Πώς να δημιουργήσετε και να εκτυπώσετε μια αναφορά στο QuickBooks 2016

Αφού αποφασίσετε ποια αναφορά QuickBooks χρειάζεστε, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να την επιλέξετε από το κατάλληλο μενού ή από το παράθυρο του Κέντρου Αναφορών. Για να δημιουργήσετε μια τυπική αναφορά κερδών και ζημιών, για παράδειγμα, επιλέξτε Αναφορές → Εταιρεία & Οικονομικά → Πρότυπο Κέρδους και Ζημίας ή επιλέξτε το από το Κέντρο Αναφορών. Εναλλακτικά, κάντε διπλό κλικ στην εικόνα της αναφοράς στο παράθυρο του Κέντρου Αναφορών.

Ανάλογα με το πόσα δεδομένα πρέπει να επεξεργαστεί το QuickBooks, ενδέχεται να δείτε ένα πλαίσιο Αναφορά κτιρίου πριν η αναφορά εμφανιστεί στην οθόνη σε όλο της το μεγαλείο. Ακολουθεί μια τυπική αναφορά κερδών και ζημιών ή μια κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων.

Μια τυπική αναφορά κερδών και ζημιών.

Αν δείτε ένα παράθυρο διαλόγου Προσαρμογή αναφοράς αντί για αναφορά, μπορείτε να πείτε στο QuickBooks να αλλάξει αυτήν την επιλογή. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε Επεξεργασία → Προτιμήσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο Αναφορές & Γραφήματα στη λίστα στα αριστερά. Κάντε κλικ στην καρτέλα Οι Προτιμήσεις μου, εάν έχετε και δεν είναι ήδη επιλεγμένο. Αφαιρέστε το σημάδι επιλογής από το πλαίσιο ελέγχου Προτροπή για τροποποίηση των επιλογών αναφοράς πριν από το άνοιγμα μιας αναφοράς.

Δεν μπορείτε να δείτε ολόκληρη την έκδοση μιας αναφοράς στην οθόνη εκτός εάν η αναφορά σας είναι πολύ μικρή (ή η οθόνη σας είναι τερατώδες μεγάλη). Χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα Page Up και Page Down στο πληκτρολόγιό σας για κύλιση προς τα πάνω και προς τα κάτω και χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα Tab και Shift+Tab για να μετακινηθείτε αριστερά και δεξιά. Ή, αν είστε λάτρης του ποντικιού, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή κύλισης.

Για να εκτυπώσετε μια αναφορά, κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση στο επάνω μέρος της αναφοράς και επιλέξτε Αναφορά από το αναπτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται. Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωση αναφορών. Για να αποδεχτείτε τις δεδομένες προδιαγραφές, οι οποίες είναι σχεδόν πάντα καλές, κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση. Δεν θα μαντέψετε ποτέ τι θα συμβεί στη συνέχεια: Το QuickBooks εκτυπώνει την αναφορά!

Το παράθυρο διαλόγου Εκτύπωση αναφορών.

Την πρώτη φορά που εκτυπώνετε μια αναφορά, το QuickBooks εμφανίζει ένα πλαίσιο διαλόγου Λειτουργίες εκτύπωσης που εξηγεί μερικά πράγματα σχετικά με τη μηχανική επιλογής και εκτύπωσης αναφορών.

Μπορείτε να επιλέξετε το κουμπί επιλογής Αρχείο στον πίνακα Εκτύπωση σε για να πείτε στο QuickBooks να αποθηκεύσει την αναφορά ως αρχείο αντί να την εκτυπώσει. Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε τη μορφή αρχείου: Αρχείο κειμένου ASCII, Αρχείο οριοθετημένο με κόμμα ή Αρχείο οριοθετημένο με καρτέλα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε μορφή οριοθετημένου αρχείου, εάν θέλετε να ανοίξετε το αρχείο αργότερα με ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων, όπως το Microsoft Excel. Αφού κάνετε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση, χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία αρχείου δίσκου που εμφανίζεται για να καθορίσετε το όνομα αρχείου και τη θέση αποθήκευσης.

Τόσο το μενού Αρχείο όσο και το υπομενού του κουμπιού "Εκτύπωση" του παραθύρου της αναφοράς παρέχουν μια εντολή Αποθήκευση ως PDF, την οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε μια έκδοση PDF της αναφοράς που εμφανίζεται στο μενού αναφοράς. Απλώς επιλέξτε την εντολή και δώστε ένα όνομα για το PDF όταν σας ζητηθεί από το QuickBooks.

Οι ρυθμίσεις προσανατολισμού λένε στα QuickBooks πώς υποτίθεται ότι εμφανίζεται η αναφορά στο χαρτί. Οι ρυθμίσεις Εύρος σελίδας καθορίζουν τις σελίδες που θέλετε να εκτυπώσετε. Τα πλαίσια ελέγχου Προσαρμογή αναφοράς σε xx σελίδα(ες) Wide και Fit Report to xx Page(s) High σάς δίνουν τη δυνατότητα να συρρικνώσετε την αναφορά έτσι ώστε να ταιριάζει στον αριθμό των σελίδων που καθορίζετε. Ο σκοπός του πλαισίου ελέγχου Έγχρωμη εκτύπωση (Μόνο έγχρωμοι εκτυπωτές) είναι αρκετά προφανής.

Το QuickBooks περιλαμβάνει δύο επιλογές αλλαγής σελίδας για τη δημιουργία πιο ευανάγνωστων αναφορών:

• Επιλέξτε το πρώτο πλαίσιο ελέγχου (Έξυπνες αλλαγές σελίδας) για να διατηρήσετε στοιχεία που ανήκουν στην ίδια ομάδα στην ίδια σελίδα.

• Επιλέξτε το δεύτερο πλαίσιο ελέγχου για να δώσετε σε κάθε μεγάλη ομάδα τη δική της σελίδα.

• Μπορείτε επίσης να κάνετε προεπισκόπηση της αναφοράς κάνοντας κλικ στο κουμπί Προεπισκόπηση.