Πώς να προετοιμάσετε ένα πιστωτικό σημείωμα στο QuickBooks 2021

Τα πιστωτικά σημειώματα μπορεί να είναι χρήσιμοι τρόποι για να διορθώσετε λάθη κατά την εισαγωγή δεδομένων που δεν βρήκατε ή διορθώσετε νωρίτερα. Τα πιστωτικά σημειώματα είναι επίσης εύχρηστοι τρόποι χειρισμού ζητημάτων όπως επιστροφές πελατών και επιστροφές χρημάτων. Εάν έχετε ετοιμάσει ένα τιμολόγιο ή δύο στο χρόνο σας, θα διαπιστώσετε ότι η προετοιμασία μιας πιστωτικής σημείωσης QuickBooks είναι πολύ πιο εύκολη από τη χρήση παραδοσιακών μεθόδων.

Τα ακόλουθα βήματα περιγράφουν πώς να δημιουργήσετε το πιο περίπλοκο και εμπλεκόμενο είδος πιστωτικού σημειώματος: ένα πιστωτικό σημείωμα προϊόντος. Ωστόσο, η δημιουργία μιας υπηρεσίας ή ενός επαγγελματικού πιστωτικού σημειώματος λειτουργεί βασικά με τον ίδιο τρόπο. Απλώς συμπληρώνετε λιγότερα πεδία.

Για να δημιουργήσετε ένα πιστωτικό σημείωμα προϊόντος, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Πελάτες→ Δημιουργία πιστωτικών σημειώσεων/επιστροφών χρημάτων ή κάντε κλικ στο εικονίδιο Επιστροφές χρημάτων και πιστώσεις στην ενότητα Πελάτης της αρχικής σελίδας για να εμφανιστεί το παράθυρο Δημιουργία πιστωτικών σημειώσεων/επιστροφών χρημάτων (όπως φαίνεται).

Το παράθυρο Δημιουργία πιστωτικών σημειώσεων/επιστροφών χρημάτων

2. Προσδιορίστε τον πελάτη και, εάν χρειάζεται, την εργασία στο αναπτυσσόμενο μενού Customer: Job.

Μπορείτε να επιλέξετε τον πελάτη ή την εργασία από τη λίστα κάνοντας κλικ σε αυτήν.

3. (Προαιρετικό) Καθορίστε μια κατηγορία για το πιστωτικό σημείωμα.

Εάν χρησιμοποιείτε κλάσεις για την κατηγοριοποίηση συναλλαγών, ενεργοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού Κατηγορία και επιλέξτε την κατάλληλη κατηγορία για το πιστωτικό σημείωμα.

4. Ημερομηνία του πιστωτικού σημειώματος (αν και η σταθερή είναι προαιρετική).

Πατήστε Tab για να μετακινήσετε τον κέρσορα στο πλαίσιο κειμένου Ημερομηνία. Στη συνέχεια, εισαγάγετε τη σωστή ημερομηνία σε μορφή ΜΜ/ΗΗ/ΕΕΕΕ.

5. (Προαιρετικό) Εισαγάγετε έναν αριθμό πιστωτικού σημειώματος.

Το QuickBooks προτείνει έναν αριθμό πιστωτικού σημειώματος προσθέτοντας 1 στον τελευταίο αριθμό πιστωτικού σημειώματος που χρησιμοποιήσατε. Μπορείτε να αποδεχτείτε τον αριθμό ή την καρτέλα στο πλαίσιο κειμένου Αριθμός πίστωσης για να αλλάξετε τον αριθμό σε ό,τι θέλετε.

6. Διορθώστε τη διεύθυνση του πελάτη, εάν είναι απαραίτητο.

Το QuickBooks αφαιρεί τη διεύθυνση χρέωσης από τη λίστα πελατών. Μπορείτε να αλλάξετε τη διεύθυνση για το πιστωτικό σημείωμα αντικαθιστώντας κάποιο τμήμα της συνήθους διεύθυνσης χρέωσης. Συνήθως, θα πρέπει να χρησιμοποιείτε την ίδια διεύθυνση για το πιστωτικό σημείωμα που χρησιμοποιείτε για το αρχικό τιμολόγιο ή τιμολόγια.

7. (Προαιρετικό . . . είδος) Δώστε τον αριθμό ταχυδρομικής αποστολής.

Εάν το πιστωτικό σημείωμα προσαρμόζει το συνολικό υπόλοιπο που απομένει σε μια PO πελάτη, θα πρέπει πιθανώς να εισαγάγετε τον αριθμό της PO στο πλαίσιο κειμένου Αριθμός PO.

Ακολουθεί η λογική μου σε αυτήν την πρόταση, για όσους αναγνώστες ενδιαφέρονται: Εάν χρεώσατε τον πελάτη σας 1.000 $ στο PO No. 1984, το οποίο εξουσιοδοτεί μια αγορά 1.000 $, έχετε εξαντλήσει ολόκληρη την PO — τουλάχιστον σύμφωνα με τους πληρωτέους λογαριασμούς του πελάτη, ο οποίος επεξεργάζεται τα τιμολόγιά σας. Ωστόσο, εάν βεβαιωθείτε ότι ένα πιστωτικό σημείωμα 1.000 $ έχει ταυτοποιηθεί ότι σχετίζεται με την PO No. 1984, ουσιαστικά ελευθερώνετε το υπόλοιπο αγοράς 1.000 $, πράγμα που μπορεί να σημαίνει ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ή να χρεώσετε ξανά την PO.

8. Εάν ο πελάτης επιστρέψει αντικείμενα, περιγράψτε κάθε είδος.

Μετακινήστε τον κέρσορα στην πρώτη σειρά του πλαισίου κειμένου Στοιχείο/Περιγραφή/Ποσότητα/Ποσοστό/Ποσό/Φόρος. Στην πρώτη κενή σειρά του πλαισίου, ενεργοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού Στοιχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε το στοιχείο. Το QuickBooks συμπληρώνει τα πλαίσια κειμένου Περιγραφή και Βαθμολογία με οποιαδήποτε περιγραφή πώλησης και τιμή πώλησης καταχωρίσατε στη λίστα Στοιχείων. (Μπορείτε να επεξεργαστείτε αυτές τις πληροφορίες εάν θέλετε, αλλά δεν είναι απαραίτητο.) Εισαγάγετε τον αριθμό των αντικειμένων που επιστρέφει ο πελάτης (ή δεν πληρώνει) στο πλαίσιο κειμένου Ποσότητα. (Αφού εισαγάγετε αυτόν τον αριθμό, το QuickBooks υπολογίζει το ποσό πολλαπλασιάζοντας την Ποσότητα με την τιμή.) Εισαγάγετε κάθε στοιχείο που επιστρέφει ο πελάτης συμπληρώνοντας τις κενές σειρές του πλαισίου λίστας.

Στην περίπτωση των στοιχείων αποθέματος, το QuickBooks υποθέτει ότι τα στοιχεία που εμφανίζετε σε ένα πιστωτικό σημείωμα επιστρέφονται στο απόθεμα. Θέλετε να προσαρμόσετε τις φυσικές μετρήσεις του αποθέματός σας εάν επιστραφούν απούλητα αντικείμενα.

Όπως και με τα τιμολόγια, μπορείτε να βάλετε όσα στοιχεία θέλετε σε ένα πιστωτικό σημείωμα. Εάν δεν έχετε αρκετό χώρο σε μία σελίδα, το QuickBooks συνεχίζει να προσθέτει σελίδες στο πιστωτικό σημείωμα μέχρι να τελειώσετε. Οι συνολικές πληροφορίες, φυσικά, πηγαίνουν στην τελευταία σελίδα.

9. Περιγράψτε τυχόν ειδικά στοιχεία που πρέπει να περιλαμβάνει το πιστωτικό σημείωμα.

Εάν θέλετε να εκδώσετε ένα πιστωτικό σημείωμα για άλλα είδη που εμφανίζονται στο αρχικό τιμολόγιο — ναύλοι, εκπτώσεις, άλλες χρεώσεις κ.λπ. — προσθέστε περιγραφές κάθε είδους στη λίστα Αντικειμένων.

Για να προσθέσετε περιγραφές αυτών των στοιχείων, ενεργοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού Στοιχείο της επόμενης άδειας σειράς και, στη συνέχεια, επιλέξτε το ειδικό στοιχείο. (Ενεργοποιείτε τη λίστα κάνοντας κλικ στο πεδίο για να τη μετατρέψετε σε αναπτυσσόμενο μενού και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο κάτω βέλος του πεδίου για πρόσβαση στο μενού.) Αφού το QuickBooks συμπληρώσει τα πλαίσια κειμένου Περιγραφή και Βαθμολογία, επεξεργαστείτε αυτές τις πληροφορίες (αν χρειάζεται). Εισαγάγετε κάθε ειδικό στοιχείο — υποσύνολο, έκπτωση, φορτίο κ.λπ. — που καταχωρείτε στο πιστωτικό σημείωμα.

Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε ένα είδος Έκπτωσης, θα πρέπει να κολλήσετε ένα στοιχείο Υποσύνολο στο πιστωτικό σημείωμα μετά το απόθεμα ή άλλα είδη που έχετε κάνει έκπτωση. Στη συνέχεια, κολλήστε ένα αντικείμενο Έκπτωσης ακριβώς μετά το στοιχείο Υποσύνολο. Όταν το κάνετε αυτό, το QuickBooks υπολογίζει την έκπτωση ως ποσοστό του υποσυνόλου.

10. (Προαιρετικό) Προσθέστε ένα μήνυμα πελάτη.

Ενεργοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού Μήνυμα πελάτη και επιλέξτε ένα έξυπνο μήνυμα πελάτη.

11. Καθορίστε τον φόρο επί των πωλήσεων.

Μετακινήστε τον κέρσορα στο πλαίσιο λίστας φόρους, ενεργοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού και, στη συνέχεια, επιλέξτε τον σωστό φόρο επί των πωλήσεων.

12. (Προαιρετικό, αλλά πολύ καλή ιδέα) Προσθέστε ένα σημείωμα.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο κειμένου Σημείωση για να προσθέσετε μια περιγραφή σημείωσης στο πιστωτικό σημείωμα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την περιγραφή για να εξηγήσετε τους λόγους για την έκδοση του πιστωτικού σημειώματος και για να παραπέμψετε το αρχικό τιμολόγιο ή τιμολόγια, για παράδειγμα. Σημειώστε ότι το πεδίο Σημείωση εκτυπώνεται στη δήλωση πελάτη.

13. Εάν θέλετε να καθυστερήσετε την εκτύπωση αυτού του πιστωτικού σημειώματος, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εκτύπωση αργότερα.

Θέλω να αναβάλω τη συζήτηση σχετικά με το τι κάνει η επιλογή του πλαισίου ελέγχου Εκτύπωση αργότερα μέχρι να ολοκληρώσω τη συζήτηση για τη δημιουργία πιστωτικού σημειώματος. Η κάλυψη των εκτυπωτικών τιμολογίων και των πιστωτικών σημειώσεων εμφανίζεται σε επόμενη ενότητα.

14. Αποθηκεύστε το πιστωτικό σημείωμα.

Για να αποθηκεύσετε ένα ολοκληρωμένο πιστωτικό σημείωμα, κάντε κλικ είτε στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο είτε στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο. Το QuickBooks εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου που σας ρωτά τι θέλετε να κάνετε με το πιστωτικό σημείωμα: Διατηρήστε την πίστωση, δώστε επιστροφή χρημάτων ή εφαρμόστε την πίστωση σε ένα τιμολόγιο. Κάντε την επιλογή σας κάνοντας κλικ στο κουμπί που αντιστοιχεί σε αυτό που θέλετε να κάνετε. Εάν επιλέξετε Εφαρμογή στο τιμολόγιο, το QuickBooks ζητά ορισμένες πρόσθετες πληροφορίες. Το QuickBooks αποθηκεύει το πιστωτικό σημείωμα που εμφανίζεται στην οθόνη και, αν κάνατε κλικ στην Αποθήκευση & Νέο, εμφανίζει ένα κενό παράθυρο Δημιουργία πιστωτικών σημειώσεων/Επιστροφές χρημάτων, ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε ένα άλλο πιστωτικό σημείωμα. (Λάβετε υπόψη ότι μπορείτε να κάνετε σελίδα εμπρός και πίσω μέσω πιστωτικών σημειώσεων που δημιουργήσατε νωρίτερα κάνοντας κλικ στα κουμπιά Επόμενο και Προηγούμενο.) Όταν ολοκληρώσετε τη δημιουργία πιστωτικών σημειώσεων, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο της φόρμας πιστωτικού σημειώματος.

Εάν υποδείξετε ότι θέλετε να εκτυπώσετε μια επιταγή επιστροφής χρημάτων, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Εγγραφή επιταγών και συμπληρώνει αυτόματα την επιταγή, συνδέοντάς την με το σημείωμα.