Πώς να ρυθμίσετε μια λίστα πελατών QuickBooks 2010

Μια λίστα πελατών στο QuickBooks 2010 παρακολουθεί όλους τους πελάτες σας και τις πληροφορίες των πελατών σας. Για παράδειγμα, η Λίστα πελατών παρακολουθεί τις διευθύνσεις χρέωσης και τις διευθύνσεις αποστολής για τους πελάτες.

1Στα QuickBooks, επιλέξτε Πελάτες→ Κέντρο πελατών.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο του Κέντρου πελατών.

2 Για να προσθέσετε έναν νέο πελάτη, κάντε κλικ στο κουμπί Νέος πελάτης & εργασία και, στη συνέχεια, επιλέξτε Νέος πελάτης από το αναδυόμενο μενού που εμφανίζεται.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Νέος πελάτης.

3 Εισαγάγετε ένα σύντομο όνομα στο πλαίσιο κειμένου Όνομα πελάτη.

Δεν χρειάζεται να εισαγάγετε το πλήρες όνομα του πελάτη σε αυτό το πλαίσιο κειμένου. Θέλετε απλώς μια συντομευμένη έκδοση του ονόματος πελάτη που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αναφερθείτε στον πελάτη στο λογιστικό σύστημα QuickBooks.

4 (Προαιρετικό) Εάν χρεώνετε τον πελάτη σας σε νόμισμα διαφορετικό από το συνηθισμένο νόμισμα της χώρας σας, επιλέξτε αυτό το νόμισμα από την αναπτυσσόμενη λίστα Νόμισμα.

Εάν λέγατε στο QuickBooks ότι εργάζεστε σε πολλά νομίσματα — θα το είχατε κάνει κατά τη διαδικασία ρύθμισης της συνέντευξης EasyStep — το QuickBooks θέλει να προσδιορίζετε πότε τιμολογείτε έναν πελάτη και συλλέγετε πληρωμές από έναν πελάτη σε νόμισμα διαφορετικό από το νόμισμα της χώρας σας. ( Σημείωση: Η αναπτυσσόμενη λίστα νομισμάτων δεν εμφανίζεται στο σχήμα αυτής της λίστας επειδή η λειτουργία παρακολούθησης πολλαπλών νομισμάτων δεν είναι ενεργοποιημένη.)

5 Αγνοήστε τα πλαίσια κειμένου Open Balance και As Of.

Αν και ο συνήθης κανόνας είναι ότι δεν θέλετε να ορίσετε ένα αρχικό υπόλοιπο για έναν πελάτη, αυτός ο κανόνας έχει μια σημαντική εξαίρεση. Καταγράφετε το υπόλοιπο των εισπρακτέων λογαριασμών σας την ημερομηνία μετατροπής ορίζοντας ένα αρχικό υπόλοιπο για κάθε πελάτη από την ημερομηνία μετατροπής. Το άθροισμα αυτών των αρχικών υπολοίπων είναι αυτό που χρησιμοποιεί το QuickBooks για να προσδιορίσει το σύνολο των εισπρακτέων λογαριασμών σας κατά την ημερομηνία μετατροπής.

6 Στα πλαίσια κειμένου της καρτέλας Πληροφορίες διεύθυνσης, εισαγάγετε το όνομα της εταιρείας.

Αυτά τα πλαίσια κειμένου καλύπτουν τα στοιχεία επικοινωνίας, τις διευθύνσεις χρέωσης και αποστολής, το όνομα επαφής, τον αριθμό τηλεφώνου επικοινωνίας, τον αριθμό φαξ και ούτω καθεξής.

7 Κάντε κλικ στην καρτέλα Πρόσθετες πληροφορίες.

Σε αυτήν την καρτέλα, το QuickBooks εμφανίζει πολλά άλλα πεδία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη συλλογή και αποθήκευση πληροφοριών πελατών.

8 Εισαγάγετε τυχόν ισχύουσες πληροφορίες στα πεδία.

Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα Τύπος για να κατηγοριοποιήσετε έναν πελάτη που ταιριάζει σε έναν συγκεκριμένο "τύπο πελάτη". Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Όροι για να προσδιορίσετε τους προεπιλεγμένους όρους πληρωμής του πελάτη. Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Rep για να προσδιορίσετε τον προεπιλεγμένο εκπρόσωπο πωλήσεων του πελάτη. Τέλος, χρησιμοποιήστε τη μέθοδο Preferred Send για να επιλέξετε την προεπιλεγμένη μέθοδο για τη μετάδοση των τιμολογίων και των πιστωτικών σημειώσεων του πελάτη. Μπορείτε επίσης να καταγράψετε έναν αριθμό μεταπώλησης, να καθορίσετε ένα προεπιλεγμένο επίπεδο τιμής και ακόμη και να κάνετε κλικ στο κουμπί Ορισμός πεδίων για να καθορίσετε επιπλέον πεδία που θέλετε να συλλέξετε και να αναφέρετε για τον πελάτη.

9 Κάντε κλικ στην καρτέλα Πληροφορίες πληρωμής.

Αυτή η καρτέλα σάς επιτρέπει να διατηρείτε αρχείο με τα στοιχεία πληρωμής του πελάτη.

10 Εισαγάγετε τυχόν σχετικές πληροφορίες στα πεδία αυτής της καρτέλας.

Σε αυτήν την καρτέλα, μπορείτε να καταγράψετε τον αριθμό λογαριασμού του πελάτη, το πιστωτικό του όριο και τον προτιμώμενο τρόπο πληρωμής.

11 (Προαιρετικό) Κάντε κλικ στην καρτέλα Job Info.

Η καρτέλα Job Info σάς επιτρέπει να περιγράφετε πληροφορίες που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη εργασία που εκτελείται για έναν πελάτη. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την καρτέλα "Πληροφορίες εργασίας" εάν όχι μόνο ρυθμίζετε έναν πελάτη αλλά ρυθμίζετε επίσης μια εργασία για αυτόν τον πελάτη.