Πώς να ρυθμίσετε τη λίστα προμηθευτών QuickBooks 2014

Ακριβώς όπως χρησιμοποιείτε μια λίστα πελατών στο QuickBooks για να διατηρείτε αρχεία για όλους τους πελάτες σας, χρησιμοποιείτε μια λίστα προμηθευτών για να διατηρείτε αρχεία στους προμηθευτές σας. Όπως μια λίστα πελατών, μια λίστα προμηθευτών σάς επιτρέπει να συλλέγετε και να καταγράφετε πληροφορίες, όπως τη διεύθυνση του προμηθευτή, τον υπεύθυνο επικοινωνίας κ.λπ.

Για να προσθέσετε έναν προμηθευτή στη λίστα προμηθευτών σας, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1 Επιλέξτε την εντολή Προμηθευτές→ Κέντρο πωλητή.

Όταν το κάνετε, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο του Κέντρου Προμηθευτή.

2 Για να προσθέσετε έναν νέο προμηθευτή, κάντε κλικ στο κουμπί Νέος προμηθευτής και, στη συνέχεια, επιλέξτε Νέος προμηθευτής από την αναπτυσσόμενη λίστα.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Νέος προμηθευτής.

3 Δώστε στον προμηθευτή ένα όνομα στο πλαίσιο Όνομα προμηθευτή.

Όπως συμβαίνει με τη λίστα Customer:Job, χρησιμοποιείτε αυτό το όνομα για να αναφερθείτε στον προμηθευτή του QuickBooks. Για αυτόν τον λόγο, μια συντομογραφία είναι μια χαρά. Θέλετε απλώς κάτι εύκολο να εισάγετε και να θυμάστε εύκολα.

4 (Προαιρετικό) Εάν πληρώνετε τον πωλητή σας σε νόμισμα διαφορετικό από το συνηθισμένο νόμισμα της χώρας σας, επιλέξτε αυτό το νόμισμα από την αναπτυσσόμενη λίστα Νόμισμα.

Εάν λέγατε στο QuickBooks ότι εργάζεστε σε πολλά νομίσματα — θα το είχατε κάνει κατά τη διαδικασία ρύθμισης της Συνέντευξης EasyStep — το QuickBooks θέλει να προσδιορίζετε πότε λαμβάνετε λογαριασμούς από ή πληρώνετε έναν πωλητή σε νόμισμα διαφορετικό από το νόμισμα της χώρας σας. (Σημείωση: Το σχήμα δεν εμφανίζει το πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας Νόμισμα επειδή η λειτουργία παρακολούθησης πολλαπλών νομισμάτων δεν είναι ενεργοποιημένη.)

5 (Συνήθης κανόνας) Αγνοήστε τα πεδία Open Balance και As Of.

Μην κάνετε τίποτα με το Open Balance και As Of box. Τα άτομα που δεν γνωρίζουν καλύτερα χρησιμοποιούν αυτά τα πλαίσια για να εισαγάγουν το αρχικό υπόλοιπο που οφείλει σε έναν πωλητή και την ημερομηνία που οφείλει το ποσό. Αυτό όμως δημιουργεί προβλήματα μόνο αργότερα. Κάποια στιγμή στο μέλλον, ο λογιστής αυτής της καημένης ψυχής θα χρειαστεί να βρει και να διορθώσει αυτό το λάθος.

Ωστόσο, όπως όταν προσθέτετε νέους πελάτες, υπάρχει μια εξαίρεση στον συνηθισμένο κανόνα.

Αν και ο συνήθης κανόνας είναι ότι δεν θέλετε να ορίσετε ένα αρχικό υπόλοιπο για έναν προμηθευτή, αυτός ο κανόνας έχει μια σημαντική εξαίρεση. Καταγράφετε το πληρωτέο υπόλοιπο των λογαριασμών σας την ημερομηνία μετατροπής ορίζοντας ένα αρχικό υπόλοιπο για κάθε προμηθευτή από την ημερομηνία μετατροπής. Το άθροισμα αυτών των αρχικών υπολοίπων είναι αυτό που χρησιμοποιεί το QuickBooks για να προσδιορίσει το σύνολο των πληρωτέων λογαριασμών σας κατά την ημερομηνία μετατροπής.

6 Δώστε τις πληροφορίες διεύθυνσης του προμηθευτή.

Η καρτέλα Πληροφορίες διεύθυνσης παρέχει μια δέσμη ευνόητων πλαισίων που χρησιμοποιείτε για τη συλλογή πληροφοριών ονόματος και διεύθυνσης προμηθευτή. Εισαγάγετε, προβλέψιμα, το πλήρες όνομα του προμηθευτή στο πλαίσιο Όνομα εταιρείας.

Μπορείτε να κάνετε κλικ στα κουμπιά Επεξεργασία στην καρτέλα Πληροφορίες διεύθυνσης για να εμφανίσετε ένα άλλο παράθυρο διαλόγου που ονομάζεται πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασία πληροφοριών διεύθυνσης, το οποίο σας επιτρέπει να εισαγάγετε τη διεύθυνση σε τυπική μορφή διεύθυνσης δρόμου, πόλης, πολιτείας και ταχυδρομικού κώδικα. Τα κουμπιά Επεξεργασία εμφανίζονται στα δεξιά των μπλοκ διευθύνσεων Τιμολογήθηκε από και Αποστέλλεται από.

7 Δώστε τυχόν πρόσθετες πληροφορίες που χρειάζεστε.

Η καρτέλα Ρυθμίσεις πληρωμής συλλέγει τις πιο σχετικές πληροφορίες προμηθευτή, συμπεριλαμβανομένου του αριθμού λογαριασμού, του πιστωτικού ορίου και των όρων πληρωμής, αλλά εάν κάνετε κλικ στην καρτέλα Ρυθμίσεις φόρου, στην καρτέλα Ρυθμίσεις λογαριασμού ή στην καρτέλα Πρόσθετες πληροφορίες, το QuickBooks εμφανίζει μια χούφτα άλλα πλαίσια που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη συλλογή και αποθήκευση πληροφοριών:

Η καρτέλα Ρυθμίσεις φόρου σάς επιτρέπει να συλλέγετε τον αριθμό φορολογικού μητρώου του πωλητή, ώστε να μπορείτε (όπως μερικές φορές απαιτείται από την ομοσπονδιακή φορολογική νομοθεσία) να στείλετε στον πωλητή ένα Έντυπο 1099 στο τέλος του έτους.

Η καρτέλα Ρυθμίσεις λογαριασμού σάς επιτρέπει να καθορίσετε ποιους λογαριασμούς θα πρέπει να χρησιμοποιεί το QuickBooks για την προπλήρωση των πεδίων λογαριασμού κατά την εισαγωγή μιας συναλλαγής για τον προμηθευτή.

Η καρτέλα Πρόσθετες πληροφορίες σάς επιτρέπει να κατηγοριοποιήσετε τον προμηθευτή ανάλογα με τον τύπο και σας επιτρέπει επίσης να δημιουργήσετε άλλα προσαρμοσμένα πεδία.

Εάν πληρώνετε έναν πωλητή για πρώτη φορά, μια καλή οδηγία είναι να λάβετε τον ΑΦΜ του. Εάν κάποιος δεν σας δώσει τον ΑΦΜ του —καθιστώντας έτσι αδύνατο για εσάς να αναφέρετε τις πληρωμές που του κάνετε — είναι πιθανώς ένδειξη ότι κάτι δεν πάει καλά.

Εάν κάνετε κλικ στην καρτέλα Ρυθμίσεις λογαριασμού (η τέταρτη καρτέλα που είναι διαθέσιμη στο παράθυρο Νέος προμηθευτής), τα QuickBooks εμφανίζουν πλαίσια που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να παραθέσετε τους λογαριασμούς που θέλετε να συμπληρώνει αυτόματα το QuickBooks για εσάς όταν καταγράφετε μια επιταγή σε κάποιον προμηθευτή ή όταν καταγράψτε έναν λογαριασμό από κάποιον πωλητή.

Για παράδειγμα, εάν η επιταγή προς τον ιδιοκτήτη πληρώνει πάντα έξοδα ενοικίου και έξοδα κοινής ωφέλειας, θα μπορούσατε να πείτε στο QuickBooks να προγεμίσει, χρησιμοποιώντας αυτούς τους δύο λογαριασμούς κάθε φορά που δηλώνετε ότι γράφετε επιταγή ή καταγράφετε έναν λογαριασμό από τον ιδιοκτήτη.