Πώς να εκχωρήσετε μια επιταγή σε λογαριασμούς ή αντικείμενα στο QuickBooks Online

Όταν γράφετε μια επιταγή στο QuickBooks Online (QBO), πρέπει να εκχωρήσετε τη δαπάνη για την οποία γράφετε την επιταγή είτε σε έναν λογαριασμό είτε σε ένα αντικείμενο και μπορείτε να εκχωρήσετε μία επιταγή τόσο σε λογαριασμούς όσο και σε αντικείμενα. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να εισαγάγετε και να εκτυπώσετε μια επιταγή:

Στη σελίδα Συναλλαγές Εξόδων, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία νέου.

Από τη λίστα που εμφανίζεται, κάντε κλικ στην επιλογή Έλεγχος.

Το QBO εμφανίζει το παράθυρο ελέγχου που εμφανίζεται. Το παράθυρο χωρίζεται σε διάφορα τμήματα:

• Η ενότητα Κεφαλίδα: Εμφανίζει το υπόλοιπο στον επιλεγμένο λογαριασμό όψεως, τον επιλεγμένο δικαιούχο και την ταχυδρομική διεύθυνση του δικαιούχου πληρωμής, την ημερομηνία πληρωμής, το ποσό και τον αριθμό της επιταγής και την επιλογή εκτύπωσης της επιταγής αργότερα.

• Η ενότητα Λεπτομέρειες λογαριασμού: Το χρησιμοποιείτε όταν η δαπάνη δεν σχετίζεται με ένα στοιχείο που έχετε ορίσει.

• Η ενότητα Λεπτομέρειες αντικειμένου: Το χρησιμοποιείτε όταν γράφετε μια επιταγή για να πληρώσετε για ένα προϊόν ή μια υπηρεσία που αγοράσατε.

  Συνήθως γράφετε μια επιταγή χρησιμοποιώντας είτε την ενότητα Στοιχεία λογαριασμού είτε την ενότητα Λεπτομέρειες αντικειμένου, αλλά όχι και τα δύο. Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και τις δύο ενότητες. Εάν δεν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε μια ενότητα, μπορείτε να την αποκρύψετε κάνοντας κλικ στο βέλος που δείχνει προς τα κάτω δίπλα στο όνομα της ενότητας.

• Η ενότητα Υποσέλιδο: Περιέχει το σύνολο επιταγών, το πλαίσιο Σημείωση και το πλαίσιο που χρησιμοποιείτε για να επισυνάψετε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο στην επιταγή.

Το QBO εμφανίζει το υπόλοιπο στον τρέχοντα επιλεγμένο τραπεζικό λογαριασμό.

Επιλέξτε έναν δικαιούχο πληρωμής και έναν λογαριασμό από τον οποίο θα πραγματοποιήσετε την πληρωμή.

Μαζί με τις πληροφορίες διεύθυνσης του δικαιούχου πληρωμής, το QBO εμφανίζει πληροφορίες από συναλλαγές που είχαν εισαχθεί προηγουμένως, εκτός εάν δεν έχετε εισαγάγει ακόμη συναλλαγές για αυτόν τον δικαιούχο πληρωμής ή έχετε απενεργοποιήσει τη ρύθμιση για την εμφάνιση πληροφοριών συναλλαγής που έχετε εισαγάγει προηγουμένως στις Ρυθμίσεις εταιρείας.

Εάν εμφανιστεί ένα παράθυρο στη δεξιά πλευρά, εμφανίζει συναλλαγές που ίσως θέλετε να συνδέσετε με την επιταγή που γράφετε. Από την άλλη πλευρά, εάν η επιταγή που γράφετε δεν έχει καμία σχέση με οποιαδήποτε συναλλαγή που εμφανίζεται στο παράθυρο, απλώς αγνοήστε το παράθυρο.

Ελέγξτε ξανά την ημερομηνία πληρωμής και τον αριθμό ελέγχου και επιλέξτε την κατάλληλη επιλογή στο πλαίσιο ελέγχου Εκτύπωση αργότερα.

Εκχωρήστε μέρος ή το σύνολο της επιταγής σε έναν λογαριασμό εξόδων ή ένα αντικείμενο χρησιμοποιώντας την ενότητα Στοιχεία λογαριασμού ή την ενότητα Στοιχεία είδους. Για να αντιστοιχίσετε ένα τμήμα σε έναν λογαριασμό εξόδων:

Εάν σκοπεύετε να αντιστοιχίσετε την επιταγή μόνο σε λογαριασμούς εξόδων ή μόνο σε στοιχεία, μπορείτε να αποκρύψετε την ενότητα του παραθύρου συναλλαγής Έλεγχος που δεν θα χρησιμοποιήσετε. Κάντε κλικ στο βέλος που δείχνει προς τα κάτω δίπλα στον τίτλο της ενότητας.

Κάντε κλικ στη στήλη Λογαριασμός και επιλέξτε τον κατάλληλο λογαριασμό εξόδων για την επιταγή που καταγράφετε.

Μπορείτε να πληκτρολογήσετε χαρακτήρες που εμφανίζονται στο όνομα του λογαριασμού και το QBO θα σας βοηθήσει να βρείτε τον λογαριασμό.

Στη στήλη Περιγραφή, πληκτρολογήστε μια περιγραφή της δαπάνης που πληρώνετε.

Στη στήλη Ποσό, καταχωρίστε το ποσό της επιταγής που θέλετε να εφαρμόσετε στον επιλεγμένο λογαριασμό.

Εάν πραγματοποιήσατε τα έξοδα για λογαριασμό ενός πελάτη και θέλετε να χρεώσετε τον πελάτη για τη δαπάνη, επιλέξτε το πλαίσιο Χρεώσιμο — και, εάν χρειάζεται, το πλαίσιο Φόρος — και επιλέξτε το όνομα του πελάτη στη στήλη Πελάτης.

Επαναλάβετε τα υποβήματα 1 έως 4 για να προσθέσετε περισσότερες γραμμές στον έλεγχο.

Για να εκχωρήσετε μέρος ή το σύνολο της επιταγής σε αντικείμενα ή υπηρεσίες που έχετε ορίσει, χρησιμοποιήστε την ενότητα Λεπτομέρειες αντικειμένου:

Κάντε κλικ στη στήλη Προϊόν/Υπηρεσία και επιλέξτε ένα κατάλληλο στοιχείο για την επιταγή που καταγράφετε.

Μπορείτε να πληκτρολογήσετε χαρακτήρες στη στήλη Προϊόν/Υπηρεσία και το QBO θα σας βοηθήσει να βρείτε τον λογαριασμό.

Προαιρετικά, επεξεργαστείτε τη στήλη Περιγραφή για το επιλεγμένο στοιχείο.

Χρησιμοποιήστε τις στήλες Ποσότητα, Τιμή και Ποσό για να δώσετε την ποσότητα του επιλεγμένου είδους που αγοράζετε, την τιμή που πληρώνετε για κάθε είδος και το ποσό που πληρώνετε.

Όταν παρέχετε οποιεσδήποτε δύο από τις τιμές Ποσότητα, Τιμή και Ποσό, το QuickBooks υπολογίζει την τρίτη τιμή.

Εάν αγοράσατε το προϊόν για λογαριασμό ενός πελάτη και θέλετε να χρεώσετε τον πελάτη για το προϊόν, επιλέξτε το πλαίσιο Χρεώσιμο — και, εάν χρειάζεται, το πλαίσιο Φόρος — και επιλέξτε το όνομα του πελάτη στη στήλη Πελάτης.

Επαναλάβετε τα υποβήματα 1 έως 4 για να προσθέσετε περισσότερα στοιχεία στον έλεγχο.

Μπορείτε να κάνετε κύλιση προς τα κάτω στο παράθυρο Επιταγή, να πληκτρολογήσετε ένα μήνυμα στον δικαιούχο πληρωμής και να επισυνάψετε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο (όπως το τιμολόγιο του δικαιούχου) στην επιταγή.

Για να επισυνάψετε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο στην επιλογή, κάντε κλικ στο πλαίσιο Συνημμένα και μεταβείτε στο έγγραφο ή σύρετε και αποθέστε το ηλεκτρονικό αντίγραφο στο πλαίσιο Συνημμένα.

Στο κάτω μέρος του παραθύρου, μπορείτε

• Ακυρώστε την ενέργειά σας ή εκκαθαρίστε το παράθυρο και ξεκινήστε ξανά.

• Κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση ελέγχου για να εκτυπώσετε την επιταγή.

• Κάντε κλικ στην επιλογή Επαναλαμβανόμενη για να ορίσετε την επιταγή ως επαναλαμβανόμενη πληρωμή που σκοπεύετε να πραγματοποιήσετε σε ένα χρονοδιάγραμμα που καθορίζετε.

• Κάντε κλικ στο Περισσότερα για να δείτε πρόσθετες ενέργειες, όπως η ακύρωση της επιταγής.

• Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση και Δημιουργία για να αποθηκεύσετε την επιταγή και να εμφανίσετε ξανά το παράθυρο Έλεγχος, ώστε να μπορείτε να γράψετε άλλη επιταγή.