Πώς να εκτελέσετε την εγκατάσταση του QuickBooks 2014

Επιλέξτε την εντολή Νέα Εταιρεία.

Εμφανίζεται η οθόνη Let's Get Your Business Setup Quickly της ρύθμισης QuickBooks. Όταν είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε, κάντε κλικ είτε στο κουμπί Express Start είτε στο κουμπί Advanced Setup.

Το QuickBooks 2014 παρέχει μια ταχεία έκδοση της διαδικασίας εγκατάστασης QuickBooks, την οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όταν δεν θέλετε να προσαρμόσετε τη ρύθμιση. Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Express Start, το QuickBooks συλλέγει ορισμένες πληροφορίες για την εταιρεία σας και, με βάση αυτές τις πληροφορίες, δημιουργεί ένα εταιρικό αρχείο που θα πρέπει να λειτουργεί για μια επιχείρηση σαν τη δική σας.

Το κουμπί Ρύθμιση για προχωρημένους, εάν κάνετε κλικ, ξεκινά τη Συνέντευξη EasyStep, η οποία σας καθοδηγεί σε μια δέσμη οθονών γεμάτη πληροφορίες που σας επιτρέπουν να προσδιορίσετε μάλλον αυστηρά πώς θα φαίνεται το εταιρικό αρχείο που ρυθμίζει το QuickBooks.

Κάντε κλικ στο κουμπί Ρύθμιση για προχωρημένους.

Αφού συλλέξει αυτές τις γενικές πληροφορίες της εταιρείας, το QuickBooks δημιουργεί το αρχείο δεδομένων εταιρείας που αποθηκεύει τις οικονομικές πληροφορίες της εταιρείας σας.

Το QuickBooks προτείνει ένα προεπιλεγμένο όνομα ή ένα αρχείο δεδομένων QuickBooks με βάση το όνομα της εταιρείας.

Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να αποδεχτείτε το προτεινόμενο όνομα και την προτεινόμενη θέση φακέλου (εκτός αν θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο δεδομένων στο φάκελο Τα έγγραφά μου, κάτι που δεν είναι κακή ιδέα).

Αφού το QuickBooks συλλέξει τις γενικές πληροφορίες της εταιρείας, η Συνέντευξη EasyStep σάς θέτει ορισμένες πολύ συγκεκριμένες ερωτήσεις σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησής σας, ώστε να μπορεί να ορίσει τις προτιμήσεις QuickBooks. Οι προτιμήσεις ουσιαστικά ενεργοποιούν ή απενεργοποιούν διάφορες λογιστικές λειτουργίες στο QuickBooks, ελέγχοντας έτσι τον τρόπο λειτουργίας και εμφάνισης του QuickBooks.

Το QuickBooks προτείνει ένα προεπιλεγμένο όνομα ή ένα αρχείο δεδομένων QuickBooks με βάση το όνομα της εταιρείας.

Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να αποδεχτείτε το προτεινόμενο όνομα και την προτεινόμενη θέση φακέλου (εκτός αν θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο δεδομένων στο φάκελο Τα έγγραφά μου, κάτι που δεν είναι κακή ιδέα).

Αφού το QuickBooks συλλέξει τις γενικές πληροφορίες της εταιρείας, η Συνέντευξη EasyStep σάς θέτει ορισμένες πολύ συγκεκριμένες ερωτήσεις σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησής σας, ώστε να μπορεί να ορίσει τις προτιμήσεις QuickBooks. Οι προτιμήσεις ουσιαστικά ενεργοποιούν ή απενεργοποιούν διάφορες λογιστικές λειτουργίες στο QuickBooks, ελέγχοντας έτσι τον τρόπο λειτουργίας και εμφάνισης του QuickBooks.

Ίσως η βασική απόφαση που παίρνετε για τη δημιουργία οποιουδήποτε λογιστικού συστήματος είναι η ημέρα που θα αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το νέο σας σύστημα.

Αυτή η ημέρα ονομάζεται ημερομηνία μετατροπής. Συνήθως, θέλετε να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε ένα λογιστικό σύστημα είτε την πρώτη ημέρα του έτους είτε την πρώτη ημέρα ενός νέου μήνα. Κατά συνέπεια, μια άλλη μεγάλη ερώτηση που σας τίθεται είναι σχετικά με την ημερομηνία μετατροπής.

Ο ευκολότερος χρόνος για να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε ένα νέο λογιστικό σύστημα είναι η αρχή του έτους. Ο λόγος? Μπορείτε να εισαγάγετε ένα απλούστερο δοκιμαστικό υπόλοιπο. Στην αρχή του έτους, για παράδειγμα, καταχωρείτε μόνο τα υπόλοιπα του ενεργητικού, του παθητικού και των ιδίων κεφαλαίων του ιδιοκτήτη.

Οποιαδήποτε άλλη στιγμή, εισάγετε επίσης τα υπόλοιπα των λογαριασμών εσόδων και εξόδων από το έτος μέχρι την ημερομηνία. Συνήθως, έχετε αυτές τις πληροφορίες εσόδων και εξόδων από το έτος μέχρι σήμερα διαθέσιμες μόνο στην αρχή του μήνα. Για αυτόν τον λόγο, η μόνη άλλη εφικτή ημερομηνία έναρξης που μπορείτε να επιλέξετε είναι η έναρξη ενός μήνα.

Ελέγξτε το προτεινόμενο λογιστικό σχέδιο.

Στο τέλος της συνέντευξης EasyStep, με βάση τις πληροφορίες που παρέχετε σχετικά με τον τύπο του κλάδου σας και το έντυπο φορολογικής δήλωσης που υποβάλλετε στην IRS, το QuickBooks προτείνει ένα αρχικό σύνολο λογαριασμών, το οποίο οι λογιστές αποκαλούν λογιστικό σχέδιο. Αυτοί οι λογαριασμοί είναι οι κατηγορίες που χρησιμοποιείτε για την παρακολούθηση των εσόδων, των εξόδων, των περιουσιακών στοιχείων και των ιδίων κεφαλαίων σας.

Οι λογαριασμοί που επισημαίνει το QuickBooks με μια επιταγή, όπως εξηγεί η οθόνη, είναι οι προτεινόμενοι λογαριασμοί. Εάν δεν κάνετε τίποτα άλλο, αυτοί οι ελεγμένοι λογαριασμοί είναι αυτοί που θα χρησιμοποιήσετε (τουλάχιστον για να ξεκινήσετε) στο QuickBooks.

Ωστόσο, μπορείτε να καταργήσετε έναν προτεινόμενο λογαριασμό κάνοντας κλικ στο σημάδι επιλογής. Το QuickBooks αφαιρεί το σημάδι επιλογής και αυτό σημαίνει ότι ο λογαριασμός δεν θα είναι μέρος του τελικού λογαριασμού. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ σε έναν λογαριασμό για να προσθέσετε ένα σημάδι επιλογής και να συμπεριλάβετε τον λογαριασμό στο αρχικό λογιστικό σχέδιο.

Όταν το προτεινόμενο λογιστικό σχέδιο σας φαίνεται εντάξει, κάντε κλικ στο Επόμενο. Είναι καλό να αποδεχτείτε απλώς αυτό που προτείνει το QuickBooks, επειδή μπορείτε να αλλάξετε το λογιστικό σχέδιο αργότερα.

Προσθέστε τα στοιχεία σας στο αρχείο της εταιρείας.

Ανεξάρτητα από το εάν χρησιμοποιείτε τη μέθοδο Express Start για τη δημιουργία ενός εταιρικού αρχείου ή τη μέθοδο Advanced Setup/EasyStep Interview, αφού εσείς και το QuickBooks ρυθμίσετε το εταιρικό αρχείο, το QuickBooks σάς ζητά να εισαγάγετε τις δικές σας πληροφορίες στο εταιρικό αρχείο.

Προσθέστε τα στοιχεία σας στο αρχείο της εταιρείας.

Ανεξάρτητα από το εάν χρησιμοποιείτε τη μέθοδο Express Start για τη δημιουργία ενός εταιρικού αρχείου ή τη μέθοδο Advanced Setup/EasyStep Interview, αφού εσείς και το QuickBooks ρυθμίσετε το εταιρικό αρχείο, το QuickBooks σάς ζητά να εισαγάγετε τις δικές σας πληροφορίες στο εταιρικό αρχείο.

Για να περιγράψετε πελάτες, προμηθευτές και υπαλλήλους, κάντε κλικ στο πρώτο κουμπί Προσθήκη.

Το QuickBooks ρωτά εάν είναι δυνατό να λάβετε αυτά τα δεδομένα από κάπου αλλού, όπως ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (Outlook, Gmail κ.λπ.) ή εάν θέλετε απλώς να εισαγάγετε τις πληροφορίες σε ένα φύλλο εργασίας με μη αυτόματο τρόπο. Πιθανότατα πρόκειται να εισαγάγετε τις πληροφορίες με μη αυτόματο τρόπο, επομένως κάντε κλικ στο κατάλληλο κουμπί και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια.

Όταν το QuickBooks εμφανίζει ένα παράθυρο φύλλου εργασίας, εισαγάγετε κάθε πελάτη, προμηθευτή ή εργαζόμενο στη δική του σειρά και φροντίστε να συμπεριλάβετε τόσο το όνομα όσο και τις πληροφορίες διεύθυνσης. Κάντε κλικ στο Continue όταν τελειώσετε. Στη συνέχεια, το QuickBooks σας ρωτά εάν θέλετε να καταχωρίσετε αρχικά υπόλοιπα (ποσά που οφείλετε ή σας οφείλονται) για πελάτες και προμηθευτές.

Υποδείξτε ότι το κάνετε κάνοντας κλικ στο σύνδεσμο Εισαγωγή υπολοίπων ανοίγματος και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τα αρχικά υπόλοιπα στην οθόνη που παρέχει το QuickBooks.

Για να περιγράψετε τα πράγματα που πουλάτε, κάντε κλικ στο δεύτερο κουμπί Προσθήκη.

Για να περιγράψετε τον τραπεζικό λογαριασμό της επιχείρησής σας (ή τους τραπεζικούς λογαριασμούς), κάντε κλικ στο τρίτο κουμπί Προσθήκη.