Παρακολούθηση πληρωμών πελατών στο QuickBooks 2003

Εάν οι πελάτες σας δεν σας πληρώνουν πάντα προκαταβολικά για τις αγορές τους, πρέπει να καταγράψετε έναν άλλο τύπο πληρωμής — αυτούς που κάνουν οι πελάτες για να εξοφλήσουν ή να εξοφλήσουν όσα τους τιμολογήσατε. Για να καταγράψετε τις πληρωμές, φυσικά, πρέπει πρώτα να καταγράψετε τιμολόγια για τον πελάτη. Εάν εκδίδετε πιστωτικά σημειώματα που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι πελάτες για να μειώσουν τα ποσά που οφείλουν, πρέπει επίσης να καταγράψετε πρώτα πιστωτικά σημειώματα για τον πελάτη. Τα υπόλοιπα είναι εύκολα.

Για να αποκτήσετε πρόσβαση σε πληθώρα πληροφοριών πελατών σε μία σελίδα, επιλέξτε Πελάτες –> Κέντρο πελατών. Εμφανίζεται το Κέντρο Πελατών, όπου παρατίθενται τα εκκρεμή υπόλοιπα, ο μη τιμολογημένος χρόνος και το κόστος και οι πελάτες κατά κερδοφορία.

Για να εμφανίσετε το παράθυρο Λήψη πληρωμών, απλώς επιλέξτε Πελάτες –> Λήψη πληρωμών. Ή επιλέξτε Πελάτες από τη λίστα Πλοηγητές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο Λήψη πληρωμών. Στη συνέχεια, περιγράψτε την πληρωμή του πελάτη και τα τιμολόγια που πληρώθηκαν. Για τις τραγικές λεπτομέρειες, διαβάστε τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέξτε Πελάτες –> Λήψη πληρωμών.

Εμφανίζεται το παράθυρο Λήψη πληρωμών.

2. Προσδιορίστε τον πελάτη και, εάν χρειάζεται, την εργασία.

Ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Customer:Job και επιλέξτε τον πελάτη ή την εργασία κάνοντας κλικ σε αυτήν. Το QuickBooks παραθέτει τα ανοιχτά ή απλήρωτα τιμολόγια για τον πελάτη στο μεγάλο πλαίσιο λίστας Εκκρεμή τιμολόγια/Κατάσταση Χρεώσεων στο κάτω μέρος του παραθύρου.

3. Δώστε την ημερομηνία πληρωμής.

Πατήστε Tab για να μετακινήσετε τον κέρσορα στο πλαίσιο κειμένου Ημερομηνία και πληκτρολογήστε τη σωστή ημερομηνία σε μορφή ΜΜ/ΗΗ/ΕΕ.

4. Εισαγάγετε το ποσό της πληρωμής.

Μετακινήστε τον κέρσορα στη γραμμή Ποσό και πληκτρολογήστε το ποσό πληρωμής πελάτη.

5. (Προαιρετικό) Καθορίστε τη μέθοδο πληρωμής.

Ενεργοποιήστε το Pmt. Αναπτυσσόμενη λίστα μεθόδων και επιλέξτε τον τρόπο πληρωμής.

6. (Προαιρετικό) Δώστε τον αριθμό επιταγής.

Μετακινήστε τον κέρσορα στη γραμμή Ref./Check No. Στη συνέχεια πληκτρολογείτε τον αριθμό επιταγής από την επιταγή του πελάτη. Χρειάζεται να ολοκληρώσετε αυτό το βήμα; Naw. Ωστόσο, αυτές οι πληροφορίες μπορεί να είναι χρήσιμες εάν εσείς ή ο πελάτης αργότερα έχετε ερωτήσεις σχετικά με τις επιταγές που πληρώθηκαν για ποια τιμολόγια.

7. (Προαιρετικό) Προσθέστε μια περιγραφή σημείωσης.

Χρησιμοποιήστε την περιγραφή Σημειώματος για να αποθηκεύσετε κάποιες πληροφορίες που θα σας βοηθήσουν με κάποιο τρόπο. Σημειώστε ότι αυτό το πεδίο εκτυπώνεται στη Δήλωση Πελάτη.

8. Αποφασίστε πώς θέλετε να χειριστείτε την πληρωμή.

Τα κουμπιά επιλογής στην κάτω αριστερή γωνία του παραθύρου θα πρέπει να φαίνονται κάπως οικεία επειδή εμφανίζονται επίσης στο παράθυρο Εισαγωγή αποδείξεων πωλήσεων. Αυτές οι επιλογές σάς δίνουν τη δυνατότητα να ορίσετε εάν θα ομαδοποιήσετε την πληρωμή με άλλα κεφάλαια που δεν έχουν κατατεθεί ή θα την καταθέσετε απευθείας σε έναν λογαριασμό.

9. Εάν ο πελάτης έχει εκκρεμείς πιστώσεις, αποφασίστε εάν θα τις εφαρμόσετε σε αυτήν την πληρωμή.

Το QuickBooks αθροίζει τα ποσά οποιασδήποτε από τις υπάρχουσες πιστώσεις του πελάτη. Θα μπορούσαν να είναι οτιδήποτε, από υπερπληρωμή σε προηγούμενο τιμολόγιο έως πίστωση επιστροφής ή οτιδήποτε άλλο.

Εάν θέλετε να εφαρμόσετε ένα πιστωτικό σημείωμα σε ένα συγκεκριμένο ανοιχτό τιμολόγιο, επιλέξτε το τιμολόγιο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Ορισμός πιστώσεων. Όταν το QuickBooks εμφανίσει την καρτέλα Credits του παραθύρου διαλόγου Discount and Credits, κάντε κλικ στο πιστωτικό σημείωμα που θέλετε να εφαρμόσετε.

10. Προσδιορίστε ποια ανοιχτά τιμολόγια πληρώνει ο πελάτης.

Εφόσον έχετε επιλέξει την προτίμηση Αυτόματη εφαρμογή πληρωμών, το QuickBooks εφαρμόζει αυτόματα την πληρωμή στα ανοιχτά τιμολόγια, ξεκινώντας από το παλαιότερο ανοιχτό τιμολόγιο. Μπορείτε να αλλάξετε αυτήν την εφαρμογή εισάγοντας ποσά στη στήλη Πληρωμή. Απλώς κάντε κλικ στο ποσό πληρωμής του ανοιχτού τιμολογίου και εισαγάγετε το σωστό ποσό.

Μπορείτε να αφήσετε ένα μέρος της πληρωμής χωρίς εφαρμογή, εάν το θέλετε. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα πιστωτικό σημείωμα για το μη εφαρμοσμένο τμήμα μιας πληρωμής πελάτη κάνοντας κλικ στο κουμπί Εκτύπωση πιστωτικού σημειώματος.

Εάν θέλετε να εφαρμόσετε την πληρωμή πελάτη στα παλαιότερα ανοιχτά τιμολόγια, κάντε κλικ στο κουμπί Αυτόματη εφαρμογή. Εάν θέλετε να καταργήσετε τις πληρωμές που έχετε ήδη εφαρμόσει για άνοιγμα τιμολογίων, κάντε κλικ στο κουμπί Εκκαθάριση επιλογών. Το Clear Selections και το Auto Apply είναι το ίδιο κουμπί. Το QuickBooks αλλάζει το όνομα του κουμπιού ανάλογα με το αν έχετε ήδη εφαρμόσει πληρωμές.

11. Προσαρμόστε τις εκπτώσεις πρόωρης πληρωμής, εάν είναι απαραίτητο.

Εάν προσφέρετε όρους πληρωμής που περιλαμβάνουν έκπτωση πρόωρης πληρωμής, το QuickBooks μειώνει το αρχικό ποσό του ανοιχτού τιμολογίου (εμφανίζεται στη στήλη Αρχ. Ποσό) με την έκπτωση πρόωρης πληρωμής που καθορίζετε για να υπολογίσει το προσαρμοσμένο οφειλόμενο ποσό (εμφανίζεται στη στήλη Πληρ. ).

Για να καθορίσετε την έκπτωση, επιλέξτε το ανοιχτό τιμολόγιο που έχει την έκπτωση πρόωρης πληρωμής που θέλετε να αλλάξετε. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Πληροφορίες έκπτωσης. Με ελάχιστο ή καθόλου δισταγμό, εμφανίζεται η καρτέλα Έκπτωση στο πλαίσιο διαλόγου Έκπτωση και πιστώσεις. Πληκτρολογήστε το ποσό της έκπτωσης σε δολάρια στο πλαίσιο κειμένου Ποσό έκπτωσης. Στη συνέχεια, καθορίστε τον λογαριασμό εξόδων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την παρακολούθηση των εκπτώσεων πρώιμης πληρωμής, ενεργοποιώντας την αναπτυσσόμενη λίστα Λογαριασμός έκπτωσης και επιλέγοντας έναν από τους λογαριασμούς. (Το Έξοδα Τόκου είναι πιθανώς ένας καλός λογαριασμός για χρήση, εκτός και αν θέλετε να δημιουργήσετε έναν ειδικό λογαριασμό εξόδων πρώιμων εκπτώσεων που ονομάζεται κάτι σαν Έξοδα Έκπτωσης ή Δίνονται Εκπτώσεις. Εξάλλου, οι εκπτώσεις πρόωρης πληρωμής ισοδυναμούν με τόκο.)

Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο OK για να επιστρέψετε στο παράθυρο Λήψη πληρωμών.

12. Καταγράψτε τα στοιχεία πληρωμής του πελάτη.

Αφού προσδιορίσετε ποια τιμολόγια πληρώνει ο πελάτης — το ποσό που δεν έχει εφαρμοστεί θα πρέπει πιθανώς να εμφανίζεται ως μηδέν — είστε έτοιμοι να καταγράψετε τα στοιχεία πληρωμής του πελάτη. Μπορείτε να το κάνετε κάνοντας κλικ στο Save & New ή στο Save & Close. Το QuickBooks αποθηκεύει την πληρωμή του πελάτη που εμφανίζεται στην οθόνη. Εάν κάνετε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Νέα, το QuickBooks εμφανίζει ένα κενό παράθυρο Λήψη πληρωμών, ώστε να μπορείτε να εισαγάγετε άλλη πληρωμή.

Μπορείτε να επιστρέψετε στις πληρωμές πελατών που καταγράψατε νωρίτερα κάνοντας κλικ στο κουμπί Προηγούμενο.