Πώς να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο αρχείου δεδομένων QuickBooks 2014

Το QuickBooks 2014 διευκολύνει τους λογιστές να εργάζονται με αρχεία δεδομένων πελατών. Σκεφτείτε αυτό το σενάριο: Έχετε έναν πελάτη που χρειάζεται βοήθεια για να ολοκληρώσει τη λογιστική περίοδο του έτους.

Έχετε δύο επιλογές. Αρχικά, μπορείτε να οδηγήσετε μέχρι το κατάστημά του, πιθανότατα να κολλήσετε στην κίνηση στην πορεία και να αναρωτιέστε αν μπορείτε να χρεώσετε τον πελάτη 150 $ για τον χρόνο ταξιδιού σας. Δεύτερον, μπορείτε να βάλετε τον πελάτη να χρησιμοποιήσει τη δυνατότητα Αντιγραφής Λογιστή του QuickBooks για να σας στείλει ένα αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks.

Μπορείτε να ελέγξετε το αντίγραφο αυτού του λογιστή του αρχείου δεδομένων, να κάνετε όποιες διορθώσεις ή αλλαγές είναι κατάλληλες και, στη συνέχεια, να στείλετε τις αλλαγές που πρέπει να γίνουν πίσω στον πελάτη. Ο πελάτης μπορεί εύκολα να εισαγάγει αυτές τις αλλαγές στο υπάρχον αρχείο QuickBooks του και να συνεχίσει την ευχάριστη πορεία του. Αρκετά τακτοποιημένο, σωστά;

Ο πελάτης σας δημιουργεί το αντίγραφο του λογιστή του αρχείου δεδομένων QuickBooks χρησιμοποιώντας την έκδοση του QuickBooks και το πραγματικό αρχείο δεδομένων και, στη συνέχεια, είτε δημιουργεί ένα αρχείο που σας στέλνει (όπως μέσω ταχυδρομείου ή μέσω e-mail) ή που σας στέλνει η Intuit, ο κατασκευαστής των QuickBooks. Ευτυχώς, η διαδικασία είναι πολύ απλή σε κάθε περίπτωση.

Δείτε τι πρέπει να κάνει ο πελάτης σας εάν ο πελάτης φροντίσει να σας στείλει το αρχείο:

Επιλέξτε την εντολή Αρχείο→Αντιγραφή Λογιστή→Δραστηριότητες πελάτη→Αποθήκευση αρχείου.

Το QuickBooks εμφανίζει ένα μήνυμα που ρωτά τον πελάτη αν θέλει

• Αντίγραφο λογιστή του αρχείου

• Φορητό ή εφεδρικό αντίγραφο του αρχείου

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο λογιστή επιλέγοντας Αρχείο→Δημιουργία αντιγράφου και μετά κάνοντας κλικ στο κουμπί Αντιγραφή Λογιστή.

Ένα φορητό αρχείο είναι ένα πραγματικό, ζωντανό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks το οποίο έχει ελαφρώς μικρύνει σε μέγεθος, ώστε να είναι ευκολότερο να μετακινηθεί (όπως μέσω e-mail του αρχείου ως συνημμένο). Ένα αρχείο αντιγράφου ασφαλείας είναι ένα δεύτερο αντίγραφο του αρχείου QuickBooks που δημιουργείτε (συνήθως), επομένως θα έχετε ένα αντίγραφο του αρχείου σε περίπτωση που συμβεί κάτι κακό στο αρχικό αρχείο δεδομένων QuickBooks.

Επιλέξτε Αντίγραφο Λογιστή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο για να συνεχίσετε.

Καθορίστε μια ημερομηνία διαίρεσης.

Όταν ένας πελάτης κάνει κλικ στο κουμπί Επόμενο για να συνεχίσει με τη δημιουργία ενός αντιγράφου λογιστή, το QuickBooks του ζητά την ημερομηνία διαίρεσης. Οι συναλλαγές που πραγματοποιούνται πριν από αυτήν την ημερομηνία μπορούν να επεξεργαστούν μόνο μέσα στο αντίγραφο του λογιστή. Οι συναλλαγές που πραγματοποιούνται μετά από αυτήν την ημερομηνία μπορούν να υποβληθούν σε επεξεργασία τόσο στο αντίγραφο του λογιστή όσο και στο αντίγραφο του πελάτη.

Κάντε κλικ στο Επόμενο για να συνεχίσετε.

Εμφανίζεται ένα άλλο μήνυμα, που λέει στον πελάτη ότι το QuickBooks πρέπει να κλείσει όλα τα παράθυρα για να δημιουργήσει ένα αντίγραφο λογιστή. Το QuickBooks μπορεί επίσης να ζητήσει από τον πελάτη να τοποθετήσει έναν δίσκο.

Κάντε κλικ στο OK και τοποθετήστε το δίσκο (αν χρειάζεται).

Το QuickBooks εμφανίζει ένα ενημερωμένο πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου λογιστή.

Ονομάστε το αντίγραφο του λογιστή.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Όνομα αρχείου του παραθύρου διαλόγου Αποθήκευση λογιστή για να ονομάσετε το αντίγραφο του λογιστή του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Εάν είναι απαραίτητο, ο πελάτης μπορεί επίσης να χρησιμοποιήσει την αναπτυσσόμενη λίστα Αποθήκευση σε για να καθορίσει πού θα αποθηκευτεί το αντίγραφο του λογιστή του αρχείου δεδομένων QuickBooks.

Ο πελάτης πρέπει να θυμάται πού αποθηκεύεται το αντίγραφο του αρχείου του λογιστή. Αυτό το αρχείο δίνεται στον λογιστή — μέσω e-mail ή snail mail, ή σε δίσκο — για να μπορεί να το χρησιμοποιήσει.

Δημιουργήστε το αρχείο.

Αφού ο πελάτης ονομάσει το αντίγραφο του λογιστή του αρχείου δεδομένων και υποδείξει, εάν χρειάζεται, πού πρέπει να αποθηκευτεί το αντίγραφο του λογιστή, ο πελάτης κάνει κλικ στην Αποθήκευση. Το QuickBooks αποθηκεύει το αντίγραφο ενός λογιστή του αρχείου δεδομένων QuickBooks.

Στη συνέχεια, αυτό το αρχείο δεδομένων διαβιβάζεται στον λογιστή από τον πελάτη. Με άλλα λόγια, ο πελάτης πρέπει να στείλει σαλιγκάρι ή με e-mail το αρχείο.

Ο πάροχος e-mail σας ενδέχεται να περιορίσει το μέγεθος των συνημμένων (συμπεριλαμβανομένων των αρχείων QuickBooks) που μπορείτε να στείλετε μέσω e-mail. Εάν το μέγεθος σας ενοχλεί, μπορείτε να ανεβάσετε το αρχείο QuickBooks στον ιστότοπο Intuit επιλέγοντας Αρχείο→ Αντίγραφο Λογιστή→ Δραστηριότητες πελάτη→ Αποστολή σε Λογιστή. Η Intuit στέλνει στη λογίστρια ένα μήνυμα με έναν σύνδεσμο με δυνατότητα κλικ που μπορεί να χρησιμοποιήσει για να αρπάξει το αρχείο.

Τα αντίγραφα λογιστών χρησιμοποιούν τρεις τύπους αρχείων. Το Αρχείο Μεταφοράς Λογιστή (με την επέκταση αρχείου .qbx) είναι αυτό που δημιουργεί ένας πελάτης και δίνει στον λογιστή. Το πραγματικό Αντίγραφο Λογιστή (με την επέκταση αρχείου .qba) είναι αυτό με το οποίο συνεργάζεται ο λογιστής αφού ανοίξει το Αρχείο Μεταφοράς Λογιστή. Τέλος, υπάρχει το Αρχείο Εξαγωγής Λογιστή (με την επέκταση αρχείου .qby), το οποίο περιέχει τις αλλαγές που επιστρέφουν στον πελάτη.

Προφανώς, μπορεί στην πραγματικότητα να μην είναι ο πελάτης σας αυτός που κάνει αυτά τα βήματα. ίσως χρειαστεί να κάνετε τη βρώμικη δουλειά. Και στις δύο περιπτώσεις, όμως, έτσι λειτουργεί η διαδικασία. Σημειώστε, ωστόσο, ότι η εξοικονόμηση πραγματικού χρόνου για τον λογιστή και η εξοικονόμηση κόστους για τον πελάτη προκύπτουν όταν μπορείτε να κάνετε τον πελάτη να επιλέξει την εντολή και να εργαστεί με το παράθυρο διαλόγου.

Στη συνέχεια, μπορείτε να χρεώσετε τον χρεώσιμο χρόνο για την πραγματική εργασία με τα δεδομένα του QuickBooks και όχι για τη χρήση του αρχείου.