λαμβάνετε από έναν προμηθευτή, χρησιμοποιείτε τη συναλλαγή λογαριασμού QuickBook Online. Το QBO παρακολουθεί τον λογαριασμό ως πληρωτέο, το οποίο είναι υποχρέωση της επιχείρησής σας — χρήματα που οφείλετε αλλά δεν έχετε πληρώσει ακόμη. Οι περισσότερες εταιρείες που εισέρχονται σε συναλλαγές λογαριασμού το κάνουν επειδή λαμβάνουν έναν δίκαιο αριθμό λογαριασμών και […]
Τα QuickBooks Online και QuickBooks Online Accountant περιέχουν ένα εργαλείο που ονομάζεται Συνεργάτης Πελατών το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επικοινωνήσετε με τον πελάτη σας σχετικά με τις υπάρχουσες συναλλαγές. Το Client Collaborator είναι ένα αμφίδρομο εργαλείο. εσείς ή ο πελάτης σας μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα και ο παραλήπτης του μηνύματος μπορεί να απαντήσει. Σκεφτείτε τον Συνεργάτη Πελάτη ως έναν τρόπο για να […]
Μάθετε για το Slack, το οποίο σας δίνει τη δυνατότητα να επικοινωνείτε και να συνεργάζεστε με συναδέλφους εντός και εκτός του οργανισμού σας.
Η κοστολόγηση βάσει δραστηριότητας (ABC για συντομία) μπορεί να είναι η καλύτερη νέα λογιστική ιδέα τις τελευταίες τρεις δεκαετίες. Η προσέγγιση είναι πραγματικά πολύ απλή εάν χρησιμοποιείτε ήδη QuickBooks. Εν ολίγοις, το μόνο που κάνετε για να εφαρμόσετε ένα απλό σύστημα ABC στο QuickBooks είναι αυτό που κάνετε αυτή τη στιγμή. Με άλλα λόγια, απλώς συνεχίστε να παρακολουθείτε […]
Το QuickBooks παρέχει περισσότερες από 100 οικονομικές καταστάσεις και λογιστικές αναφορές. Μπορείτε να μεταβείτε σε αυτές τις αναφορές ανοίγοντας το μενού Αναφορές. Το μενού "Αναφορές" οργανώνει αναφορές σε περίπου δώδεκα κατηγορίες, συμπεριλαμβανομένων των Εταιρειών και Οικονομικών, των Πελατών και των Απαιτήσεων, των Πωλήσεων, των Εργασιών και του Χρόνου & Διανυθείσας Διανυκτέρευσης. Για να δημιουργήσετε σχεδόν οποιαδήποτε από τις αναφορές που είναι διαθέσιμες μέσω των Αναφορών […]
Το QuickBooks σάς επιτρέπει να αφιερώνετε λιγότερο χρόνο στην τήρηση βιβλίων και περισσότερο χρόνο στην επιχείρησή σας. Χρησιμοποιώντας συντομεύσεις θα κινηθείτε στα λογιστικά σας ακόμα πιο γρήγορα και πιο εύκολα.
Αφού ενεργοποιήσετε την Παρακολούθηση τάξης στο QuickBooks, η χρήση τάξεων είναι πολύ απλή. Δημιουργείτε κατηγορίες για τις σειρές προϊόντων ή τις σειρές υπηρεσιών για τις οποίες θέλετε να μετρήσετε την κερδοφορία. Κατατάσσετε τις συναλλαγές ως ταιριασμένες σε μια συγκεκριμένη κατηγορία είτε όπως καταγράφονται (αν μπορείτε) είτε εκ των υστέρων (εάν χρειάζεται να […]
