Πώς να ρυθμίσετε μια εργασία QuickBooks 2015

Στο QuickBooks 2015, μπορείτε να παρακολουθείτε τιμολόγια ανά πελάτη ή ανά πελάτη και εργασία. Αυτό μπορεί να ακούγεται περίεργο, αλλά ορισμένες επιχειρήσεις τιμολογούν πελάτες (ίσως πολλές φορές) για συγκεκριμένες εργασίες. Πάρτε την περίπτωση ενός υπεργολάβου κατασκευής που κάνει εργασίες θεμελίωσης για μια χούφτα κατασκευαστές μονοκατοικιών. Αυτός ο υπεργολάβος κατασκευής τιμολογεί πιθανώς τους πελάτες του ανά εργασία και τιμολογεί κάθε πελάτη πολλές φορές για την ίδια εργασία.

Για παράδειγμα, τιμολογεί τους Poverty Rock Builders για την εργασία θεμελίωσης στο 1113 Birch Street όταν ρίχνει το πόδι και μετά ξανά όταν τοποθετεί το μπλοκ. Στο 1028 Fairview, η ίδια εργασία θεμελίωσης απαιτεί επίσης περισσότερα από ένα τιμολόγιο.

Για να δημιουργήσετε θέσεις εργασίας για πελάτες, πρέπει πρώτα να περιγράψετε τους πελάτες. Στη συνέχεια, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

Επιλέξτε Πελάτες→ Κέντρο Πελατών.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο του Κέντρου πελατών.

Κάντε δεξί κλικ στον πελάτη για τον οποίο θέλετε να ρυθμίσετε μια εργασία, επιλέξτε Προσθήκη εργασίας από το μενού περιβάλλοντος που εμφανίζεται και κάντε κλικ στην καρτέλα Προσθήκη εργασίας.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Νέα εργασία. Χρησιμοποιείτε αυτό το παράθυρο για να περιγράψετε την εργασία. Πολλές από τις πληροφορίες σε αυτό το παράθυρο εμφανίζονται στο τιμολόγιο.

Προσθέστε το όνομα εργασίας.

Ο κέρσορας βρίσκεται στο πλαίσιο κειμένου Όνομα εργασίας. Απλώς πληκτρολογήστε το όνομα της εργασίας ή του έργου.

(Προαιρετικό) Εάν παρακολουθείτε τα υπόλοιπα του πελάτη ανά εργασία, εισαγάγετε το αρχικό υπόλοιπο της εργασίας .

Μετακινήστε τον κέρσορα στο πλαίσιο κειμένου Ανοιχτό Υπόλοιπο και πληκτρολογήστε το συνολικό ποσό που οφείλει ο πελάτης για την εργασία που περιγράφετε την ημερομηνία μετατροπής.

Εισαγάγετε την τρέχουσα ημερομηνία στο πλαίσιο κειμένου Από.

Προσδιορίστε τον πελάτη.

Σε περίπτωση που επιλέξατε λάθος πελάτη στο Βήμα 2, ρίξτε μια ματιά στην αναπτυσσόμενη λίστα Πελάτης. Αναφέρει τον σωστό πελάτη; Εάν όχι, ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα και επιλέξτε τον σωστό πελάτη.

(Προαιρετικό) Ονομάστε την επαφή σας και συμπληρώστε άλλες σχετικές πληροφορίες.

Μπορείτε να εισαγάγετε το όνομα της επαφής σας και την εναλλακτική επαφή στα πλαίσια κειμένου Πλήρες Όνομα. Το QuickBooks συμπληρώνει το πλαίσιο κειμένου Επαφή για εσάς. Πιθανότατα δεν χρειάζεται να σας το πουν αυτό, αλλά συμπληρώστε τα πλαίσια κειμένου Τηλέφωνο, Φαξ, Email και ιστότοπου μόνο για να έχετε αυτές τις πληροφορίες στη διάθεσή σας.

Εισαγάγετε τη διεύθυνση χρέωσης της εργασίας.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο κειμένου Bill To για να δώσετε τη διεύθυνση χρέωσης εργασίας του πελάτη. Επειδή οι πιθανότητες είναι καλές η διεύθυνση χρέωσης εργασίας να είναι ίδια με τη διεύθυνση χρέωσης πελάτη, το QuickBooks αντιγράφει τη διεύθυνση χρέωσης από τη λίστα πελατών. Αλλά αν χρειαστεί, κάντε αλλαγές.

Επιλέξτε τη διεύθυνση Αποστολή σε.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο κειμένου Αποστολή σε για να δώσετε τη διεύθυνση αποστολής της εργασίας. Κάντε κλικ στο κουμπί Αντιγραφή εάν η διεύθυνση αποστολής είναι ίδια με τη διεύθυνση χρέωσης.

Κάντε κλικ στην καρτέλα Ρυθμίσεις πληρωμής και περιγράψτε τις ρυθμίσεις πληρωμής του πελάτη.

Χρησιμοποιώντας την καρτέλα Ρυθμίσεις πληρωμής, για παράδειγμα, μπορείτε να καταγράψετε έναν αριθμό λογαριασμού και έναν προτιμώμενο τρόπο πληρωμής. Μπορείτε να ορίσετε το πιστωτικό όριο του πελάτη χρησιμοποιώντας το πλαίσιο Πιστωτικό Όριο. Και μπορείτε να αποθηκεύσετε πληροφορίες πληρωμής με πιστωτική κάρτα για πελάτες που θέλουν να διατηρήσετε τους αριθμούς των καρτών τους στο αρχείο.

(Μαζικά προαιρετικό) Κάντε κλικ στην καρτέλα Πρόσθετες πληροφορίες και κατηγοριοποιήστε την εργασία.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα Τύπος πελάτη για να δώσετε τον τύπο εργασίας. Οι μόνοι αρχικοί τύποι στην προεπιλεγμένη λίστα είναι από τη διαφήμιση, την παραπομπή, τη λιανική και τη χονδρική. Μπορείτε να δημιουργήσετε άλλους τύπους επιλέγοντας Προσθήκη νέου από την αναπτυσσόμενη λίστα Τύπος πελάτη (έτσι ώστε το QuickBooks να εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Νέος Τύπος πελάτη) και στη συνέχεια συμπληρώνοντας τα κενά.

(Προαιρετικό) Κάντε κλικ στην καρτέλα Job Info και προσθέστε συγκεκριμένες πληροφορίες εργασίας.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα Κατάσταση εργασίας στην καρτέλα "Πληροφορίες εργασίας" για να επιλέξετε "Καμία", "Εκκρεμεί", "Βραβευμένη", "Σε εξέλιξη", "Κλειστό" ή "Μη απονεμηθείσα", όποιο είναι καταλληλότερο. Η ημερομηνία έναρξης είναι, προφανώς, η ημέρα που ξεκινάτε τη δουλειά. Όπως γνωρίζει κανείς, το Προβλεπόμενο Τέλος και η Ημερομηνία Λήξης δεν είναι απαραίτητα το ίδιο. Μην συμπληρώσετε την Ημερομηνία λήξης έως ότου ολοκληρωθεί η εργασία.

Το πεδίο Περιγραφή εργασίας μπορεί να περιέχει οποιεσδήποτε χρήσιμες πληροφορίες που μπορείτε να χωρέσετε σε μία γραμμή και ο Τύπος εργασίας είναι ένα επιπλέον πεδίο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. (Εάν χρησιμοποιείτε αυτό το πεδίο, μπορείτε να προσθέσετε έναν νέο τύπο εργασίας επιλέγοντας Προσθήκη νέου από τη λίστα Τύπος εργασίας.)

Αποθηκεύστε τις πληροφορίες της εργασίας κάνοντας κλικ στο OK ή στο Επόμενο.

Αφού ολοκληρώσετε την περιγραφή της εργασίας, έχετε δύο επιλογές: Μπορείτε να κάνετε κλικ στο OK για να προσθέσετε την εργασία στη λίστα και να επιστρέψετε στο παράθυρο του Κέντρου πελατών ή μπορείτε να κάνετε κλικ στο Επόμενο για να προσθέσετε την εργασία στη λίστα και να διατηρήσετε το παράθυρο Νέα εργασία στην οθόνη ώστε να μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες θέσεις εργασίας.

Μπορείτε να επεξεργαστείτε τις πληροφορίες εργασίας με τον ίδιο τρόπο που επεξεργάζεστε τις πληροφορίες πελατών. Εμφανίστε το παράθυρο του Κέντρου Πελατών επιλέγοντας Πελάτης→ Κέντρο Πελατών. Όταν το QuickBooks εμφανίσει το παράθυρο, κάντε διπλό κλικ στην εργασία και κάντε τις αλλαγές στο παράθυρο Επεξεργασία εργασίας που εμφανίζεται.

Για να προσθέσετε ταυτόχρονα μεγάλο αριθμό πελατών ή θέσεων εργασίας στη λίστα πελατών, εμφανίστε το παράθυρο του Κέντρου πελατών, κάντε κλικ στο κουμπί Νέος πελάτης και εργασία και, στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή Προσθήκη πολλών πελατών: Εργασίες. Το QuickBooks εμφανίζει το φύλλο εργασίας Προσθήκη/Επεξεργασία πολλαπλών καταχωρίσεων λίστας, το οποίο σας επιτρέπει να συλλέγετε και να επεξεργάζεστε όλες τις ίδιες πληροφορίες που κάνουν τα κανονικά παράθυρα Πελάτες & Εργασίες.

Μπορείτε επίσης να απενεργοποιήσετε έναν υπάλληλο από τη λίστα σας εάν αρχίσει να γεμίζει με ονόματα υπαλλήλων που δεν εργάζονται πλέον για εσάς. Θα πρέπει να περιμένετε να τα απενεργοποιήσετε μέχρι να τελειώσει το έτος και να εκτυπωθούν οι φόρμες W-2.