Πώς να εκτελέσετε την εγκατάσταση του QuickBooks 2013

Αφού εγκαταστήσετε το πρόγραμμα QuickBooks 2013, το πρόγραμμα εγκατάστασης μπορεί να ξεκινήσει αυτόματα το QuickBooks και στη συνέχεια να ανοίξει το QuickBooks Setup για εσάς. Μπορείτε επίσης να ξεκινήσετε το QuickBooks Setup ξεκινώντας το πρόγραμμα QuickBooks με τον ίδιο τρόπο που ξεκινάτε οποιοδήποτε πρόγραμμα στον υπολογιστή σας. Αφού το ανοίξετε, επιλέξτε την εντολή File→New Company για να ξεκινήσετε το QuickBooks Setup.

Καλώς ορίσατε το μεγάλο QuickBooks 2013

Η οθόνη Let's Get Your Business Set Up Quickly του QuickBooks 2013 Setup εμφανίζεται όταν επιλέγετε την εντολή New Company. Η οθόνη παρέχει ορισμένες γενικές πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία μιας νέας εταιρείας στο QuickBooks. Η οθόνη παρέχει επίσης συνδέσμους — όπως τον σύνδεσμο στον οποίο μπορείτε να κάνετε κλικ για να λάβετε βοήθεια από έναν πιστοποιημένο σύμβουλο QuickBooks.

(Οι QuickBooks Pro Advisors, παρεμπιπτόντως, είναι άτομα που έχουν κάνει μια δοκιμή σχετικά με τα QuickBooks και πλήρωσαν περίπου 500 $ στην Intuit για να λάβουν ένα αντίγραφο του QuickBooks και να καταχωρηθούν στον ιστότοπο QuickBooks ως QuickBooks Pro Advisors.) Πιθανότατα θέλετε να διαβάσετε αυτό πληροφορίες της οθόνης, αλλά όταν είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Express Start.

Μέθοδος γρήγορης εκκίνησης QuickBooks 2013

Το QuickBooks 2013 παρέχει μια ταχεία έκδοση της διαδικασίας εγκατάστασης του QuickBooks, την οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όταν δεν θέλετε να προσαρμόσετε τη ρύθμιση.

Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Express Start, το QuickBooks συλλέγει ορισμένες πληροφορίες για την εταιρεία σας και, με βάση αυτές τις πληροφορίες, δημιουργεί ένα εταιρικό αρχείο που θα πρέπει να λειτουργεί για μια επιχείρηση σαν τη δική σας.

Αφού κάνετε κλικ στο Express Start για να δημιουργήσετε το εταιρικό αρχείο, το QuickBooks σάς ζητά να περιγράψετε τα άτομα (πελάτες, πωλητές και υπαλλήλους) με τα οποία συνεργάζεστε, τα αντικείμενα που πουλάτε και τον τραπεζικό σας λογαριασμό. Παρέχετε αυτές τις περιγραφές περνώντας μέσα από μια σειρά οθονών και συμπληρώνοντας πλαίσια και φύλλα εργασίας στην οθόνη.

Μέθοδος προηγμένης εγκατάστασης QuickBooks 2013

Το κουμπί Ρύθμιση για προχωρημένους, εάν κάνετε κλικ, ξεκινά τη Συνέντευξη EasyStep, η οποία σας καθοδηγεί σε μια δέσμη οθονών γεμάτη πληροφορίες που σας επιτρέπουν να προσδιορίσετε μάλλον αυστηρά πώς θα φαίνεται το εταιρικό αρχείο που ρυθμίζει το QuickBooks.

Για να μεταβείτε στην επόμενη οθόνη στη Συνέντευξη EasyStep, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο. Για να μεταβείτε στην προηγούμενη οθόνη, κάντε κλικ στο κουμπί Πίσω. Εάν αποθαρρυνθείτε και θέλετε να τα παρατήσετε, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Αποχώρηση. Προσπαθήστε όμως να μην αποθαρρυνθείτε.

Ρύθμιση πληροφοριών εταιρείας στο QuickBooks 2013

Οι πρώτες οθόνες της Συνέντευξης EasyStep συλλέγουν πολλές σημαντικές γενικές πληροφορίες για την επιχείρησή σας, όπως το όνομα της εταιρείας σας και το νόμιμο όνομα της εταιρείας, τη διεύθυνση της εταιρείας σας, τον ομοσπονδιακό φορολογικό σας αριθμό, τον πρώτο μήνα του οικονομικού έτους (συνήθως, Ιανουάριος ), τον τύπο του εντύπου φόρου εισοδήματος που χρησιμοποιεί η επιχείρησή σας για να αναφέρει στην IRS και τον κλάδο ή τον τύπο της εταιρείας που εκτελείτε (λιανική πώληση, υπηρεσίες κ.λπ.).

Αφού συλλέξει αυτές τις γενικές πληροφορίες της εταιρείας, το QuickBooks δημιουργεί το αρχείο δεδομένων εταιρείας που αποθηκεύει τις οικονομικές πληροφορίες της εταιρείας σας. Το QuickBooks προτείνει ένα προεπιλεγμένο όνομα ή ένα αρχείο δεδομένων QuickBooks με βάση το όνομα της εταιρείας. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να αποδεχτείτε το προτεινόμενο όνομα και την προτεινόμενη θέση φακέλου (εκτός αν θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο δεδομένων στο φάκελο Τα έγγραφά μου, κάτι που δεν είναι κακή ιδέα).

Προσαρμόστε τη ρύθμιση του QuickBooks 2013

Αφού το QuickBooks συγκεντρώσει τις γενικές πληροφορίες της εταιρείας που αναφέρονται στις προηγούμενες παραγράφους, η Συνέντευξη EasyStep σάς θέτει ορισμένες πολύ συγκεκριμένες ερωτήσεις σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησής σας, ώστε να μπορεί να ορίσει τις προτιμήσεις QuickBooks. Οι προτιμήσεις, ουσιαστικά, ενεργοποιούν ή απενεργοποιούν διάφορες λογιστικές λειτουργίες στο QuickBooks, ελέγχοντας έτσι τον τρόπο λειτουργίας και εμφάνισης του QuickBooks. Ακολουθούν τα είδη των ερωτήσεων που θέτει η Συνέντευξη EasyStep για να ορίσετε τις προτιμήσεις QuickBooks:

• Διατηρεί η εταιρεία σας απόθεμα;

• Θέλετε να παρακολουθείτε το απόθεμα που αγοράζετε και πουλάτε;

• Εισπράττετε φόρο επί των πωλήσεων από τους πελάτες σας;

• Θέλετε να χρησιμοποιήσετε παραγγελίες πωλήσεων για την παρακολούθηση παραγγελιών πελατών και παραγγελιών;

• Θέλετε να χρησιμοποιήσετε το QuickBooks για να σας βοηθήσει με τη μισθοδοσία των υπαλλήλων σας;

• Χρειάζεται να παρακολουθείτε πολλά νομίσματα στο QuickBooks επειδή συναλλάσσεστε με πελάτες και προμηθευτές σε άλλες χώρες και αυτοί οι άνθρωποι έχουν τακτικά το θράσος να σας πληρώνουν ή να σας τιμολογούν σε νόμισμα διαφορετικό από αυτό που χρησιμοποιεί η χώρα σας;

• Θα θέλατε να παρακολουθείτε τον χρόνο που αφιερώνετε εσείς ή οι υπάλληλοί σας σε θέσεις εργασίας ή έργα για πελάτες;

• Πώς θέλετε να χειρίζεστε τους λογαριασμούς και τις πληρωμές (εισάγετε απευθείας τις επιταγές ή εισάγετε πρώτα τους λογαριασμούς και τις πληρωμές αργότερα);

Ορίστε την ημερομηνία έναρξης του QuickBooks 2013

Ίσως η βασική απόφαση που παίρνετε για τη δημιουργία οποιουδήποτε λογιστικού συστήματος είναι η ημέρα που θα αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το νέο σας σύστημα. Αυτό ονομάζεται ημερομηνία μετατροπής .

Συνήθως, θέλετε να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε ένα λογιστικό σύστημα είτε την πρώτη ημέρα του έτους είτε την πρώτη ημέρα ενός νέου μήνα. Σας ζητείται να προσδιορίσετε την ημερομηνία έναρξης χρησιμοποιώντας το πλαίσιο διαλόγου που εμφανίζεται.

Ο ευκολότερος χρόνος για να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε ένα νέο λογιστικό σύστημα είναι στην αρχή του έτους. Ο λόγος? Μπορείτε να εισαγάγετε ένα απλούστερο δοκιμαστικό υπόλοιπο. Στην αρχή του έτους, για παράδειγμα, καταχωρείτε μόνο τα υπόλοιπα του ενεργητικού, του παθητικού και των ιδίων κεφαλαίων του ιδιοκτήτη.

Οποιαδήποτε άλλη στιγμή, εισάγετε επίσης τα υπόλοιπα των λογαριασμών εσόδων και εξόδων από το έτος μέχρι την ημερομηνία. Συνήθως, έχετε αυτές τις πληροφορίες εσόδων και εξόδων από το έτος μέχρι σήμερα διαθέσιμες μόνο στην αρχή του μήνα. Για αυτόν τον λόγο, η μόνη άλλη εφικτή ημερομηνία έναρξης που μπορείτε να επιλέξετε είναι η έναρξη ενός μήνα.

Σε αυτήν την περίπτωση, λαμβάνετε ποσά εισοδήματος από το έτος έως το τέλος του προηγούμενου μήνα από το προηγούμενο λογιστικό σας σύστημα. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιούσατε το Peachtree Accounting, λάβετε ποσά εσόδων και εξόδων από το Peachtree από το έτος μέχρι την ημερομηνία.

Αφού παρέχετε την ημερομηνία έναρξης, έχετε παράσχει τις βασικές πληροφορίες της εταιρείας. έχετε προσδιορίσει τις περισσότερες λογιστικές προτιμήσεις σας. και έχετε προσδιορίσει την ημερομηνία κατά την οποία θέλετε να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε τα QuickBooks. Εχεις σχεδόν τελειώσει.

Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Αποχώρηση, το QuickBooks σας αφήνει στο πρόγραμμα QuickBooks, έτοιμοι να ξεκινήσετε τη δουλειά. Ωστόσο, η διαδικασία EasyStep Interview δεν χάνεται για πάντα. για να επιστρέψετε στη συνέντευξη, απλώς ανοίξτε το αρχείο που ήσασταν στη διαδικασία εγκατάστασης. Όταν το κάνετε, επανεκκινείται η Συνέντευξη EasyStep.

Ελέγξτε το προτεινόμενο λογιστικό σχέδιο του QuickBooks 2013 Setup

Στο τέλος της συνέντευξης EasyStep, με βάση τις πληροφορίες που παρέχετε σχετικά με τον τύπο του κλάδου σας και το έντυπο φορολογικής δήλωσης που υποβάλλετε στην IRS, το QuickBooks προτείνει ένα αρχικό σύνολο λογαριασμών, το οποίο οι λογιστές αποκαλούν λογιστικό σχέδιο. Αυτοί οι λογαριασμοί είναι οι κατηγορίες που χρησιμοποιείτε για την παρακολούθηση των εσόδων, των εξόδων, των περιουσιακών στοιχείων και των ιδίων κεφαλαίων σας.

Το παρακάτω σχήμα δείχνει την οθόνη που εμφανίζει η Συνέντευξη EasyStep για να σας εμφανίσει αυτούς τους λογαριασμούς.

Οι λογαριασμοί που επισημαίνει το QuickBooks με μια επιταγή, όπως εξηγεί η οθόνη, είναι οι προτεινόμενοι λογαριασμοί. Και αν δεν κάνετε τίποτα άλλο, αυτοί οι ελεγμένοι λογαριασμοί είναι αυτοί που θα χρησιμοποιήσετε (τουλάχιστον για να ξεκινήσετε) στο QuickBooks. Ωστόσο, μπορείτε να καταργήσετε έναν προτεινόμενο λογαριασμό κάνοντας κλικ στο σημάδι επιλογής. Το QuickBooks αφαιρεί το σημάδι επιλογής και αυτό σημαίνει ότι ο λογαριασμός δεν θα είναι μέρος του τελικού λογαριασμού.

Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ σε έναν λογαριασμό για να προσθέσετε ένα σημάδι επιλογής και να συμπεριλάβετε τον λογαριασμό στο αρχικό λογιστικό σχέδιο.

Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Επαναφορά προτάσεων στο κάτω μέρος της λίστας για να επιστρέψετε στο αρχικό προτεινόμενο λογιστικό σχέδιο (εάν κάνατε αλλαγές που αργότερα αποφασίσατε ότι δεν θέλετε).

Όταν το προτεινόμενο λογιστικό σχέδιο σας φαίνεται εντάξει, κάντε κλικ στο Επόμενο. Είναι καλό να αποδεχτείτε απλώς αυτό που προτείνει το QuickBooks, επειδή μπορείτε να αλλάξετε το λογιστικό σχέδιο αργότερα.

Προσθέστε τις πληροφορίες σας στο εταιρικό αρχείο του QuickBooks 2013 Setup

Ανεξάρτητα από το εάν χρησιμοποιείτε τη μέθοδο Express Start για τη δημιουργία ενός εταιρικού αρχείου ή τη μέθοδο Advanced Setup/EasyStep Interview, αφού εσείς και το QuickBooks ρυθμίσετε το εταιρικό αρχείο, το QuickBooks σάς ζητά να εισαγάγετε τις δικές σας πληροφορίες στο εταιρικό αρχείο.

Προσθέστε πελάτες, προμηθευτές και υπαλλήλους στο QuickBooks 2013 Setup

Για να περιγράψετε πελάτες, προμηθευτές και υπαλλήλους, κάντε κλικ στο πρώτο κουμπί Προσθήκη. Το QuickBooks ρωτά εάν είναι δυνατό να λάβετε αυτά τα δεδομένα από κάπου αλλού, όπως ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (Outlook, Gmail κ.λπ.) ή εάν θέλετε απλώς να εισαγάγετε τις πληροφορίες με μη αυτόματο τρόπο σε ένα φύλλο εργασίας.

Πιθανότατα, θα εισαγάγετε τις πληροφορίες με μη αυτόματο τρόπο, επομένως κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Συνέχεια. Όταν το QuickBooks εμφανίζει ένα παράθυρο φύλλου εργασίας όπως φαίνεται στην εικόνα, εισαγάγετε κάθε πελάτη, προμηθευτή ή εργαζόμενο στη δική του σειρά και φροντίστε να συμπεριλάβετε πληροφορίες τόσο για το όνομα όσο και για τη διεύθυνση.

Κάντε κλικ στο Continue όταν τελειώσετε. Στη συνέχεια, το QuickBooks ρωτά εάν θέλετε να εισαγάγετε υπόλοιπα ανοίγματος (ποσά που οφείλετε ή σας οφείλονται) για πελάτες και προμηθευτές. Υποδείξτε ότι το κάνετε κάνοντας κλικ στον σύνδεσμο Εισαγωγή υπολοίπων ανοίγματος και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τα ανοιχτά υπόλοιπα στην οθόνη που παρέχει το QuickBooks.

Εισαγάγετε υπηρεσίες και είδη αποθέματος που πουλάτε στο QuickBooks 2013 Setup

Για να περιγράψετε τα πράγματα που πουλάτε, κάντε κλικ στο δεύτερο κουμπί Προσθήκη. Το QuickBooks ρωτά για τα πράγματα που πουλάτε — για παράδειγμα, εάν πουλάτε υπηρεσίες, εάν πουλάτε είδη αποθέματος και εάν θέλετε να παρακολουθείτε τέτοια είδη αποθέματος που πουλάτε. Απαντήστε σε αυτές τις ερωτήσεις κάνοντας κλικ στο κουμπί επιλογής που ταιριάζει με την κατάστασή σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια.

Όταν το QuickBooks εμφανίζει ένα παράθυρο φύλλου εργασίας, περιγράψτε κάθε είδος που πουλάτε σε ξεχωριστή σειρά φύλλου εργασίας. Φροντίστε επίσης να περιγράψετε τυχόν στοιχεία αποθέματος που κρατάτε τη στιγμή που μετατρέπετε σε QuickBooks. Κάντε κλικ στο Continue όταν τελειώσετε. Εάν διαθέτετε περισσότερους από έναν τύπους αντικειμένων που πουλάτε, πρέπει να επαναλάβετε αυτή τη διαδικασία για κάθε τύπο αντικειμένου.

Εισαγάγετε επαγγελματικούς τραπεζικούς λογαριασμούς στο QuickBooks 2013 Setup

Για να περιγράψετε τον τραπεζικό λογαριασμό της επιχείρησής σας (ή τους τραπεζικούς λογαριασμούς), κάντε κλικ στο τρίτο κουμπί Προσθήκη. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο του φύλλου εργασίας Προσθήκη των τραπεζικών λογαριασμών σας (δεν εμφανίζεται), δώστε το όνομα, τον αριθμό λογαριασμού και το υπόλοιπο κάθε τραπεζικού λογαριασμού κατά την ημερομηνία μετατροπής. Όταν ολοκληρώσετε την εισαγωγή αυτών των πληροφοριών, κάντε κλικ στο Continue.