Πώς να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο λογιστικών αρχείων δεδομένων στο QuickBooks 2011

Το QuickBooks διευκολύνει τους λογιστές να εργάζονται με αρχεία δεδομένων πελατών. Μπορείτε να ζητήσετε από τον πελάτη να χρησιμοποιήσει τη δυνατότητα Αντιγραφής Λογιστή στο QuickBooks και απλώς να σας στείλει ένα αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks μέσω e-mail ή σαλιγκάρι. Στη συνέχεια, μπορείτε να ελέγξετε το αντίγραφο αυτού του λογιστή του αρχείου δεδομένων, να κάνετε όποιες διορθώσεις ή αλλαγές είναι κατάλληλες και, στη συνέχεια, να στείλετε τις αλλαγές που πρέπει να γίνουν πίσω στον πελάτη. Στη συνέχεια, ο πελάτης μπορεί εύκολα να εισαγάγει αυτές τις αλλαγές στο υπάρχον αρχείο QuickBooks του και να συνεχίσει την ευχάριστη πορεία του. Αρκετά τακτοποιημένο, σωστά;

Ο πελάτης σας δημιουργεί το αντίγραφο του λογιστή του αρχείου δεδομένων QuickBooks χρησιμοποιώντας την έκδοση του QuickBooks και το πραγματικό αρχείο δεδομένων. Ευτυχώς, η διαδικασία είναι πολύ απλή. Δείτε τι πρέπει να κάνει ο πελάτης σας:

Επιλέξτε Αρχείο→ Αντίγραφο Λογιστή→ Δραστηριότητες πελάτη→ Αποθήκευση αρχείου.

Το QuickBooks εμφανίζει πρώτα ένα μήνυμα που ρωτά τον πελάτη εάν το θέλει

• Ένας λογιστής ' s αντίγραφο του αρχείου.

• Ένα φορητό ή εφεδρικό αντίγραφο του αρχείου.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο λογιστή επιλέγοντας Αρχείο→Δημιουργία αντιγράφου και, στη συνέχεια, επιλέγοντας το κουμπί Αντιγραφή Λογιστή.

Ένα φορητό αρχείο είναι ένα πραγματικό, ζωντανό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks το οποίο έχει ελαφρώς μικρύνει σε μέγεθος, ώστε να είναι ευκολότερο να μετακινηθεί (όπως μέσω e-mail του αρχείου ως συνημμένο). Ένα αρχείο αντιγράφου ασφαλείας είναι ένα αντίγραφο ασφαλείας, δεύτερο αντίγραφο του αρχείου QuickBooks που δημιουργείτε (συνήθως), ώστε να έχετε ένα αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks σε περίπτωση που συμβεί κάτι κακό στο αρχικό αρχείο δεδομένων QuickBooks.

Επιλέξτε Αντίγραφο Λογιστή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο για να συνεχίσετε.

Καθορίστε μια ημερομηνία διαίρεσης.

Οι συναλλαγές που πραγματοποιούνται πριν από αυτήν την ημερομηνία μπορούν να επεξεργαστούν μόνο μέσα στο αντίγραφο του λογιστή. Οι συναλλαγές που υπάγονται μετά από αυτά τα δεδομένα μπορούν να επεξεργαστούν εντός δύο αντίγραφα του λογιστή και αντίγραφο του πελάτη.

Κάντε κλικ στο Επόμενο για να συνεχίσετε.

Εμφανίζεται ένα άλλο μήνυμα, που λέει στον πελάτη ότι το QuickBooks πρέπει να κλείσει όλα τα παράθυρα για να δημιουργήσει ένα αντίγραφο λογιστή. Το QuickBooks μπορεί επίσης να ζητήσει από τον πελάτη να εισαγάγει έναν δίσκο.

Κάντε κλικ στο OK και τοποθετήστε το δίσκο (αν χρειάζεται).

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Save Accountant's Copy.

Ονομάστε το αντίγραφο του λογιστή και επιλέξτε πού θα αποθηκευτεί.

Ο πελάτης πρέπει να θυμάται πού αποθηκεύεται το αντίγραφο του αρχείου του λογιστή. Αυτό το αρχείο δίνεται στον λογιστή — μέσω e-mail, snail-mail ή αποθηκεύεται σε δίσκο — προκειμένου ο λογιστής να μπορεί να το χρησιμοποιήσει.

Κάντε κλικ στην Αποθήκευση.

Στη συνέχεια, ο πελάτης πρέπει να λάβει αυτό το αρχείο δεδομένων σε εσάς.

Ο πάροχος e-mail σας ενδέχεται να περιορίσει το μέγεθος των συνημμένων (συμπεριλαμβανομένων των αρχείων QuickBooks) που μπορείτε να στείλετε ή να λάβετε μέσω e-mail. Εάν το μέγεθος ανατρέπει τα πράγματα, μπορείτε να ανεβάσετε το αρχείο QuickBooks στην τοποθεσία Web Intuit επιλέγοντας Αρχείο→ Αντίγραφο Λογιστή→ Δραστηριότητες πελάτη→ Αποστολή σε Λογιστή. Στη συνέχεια, το Intuit σάς στέλνει ένα μήνυμα με έναν σύνδεσμο με δυνατότητα κλικ που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να πάρετε το αρχείο.

Προφανώς, μπορεί στην πραγματικότητα να μην είναι ο πελάτης σας αυτός που κάνει αυτά τα βήματα. ίσως χρειαστεί να κάνετε τη βρώμικη δουλειά. Και στις δύο περιπτώσεις, όμως, έτσι λειτουργεί η διαδικασία. Σημειώστε, ωστόσο, ότι η εξοικονόμηση πραγματικού χρόνου για τον λογιστή και η εξοικονόμηση κόστους για τον πελάτη προκύπτουν όταν μπορείτε να κάνετε τον πελάτη να επιλέξει την εντολή και να εργαστεί με το παράθυρο διαλόγου. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρεώσετε τον χρεώσιμο χρόνο για να εργάζεστε πραγματικά με δεδομένα QuickBooks αντί να ασχολείστε με το αρχείο.