Κουμπιά παραθύρου αναφορών QuickBooks 2014

Το παράθυρο Αναφορά QuickBooks παρέχει συνήθως εννέα κουμπιά: Προσαρμογή αναφοράς, Κοινή χρήση προτύπου, Απομνημόνευση, Εκτύπωση, E-mail, Excel, Απόκρυψη κεφαλίδας, Σύμπτυξη και Ανανέωση. Μπορείτε να μάθετε τι κάνουν αυτά τα κουμπιά εντολών με πειραματισμό.

Κουμπί προσαρμογής αναφοράς

Το κουμπί Προσαρμογή αναφοράς εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Τροποποίηση αναφοράς.

Κουμπί κοινής χρήσης προτύπου

Το κουμπί Κοινή χρήση προτύπου, το οποίο ενεργοποιεί το QuickBooks αφού προσαρμόσετε μια αναφορά με κάποιο τρόπο, σας επιτρέπει να μοιράζεστε τις προσαρμοσμένες ρυθμίσεις αναφοράς σας (όχι τα δεδομένα) με άλλους χρήστες του QuickBooks. Όταν κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί, το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Κοινή χρήση προτύπου.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο διαλόγου για να δώσετε ένα όνομα στο πρότυπο αναφοράς σας, να περιγράψετε την προσαρμοσμένη αναφορά σας με λίγες λέξεις επιλογής, να δώσετε το όνομα και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά επιλογής που παρέχονται για να υποδείξετε εάν θέλετε να παραμείνετε ανώνυμοι. Όταν κάνετε κλικ στο Κοινή χρήση, το QuickBooks ανεβάζει το πρότυπο αναφοράς σας σε έναν ιστότοπο Intuit όπου άλλα άτομα μπορούν να πάρουν το πρότυπο και να το χρησιμοποιήσουν ξανά.

Κουμπί απομνημόνευσης

Το κουμπί Απομνημόνευση εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Απομνημόνευση αναφοράς. Το παράθυρο διαλόγου Απομνημόνευση αναφοράς σάς επιτρέπει να απομνημονεύσετε ή να αποθηκεύσετε μόνιμα ένα συγκεκριμένο σύνολο ρυθμίσεων δημιουργίας αναφοράς. Αφού απομνημονεύσετε αυτές τις ρυθμίσεις, μπορείτε να δημιουργήσετε την ίδια ακριβώς αναφορά επιλέγοντας την αναφορά απομνημόνευσης από το υπομενού Αναφορές→ Απομνημονευμένες αναφορές.

Μπορείτε να αποθηκεύσετε μια απομνημονευμένη αναφορά στην Ομάδα Απομνημονευμένων Αναφορών. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Save in Memorized Report Group. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Save in Memorized Report Group για να επιλέξετε την ομάδα αναφοράς στην οποία θα πρέπει να αποθηκευτεί η απομνημονευμένη αναφορά.

Κουμπί εκτύπωσης

Το κουμπί εντολής Εκτύπωση εμφανίζει μια αναπτυσσόμενη λίστα με δύο επιλογές: Αναφορά και Αποθήκευση ως PDF. Εάν κάνετε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση, το QuickBooks (μερικές φορές μετά από λίγη ενόχληση) εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωση αναφορών, το οποίο σας επιτρέπει να επιλέξετε πώς θα εκτυπωθεί η αναφορά και πού θα εκτυπωθεί.

Για παράδειγμα, η καρτέλα Ρυθμίσεις σάς επιτρέπει να επιλέξετε τον εκτυπωτή, να επιλέξετε έναν προσανατολισμό σελίδας (είτε κατακόρυφο είτε οριζόντιο), να καθορίσετε εάν θέλετε να εκτυπώσετε μόνο ένα εύρος σελίδων της αναφοράς, να ελέγξετε την αλλαγή σελίδας και τις διαστάσεις (πλάτος και ύψος) του η αναφορά. Εάν κάνετε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ως PDF, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση εγγράφου ως PDF, το οποίο σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα PDF του εγγράφου αναφοράς.

Η καρτέλα Περιθώρια του παραθύρου διαλόγου Εκτύπωση αναφορών σάς επιτρέπει να καθορίσετε τα περιθώρια που πρέπει να χρησιμοποιεί το QuickBooks στις εκτυπωμένες σελίδες αναφορών. Καθορίζετε τα επάνω, δεξιά, κάτω και αριστερά περιθώρια σε ίντσες.

Κάντε κλικ στο κουμπί Προεπισκόπηση, που παρέχεται στο πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωση αναφορών, για να εμφανιστεί το παράθυρο Προεπισκόπηση. Το παράθυρο Προεπισκόπηση δείχνει πώς μοιάζουν οι εκτυπωμένες σελίδες αναφορών σας. Το παράθυρο περιλαμβάνει επίσης κουμπιά που σας επιτρέπουν να μεταβείτε στην προηγούμενη και την επόμενη σελίδα της αναφοράς, να κάνετε μεγέθυνση και σμίκρυνση της αναφοράς και να εκτυπώσετε την αναφορά.

Αφού χρησιμοποιήσετε την καρτέλα Ρυθμίσεις και την καρτέλα Περιθώρια για να καθορίσετε τον τρόπο εκτύπωσης μιας αναφοράς από το QuickBooks, κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση. Το QuickBooks στέλνει την αναφορά στον εκτυπωτή σας.

Κουμπί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Το κουμπί εντολής E-mail σάς επιτρέπει να στείλετε ένα αντίγραφο της αναφοράς μέσω e-mail ως συνημμένο. Όταν κάνετε κλικ στο E-mail, το QuickBooks ξεκινά το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για εσάς.

Κουμπί Excel

Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Excel, το QuickBooks εμφανίζει ένα υπομενού από το οποίο μπορείτε να επιλέξετε Δημιουργία νέου φύλλου εργασίας ή Ενημέρωση υπάρχοντος φύλλου εργασίας. Επιλέξτε Δημιουργία νέου φύλλου εργασίας για να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Αποστολή αναφοράς στο Excel.

Το παράθυρο διαλόγου Αποστολή αναφοράς στο Excel σάς επιτρέπει να λαμβάνετε τις πληροφορίες μιας αναφοράς και να τις αντιγράφετε σε ένα αρχείο που ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων, όπως το Microsoft Excel, μπορεί εύκολα να ανοίξει. Μπορείτε να στείλετε το αντίγραφο σε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο Excel, σε ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο Excel ή σε ένα αρχείο .csv (τιμές διαχωρισμένες με κόμμα), το οποίο μπορεί να ανοίξει σχεδόν από οποιοδήποτε πρόγραμμα υπολογιστικού φύλλου ή βάσης δεδομένων.

Για να αντιγράψετε την αναφορά σε ένα νέο βιβλίο εργασίας, επιλέξτε την καταχώρηση της αναπτυσσόμενης λίστας Δημιουργία νέου φύλλου εργασίας και, στη συνέχεια, την επιλογή ραδιοφώνου Σε νέο βιβλίο εργασίας. Για να αντιγράψετε την αναφορά σε ένα νέο φύλλο εργασίας σε ένα υπάρχον βιβλίο εργασίας, επιλέξτε την καταχώρηση της αναπτυσσόμενης λίστας Δημιουργία νέου φύλλου εργασίας και, στη συνέχεια, το κουμπί επιλογής Σε υπάρχον βιβλίο εργασίας.

Απόκρυψη κουμπιού κεφαλίδας

Το κουμπί Απόκρυψη κεφαλίδας και το κουμπί Σύμπτυξη αλλάζουν τον τρόπο με τον οποίο εμφανίζεται η αναφορά στο παράθυρο Αναφορά και, εάν εκτυπωθεί, στη σελίδα.

Κάντε κλικ στο κουμπί Απόκρυψη κεφαλίδας για να αφαιρέσετε τις πληροφορίες κεφαλίδας, όπως το όνομα της εταιρείας. Εάν αποκρύψετε την κεφαλίδα, μπορείτε να κάνετε ξανά κλικ στο κουμπί Απόκρυψη κεφαλίδας για να αντικαταστήσετε την κεφαλίδα.

Κουμπί σύμπτυξης

Το κουμπί Σύμπτυξη συμπτύσσει λεπτομέρειες σε μια αναφορά. Το QuickBooks δεν εμφανίζει δευτερεύοντες λογαριασμούς σε μια συμπτυγμένη αναφορά — μόνο λογαριασμούς.

Για να καταργήσετε τη σύμπτυξη μιας αναφοράς που είχατε προηγουμένως συμπτύξει, κάντε κλικ στο κουμπί Ανάπτυξη. Το QuickBooks αντικαθιστά το κουμπί Σύμπτυξη με το κουμπί Ανάπτυξη όταν το παράθυρο Αναφορά εμφανίζει μια συμπτυγμένη αναφορά.

Μην ξοδεύετε καθόλου χρόνο προσπαθώντας να καταλάβετε τι κάνουν τα κουμπιά Απόκρυψη κεφαλίδας και Σύμπτυξη/Ανάπτυξη. Εάν έχετε μια ερώτηση, απλώς εμφανίστε μια αναφορά στο παράθυρο Αναφορά και κάντε κλικ στο κουμπί εντολής για το οποίο έχετε μια ερώτηση. Οι αλλαγές στο παράθυρο Αναφορά σάς δείχνουν τι κάνει το κουμπί εντολής.

Κουμπί ανανέωσης

Το κουμπί Ανανέωση λέει στο QuickBooks να ενημερώσει τις πληροφορίες μιας αναφοράς για αλλαγές στο αρχείο δεδομένων QuickBooks. Αυτό ακούγεται τρελό στην αρχή, αλλά μπορείτε πραγματικά να αφήσετε ανοιχτά τα παράθυρα αναφορών. Αυτό σημαίνει ότι ένα παράθυρο αναφοράς μπορεί να εμφανίζει μια κατάσταση κερδών και ζημιών, για παράδειγμα, πριν από μια εβδομάδα. Εάν έχετε εισαγάγει πολλές συναλλαγές την περασμένη εβδομάδα, τα δεδομένα της αναφοράς ενδέχεται να μην είναι πλέον σωστά. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Ανανέωση, το QuickBooks γνωρίζει ότι πρέπει να ενημερώσει την αναφορά με τις πιο πρόσφατες αλλαγές.

Το QuickBooks σας ζητά συνήθως να ενημερώσετε μια αναφορά για αλλαγές στο αρχείο δεδομένων QuickBooks. Ωστόσο, εάν δεν ακολουθήσετε την πρόταση του QuickBooks για ενημέρωση, μπορείτε αργότερα να κάνετε κλικ στην Ανανέωση για ενημέρωση.