Πώς να καταγράψετε μια πώληση ή μια πληρωμή

Για να χρησιμοποιήσετε το QuickBooks 2012, πρέπει να κατανοήσετε πώς να καταγράφετε πληρωμές. Οι λογιστικές αρχές αναφέρουν ότι τα έσοδα από τις πωλήσεις πρέπει να αναγνωρίζονται όταν πραγματοποιείται μια πώληση. Και ότι η πώληση πραγματοποιείται όταν μια επιχείρηση παρέχει αγαθά ή υπηρεσίες σε έναν πελάτη.

Αυτή η απαίτηση καταγραφής εσόδων από πωλήσεις τη στιγμή που παρέχονται τα αγαθά ή οι υπηρεσίες σημαίνει ότι η λογιστική των εσόδων από πωλήσεις είναι ελαφρώς πιο περίπλοκη από ό,τι μπορεί να μαντέψατε αρχικά. Η πρώτη συναλλαγή, για παράδειγμα, η συναλλαγή που καταγράφει μια πώληση, εμφανίζεται εδώ.

Καταχώριση ημερολογίου 1: Καταγραφή πιστωτικής πώλησης

Η καταχώριση ημερολογίου 1 δείχνει πώς μπορεί να καταγραφεί μια πώληση 1.000 $. Η καταχώριση ημερολογίου δείχνει μια χρέωση 1.000 $ στους εισπρακτέους λογαριασμούς και μια πίστωση 1.000 $ στα έσοδα από πωλήσεις. Για να καταγράψετε μια πώληση 1.000 $ - μια πώληση με πίστωση - η καταχώριση ημερολογίου πρέπει να δείχνει τόσο την αύξηση των εισπρακτέων λογαριασμών κατά 1.000 $ όσο και την αύξηση των εσόδων από πωλήσεις κατά 1.000 $.

Όταν η επιχείρηση λαμβάνει πληρωμή από τον πελάτη για την απαίτηση των 1.000 $, η επιχείρηση καταγράφει μια καταχώριση ημερολογίου όπως αυτή που φαίνεται.

Καταχώριση ημερολογίου 2: Καταγραφή της πληρωμής του πελάτη

Η καταχώριση ημερολογίου 2 δείχνει μια χρέωση 1.000 $ σε μετρητά, η οποία είναι η αύξηση 1.000 $ στον λογαριασμό μετρητών που συμβαίνει επειδή ο πελάτης μόλις σας πλήρωσε 1.000 $. Η καταχώριση ημερολογίου 2 δείχνει επίσης μια πίστωση 1.000 $ σε εισπρακτέους λογαριασμούς. Αυτή η πίστωση στον λογαριασμό εισπρακτέων περιουσιακών στοιχείων μειώνει το υπόλοιπο των εισπρακτέων λογαριασμών.

Στο σημείο που καταγράφετε τόσο το Journal Entry 1 όσο και το Journal Entry 2, το καθαρό αποτέλεσμα είναι μια χρέωση 1.000 $ σε μετρητά (που δείχνει ότι τα μετρητά έχουν αυξηθεί κατά 1.000 $) και μια πίστωση 1.000 $ στα έσοδα από πωλήσεις (που δείχνει ότι τα έσοδα από πωλήσεις έχουν αυξηθεί κατά 1.000 $ ). Η χρέωση 1.000 $ σε εισπρακτέους λογαριασμούς και η πίστωση 1.000 $ σε εισπρακτέους λογαριασμούς καθαρά στο μηδέν.

Αν σκεφτείτε λίγο αυτήν την επιχείρηση εισπρακτέων λογαριασμών, θα πρέπει να συνειδητοποιήσετε ότι είναι λογικό. Αν και ο λογαριασμός εισπρακτέων λογαριασμών περιλαμβάνει ένα εισπρακτέο υπόλοιπο 1.000 $, αυτό σημαίνει απλώς ότι ο πελάτης σας χρωστάει 1.000 $. Αλλά όταν ο πελάτης εξοφλήσει τελικά τον λογαριασμό των 1.000 $, πρέπει να μηδενίσετε αυτήν την απαίτηση.

Παρεμπιπτόντως, το QuickBooks καταγράφει αυτόματα το Journal Entry 1 και το Journal Entry 2 για εσάς. Η καταχώριση ημερολογίου 1 καταγράφεται κάθε φορά που εκδίδετε ή δημιουργείτε ένα τιμολόγιο πελάτη.

Επομένως, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για τις χρεώσεις και τις πιστώσεις που εμφανίζονται στην Καταχώριση Ημερολογίου 1, εκτός από μία ειδική περίπτωση: Όταν ρυθμίζετε τα στοιχεία QuickBooks και QuickBooks (τα στοιχεία είναι πράγματα που περιλαμβάνονται στα τιμολόγια), προσδιορίζετε ποιος λογαριασμός θα πρέπει να πιστωθεί για την παρακολούθηση των εσόδων από τις πωλήσεις.

Επομένως, παρόλο που μπορεί να μην χρειάζεται να ανησυχείτε πολύ για τους μηχανισμούς του Journal Entry 1, θα πρέπει να κατανοήσετε πώς λειτουργεί αυτή η καταχώριση ημερολογίου, ώστε να μπορείτε να ρυθμίσετε σωστά τα QuickBooks.

Το Journal Entry 2 καταγράφεται επίσης αυτόματα από το QuickBooks. Το QuickBooks καταγράφει το Journal Entry 2 για εσάς κάθε φορά που καταγράφετε μια πληρωμή σε μετρητά από έναν πελάτη. Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε, λοιπόν, για τις χρεώσεις και τις πιστώσεις που απαιτούνται για την καταγραφή των πληρωμών των πελατών. Είναι χρήσιμο να κατανοήσετε πώς λειτουργεί αυτή η καταχώριση ημερολογίου και πώς το QuickBooks καταγράφει αυτήν τη συναλλαγή πληρωμής πελατών.