Πώς να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων QuickBooks

Μια εξαιρετικά σημαντική εργασία που πρέπει να ολοκληρώσετε είτε εσείς είτε κάποιος συνάδελφος είναι ένα αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Λίγα στοιχεία που είναι αποθηκευμένα στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας αξίζουν τόση προσοχή όσο το αρχείο δεδομένων QuickBooks. Κυριολεκτικά, το αρχείο δεδομένων QuickBooks περιγράφει τις οικονομικές υποθέσεις της επιχείρησής σας.

Δεν θέλετε να χάσετε το αρχείο δεδομένων. Η απώλεια του αρχείου δεδομένων μπορεί να σημαίνει ότι δεν γνωρίζετε πόσα χρήματα έχετε, δεν ξέρετε αν κερδίζετε ή χάνετε χρήματα και δεν θα είστε σε θέση να ετοιμάσετε εύκολα ή με ακρίβεια τις ετήσιες φορολογικές δηλώσεις σας.

Βασικά στοιχεία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας

Ευτυχώς, η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του αρχείου δεδομένων QuickBooks είναι μάλλον απλή. Πρέπει να ολοκληρώσετε μόνο εννέα βήματα:

1. Επιλέξτε την εντολή Αρχείο→Δημιουργία αντιγραφής.

Το QuickBooks εμφανίζει το πρώτο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου ή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας (δείτε την παρακάτω εικόνα), το οποίο παρέχει τρεις επιλογές: την επιλογή αποθήκευσης αντιγράφου ασφαλείας του αρχείου QuickBooks, την επιλογή δημιουργίας ενός φορητού εταιρικού αρχείου και την επιλογή δημιουργίας λογιστικού αντίγραφο.

Το πρώτο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου ή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας

2. Θέλετε να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας, γι' αυτό επιλέξτε το κουμπί επιλογής Αντίγραφο ασφαλείας. στη συνέχεια κάντε κλικ στο Επόμενο για να συνεχίσετε.

Μπορείτε να δημιουργήσετε είτε ένα πλήρες αρχείο αντιγράφου ασφαλείας είτε ένα φορητό εταιρικό αρχείο όταν αντιγράφετε το αρχείο QuickBooks. Ένα φορητό εταιρικό αρχείο είναι μικρότερο από ένα αρχείο αντιγράφου ασφαλείας, επομένως είναι πιο βολικό να μετακινηθείτε. Μπορείτε πιο εύκολα να στείλετε email σε ένα φορητό εταιρικό αρχείο, για παράδειγμα. Το πρόβλημα με τα φορητά εταιρικά αρχεία είναι το εξής: Το QuickBooks πρέπει να εργαστεί σκληρά για να μικρύνει το αρχείο της φορητής εταιρείας σε μικρό μέγεθος. Το QuickBooks πρέπει επίσης να κάνει περισσότερη δουλειά για να καταργήσει το αρχείο αργότερα, όταν θέλετε να εργαστείτε με αυτό.

Αφού κάνετε κλικ στο Επόμενο, εμφανίζεται το δεύτερο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου ή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας.

Το δεύτερο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου ή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας

Μπορείτε να μεταβείτε απευθείας στο πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου ή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας επιλέγοντας την εντολή Αρχείο→ Δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας.

3. Υποδείξτε εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το αντίγραφο ασφαλείας του QuickBooks στον υπολογιστή της εταιρείας σας ή στο κέντρο δεδομένων εκτός τοποθεσίας του QuickBooks.

Επιλέξτε Local Backup για να υποδείξετε ότι θέλετε να αποθηκεύσετε το αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου σας στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας ή σε κάποια αφαιρούμενη συσκευή αποθήκευσης, όπως μια μονάδα flash USB.

4. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές για να επιλέξετε μια θέση αντιγράφου ασφαλείας.

Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές αντιγράφων ασφαλείας, όπως φαίνεται.

Το παράθυρο διαλόγου Επιλογές αντιγράφων ασφαλείας

5. Καθορίστε τη θέση του φακέλου ή της μονάδας δίσκου στην οποία πρέπει να δημιουργηθεί αντίγραφο ασφαλείας του εταιρικού αρχείου.

Εισαγάγετε ένα όνομα διαδρομής απευθείας στο πλαίσιο κειμένου για να πείτε στο QuickBooks πού να αποθηκεύει τα αντίγραφα ασφαλείας σας.

Εάν δεν γνωρίζετε πώς να εισαγάγετε ένα όνομα διαδρομής, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Αναζήτηση για φάκελο, χρησιμοποιήστε τη λίστα φακέλων του για να επιλέξετε τη μονάδα δίσκου ή το φάκελο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τα αντίγραφα ασφαλείας του QuickBooks.

6. (Προαιρετικό) Επιλέξτε τις επιλογές δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας για να καθορίσετε πότε τα QuickBooks θα σας υπενθυμίζουν να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας και τον τρόπο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας του QuickBooks:

• Προσθήκη χρονικών σημάνσεων: Για να προσθέσετε την ημερομηνία και την ώρα της λειτουργίας δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας στο όνομα του αρχείου αντιγράφου ασφαλείας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου με τίτλο Προσθήκη ημερομηνίας και ώρας του αντιγράφου ασφαλείας στο όνομα αρχείου (Συνιστάται).
• Περιορισμός αντιγράφων αντιγράφων ασφαλείας: Για να πείτε στο QuickBooks να απαλλαγεί από τα παλιά αντίγραφα ασφαλείας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου με τίτλο Limit the Number of Backup Copies in This Folder to X και, στη συνέχεια, καθορίστε πόσα αντίγραφα ασφαλείας θέλετε να διατηρήσετε χρησιμοποιώντας το διπλανό πλαίσιο κειμένου.
• Ρύθμιση υπενθυμίσεων δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας: Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου με τίτλο Remind Me to Back Up When I Close My Company File Every X Times για να καθορίσετε ότι θέλετε να σας υπενθυμίζεται η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του αρχείου QuickBooks όταν κλείνετε το QuickBooks. Οι επιλογές διαστήματος περιλαμβάνουν κάθε φορά, κάθε άλλη φορά, κάθε τρίτη φορά και ούτω καθεξής.
• Ενεργοποίηση επαλήθευσης δεδομένων: Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά επαλήθευσης για να πείτε στο QuickBooks ότι πρέπει να ελέγξει την ακεραιότητα των δεδομένων όταν δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας. Επιλέξτε το κουμπί επιλογής Ολοκληρωμένη επαλήθευση (Συνιστάται) για την καλύτερη και πιο ολοκληρωμένη επαλήθευση του QuickBooks. Εάν είστε κάποιος που δεν έχει χρόνο για τα επιπλέον δευτερόλεπτα του διπλού ελέγχου που διαρκεί η επαλήθευση δεδομένων, σίγουρα επιλέξτε το κουμπί επιλογής Ταχύτερη επαλήθευση. Ακόμα καλύτερα, ρίξτε την προσοχή εντελώς στον άνεμο - η προσοχή είναι για τα μωρά ούτως ή άλλως - και επιλέξτε το κουμπί επιλογής Χωρίς επαλήθευση.

7. Κάντε κλικ στο OK όταν ολοκληρώσετε τον καθορισμό της θέσης και των επιλογών του αντιγράφου ασφαλείας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο.

Το QuickBooks εμφανίζει ένα πλαίσιο διαλόγου (δείτε την παρακάτω εικόνα) που σας ρωτά πότε θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας.

Το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου ή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας σας ρωτά πότε θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας.

8. Καθορίστε πότε θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας.

Συνήθως, θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας όταν επιλέγετε την εντολή Save Copy ή Backup. Σε αυτήν την περίπτωση, όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου ή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας που θέτει την ερώτηση «πότε», κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής Αποθήκευση τώρα. Εναλλακτικά, μπορείτε να πείτε στα QuickBooks να προγραμματίζουν τακτικά αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων QuickBooks σύμφωνα με κάποιο έξυπνο σχέδιο – όταν το QuickBooks κάνει την ερώτηση “when” – κάνοντας κλικ στο κουμπί επιλογής Save It Now και Schedule Future Backups ή κάνοντας κλικ στο Only Schedule Future Backups κουμπί ραδιοφώνου. Εάν πείτε στο QuickBooks ότι θέλετε να προγραμματίσετε τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας, το QuickBooks εμφανίζει μερικά παράθυρα διαλόγου που χρησιμοποιείτε για να δημιουργήσετε το νέο πρόγραμμα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας ονομάζοντας το χρονοδιάγραμμα και ορίζοντας τις ημέρες και ώρες κατά τις οποίες θα πρέπει να προγραμματιστούν τα αντίγραφα ασφαλείας.

9. Κάντε κλικ στο Τέλος για να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου ή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας.

Όταν καθορίσετε πώς θα λειτουργεί η λειτουργία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, κάντε κλικ στο Τέλος. Το QuickBooks δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας (ή δημιουργεί αντίγραφο) του τρέχοντος εταιρικού αρχείου QuickBooks και αποθηκεύει αυτό το νέο αντίγραφο αρχείου στη θέση δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.

Τι γίνεται με την ηλεκτρονική δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας;

Εάν είστε προσεκτικοί, ίσως έχετε παρατηρήσει ότι το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου ή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας περιλαμβάνει ένα κουμπί επιλογής Online Backup. Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του αρχείου δεδομένων της εταιρείας QuickBooks στο διαδίκτυο — που σημαίνει ότι χρησιμοποιείτε το δίκτυο υπολογιστών της Intuit αντί για τον υπολογιστή σας ή κάποιον αφαιρούμενο δίσκο για την αποθήκευση του αντιγράφου ασφαλείας — μπορείτε να επιλέξετε αυτό το κουμπί επιλογής.

Για ό,τι αξίζει, συνιστώ ανεπιφύλακτα να εξετάσετε το ενδεχόμενο χρήσης της μεθόδου ηλεκτρονικής δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, για δύο λόγους:

• Λογικό κόστος: Το ηλεκτρονικό αντίγραφο ασφαλείας είναι εξαιρετικά λογικό (μπορεί ακόμη και να μην χρεωθεί επιπλέον εάν διαθέτετε QuickBooks Desktop Pro Plus, Premier Plus ή Enterprise), με τιμολόγηση με βάση το χρονοδιάγραμμα (μια μηνιαία συνδρομή θα κοστίζει περισσότερο ανά μήνα από μια ετήσια συνδρομή) και σχετικά με το εάν δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας μόνο των QuickBooks ή όλων των αρχείων στον υπολογιστή σας. Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας όλων των αρχείων με ετήσια συνδρομή φαίνεται να είναι η καλύτερη αξία.
• Λιγότερη προσπάθεια: Η ηλεκτρονική δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας μπορεί να κάνει τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας λιγότερο δύσκολη και πιο τακτική, εφόσον έχετε αξιόπιστη σύνδεση στο Διαδίκτυο. Δεν χρειάζεται να θυμάστε να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας και, στη συνέχεια, να θυμάστε να πάρετε τον δίσκο του αντιγράφου ασφαλείας στο σπίτι.

Δύο γρήγορα τελευταία σημεία: Ναι, χρησιμοποιώ ο ίδιος την online επιλογή δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας QuickBooks (και για να δημιουργήσω αντίγραφα ασφαλείας όλων των σημαντικών αρχείων μου). Όχι, η Intuit δεν μου πληρώνει κάποιου είδους μυστική προμήθεια για να διαφημίσω το προϊόν.

Μπορείτε να αποθηκεύσετε αρχεία αντιγράφων ασφαλείας σε έναν φάκελο που συγχρονίζεται με ένα αντίγραφο ασφαλείας που βασίζεται σε σύννεφο, όπως το Dropbox, το Google Drive ή το OneDrive της Microsoft. Καθεμία από αυτές τις υπηρεσίες προσφέρει ένα δωρεάν αντίγραφο ασφαλείας που βασίζεται σε σύννεφο, αν χρησιμοποιείτε τον δωρεάν χώρο αποθήκευσης που προσφέρει κάποια από αυτές. Αυτός ο τύπος υπηρεσίας είναι σίγουρα μια επιλογή για χρήστες που έχουν προϋπολογισμό ή περιορισμένους πόρους.

Μερικές εφεδρικές τακτικές

Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας είναι κυρίως θέμα κοινής λογικής. Τούτου λεχθέντος, ωστόσο, επιτρέψτε μου να σας δώσω μερικές ιδέες για το πώς, πότε και ίσως γιατί πρέπει να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας:

• Καν'το εύκολο. Το αναφέρω αυτό στη σύστασή μου σχετικά με την επιλογή δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας στο διαδίκτυο, αλλά το σημείο αξίζει να αναφερθεί ξανά. Το πιο σημαντικό πράγμα που μπορείτε να κάνετε σχετικά με τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας αρχείων δεδομένων QuickBooks είναι το εξής: Κάντε τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας εύκολη. Αυτό σημαίνει πιθανώς να εξετάσετε την επιλογή του Διαδικτύου, αλλά εάν πηγαίνετε τοπικά, θέλετε να έχετε μια αφαιρούμενη συσκευή αποθήκευσης υψηλής πυκνότητας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε με τον υπολογιστή που χρησιμοποιείτε για την εκτέλεση του QuickBooks. Χρησιμοποιώ μια μικρή μονάδα flash USB. Επιλέξτε ποια συσκευή λειτουργεί καλύτερα για εσάς, αλλά σίγουρα θέλετε κάποια συσκευή αποθήκευσης παρόμοιας εύκολης χρήσης. Σε αυτήν την περίπτωση, το easy σημαίνει ότι είναι πιο πιθανό να γίνει δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας.
• Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας τακτικά. Συνιστώ να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας κάθε φορά που εισάγετε συναλλαγές στο αρχείο δεδομένων QuickBooks. Προφανώς, εάν η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας αντιπροσωπεύει πολλή δουλειά, δεν θα θέλετε να την κάνετε. Αλλά αν έχετε έναν εύκολο τρόπο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και μια βολική συσκευή αποθήκευσης για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας, μπορείτε —και πρέπει— να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας τακτικά. Καθημερινά δεν είναι πολύ συχνά.
• Αποθηκεύστε ένα αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου δεδομένων QuickBooks εκτός τοποθεσίας. Ένα τελευταίο σημαντικό σημείο που αξίζει να αναφερθεί: Πολλά από τα συμβάντα που ενδέχεται να καταστρέψουν ή να καταστρέψουν το αρχείο δεδομένων σας αφορούν συγκεκριμένα τον υπολογιστή σας, όπως αποτυχία σκληρού δίσκου, ιός, ατύχημα χρήστη κ.λπ. Ωστόσο, ορισμένα από τα συμβάντα που ενδέχεται να καταστρέψουν ή να καταστρέψουν το αρχείο δεδομένων QuickBooks αφορούν συγκεκριμένη τοποθεσία. Πυρκαγιά, πλημμύρα ή κλοπή μπορεί να σας κάνουν να χάσετε το αρχείο δεδομένων QuickBooks και το αντίγραφο ασφαλείας του. Για αυτόν τον λόγο, θέλετε να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο του αντιγράφου ασφαλείας εκτός τοποθεσίας. Στο τέλος της εβδομάδας, για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να βάλετε τη μονάδα flash στην τσέπη του πουκαμίσου ή στην τσάντα σας και να την πάρετε σπίτι. Βεβαιωθείτε ότι εάν κάτι καταστρέψει ή καταστρέψει το αρχείο δεδομένων QuickBooks, το ίδιο κάτι δεν καταστρέφει επίσης το εφεδρικό αρχείο δεδομένων QuickBooks.