Πώς να ρυθμίσετε τα στοιχεία αποθέματος στο QuickBooks 2019

Για να μπορέσετε να παρακολουθήσετε το απόθεμά σας, πρέπει να κάνετε δύο πράγματα. Αρχικά, πρέπει να πείτε στο QuickBooks ότι θέλετε να παρακολουθείτε το απόθεμα. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε Επεξεργασία→ Προτιμήσεις. Όταν το QuickBooks εμφανίσει το παράθυρο διαλόγου Προτιμήσεις, κάντε κλικ στο εικονίδιο Είδη & Απόθεμα στη λίστα στα αριστερά. Η οθόνη σας θα πρέπει να μοιάζει εντυπωσιακά με αυτήν που εμφανίζεται. (Μπορεί να χρειαστεί να κάνετε πρώτα κλικ στην καρτέλα Προτιμήσεις εταιρείας.) Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου Απόθεμα και εντολές αγοράς και ότι είναι επιλεγμένο ένα από τα κουμπιά επιλογής Προειδοποίηση εάν δεν επαρκεί απόθεμα για πώληση.

Το πλαίσιο διαλόγου Προτιμήσεις για Είδη & Απόθεμα.

Εδώ είναι το δεύτερο πράγμα που πρέπει να κάνετε: Δημιουργήστε μια λίστα αντικειμένων. Αυτή η λίστα είναι μια περιγραφή όλων των αντικειμένων που ενδέχεται να βάλετε σε ένα τιμολόγιο. Με άλλα λόγια, όλα τα είδη που παραγγέλνετε και πουλάτε ανήκουν στη λίστα Ειδών.

Θα έπρεπε να έχετε ρυθμίσει την αρχική σας λίστα αντικειμένων κατά την εγκατάσταση του QuickBooks. Εάν θέλετε να προσθέσετε ένα στοιχείο στη λίστα σας, επιλέξτε Λίστες→ Λίστα αντικειμένων. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Στοιχείο, επιλέξτε Νέο από το αναπτυσσόμενο μενού και συμπληρώστε το παράθυρο Νέο στοιχείο.

Αφού ενεργοποιήσετε το απόθεμα και ρυθμίσετε (ή ενημερώσετε) τη λίστα αντικειμένων σας, μπορείτε να παρακολουθείτε το απόθεμά σας.

Καθώς ξεφορτώνετε αντικείμενα από ένα φορτηγό, τα λαμβάνετε ταχυδρομικά ή τα αγοράζετε από έναν πλανόδιο μικροπωλητή, πρέπει να καταγράφετε τα αντικείμενα έτσι ώστε το QuickBooks να μπορεί να παρακολουθεί το απόθεμά σας. Ο τρόπος με τον οποίο καταγράφετε τα αντικείμενα και τα πληρώνετε εξαρτάται από το εάν πληρώνετε μετρητά στην κεφαλή του βαρελιού, λαμβάνετε έναν λογαριασμό μαζί με τα αντικείμενα ή λαμβάνετε τα αντικείμενα χωρίς λογαριασμό (στην περίπτωση αυτή πληρώνετε για τα αντικείμενα αργότερα).

Και μπορεί να έχετε συμπληρώσει μια εντολή αγοράς (PO) για τα είδη που λαμβάνετε. Αν συμβαίνει αυτό, η λήψη των αντικειμένων γίνεται λίγο πιο εύκολη. Συνιστώ ανεπιφύλακτα να συμπληρώσετε μια PO όταν παραγγέλνετε αντικείμενα που πρόκειται να λάβετε και να πληρώσετε αργότερα.

Καταγράψτε αντικείμενα για τα οποία πληρώνετε εκ των προτέρων

Εντάξει, μόλις αγοράσατε τρία κοτόπουλα από πορσελάνη στο παζάρι του Μαρακές και τώρα θέλετε να τα προσθέσετε στο απόθεμά σας και να καταγράψετε την αγορά. Πώς καταγράφετε το απόθεμα για το οποίο πληρώσατε εξωχρηματιστηριακά; Χρησιμοποιώντας το παράθυρο Εγγραφή επιταγών, φυσικά — με τον ίδιο τρόπο που καταγράφετε τυχόν άλλους λογαριασμούς που πληρώνετε προκαταβολικά.

Καταγράψτε αντικείμενα που δεν συνοδεύονται από λογαριασμό

Τι συμβαίνει εάν τα είδη έρχονται πριν από το τιμολόγιο; Τυχεροί είστε — έχετε τα πράγματα και δεν χρειάζεται να τα πληρώσετε ακόμα. Ωστόσο, πρέπει να καταγράψετε το απόθεμα που μόλις λάβατε, ώστε να γνωρίζετε ότι το έχετε στη διάθεσή σας. Δεν μπορείτε να το κάνετε αυτό στο παράθυρο Εγγραφή επιταγών επειδή δεν θα γράψετε επιταγή για να πληρώσετε για τα πράγματα — τουλάχιστον όχι για λίγο. Πώς καταγράφετε τα αντικείμενα που λαμβάνετε πριν τα πληρώσετε; Συνέχισε να διαβάζεις:

1. Επιλέξτε Προμηθευτές → Λήψη αντικειμένων ή κάντε κλικ στο εικονίδιο Λήψη αποθέματος στην αρχική οθόνη και ορίστε την επιλογή Λήψη αποθέματος χωρίς λογαριασμό.

Βλέπετε το παράθυρο Δημιουργία αποδείξεων αντικειμένου, όπως φαίνεται. Αυτό το παράθυρο είναι παρόμοιο με το παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών, αλλά διαβάζει την απόδειξη αντικειμένου. (Βλέπετε ξανά το παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών όταν λαμβάνετε τον λογαριασμό για είδη.)

Το παράθυρο Δημιουργία αποδείξεων αντικειμένου.

2. Συμπληρώστε το επάνω μέρος του παραθύρου.

Εάν θέλετε να καταγράψετε στοιχεία από έναν προμηθευτή που βρίσκεται ήδη στη λίστα προμηθευτών, κάντε κλικ στο κάτω βέλος και, στη συνέχεια, επιλέξτε τον προμηθευτή. Εάν ο προμηθευτής είναι νέος προμηθευτής, επιλέξτε Προσθήκη νέου από το αναπτυσσόμενο μενού και, στη συνέχεια, στο πλαίσιο διαλόγου Νέος προμηθευτής που εμφανίζεται, περιγράψτε τον προμηθευτή λεπτομερώς. Όταν τελειώσετε με το παράθυρο διαλόγου Νέος προμηθευτής, κάντε κλικ στο OK.

3. Κάντε κλικ στην καρτέλα Items.

Πρέπει να κάνετε κλικ στην καρτέλα Στοιχεία μόνο εάν δεν εμφανίζεται ήδη. Μάλλον είναι. Αλλά ο κώδικας τιμής των συγγραφέων βιβλίων υπολογιστών και η ψυχαναγκαστική προσωπικότητα μου απαιτούν να σας πω ότι υπάρχει μια άλλη καρτέλα - η καρτέλα Έξοδα - και θα μπορούσατε ενδεχομένως να την εμφανίσετε.

4. Μεταβείτε στη στήλη Item και πληκτρολογήστε ένα όνομα για το στοιχείο.

Παρατηρήστε το κάτω βέλος στη στήλη Item. Κάντε κλικ σε αυτό για να δείτε τη λίστα Στοιχείων. Το αντικείμενο για το οποίο πληρώνετε εμφανίζεται σε αυτήν τη λίστα; Εάν ναι, κάντε κλικ σε αυτό. Εάν όχι, εισαγάγετε ένα νέο όνομα στοιχείου. Βλέπετε το πλαίσιο μηνύματος Item Not Found. Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι, συμπληρώστε το παράθυρο διαλόγου Νέο στοιχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

Μπορείτε επίσης να κατεβείτε το δελτίο συσκευασίας, εισάγοντας τα στοιχεία στην καρτέλα "Είδη". Βεβαιωθείτε ότι η καρτέλα Αντικείμενα δείχνει με ακρίβεια τι υπάρχει στο δελτίο συσκευασίας. Και βάλτε μια σύντομη περιγραφή των αντικειμένων στο πεδίο Σημείωση γιατί αυτή η περιγραφή μπορεί να αποδειχθεί χρήσιμη αργότερα, όταν θέλετε να αντιστοιχίσετε την απόδειξη του αντικειμένου σας με τον λογαριασμό. Όταν τελειώσετε, το παράθυρο Δημιουργία αποδείξεων αντικειμένου θα πρέπει να μοιάζει με το προηγούμενο σχήμα.

5. Δώστε ποσότητα και κόστος, ως εξής:

• Στήλη Ποσότητα: Περιγράψτε την ποσότητα που λάβατε.
• Στήλη κόστους: Περιγράψτε το μοναδιαίο κόστος του είδους. Εάν το μοναδιαίο κόστος του στοιχείου που εισάγετε αντιπροσωπεύει μια αλλαγή, το QuickBooks σας ρωτά εάν θέλετε να ενημερώσετε το τυπικό κόστος του στοιχείου (όπως είναι αποθηκευμένο στη λίστα Αντικειμένων) και εάν θέλετε να ενημερώσετε την τυπική τιμή για το στοιχείο.

6. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο ή στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο για να καταγράψετε τα στοιχεία που μόλις λάβατε.

Τα είδη αποτελούν επίσημα μέρος του αποθέματός σας. Η απόδειξη αντικειμένου έχει καταχωρηθεί στο μητρώο πληρωτέων λογαριασμών. Όχι μόνο αυτό, αλλά επίσης, είστε όλοι έτοιμοι όταν έρθει ο λογαριασμός.

Πληρώστε για αντικείμενα όταν λάβετε τον λογαριασμό

Τα αντικείμενα φτάνουν και συμπληρώνετε μια απόδειξη. Τρεις εβδομάδες περνούν. Τι είναι αυτό στο γραμματοκιβώτιό σας; Γιατί, είναι ο λογαριασμός, φυσικά! Τώρα πρέπει να εισαγάγετε έναν λογαριασμό για τα είδη που λάβατε πριν από τρεις εβδομάδες. Αυτή η δουλειά είναι εύκολη:

1. Επιλέξτε Προμηθευτές→ Εισαγωγή λογαριασμού για παραλαμβανόμενα είδη.

Ή, από την αρχική οθόνη, κάντε κλικ στο εικονίδιο Εισαγωγή λογαριασμών έναντι αποθέματος. Εάν βρίσκεστε στο Κέντρο Προμηθευτών, κάντε κλικ στην επιλογή Νέες συναλλαγές και, στη συνέχεια, Εισαγάγετε τον λογαριασμό για τα ληφθέντα είδη. Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Select Item Receipt, όπως φαίνεται.

Το παράθυρο διαλόγου Επιλογή παραλαβής αντικειμένου.

2. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Προμηθευτής και επιλέξτε το όνομα του προμηθευτή που σας έστειλε τον λογαριασμό.

Βλέπετε μία ή περισσότερες αποδείξεις προϊόντων στο πλαίσιο, με την ημερομηνία που βάλατε στην απόδειξη, τον αριθμό αναφοράς της και το σημείωμα που γράψατε στην απόδειξη.

3. Επιλέξτε την απόδειξη αντικειμένου για την οποία θέλετε να εισαγάγετε έναν λογαριασμό και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

Εμφανίζεται το παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών, όπως φαίνεται. Σας φαίνονται γνωστές αυτές οι πληροφορίες; Θα πρέπει — είναι οι ίδιες πληροφορίες που βάλατε στο παράθυρο Δημιουργία αποδείξεων αντικειμένου, μόνο που τώρα εργάζεστε με έναν λογαριασμό και όχι με μια απόδειξη.

Το παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών.

4. Συγκρίνετε την καρτέλα Είδη στο παράθυρο με τον λογαριασμό.

Πληρώνετε για αυτό που λάβατε νωρίτερα; Τα έξοδα αποστολής και ο φόρος επί των πωλήσεων ενδέχεται να έχουν προστεθεί στον λογαριασμό σας. Μπορεί επίσης να χρειαστεί να προσαρμόσετε την τιμή επειδή μπορεί να μαντεύατε πότε ηχογραφούσατε τη λήψη των αντικειμένων. Εάν ναι, προσθέστε και προσαρμόστε τις αρχικές πληροφορίες απόδειξης χρησιμοποιώντας την καρτέλα Στοιχεία. (Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Επανυπολογισμός για να προσθέσετε τα νέα στοιχεία.)

Πόσες ημέρες πρέπει να πληρώσετε αυτόν τον λογαριασμό; Οφείλεται τώρα; Ρίξτε μια ματιά στη γραμμή Όροι για να δείτε ποιοι είναι οι όροι πληρωμής αυτού του προμηθευτή. Αλλάξτε τους όρους πληρωμής εάν είναι λανθασμένοι επιλέγοντας μια διαφορετική καταχώριση από το αναπτυσσόμενο μενού.

Θέλετε να πληρώσετε τους λογαριασμούς σας την καλύτερη δυνατή στιγμή, αλλά για να το κάνετε αυτό, οι όροι στο παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών πρέπει να ταιριάζουν με τους όρους πληρωμής του πωλητή.

5. Κάντε κλικ στο Save & New ή Save & Close για να καταγράψετε τον λογαριασμό.

Πρέπει ακόμα να πληρώσετε τον λογαριασμό του πωλητή, φυσικά. Δίκαιο.

Καταγράψτε αντικείμενα και πληρώστε τον λογαριασμό ταυτόχρονα

Ας υποθέσουμε ότι λαμβάνετε τον λογαριασμό όταν λαμβάνετε τα αγαθά. Τα αντικείμενα ξεφορτώνονται από την πλάτη του ελέφαντα και ο οδηγός ελέφαντα παίρνει ένα τόξο και σου δίνει τον λογαριασμό. Εδώ είναι τα βήματα που ακολουθείτε:

1. Επιλέξτε Προμηθευτές → Λήψη αντικειμένων και Εισαγάγετε τον λογαριασμό.

Ή, από την αρχική οθόνη, κάντε κλικ στην επιλογή Λήψη αποθέματος και, στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή Λήψη αποθέματος με λογαριασμό εκεί. Ή, από το Κέντρο Προμηθευτών, κάντε κλικ στην επιλογή Νέες συναλλαγές και, στη συνέχεια, Εισαγάγετε τον λογαριασμό για τα ληφθέντα είδη. Βλέπετε το παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών. Είστε εξοικειωμένοι με αυτό το παράθυρο και γνωρίζετε ακριβώς τι είναι και τι κάνει. Εάν προσγειώσατε κρύα γαλοπούλα σε αυτήν τη σελίδα μέσω του ευρετηρίου, πρέπει να γνωρίζετε, για λόγους απογραφής, πώς να καταγράφετε τα αντικείμενα για τα οποία πληρώνετε.

2. Συμπληρώστε το επάνω μέρος του παραθύρου.

Αυτό το πράγμα είναι αρκετά βασικό. Επιλέξτε έναν προμηθευτή από το αναπτυσσόμενο μενού και βεβαιωθείτε ότι οι όροι του πωλητή για την πληρωμή αυτού του λογαριασμού εμφανίζονται σωστά. Εάν αυτός ο προμηθευτής είναι νέος, επιλέξτε Προσθήκη νέου. Το QuickBooks σας ζητά να συμπληρώσετε ένα πλαίσιο διαλόγου πληροφοριών σχετικά με τον προμηθευτή. Κάνε το. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπληρώσει σωστά τη γραμμή Οφειλών.

3. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αντικείμενα και καταχωρίστε όλα τα αντικείμενα για τα οποία πληρώνετε.

Για να δείτε τη λίστα Item, μετακινήστε τον κέρσορα στη στήλη Item και κάντε κλικ στο κάτω βέλος που εμφανίζεται. Βεβαιωθείτε ότι η ποσότητα και το κόστος των ειδών αναφέρονται σωστά στην καρτέλα Είδη.

4. Κάντε κλικ στο Save & New ή Save & Close.

Το QuickBooks προσθέτει τα στοιχεία που καταχωρίσατε στη λίστα Ειδών και τα κάνει επίσημα μέρη του αποθέματός σας.

Όταν πουλάς πράγματα

Ίσως έχετε παρατηρήσει τις ομοιότητες μεταξύ της καρτέλας Είδη στο παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών και του πλαισίου Ποσότητα/Κωδικός είδους/Περιγραφή/Τιμή/Κάθε/Ποσό στο κάτω μέρος ενός τιμολογίου. Το QuickBooks χρησιμοποιεί και τα δύο για τη διατήρηση αποθέματος.

Όταν πουλάτε πράγματα, το QuickBooks προσαρμόζει αυτόματα το απόθεμά σας. Με άλλα λόγια, αν αγοράσεις 400 κοτόπουλα από πορσελάνη και πουλήσεις τα 350, έχεις μόνο 50 στο χέρι. Το QuickBooks ενημερώνει τις εγγραφές για αυτήν την αλλαγή. Χωρίς φασαρία, χωρίς φασαρία. Θεέ μου, δεν είναι υπέροχο αυτό; Όχι πια να ξαπλώνετε τη νύχτα, να αναρωτιέστε αν έχετε αρκετά κοτόπουλα ή κοτόπουλα ή οτιδήποτε άλλο. Το ίδιο συμβαίνει όταν πραγματοποιείτε πωλήσεις τοις μετρητοίς. Όταν αναφέρετε τα στοιχεία στην απόδειξη πώλησης, το QuickBooks υποθέτει ότι φεύγουν από τα χέρια σας και τα αφαιρεί από το απόθεμά σας.

Ένα άλλο προσεγμένο πράγμα που πρέπει να σημειώσετε σχετικά με την καλή λογιστική αποθέματος: Στα παράθυρα QuickBooks που σας επιτρέπουν να εισάγετε ποσότητες αντικειμένων αποθέματος (όπως το παράθυρο που χρησιμοποιείτε για την καταγραφή ενός τιμολογίου), το QuickBooks βάζει ένα μικρό κουμπί μέσα στο πεδίο Ποσότητα. Μπορείτε να κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί για να δείτε ένα πλαίσιο διαλόγου που περιγράφει την τρέχουσα και μελλοντική διαθεσιμότητα του στοιχείου.

Ένα ηθικό δόγμα αυτής της ιστορίας είναι «Κρατήστε μια καλή, περιγραφική λίστα αντικειμένων». Το άλλο ηθικό δόγμα είναι "Εισαγάγετε τα στοιχεία προσεκτικά στην καρτέλα "Είδη" των επιταγών και των λογαριασμών και στο πλαίσιο Είδος/Περιγραφή/Ποσότητα/Ποσοστό/Ποσό των αποδείξεων πώλησης και των τιμολογίων."