Πώς να εκτελέσετε τον Οδηγό εγκατάστασης QuickBooks

Αφού εγκαταστήσετε το πρόγραμμα QuickBooks 2021, το πρόγραμμα εγκατάστασης μπορεί να ξεκινήσει αυτόματα το QuickBooks και στη συνέχεια να ξεκινήσει το QuickBooks Setup. Μπορείτε επίσης να ξεκινήσετε το QuickBooks Setup ξεκινώντας το πρόγραμμα QuickBooks με τον ίδιο τρόπο που ξεκινάτε οποιοδήποτε πρόγραμμα και, στη συνέχεια, επιλέγοντας Αρχείο→ Νέα Εταιρεία.

Λαμβάνοντας το μεγάλο καλωσόρισμα

Το Let's Set Up Your Business! Η οθόνη του QuickBooks Setup (δείτε την εικόνα) εμφανίζεται όταν επιλέγετε Αρχείο→Νέα εταιρεία. Η οθόνη σας κάνει να ξεκινήσετε να παρέχετε ορισμένες γενικές πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία μιας νέας εταιρείας στο QuickBooks. Πιθανότατα θέλετε να διαβάσετε τις πληροφορίες αυτής της οθόνης. Όταν είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Express Start ή στο κουμπί Detailed Start.

Το παράθυρο ρύθμισης QuickBooks, που εμφανίζει το μήνυμα καλωσορίσματος

Η μέθοδος Express Start

Το QuickBooks παρέχει μια ταχεία έκδοση της διαδικασίας εγκατάστασης QuickBooks, την οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όταν δεν θέλετε να προσαρμόσετε τη ρύθμιση. Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Express Start, το QuickBooks συλλέγει ορισμένες πληροφορίες για την εταιρεία σας και, με βάση αυτές τις πληροφορίες, δημιουργεί ένα εταιρικό αρχείο που θα πρέπει να λειτουργεί για μια επιχείρηση σαν τη δική σας.

Αφού κάνετε κλικ στο Express Start για να δημιουργήσετε το εταιρικό αρχείο, το QuickBooks σάς ζητά να περιγράψετε τα άτομα (πελάτες, πωλητές και υπαλλήλους) με τα οποία συνεργάζεστε, τα αντικείμενα που πουλάτε και τον τραπεζικό σας λογαριασμό. Παρέχετε αυτές τις περιγραφές περνώντας μέσα από μια σειρά οθονών και συμπληρώνοντας πλαίσια και φύλλα εργασίας στην οθόνη.

Η μέθοδος λεπτομερούς εκκίνησης

Το κουμπί Λεπτομερής Έναρξη, εάν κάνετε κλικ, ξεκινά τη Συνέντευξη EasyStep, η οποία σας καθοδηγεί σε μια δέσμη οθονών γεμάτη πληροφορίες που σας επιτρέπουν να προσδιορίσετε μάλλον αυστηρά πώς θα πρέπει να φαίνεται το εταιρικό αρχείο που ρυθμίζει το QuickBooks.

Για να μεταβείτε στην επόμενη οθόνη στη Συνέντευξη EasyStep, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο. Για να μεταβείτε στην προηγούμενη οθόνη, κάντε κλικ στο κουμπί Πίσω. Εάν αποθαρρυνθείτε και θέλετε να τα παρατήσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Αποχώρηση. Προσπαθήστε όμως να μην αποθαρρυνθείτε.

Παροχή πληροφοριών εταιρείας

Οι πρώτες οθόνες της Συνέντευξης EasyStep συλλέγουν πολλές σημαντικές γενικές πληροφορίες σχετικά με την επιχείρησή σας, συμπεριλαμβανομένης της επωνυμίας της εταιρείας σας και της νομικής επωνυμίας της εταιρείας, της διεύθυνσης της εταιρείας σας, του κλάδου στον οποίο δραστηριοποιείτε, του ομοσπονδιακού φορολογικού σας αριθμού, του πρώτου μήνα το οικονομικό έτος (συνήθως, Ιανουάριος), τον τύπο του εντύπου φόρου εισοδήματος που χρησιμοποιεί η επιχείρησή σας για να αναφέρει στην IRS και τον κλάδο ή τον τύπο της εταιρείας που λειτουργείτε (λιανική πώληση, υπηρεσίες κ.λπ.). Εμφανίζεται η πρώτη οθόνη της Συνέντευξης EasyStep.

Η πρώτη οθόνη της Συνέντευξης EasyStep συλλέγει γενικές πληροφορίες εταιρείας.

Το QuickBooks δεν είναι πολύ έξυπνο σχετικά με τους φορολογικούς λογιστικούς κανόνες για εταιρείες περιορισμένης ευθύνης (LLC). Μια LLC μπορεί να αντιμετωπίζεται ως ατομική επιχείρηση εάν έχει έναν ιδιοκτήτη και ως εταιρική σχέση εάν έχει περισσότερους από έναν ιδιοκτήτες. Αλλά οι LLC μπορεί επίσης να επιλέξουν να αντιμετωπίζονται ως εταιρείες S ή εταιρείες C. Εάν έχετε κάνει μια τέτοια εκλογή για την LLC σας, φροντίστε να υποδείξετε ότι η LLC είναι εταιρεία S ή εταιρεία C.

Αφού συλλέξει αυτές τις γενικές πληροφορίες της εταιρείας, το QuickBooks δημιουργεί το αρχείο δεδομένων εταιρείας που αποθηκεύει τις οικονομικές πληροφορίες της εταιρείας σας. Το QuickBooks προτείνει ένα προεπιλεγμένο όνομα ή ένα αρχείο δεδομένων QuickBooks με βάση το όνομα της εταιρείας. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να αποδεχτείτε το προτεινόμενο όνομα και την προτεινόμενη θέση φακέλου (εκτός αν θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο δεδομένων στο φάκελο Documents, κάτι που δεν είναι κακή ιδέα).

Το παράθυρο διαλόγου Όνομα αρχείου για νέα εταιρεία

Προσαρμογή QuickBooks

Αφού το QuickBooks συλλέξει τις γενικές πληροφορίες της εταιρείας που αναφέρονται στις προηγούμενες παραγράφους, η Συνέντευξη EasyStep σάς θέτει ορισμένες πολύ συγκεκριμένες ερωτήσεις σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησής σας, ώστε να μπορεί να ορίσει τις προτιμήσεις QuickBooks. Οι προτιμήσεις, στην πραγματικότητα, ενεργοποιούν ή απενεργοποιούν διάφορες λογιστικές λειτουργίες των QuickBooks, ελέγχοντας έτσι τον τρόπο λειτουργίας και εμφάνισης του προγράμματος. Ακολουθούν τα είδη των ερωτήσεων που θέτει η Συνέντευξη EasyStep για να ορίσετε τις προτιμήσεις QuickBooks:

• Διατηρεί η εταιρεία σας απόθεμα;
• Θέλετε να παρακολουθείτε το απόθεμα που αγοράζετε και πουλάτε;
• Εισπράττετε φόρο επί των πωλήσεων από τους πελάτες σας;
• Θέλετε να χρησιμοποιήσετε παραγγελίες πωλήσεων για την παρακολούθηση παραγγελιών πελατών και παραγγελιών;
• Θέλετε να χρησιμοποιήσετε το QuickBooks για να σας βοηθήσει με τη μισθοδοσία των υπαλλήλων σας;
• Χρειάζεται να παρακολουθείτε πολλά νομίσματα στο QuickBooks επειδή συναλλάσσεστε με πελάτες και προμηθευτές σε άλλες χώρες και έχουν τακτικά αυτά τα άτομα το θράσος να σας πληρώνουν ή να σας τιμολογούν σε νόμισμα διαφορετικό από αυτό που χρησιμοποιεί η χώρα σας;
• Θα θέλατε να παρακολουθείτε τον χρόνο που αφιερώνετε εσείς ή οι υπάλληλοί σας σε θέσεις εργασίας ή έργα για πελάτες;
• Πώς θέλετε να χειρίζεστε τους λογαριασμούς και τις πληρωμές (εισάγετε απευθείας τις επιταγές ή εισάγετε πρώτα τους λογαριασμούς και τις πληρωμές αργότερα);

Πώς να ορίσετε την ημερομηνία έναρξης

Ίσως η βασική απόφαση που παίρνετε για τη δημιουργία οποιουδήποτε λογιστικού συστήματος είναι η ημέρα που θα αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το νέο σας σύστημα. Αυτή η ημέρα ονομάζεται ημερομηνία μετατροπής. Συνήθως, θέλετε να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε ένα λογιστικό σύστημα την πρώτη ημέρα του έτους ή την πρώτη ημέρα ενός νέου μήνα. Κατά συνέπεια, μια άλλη μεγάλη ερώτηση που σας τίθεται είναι σχετικά με την ημερομηνία μετατροπής. Σας ζητείται να προσδιορίσετε την ημερομηνία έναρξης χρησιμοποιώντας το πλαίσιο διαλόγου που εμφανίζεται.

Το παράθυρο διαλόγου EasyStep Συνέντευξη που σας επιτρέπει να επιλέξετε την ημερομηνία έναρξης

Ο ευκολότερος χρόνος για να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε ένα νέο λογιστικό σύστημα είναι η αρχή του έτους. Ο λόγος? Μπορείτε να εισαγάγετε ένα απλούστερο δοκιμαστικό υπόλοιπο. Στην αρχή του έτους, για παράδειγμα, καταχωρείτε μόνο τα υπόλοιπα του ενεργητικού, του παθητικού και των ιδίων κεφαλαίων του ιδιοκτήτη.

Οποιαδήποτε άλλη στιγμή, εισάγετε επίσης τα υπόλοιπα των λογαριασμών εσόδων και εξόδων από το έτος μέχρι την ημερομηνία. Συνήθως, έχετε αυτές τις πληροφορίες εσόδων και εξόδων από το έτος μέχρι σήμερα διαθέσιμες μόνο στην αρχή του μήνα. Για αυτόν τον λόγο, η μόνη άλλη εφικτή ημερομηνία έναρξης που μπορείτε να επιλέξετε είναι η έναρξη ενός μήνα.

Σε αυτήν την περίπτωση, λαμβάνετε ποσά εισοδήματος από το έτος έως το τέλος του προηγούμενου μήνα από το προηγούμενο λογιστικό σας σύστημα. Εάν χρησιμοποιείτε το Sage 50 Accounting, για παράδειγμα, λάβετε από το Sage ποσά εσόδων και εξόδων από το έτος μέχρι την ημερομηνία.

Αφού καταχωρίσετε την ημερομηνία έναρξης, παρέχετε τις βασικές πληροφορίες εταιρείας, προσδιορίσετε τις περισσότερες λογιστικές προτιμήσεις σας και προσδιορίσετε την ημερομηνία κατά την οποία θέλετε να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε το QuickBooks, έχετε σχεδόν τελειώσει.

Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Αποχώρηση, το QuickBooks σας αφήνει στο πρόγραμμα QuickBooks, έτοιμοι να ξεκινήσετε τη δουλειά. Ωστόσο, η διαδικασία EasyStep Interview δεν χάνεται για πάντα. Για να επιστρέψετε στη συνέντευξη, απλώς ανοίξτε το αρχείο που ήσασταν στη διαδικασία ρύθμισης. Όταν το κάνετε, επανεκκινείται η Συνέντευξη EasyStep.

Ελέγξτε το προτεινόμενο λογιστικό σχέδιο

Στο τέλος της συνέντευξης EasyStep, με βάση τις πληροφορίες που παρέχετε σχετικά με τον τύπο του κλάδου σας και το έντυπο φορολογικής δήλωσης που υποβάλλετε στην IRS, το QuickBooks προτείνει ένα αρχικό σύνολο λογαριασμών, το οποίο οι λογιστές ονομάζουν λογιστικό σχέδιο . Αυτοί οι λογαριασμοί είναι οι κατηγορίες που χρησιμοποιείτε για την παρακολούθηση των εσόδων, των εξόδων, των περιουσιακών στοιχείων, των υποχρεώσεων και των ιδίων κεφαλαίων σας. Αυτό το σχήμα δείχνει την οθόνη που εμφανίζει η Συνέντευξη EasyStep για την εμφάνιση αυτών των λογαριασμών.

Η οθόνη Συνέντευξη EasyStep σάς δείχνει τους προτεινόμενους λογαριασμούς εσόδων και εξόδων.

Οι λογαριασμοί που επισημαίνει το QuickBooks με μια επιταγή, όπως εξηγεί η οθόνη, είναι οι προτεινόμενοι λογαριασμοί. Εάν δεν κάνετε τίποτα άλλο, αυτοί οι ελεγμένοι λογαριασμοί είναι αυτοί που θα χρησιμοποιήσετε (τουλάχιστον για να ξεκινήσετε) στο QuickBooks. Μπορείτε να αφαιρέσετε έναν προτεινόμενο λογαριασμό κάνοντας κλικ στο σημάδι επιλογής. Το QuickBooks αφαιρεί το σημάδι επιλογής, πράγμα που σημαίνει ότι ο λογαριασμός δεν θα είναι μέρος του τελικού λογαριασμού. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ σε έναν λογαριασμό για να προσθέσετε ένα σημάδι επιλογής και να συμπεριλάβετε τον λογαριασμό στο αρχικό λογιστικό σχέδιο.

Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Επαναφορά προτάσεων στο κάτω μέρος της λίστας για να επιστρέψετε στο αρχικό προτεινόμενο λογιστικό σχέδιο (εάν κάνατε αλλαγές που αργότερα αποφασίσατε ότι δεν θέλετε).

Όταν το προτεινόμενο λογιστικό σχέδιο σας φαίνεται εντάξει, κάντε κλικ στο Επόμενο. Είναι καλό να αποδεχτείτε αυτό που προτείνει το QuickBooks, επειδή μπορείτε να αλλάξετε το λογιστικό σχέδιο αργότερα.

Προσθέστε τα στοιχεία σας στο αρχείο της εταιρείας

Ανεξάρτητα από το εάν χρησιμοποιείτε τη μέθοδο Express Start για τη δημιουργία ενός εταιρικού αρχείου ή τη μέθοδο Detailed Start/EasyStep Interview, αφού εσείς και το QuickBooks ρυθμίσετε το εταιρικό αρχείο, το QuickBooks σάς ζητά να εισαγάγετε τις δικές σας πληροφορίες στο εταιρικό αρχείο.

Η οθόνη ρύθμισης QuickBooks που σας ζητά να εισαγάγετε τις δικές σας πληροφορίες στο αρχείο της εταιρείας

Πελάτες, πωλητές και εργαζόμενοι

Για να περιγράψετε πελάτες, προμηθευτές και υπαλλήλους, κάντε κλικ στο πρώτο κουμπί Προσθήκη. Το QuickBooks ρωτά εάν είναι δυνατό να λάβετε αυτά τα δεδομένα από κάπου αλλού, όπως ένα πρόγραμμα email ή υπηρεσία email (Outlook, Gmail κ.λπ.) ή εάν θέλετε να εισαγάγετε τις πληροφορίες σε ένα φύλλο εργασίας με μη αυτόματο τρόπο. Πιθανότατα πρόκειται να εισαγάγετε τις πληροφορίες με μη αυτόματο τρόπο, επομένως κάντε κλικ στο κατάλληλο κουμπί και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια. Όταν το QuickBooks εμφανίζει ένα παράθυρο φύλλου εργασίας (δείτε την παρακάτω εικόνα), εισαγάγετε κάθε πελάτη, προμηθευτή ή υπάλληλο στη δική του σειρά και φροντίστε να συμπεριλάβετε πληροφορίες τόσο για το όνομα όσο και για τη διεύθυνση. Κάντε κλικ στο Continue (δεν εμφανίζεται) όταν τελειώσετε. Στη συνέχεια, το QuickBooks ρωτά (χρησιμοποιώντας μια οθόνη που δεν εμφανίζεται εδώ) εάν θέλετε να εισαγάγετε υπόλοιπα ανοίγματος — ποσά που οφείλετε ή οφείλετε — για πελάτες και προμηθευτές.

Η οθόνη ρύθμισης QuickBooks συλλέγει πληροφορίες σχετικά με τα άτομα με τα οποία συνεργάζεστε.

Υπηρεσίες και είδη αποθέματος που πουλάτε

Για να περιγράψετε τα πράγματα που πουλάτε, κάντε κλικ στο δεύτερο κουμπί Προσθήκη. Το QuickBooks ρωτά για το υλικό που πουλάτε — εάν πουλάτε υπηρεσίες, εάν πουλάτε είδη αποθέματος και εάν θέλετε να παρακολουθείτε τέτοια είδη αποθέματος που πουλάτε, για παράδειγμα. Απαντήστε σε αυτές τις ερωτήσεις κάνοντας κλικ στο κουμπί επιλογής που ταιριάζει με την κατάστασή σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια.

Όταν το QuickBooks εμφανίζει ένα παράθυρο φύλλου εργασίας (δεν εμφανίζεται), περιγράψτε κάθε είδος που πουλάτε σε ξεχωριστή σειρά φύλλου εργασίας. Φροντίστε επίσης να περιγράψετε τυχόν στοιχεία αποθέματος που κρατάτε τη στιγμή που μετατρέπετε σε QuickBooks. Κάντε κλικ στο Continue όταν τελειώσετε. Εάν πουλάτε περισσότερους από έναν τύπους αντικειμένων, πρέπει να επαναλάβετε αυτή τη διαδικασία για κάθε τύπο αντικειμένου.

Επιχειρηματικοί τραπεζικοί λογαριασμοί

Για να περιγράψετε τον τραπεζικό λογαριασμό της επιχείρησής σας (ή τους τραπεζικούς λογαριασμούς), κάντε κλικ στο τρίτο κουμπί Προσθήκη. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο του φύλλου εργασίας Προσθήκη των τραπεζικών λογαριασμών σας (δεν εμφανίζεται), δώστε το όνομα, τον αριθμό λογαριασμού και το υπόλοιπο κάθε τραπεζικού λογαριασμού κατά την ημερομηνία μετατροπής. Όταν ολοκληρώσετε την εισαγωγή αυτών των πληροφοριών, κάντε κλικ στο Continue.