Πώς να εκτυπώσετε μια επιταγή με το QuickBooks 2015

Η εκτύπωση με έλεγχο είναι κάπως περίπλοκη, έτσι δεν είναι; Οι άνθρωποι που σχεδιάζουν QuickBooks προσπαθούν να κάνουν τα πράγματα όσο το δυνατόν πιο απλά για εσάς. Σύντομα, θα φαίνεται σαν μια απλή δουλειά…ελπίζουμε.

Εκτύπωση επιταγής καθώς τη γράφετε

Εάν βρίσκεστε στο παράθυρο Εγγραφή επιταγών και μόλις ολοκληρώσατε τη συμπλήρωση μιας επιταγής, μπορείτε να την εκτυπώσετε. Το μόνο μειονέκτημα είναι ότι πρέπει να εκτυπώνετε επιταγές μία κάθε φορά με αυτήν τη μέθοδο. Δείτε πώς:

Συμπληρώστε την επιταγή σας.

Ναι, θα πρέπει να συμπληρώσετε την επιταγή πριν την εκτυπώσετε. Και βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου Εκτύπωση αργότερα.

Κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση στο παράθυρο Εγγραφή επιταγών.

Βλέπετε το πλαίσιο διαλόγου Print Check.

Εισαγάγετε έναν αριθμό ελέγχου στο πλαίσιο κειμένου Εκτυπωμένος αριθμός ελέγχου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

Αφού κάνετε κλικ στο OK, βλέπετε το παράθυρο διαλόγου Print Checks με παρόμοιο όνομα. Οι ρυθμίσεις που βλέπετε σε αυτό το πλαίσιο διαλόγου είναι αυτές που επιλέξατε όταν είπατε για πρώτη φορά στο QuickBooks πώς να εκτυπώνει επιταγές. Εάν αλλάξετε τις ρυθμίσεις στο πλαίσιο διαλόγου Έλεγχοι εκτύπωσης, οι αλλαγές επηρεάζουν μόνο αυτόν τον συγκεκριμένο έλεγχο.

Κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση, για να αποδεχτείτε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις, ή κάντε αλλαγές στο παράθυρο διαλόγου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση.

Στο πεδίο Όνομα εκτυπωτή, καθορίστε σε ποιον εκτυπωτή θέλετε να εκτυπώσετε. Στην περιοχή Στυλ ελέγχου, υποδείξτε εάν θέλετε να εκτυπώσετε ένα κουπόνι, μια τυπική ή μια επιταγή πορτοφολιού.

Εάν εκτυπώνετε μια μερική σελίδα εντύπων σε εκτυπωτή λέιζερ, χρησιμοποιήστε την καρτέλα Μερική σελίδα για να υποδείξετε τόσο τον αριθμό των εντύπων ελέγχου στη μερική σελίδα όσο και τον τρόπο με τον οποίο θα τις τροφοδοτήσετε μέσω του εκτυπωτή σας.

Εάν θέλετε το όνομα και η διεύθυνση της εταιρείας σας να εμφανίζονται στον έλεγχο, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εκτύπωση ονόματος και διεύθυνσης εταιρείας στην καρτέλα Ρυθμίσεις.

Αφού κάνετε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση, το QuickBooks εκτυπώνει την επιλογή και βλέπετε το πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωση ελέγχων – Επιβεβαίωση.

Εάν η επιταγή δεν εκτυπώθηκε σωστά, κάντε κλικ στην επιλογή που αναφέρεται στο πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωση ελέγχων – Επιβεβαίωση για να την επιλέξετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK για να επιστρέψετε στο παράθυρο Εγγραφή ελέγχων. Στη συνέχεια, κάντε ξανά κλικ στο κουμπί Εγγραφή παραθύρου επιταγών Εκτύπωση, πληκτρολογήστε τον νέο αριθμό ελέγχου και κάντε ξανά κλικ στο Εκτύπωση.

Το QuickBooks δεν παρακολουθεί αυτόματα τις λανθασμένα εκτυπωμένες φόρμες επιταγών, επομένως πρέπει να το κάνετε. Εάν παραβιάσετε μια φόρμα επιταγής, φροντίστε να γράψετε VOID με μεγάλα γράμματα και μόνιμο μελάνι στην όψη της επιταγής. Στη συνέχεια, καταθέστε την επιταγή για αναφορά. Μην πετάτε την επιταγή!

Εάν η επιταγή σας φαίνεται καλή, κάντε κλικ στο OK.

Επιστρέφετε στο παράθυρο Εγγραφή επιταγών. Μην ξεχάσετε να υπογράψετε την επιταγή.

Εκτύπωση επιταγών από το μπουσέλ

Τι γίνεται αν γράψετε ένα χάος επιταγών και μετά αποφασίσετε να τις εκτυπώσετε; Έτσι γίνεται συνήθως η διαδικασία. Δείτε πώς μπορείτε να εκτυπώσετε μια δέσμη επιταγών:

Μεταβείτε στο μητρώο και βεβαιωθείτε ότι οι επιταγές που θέλετε να εκτυπώσετε φέρουν την ένδειξη To Print.

Ο πιο γρήγορος τρόπος για να μπείτε στο μητρώο είναι να επιλέξετε Τραπεζική→ Χρήση Μητρώου. Εάν διαθέτετε περισσότερους από έναν τραπεζικούς λογαριασμούς, επιλέξτε το μητρώο Ελεγχόμενου λογαριασμού που θέλετε να ανοίξετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

Οι επιταγές που θέλετε να εκτυπώσετε έχουν Εκτύπωση στη γραμμή Αριθμός; Εάν όχι, κάντε καρτέλα στη γραμμή Αριθμός, πατήστε T και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εγγραφή. Το QuickBooks συμπληρώνει αυτόματα το πεδίο Αριθμός με Εκτύπωση και, στη συνέχεια, συνεχίζει.

Επιλέξτε Αρχείο→Εκτύπωση φορμών→Έλεγχοι.

Βλέπετε το πλαίσιο διαλόγου Επιλογή επιταγών για εκτύπωση, στο οποίο επιλέγετε τις επιταγές προς εκτύπωση.

Κάντε κλικ στα σημάδια επιλογής δίπλα στις επιταγές που δεν θέλετε να εκτυπώσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

Όλοι οι έλεγχοι επιλέγονται αρχικά. Κάντε κλικ στα σημάδια επιλογής δίπλα στις επιταγές που δεν θέλετε να εκτυπώσετε, ώστε το QuickBooks να αφαιρέσει τα σημάδια επιλογής.

Όταν μόνο οι επιταγές που θέλετε να εκτυπώσετε έχουν σημάδια επιλογής, κάντε κλικ στο OK για να συνεχίσετε με αυτό το τρελό μικρό πράγμα που ονομάζεται επιταγή εκτύπωση. Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Έλεγχοι εκτύπωσης.

Κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση για να αποδεχτείτε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις ή κάντε αλλαγές στο παράθυρο διαλόγου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση.

Μπορείτε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις σε αυτό το πλαίσιο διαλόγου, εάν θέλετε να είναι διαφορετικές. Τυχόν αλλαγές που κάνετε για μια συγκεκριμένη δέσμη ελέγχων δεν επηρεάζουν τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις.

Στο πλαίσιο Έλεγχος στυλ, υποδείξτε εάν θέλετε να εκτυπώσετε επιταγές κουπονιών, τυπικών ή πορτοφολιών. Εάν εκτυπώνετε μια μερική σελίδα επιταγών, εισαγάγετε τον αριθμό των επιταγών στην πρώτη σελίδα στο πλαίσιο κειμένου Αριθμός επιταγών στην πρώτη σελίδα.

Εάν θέλετε το όνομα και η διεύθυνση της εταιρείας σας να εμφανίζονται στις επιταγές, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εκτύπωση ονόματος και διεύθυνσης εταιρείας στην καρτέλα Ρυθμίσεις.

Αλλάξτε την προεπιλεγμένη τιμή στο πλαίσιο κειμένου Αριθμός αντιγράφων για να εκτυπώσετε περισσότερα από ένα αντίγραφα της επιταγής.

Το QuickBooks εκτυπώνει τις επιταγές και, στη συνέχεια, εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωση ελέγχων – Επιβεβαίωση.

Ελέγξτε τις επιταγές που εκτύπωσε το QuickBooks. στη συνέχεια κάντε ένα από τα παρακάτω:

• Εάν το QuickBooks εκτύπωσε σωστά τις επιταγές, απαντήστε στην επιλογή Εκτύπωση επιταγών OK; ερώτηση κάνοντας κλικ στο OK.

• Εάν το QuickBooks δεν εκτύπωσε σωστά μια επιταγή, πληκτρολογήστε τον αριθμό του πρώτου εσφαλμένα εκτυπωμένου ελέγχου στο πλαίσιο κειμένου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK. Σε αυτήν την περίπτωση, επαναλάβετε τα βήματα για την εκτύπωση ελέγχου. Σημειώστε, ωστόσο, ότι πρέπει να εκτυπώσετε ξανά μόνο την πρώτη εσφαλμένη επιταγή και τους ελέγχους που την ακολουθούν.

Εάν οι αριθμοί των επιταγών που πρέπει να επανεκτυπώσετε δεν είναι διαδοχικοί, κάντε το εύκολο για τον εαυτό σας. Κάντε κλικ στο OK για να διαγράψετε τη λίστα των επιταγών που θα εκτυπωθούν, μεταβείτε στο μητρώο, κάντε κλικ στη γραμμή Αριθμός των επιταγών που πρέπει να εκτυπώσετε και, στη συνέχεια, πατήστε το T. Στη συνέχεια επιλέξτε Αρχείο→ Εκτύπωση φορμών→ Έλεγχοι, όπως στο Βήμα 2 και συνεχίστε από εκεί.

Υπογράψτε τις έντυπες επιταγές.