Λογιστική αποθέματος στο QuickBooks 2017

Ευτυχώς, το μεγαλύτερο μέρος της λογιστικής αποθέματος που γίνεται σε μια επιχείρηση γίνεται αυτόματα από το QuickBooks. Όταν αγοράζετε ένα είδος αποθέματος γράφοντας μια επιταγή ή καταγράφοντας έναν πληρωτέο λογαριασμό, για παράδειγμα, το QuickBooks προσαρμόζει αυτόματα τους λογαριασμούς αποθέματός σας τόσο για την αξία σε δολάρια του αποθέματος όσο και για την ποσότητα των αντικειμένων. Όταν πουλάτε ένα είδος αποθέματος σε έναν πελάτη, το QuickBooks προσαρμόζει ξανά αυτόματα την αξία σε δολάρια του αποθέματός σας και προσαρμόζει τον αριθμό των ποσοτήτων των αντικειμένων που πουλάτε.

Βασικά, όλα αυτά σημαίνουν ότι το QuickBooks διατηρεί ένα διαρκές σύστημα απογραφής — ένα σύστημα απογραφής που σας ενημερώνει ανά πάσα στιγμή την ποσότητα των αντικειμένων που έχετε στο απόθεμα και την αξία του αποθέματός σας. (Στο παρελθόν, οι μικρότερες εταιρείες χρησιμοποιούσαν συχνά ένα σύστημα περιοδικής απογραφής , πράγμα που σήμαινε ότι οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων δεν γνώριζαν ποτέ με ακρίβεια την αξία του αποθέματός τους σε δολάρια ή τις ποσότητες για τα είδη αποθέματος που κατείχαν.)

Αν και όλα στην προηγούμενη παράγραφο αντιπροσωπεύουν καλά νέα, αρκετοί πονοκέφαλοι που σχετίζονται με την απογραφή απαιτούν λίγη λογιστική μαγεία. Συγκεκριμένα, εάν η εταιρεία σας διαθέτει απόθεμα, πρέπει να γνωρίζετε πώς να αντιμετωπίζετε το απαρχαιωμένο απόθεμα, την απόρριψη απαρχαιωμένων αποθεμάτων και τη συρρίκνωση του αποθέματος.

Αντιμετώπιση απαρχαιωμένων αποθεμάτων

Το απαρχαιωμένο απόθεμα αναφέρεται σε αντικείμενα που έχετε αγοράσει προς πώληση αλλά αποδεικνύεται ότι δεν είναι διαθέσιμα προς πώληση. Ίσως οι πελάτες να μην το θέλουν πλέον. Ίσως έχετε πάρα πολύ από το είδος του αποθέματος και δεν θα μπορέσετε ποτέ να πουλήσετε ό,τι κατέχετε.

Και στις δύο περιπτώσεις, καταγράφετε το γεγονός ότι η αξία του αποθέματός σας είναι στην πραγματικότητα μικρότερη από αυτή για την οποία το αγοράσατε. Και θέλετε να καταγράψετε το γεγονός ότι, πραγματικά, τα χρήματα που ξοδέψατε για το απαρχαιωμένο είδος είναι έξοδο. Ας υποθέσουμε ότι αγοράσατε ένα αντικείμενο $100 που τώρα συνειδητοποιείτε ότι είναι ξεπερασμένο. Πώς καταγράφετε αυτή την απαξίωση;

Καταχώριση Ημερολογίου 7: Καταγραφή Επιδόματος για Απαρχαιωμένο Απόθεμα

Όπως δείχνει το Journal Entry 7, για να καταγράψετε την απαξίωση ενός αντικειμένου αποθέματος $100, χρεώνετε πρώτα έναν λογαριασμό εξόδων που ονομάζεται κάτι σαν "Απαλαίωση αποθέματος" για $100. Στη συνέχεια, πιστώνετε έναν λογαριασμό αντίθετου περιουσιακού στοιχείου με την ονομασία "Επίδομα για απαρχαιωμένο απόθεμα" για 100 $.

Ένας λογαριασμός αντίθετου ενεργητικού αναφέρεται στον ισολογισμό αμέσως κάτω από τον λογαριασμό περιουσιακών στοιχείων με τον οποίο σχετίζεται. Ο λογαριασμός αντίθετου ενεργητικού, με το αρνητικό πιστωτικό του υπόλοιπο, μειώνει την καθαρή δηλωμένη αξία του λογαριασμού του ενεργητικού. Εάν το υπόλοιπο του λογαριασμού αποθέματος είναι 3.100 $ και έχετε περιθώριο 100 $ για έναν απαρχαιωμένο λογαριασμό αντιπεριουσιακών στοιχείων αποθέματος, το καθαρό υπόλοιπο αποθέματος εμφανίζεται ως 3.000 $. Με άλλα λόγια, ο λογαριασμός αντίθετου περιουσιακού στοιχείου αφαιρείται από τον σχετικό λογαριασμό ενεργητικού.

Το QuickBooks απαιτεί να καταγράψετε μόνοι σας το Journal Entry 7, χρησιμοποιώντας την εντολή Make Journal Entries.

Διάθεση απαρχαιωμένων αποθεμάτων

Όταν τελικά πετάξετε το απαρχαιωμένο απόθεμα, καταγράφετε μια εγγραφή ημερολογίου όπως αυτή. Αυτή η καταχώριση ημερολογίου χρεώνει τον λογαριασμό αντίθετου περιουσιακού στοιχείου για 100 $ και πιστώνει το απόθεμα για 100 $. Με άλλα λόγια, αυτή η ημερολογιακή καταχώριση αφαιρεί την αξία του απαρχαιωμένου αποθέματος τόσο από την αποζημίωση για λογαριασμό απαρχαιωμένου αποθέματος όσο και από τον ίδιο τον λογαριασμό αποθέματος. Καταγράφετε αυτήν την καταχώριση ημερολογίου όταν ουσιαστικά απορρίπτετε φυσικά το απόθεμα — όταν πληρώνετε τον άχρηστο άνδρα για να παρασύρει το απόθεμα, για παράδειγμα, ή όταν πετάτε το απόθεμα στον μεγάλο κάδο απορριμμάτων πίσω από το γραφείο ή το εργοστάσιό σας.

Ημερολόγιο Καταχώριση 8: Καταγραφή Διάθεση Αποθέματος

Γενικά, ένα από τα πράγματα που πρέπει να κάνετε κάθε χρόνο για φορολογικούς λογιστικούς λόγους είναι να ασχοληθείτε με το απαρχαιωμένο απόθεμά σας. Οι φορολογικοί κανόνες γενικά ορίζουν ότι δεν μπορείτε να διαγράψετε το απαρχαιωμένο απόθεμα εκτός εάν το διαθέσετε πραγματικά για εισοδηματικούς σκοπούς. Συνήθως, ωστόσο, μπορείτε να καταγράψετε το απόθεμα στην αξία ρευστοποίησής του. Μια τέτοια υποτίμηση λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο όπως μια υποτίμηση για απαρχαιωμένο απόθεμα. Ωστόσο, μια διαγραφή μπορεί να είναι λίγο δύσκολη, αν δεν την έχετε ξανακάνει, επομένως μπορεί να θέλετε να συζητήσετε με τον φορολογικό σας σύμβουλο.

Ένα ακόμη πολύ σημαντικό σημείο σχετικά με την καταγραφή της διάθεσης απαρχαιωμένου αποθέματος: Στο QuickBooks, καταγράφετε τη διάθεση αποθέματος προσαρμόζοντας τον αριθμό φυσικών αντικειμένων των ειδών αποθέματος. Στην πραγματικότητα δεν εισάγετε μια εγγραφή ημερολογίου όπως αυτή που εμφανίζεται στην Καταχώριση Ημερολογίου 8. Προσαρμόζετε τους λογαριασμούς αποθέματος για το απαρχαιωμένο απόθεμα. Αυτή η προσαρμογή θα μείωνε αυτόματα το υπόλοιπο του λογαριασμού αποθέματος. Όταν το QuickBooks σάς ρωτά ποιον λογαριασμό να χρεώσει, καθορίζετε το όριο για τον απαρχαιωμένο λογαριασμό αποθέματος.

Αντιμετώπιση της συρρίκνωσης των αποθεμάτων

Ο άλλος χρόνιος πονοκέφαλος του αποθέματος που πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και διευθυντές επιχειρήσεων πρέπει να αντιμετωπίσουν είναι η συρρίκνωση του αποθέματος. Είναι πολύ πιθανό, μερικές φορές για τους πιο αθώους λόγους, τα αρχεία του αποθέματός σας να υπερεκτιμούν τον αριθμό των ποσοτήτων των αντικειμένων. Όταν συμβεί αυτό, πρέπει να προσαρμόσετε τα αρχεία σας. Ουσιαστικά, θέλετε να μειώσετε τόσο την αξία σε δολάρια του αποθέματός σας όσο και τον αριθμό των ποσοτήτων των στοιχείων αποθέματός σας.

Το QuickBooks κάνει αυτήν την καταχώριση ημερολογίου για να καταγράψετε αυτό το συμβάν. Αυτή η καταχώριση ημερολογίου χρεώνει έναν κατάλληλο λογαριασμό εξόδων — στην Καταχώριση Ημερολογίου 9, ο λογαριασμός εξόδων ονομάζεται «Έξοδα συρρίκνωσης» — για 100 $. Μια εγγραφή ημερολογίου πρέπει επίσης να πιστώσει τον λογαριασμό αποθέματος για 100 $.

Καταχώριση ημερολογίου 9: Καταγραφή της συρρίκνωσης του αποθέματος

Στο QuickBooks, στην πραγματικότητα δεν καταγράφετε μια επίσημη καταχώριση ημερολογίου όπως αυτή που εμφανίζεται εδώ. Χρησιμοποιείτε κάτι που ονομάζεται φύλλο εργασίας φυσικής καταμέτρησης για να προσαρμόσετε τις ποσότητες των μετρήσεων των στοιχείων αποθέματός σας σε ό,τι κι αν είναι στην πραγματικότητα. Όταν κάνετε αυτήν την προσαρμογή, το QuickBooks πιστώνει αυτόματα το υπόλοιπο του λογαριασμού αποθέματος και προσαρμόζει τις μετρήσεις ποσοτήτων. Το QuickBooks απαιτεί επίσης να παρέχετε τον λογαριασμό εξόδων που πρέπει να χρεώσει για τη συρρίκνωση.

Παλιότερα, οι επιχειρήσεις συνέκριναν τα λογιστικά τους αρχεία με τις φυσικές μετρήσεις των ειδών απογραφής μόνο μία φορά το χρόνο. Στην πραγματικότητα, η ετήσια φυσική καταμέτρηση των αποθεμάτων ήταν μια οδυνηρή τελετουργία που πέρασαν πολλοί διανομείς και έμποροι λιανικής. Αυτές τις μέρες, οι περισσότερες επιχειρήσεις έχουν διαπιστώσει ότι λειτουργεί πολύ καλύτερα να οργανώνουν μετρήσεις φυσικών αποθεμάτων καθ' όλη τη διάρκεια του έτους. Αυτή η προσέγγιση, που ονομάζεται μέτρηση κύκλου, σημαίνει ότι πιθανότατα συγκρίνετε τα λογιστικά σας αρχεία με τις φυσικές μετρήσεις για τα πιο πολύτιμα αντικείμενά σας πολλές φορές το χρόνο.

Για τα μετρίως πολύτιμα αντικείμενά σας, πιθανώς συγκρίνετε τα αρχεία λογιστικής αποθέματός σας με φυσικές μετρήσεις μία ή δύο φορές το χρόνο. Με τα λιγότερο πολύτιμα στοιχεία αποθέματός σας, πιθανώς συγκρίνετε τις εγγραφές αποθέματος με τις φυσικές μετρήσεις μόνο ακανόνιστα και μπορεί να αποδεχτείτε έναν βαθμό ανακρίβειας. Αντί να μετράτε τις βίδες σε κάποιον κάδο, για παράδειγμα, μπορείτε να ζυγίσετε τον κάδο και στη συνέχεια να κάνετε μια εκτίμηση του αριθμού των βιδών.

Σε κάθε περίπτωση, θέλετε κάποιο σύστημα που σας επιτρέπει να συγκρίνετε τα λογιστικά σας αρχεία με τις φυσικές σας μετρήσεις. Η συρρίκνωση του αποθέματος και η απαξίωση του αποθέματος αντιπροσωπεύουν πραγματικό κόστος της επιχειρηματικής δραστηριότητας που δεν θα καταγραφεί στα λογιστικά σας αρχεία με οποιονδήποτε άλλο τρόπο.