Εάν χρησιμοποιείτε το QuickBooks για να παρακολουθείτε τους λογαριασμούς που οφείλετε, δεν χρησιμοποιείτε το παράθυρο Εγγραφή επιταγών για να καταγράψετε τους λογαριασμούς που θέλετε να πληρώσετε. Αντίθετα, λέτε στο QuickBooks να εμφανίσει μια λίστα με αυτούς τους απλήρωτους λογαριασμούς που έχετε ήδη καταγράψει — και, στη συνέχεια, επιλέγετε ποιους λογαριασμούς πρέπει να πληρώσει το QuickBooks και τον τραπεζικό λογαριασμό στον οποίο το QuickBooks θα γράψει την επιταγή.
Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να πληρώσετε τους λογαριασμούς με αυτόν τον τρόπο:
Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Πληρωμή λογαριασμών. Χρησιμοποιείτε το παράθυρο Pay Bills για να περιγράψετε την πληρωμή που θέλετε να κάνετε.
Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά επιλογής Εμφάνιση λογαριασμών στο επάνω μέρος του παραθύρου Πληρωμή λογαριασμών για να προσδιορίσετε τι θέλετε να δείτε. Επιλέξτε το κουμπί επιλογής Οφειλόμενη Ενεργοποίηση ή Πριν από την εμφάνιση μόνο των λογαριασμών που οφείλονται την καθορισμένη ημερομηνία ή πριν από αυτήν.
Για να καθορίσετε την ημερομηνία, εισαγάγετε την ημερομηνία στο πλαίσιο Οφειλόμενη ημερομηνία ή Πριν. Για να δείτε μια λίστα με όλους τους λογαριασμούς που πρέπει να πληρώσετε, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Εμφάνιση όλων των λογαριασμών.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα Ταξινόμηση κατά για να επιλέξετε τη σειρά που χρησιμοποιεί το QuickBooks για την καταχώριση των λογαριασμών σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να ταξινομήσετε τους λογαριασμούς κατά ημερομηνία λήξης, ημερομηνία έκπτωσης, προμηθευτή και οφειλόμενο ποσό.
Για να επιλέξετε λογαριασμούς που θέλετε να πληρώσετε, κάντε κλικ στη στήλη ελέγχου. (Η στήλη επιταγής είναι η πιο αριστερή στήλη στη λίστα των απλήρωτων λογαριασμών. Η επικεφαλίδα της είναι ένα σημάδι επιλογής.) Όταν κάνετε κλικ στη στήλη ελέγχου, το QuickBooks επισημαίνει τον λογαριασμό με ένα σημάδι επιλογής. Το σημάδι επιλογής λέει στο QuickBooks ότι θέλετε να πληρώσετε αυτόν τον λογαριασμό.
Για να καταργήσετε την επιλογή ενός λογαριασμού, κάντε ξανά κλικ στη στήλη ελέγχου. Το QuickBooks αφαιρεί το σημάδι επιλογής.
Μπορείτε να δείτε λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με έναν συγκεκριμένο λογαριασμό κάνοντας πρώτα κλικ στον λογαριασμό για να τον επισημάνετε στη λίστα και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο κουμπί Μετάβαση στον λογαριασμό. Όταν το κάνετε αυτό, το QuickBooks ανοίγει το παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών, εμφανίζοντας τις πληροφορίες λογαριασμού. Για να κλείσετε το παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.
Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Ορισμός έκπτωσης, το QuickBooks εμφανίζει την καρτέλα Έκπτωση του πλαισίου διαλόγου Έκπτωση και Πιστώσεις. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την καρτέλα Έκπτωση για να εισαγάγετε ένα ποσό έκπτωσης για τον λογαριασμό. Εάν εισαγάγετε ένα ποσό έκπτωσης για τον λογαριασμό, εισάγετε επίσης τον λογαριασμό έκπτωσης. Αυτός είναι ο λογαριασμός που πιστώνεται για τη μείωση — την έκπτωση — στο σωστό ποσό.
Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Ορισμός πιστώσεων του παραθύρου Pay Bills, το QuickBooks εμφανίζει την καρτέλα Credits του πλαισίου διαλόγου Discount and Credits. Η καρτέλα Credits παραθέτει τυχόν πιστωτικά σημειώματα από αυτόν τον προμηθευτή. Για να εφαρμόσετε ένα πιστωτικό σημείωμα στο ποσό που οφείλεται σε έναν προμηθευτή, κάντε κλικ στο κουμπί Ορισμός πιστώσεων. Το QuickBooks επισημαίνει τις πιστώσεις που έχουν εφαρμοστεί τοποθετώντας ένα σημάδι επιλογής στη σημειωμένη στήλη.
Όταν ολοκληρώσετε την εργασία σας με το πλαίσιο διαλόγου Έκπτωση και Πιστώσεις, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος για να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου και να επιστρέψετε στο παράθυρο Πληρωμή λογαριασμών.
Κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή στο παράθυρο διαλόγου Έκπτωση και πιστώσεις για να διαγράψετε τις πιστώσεις που έχουν εφαρμοστεί που εμφανίζονται στην καρτέλα Πιστώσεις.
Το τελικό υπόλοιπο για τον τραπεζικό λογαριασμό εμφανίζει την αναπτυσσόμενη λίστα Λογαριασμός.
Εάν θέλετε να πληρώσετε τους λογαριασμούς σας με επιταγή, για παράδειγμα, επιλέξτε Έλεγχος. Υποθέτοντας ότι θα εκτυπώσετε τις επιταγές στο QuickBooks, επιλέξτε το κουμπί επιλογής To Be Printed. Διαφορετικά, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Εκχώρηση αριθμού ελέγχου για να εκχωρήσει το QuickBooks τον επόμενο διαδοχικό αριθμό ελέγχου.
Μπορείτε επίσης να πληρώσετε λογαριασμούς με άλλες μεθόδους, όπως με πιστωτική κάρτα και με ηλεκτρονική πληρωμή (εάν έχετε ρυθμιστεί για ηλεκτρονικές πληρωμές ή ηλεκτρονική τραπεζική).
Αυτή η καταχώρηση αλληλεπιδρά με την καταχώριση Τρόπος πληρωμής. Η ημερομηνία πληρωμής που ορίζετε, για παράδειγμα, επηρεάζει το πότε πραγματοποιείται μια ηλεκτρονική πληρωμή. Η ημερομηνία πληρωμής αντιστοιχεί επίσης στην ημερομηνία που εμφανίζεται στις εκτυπωμένες επιταγές.
Το QuickBooks καταγράφει τις συναλλαγές πληρωμής στον τραπεζικό λογαριασμό για την πληρωμή των επιλεγμένων λογαριασμών και κλείνει το παράθυρο Πληρωμή Λογαριασμών.
Πρέπει ακόμα να εκτυπώσετε τυχόν μη εκτυπωμένες επιταγές που είναι απαραίτητες για την πληρωμή λογαριασμών, εάν χρησιμοποιείτε επιταγές για την πληρωμή των λογαριασμών. Πρέπει επίσης να διαβιβάσετε τυχόν οδηγίες ηλεκτρονικής πληρωμής που είναι απαραίτητες για την πληρωμή των λογαριασμών, εάν με αυτόν τον τρόπο έχετε επιλέξει να πληρώσετε τους λογαριασμούς. Εάν πρόκειται να συντάξετε χειρόγραφες επιταγές, προφανώς πρέπει να γράψετε χειρόγραφα τις επιταγές και στη συνέχεια να τις ταχυδρομήσετε.
Με άλλα λόγια, το μόνο που κάνει το QuickBooks σε αυτό το σημείο είναι να καταγράφει τις συναλλαγές πληρωμών στο αρχείο δεδομένων QuickBooks. Πρέπει να εκτυπώσετε τις επιταγές, να στείλετε τις ηλεκτρονικές οδηγίες πληρωμής ή να γράψετε χειρόγραφα τις επιταγές!
Το Slack είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο συνεργασίας. Είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε μια ομάδα χρηστών; Αυτός ο οδηγός σας καθοδηγεί στη διαδικασία για αυτήν τη δυνατότητα premium προγράμματος.
Στο QuickBooks 2010, χρησιμοποιείτε μια Λίστα Προμηθευτών για να διατηρείτε αρχεία στους προμηθευτές σας. Μια Λίστα Προμηθευτών σάς επιτρέπει να συλλέγετε και να καταγράφετε πληροφορίες, όπως τη διεύθυνση του προμηθευτή, τον υπεύθυνο επικοινωνίας και ούτω καθεξής. Μπορείτε να προσθέσετε έναν προμηθευτή στη Λίστα προμηθευτών σας με μερικά απλά βήματα.
Το QuickBooks 2010 διευκολύνει τους λογιστές να εργάζονται με αρχεία δεδομένων πελατών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Αντιγραφής Λογιστή στο QuickBooks για να στείλετε απλώς με e-mail (ή να στείλετε σαλιγκάρι) στον λογιστή σας ένα αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Δημιουργείτε το αντίγραφο του λογιστή του αρχείου δεδομένων QuickBooks χρησιμοποιώντας την έκδοση του QuickBooks που διαθέτετε και την πραγματική […]
Για να εισαγάγετε έναν λογαριασμό που λαμβάνετε από έναν προμηθευτή, χρησιμοποιείτε τη συναλλαγή λογαριασμού QuickBook Online. Το QBO παρακολουθεί τον λογαριασμό ως πληρωτέο, το οποίο είναι υποχρέωση της επιχείρησής σας — χρήματα που οφείλετε αλλά δεν έχετε πληρώσει ακόμη. Οι περισσότερες εταιρείες που εισέρχονται σε συναλλαγές λογαριασμού το κάνουν επειδή λαμβάνουν έναν δίκαιο αριθμό λογαριασμών και […]
Τα QuickBooks Online και QuickBooks Online Accountant περιέχουν ένα εργαλείο που ονομάζεται Συνεργάτης Πελατών το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επικοινωνήσετε με τον πελάτη σας σχετικά με τις υπάρχουσες συναλλαγές. Το Client Collaborator είναι ένα αμφίδρομο εργαλείο. εσείς ή ο πελάτης σας μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα και ο παραλήπτης του μηνύματος μπορεί να απαντήσει. Σκεφτείτε τον Συνεργάτη Πελάτη ως έναν τρόπο για να […]
Μάθετε για το Slack, το οποίο σας δίνει τη δυνατότητα να επικοινωνείτε και να συνεργάζεστε με συναδέλφους εντός και εκτός του οργανισμού σας.
Η κοστολόγηση βάσει δραστηριότητας (ABC για συντομία) μπορεί να είναι η καλύτερη νέα λογιστική ιδέα τις τελευταίες τρεις δεκαετίες. Η προσέγγιση είναι πραγματικά πολύ απλή εάν χρησιμοποιείτε ήδη QuickBooks. Εν ολίγοις, το μόνο που κάνετε για να εφαρμόσετε ένα απλό σύστημα ABC στο QuickBooks είναι αυτό που κάνετε αυτή τη στιγμή. Με άλλα λόγια, απλώς συνεχίστε να παρακολουθείτε […]
Το QuickBooks παρέχει περισσότερες από 100 οικονομικές καταστάσεις και λογιστικές αναφορές. Μπορείτε να μεταβείτε σε αυτές τις αναφορές ανοίγοντας το μενού Αναφορές. Το μενού "Αναφορές" οργανώνει αναφορές σε περίπου δώδεκα κατηγορίες, συμπεριλαμβανομένων των Εταιρειών και Οικονομικών, των Πελατών και των Απαιτήσεων, των Πωλήσεων, των Εργασιών και του Χρόνου & Διανυθείσας Διανυκτέρευσης. Για να δημιουργήσετε σχεδόν οποιαδήποτε από τις αναφορές που είναι διαθέσιμες μέσω των Αναφορών […]
Το QuickBooks σάς επιτρέπει να αφιερώνετε λιγότερο χρόνο στην τήρηση βιβλίων και περισσότερο χρόνο στην επιχείρησή σας. Χρησιμοποιώντας συντομεύσεις θα κινηθείτε στα λογιστικά σας ακόμα πιο γρήγορα και πιο εύκολα.
Αφού ενεργοποιήσετε την Παρακολούθηση τάξης στο QuickBooks, η χρήση τάξεων είναι πολύ απλή. Δημιουργείτε κατηγορίες για τις σειρές προϊόντων ή τις σειρές υπηρεσιών για τις οποίες θέλετε να μετρήσετε την κερδοφορία. Κατατάσσετε τις συναλλαγές ως ταιριασμένες σε μια συγκεκριμένη κατηγορία είτε όπως καταγράφονται (αν μπορείτε) είτε εκ των υστέρων (εάν χρειάζεται να […]
