Προσαρμόστε τις φυσικές μετρήσεις και τις τιμές αποθέματος στο QuickBooks 2014

Η συρρίκνωση του αποθέματος, η αλλοίωση και (δυστυχώς) η κλοπή συνδυάζονται για να μειώσουν το απόθεμα που έχετε φυσικά. Για να καταγράψετε αυτές τις μειώσεις αποθέματος στα QuickBooks, μετράτε περιοδικά το απόθεμά σας και, στη συνέχεια, ενημερώνετε τα αρχεία QuickBooks με τα αποτελέσματα των φυσικών σας μετρήσεων.

Προφανώς γνωρίζετε τι λειτουργεί καλύτερα στην επιχείρησή σας. Ωστόσο, για να καταγράψετε τις πληροφορίες του φυσικού σας αριθμού στα QuickBooks, χρησιμοποιείτε ένα ειδικό εργαλείο. Συγκεκριμένα, χρησιμοποιείτε την εντολή Adjust Quantity/Value on Hand.

Αυτή η εντολή είναι διαθέσιμη σε εσάς σε δύο μέρη. Εάν εμφανίσετε τη λίστα Ειδών, κάντε κλικ στο κουμπί Δραστηριότητες (που εμφανίζεται στο κάτω μέρος του παραθύρου Λίστας στοιχείων) και επιλέξτε την εντολή Προσαρμογή ποσότητας/τιμής στο χέρι. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε την εντολή Προμηθευτές→Δραστηριότητες Αποθέματος→Προσαρμογή ποσότητας/αξίας στο χέρι. Επιλέγοντας οποιαδήποτε εντολή εμφανίζεται το παράθυρο Προσαρμογή ποσότητας/τιμής στο χέρι.

Για να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο Προσαρμογή ποσότητας/τιμής στο χέρι, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Τύπος προσαρμογής για να υποδείξετε τι προσαρμόζετε.

Μπορείτε να προσαρμόσετε την ποσότητα ή την αξία τόσο της ποσότητας όσο και της αξίας των αντικειμένων που κρατάτε στο απόθεμα. Απλώς επιλέξτε την κατάλληλη καταχώριση από την αναπτυσσόμενη λίστα Τύπος προσαρμογής: Ποσότητα, Συνολική αξία ή Ποσότητα και Συνολική αξία.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Ημερομηνία προσαρμογής για να καταγράψετε την ημερομηνία της φυσικής σας μέτρησης.

Με άλλα λόγια, θέλετε να προσαρμόσετε τις ποσότητες σας από την ημέρα που λάβατε ή ολοκληρώσατε την καταμέτρηση του φυσικού αποθέματος.

Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Adjustment Account για να προσδιορίσετε τον λογαριασμό εξόδων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την παρακολούθηση των εξόδων συρρίκνωσης του αποθέματός σας.

(Προαιρετικό) Δώστε έναν αριθμό αναφοράς (εάν χρησιμοποιείτε αριθμούς) για να προσδιορίσετε ή να διασταυρώσετε τη συναλλαγή με μοναδικό και νόημα.

(Προαιρετικό) Προσδιορίστε τον Πελάτη: Εργασία και τάξη.

Εάν είναι κατάλληλο (σε πολλές περιπτώσεις, δεν θα είναι), χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Customer:Job για να προσδιορίσετε τον πελάτη και την εργασία που σχετίζεται με αυτήν τη συρρίκνωση του αποθέματος. Με παρόμοιο τρόπο, εάν χρειάζεται, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Κατηγορία για να προσδιορίσετε την κατηγορία που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την παρακολούθηση αυτής της συρρίκνωσης αποθέματος.

Παρέχετε τις σωστές ποσότητες αποθέματος.

Οι στήλες Στοιχείο, Περιγραφή και Ποσότητα στο χέρι του παραθύρου Προσαρμογή ποσότητας/αξίας στο χέρι προσδιορίζουν τα είδη αποθέματος που κρατάτε και μετράει η τρέχουσα ποσότητα. Χρησιμοποιήστε τη στήλη Νέα ποσότητα για να δώσετε τη σωστή φυσική ποσότητα μέτρησης του αντικειμένου. Αφού εισαγάγετε τη νέα ποσότητα, το QuickBooks υπολογίζει τη διαφορά ποσότητας και εμφανίζει αυτήν την τιμή στη στήλη Διαφορά Ποσότητας.

Μπορείτε πραγματικά να εισαγάγετε μια τιμή στη στήλη Νέα ποσότητα ή στη στήλη Διαφορά Ποσότητας. Το QuickBooks υπολογίζει την άλλη ποσότητα χρησιμοποιώντας τις τρέχουσες πληροφορίες ποσότητας που παρέχετε. Για παράδειγμα, εάν εισαγάγετε τη νέα ποσότητα, το QuickBooks υπολογίζει τη διαφορά ποσότητας αφαιρώντας τη νέα ποσότητα από την τρέχουσα ποσότητα. Εάν εισαγάγετε τη διαφορά ποσότητας, το QuickBooks υπολογίζει τη νέα ποσότητα προσαρμόζοντας την τρέχουσα ποσότητα για τη διαφορά ποσότητας.

Προσαρμόστε την τιμή.

Εάν επιλέξατε Συνολική αξία ή Ποσότητα και Συνολική αξία από την αναπτυσσόμενη λίστα Τύπος προσαρμογής στο Βήμα 1, το QuickBooks εμφανίζει μια διευρυμένη έκδοση του παραθύρου Προσαρμογή ποσότητας/τιμής στο χέρι.

Αυτό το παράθυρο σάς επιτρέπει να εισαγάγετε τόσο τη σωστή φυσική ποσότητα καταμέτρησης όσο και την ενημερωμένη τιμή για το στοιχείο αποθέματος. Εισαγάγετε τη φυσική ποσότητα καταμέτρησης, προφανώς, στη στήλη Νέα ποσότητα. Εισαγάγετε τη νέα ενημερωμένη τιμή στη στήλη Νέα τιμή. Πιθανώς να χρησιμοποιείτε αυτήν την έκδοση του παραθύρου Προσαρμογή ποσότητας/αξίας μόνο εάν χρησιμοποιείτε μια μέθοδο αποτίμησης χαμηλού κόστους ή αποθέματος αγοράς.

Για παράδειγμα, τόσο τα χρηματοοικονομικά λογιστικά πρότυπα όσο και οι φορολογικοί λογιστικοί κανόνες σάς επιτρέπουν να υποβαθμίσετε το απόθεμά σας στο χαμηλότερο από το αρχικό του κόστος ή την εύλογη αγοραία του αξία. Εάν το κάνετε αυτό, εισάγετε τη νέα τιμή αποθέματος στη στήλη Νέα τιμή.

Ουσιαστικά, η χρήση της μεθόδου αξιολόγησης του χαμηλού κόστους ή του αποθέματος της αγοράς σημαίνει απλώς ότι κάνετε αυτό που λέει. Διατηρείτε το απόθεμά σας αποτιμημένο στο αρχικό του κόστος ή, εάν η αξία του είναι μικρότερη από το αρχικό του κόστος, στη νέα του αξία. Προφανώς, η αξιολόγηση της αξίας του αποθέματός σας είναι λίγο δύσκολη. Αλλά αν έχετε ερωτήσεις, μπορείτε να ζητήσετε βοήθεια από το CPA σας.

Ένα πράγμα που πρέπει να έχετε κατά νου, ωστόσο, είναι ότι δεν μπορείτε να αλλάξετε τις λογιστικές μεθόδους θέλοντας και μη χωρίς άδεια από την Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων. Και η αλλαγή της μεθόδου αποτίμησης του αποθέματός σας από κόστος, ας πούμε, σε χαμηλότερο κόστος ή αγορά είναι μια αλλαγή στη λογιστική μέθοδο.

Δώστε μια περιγραφή σημειώματος.

Εάν θέλετε να περιγράψετε περαιτέρω την προσαρμογή ποσότητας ή αξίας, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Σημείωση για αυτό το σκοπό. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να αναφέρετε τα φύλλα εργασίας του φυσικού μετρητή, τα άτομα που εκτελούν τη φυσική καταμέτρηση ή την τεκμηρίωση που εξηγεί την προσαρμογή αποτίμησης.

Αποθηκεύστε την προσαρμογή.

Αφού χρησιμοποιήσετε το παράθυρο Προσαρμογή ποσότητας/αξίας για να περιγράψετε τις αλλαγές ποσότητας ή τις αλλαγές αξίας στο απόθεμά σας, κάντε κλικ είτε στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο είτε στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο για να αποθηκεύσετε τη συναλλαγή προσαρμογής.

Όπως πιθανότατα γνωρίζετε σε αυτό το σημείο της ζωής σας, το Save & Close αποθηκεύει τη συναλλαγή και κλείνει το παράθυρο. Το Save & New αποθηκεύει τη συναλλαγή αλλά αφήνει το παράθυρο ανοιχτό σε περίπτωση που θέλετε να κάνετε επιπλέον αλλαγές.