Καταγράψτε τους λογαριασμούς σας στο QuickBooks 2019 με τον τρόπο πληρωτέων λογαριασμών

Ο τρόπος πληρωμής λογαριασμών πληρωτέων λογαριασμών (A/P) περιλαμβάνει δύο βήματα. Το πρώτο είναι ένα μικροπράγμα στη δύσκολη πλευρά και το δεύτερο βήμα είναι τόσο εύκολο όσο η πίτα. Αρχικά, καταγράφετε τους λογαριασμούς σας. Μπορεί να είστε ήδη εξοικειωμένοι με τη χρήση της καρτέλας Έξοδα και της καρτέλας Είδη για την καταγραφή λογαριασμών. Πρέπει επίσης να συμπληρώσετε αυτές τις καρτέλες για τη μέθοδο A/P, εάν θέλετε να διανείμετε έναν λογαριασμό σε λογαριασμούς, πελάτες, θέσεις εργασίας, τάξεις και αντικείμενα.

Αφού καταγράψετε τους λογαριασμούς σας, μπορείτε να προχωρήσετε στο δεύτερο βήμα: να πείτε στο QuickBooks 2019 ποιους λογαριασμούς να πληρώσετε. Στη συνέχεια, το QuickBooks γράφει τις επιταγές. Τα εκτυπώνετε. Τους στέλνεις ταχυδρομείο.

Για να λειτουργήσει η μέθοδος A/P, πρέπει να καταγράψετε τους λογαριασμούς σας καθώς εισέρχονται. Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να τους πληρώσετε αμέσως. Καταγράφοντας τους λογαριασμούς σας, μπορείτε να παρακολουθείτε πόσα χρήματα οφείλετε και πόσα χρήματα έχει πραγματικά η επιχείρησή σας. Το QuickBooks σας υπενθυμίζει πότε λήγουν οι λογαριασμοί σας, ώστε να μην χρειάζεται να ανησυχείτε μήπως ξεχάσετε να πληρώσετε έναν λογαριασμό.

Όταν καταγράφετε τους λογαριασμούς με τον τρόπο πληρωτέων λογαριασμών, χρησιμοποιείτε λογιστική σε δεδουλευμένη βάση.

Πώς να καταγράψετε λογαριασμούς στο QuickBooks 2019

Όταν μπαίνει ένας λογαριασμός, το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να τον καταγράψετε. Μπορείτε να καταγράψετε τους λογαριασμούς μέσω του παραθύρου Εισαγωγή λογαριασμών ή του μητρώου Πληρωτέοι λογαριασμοί. Εάν σκοπεύετε να παρακολουθείτε τους λογαριασμούς ανά έξοδο και είδος, πρέπει να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών.

Για να καταγράψετε έναν λογαριασμό μέσω του παραθύρου Εισαγωγή λογαριασμών, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Επιλέξτε Προμηθευτές → Εισαγάγετε λογαριασμούς.

Εναλλακτικά, κάντε κλικ στο εικονίδιο Εισαγωγή λογαριασμών στην περιοχή Προμηθευτές στην αρχική σελίδα. Το παρακάτω σχήμα δείχνει το παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών. Αναμφίβολα παρατηρείτε ότι το επάνω μισό αυτού του παραθύρου μοιάζει πολύ με επιταγή, και αυτό συμβαίνει επειδή πολλές από τις πληροφορίες που τοποθετείτε εδώ καταλήγουν στην επιταγή που γράφετε για να πληρώσετε τον λογαριασμό σας. (Εάν βλέπετε τη λέξη Πίστωση στο επάνω μέρος της φόρμας αντί για λογαριασμό, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Λογαριασμού στην επάνω αριστερή γωνία. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτήν την οθόνη για να εισαγάγετε πιστωτικές σημειώσεις από προμηθευτές.)

Το παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών.

2. Επιλέξτε το όνομα του προμηθευτή που πληρώνετε.

Εάν θέλετε να πληρώσετε αυτόν τον λογαριασμό σε έναν προμηθευτή που βρίσκεται ήδη στη λίστα Προμηθευτών, κάντε κλικ στο κάτω βέλος στο τέλος της γραμμής Προμηθευτή και επιλέξτε τον προμηθευτή. (Στη συνέχεια το QuickBooks γεμίζει αυτόματα το παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών με όσες πληροφορίες μπορεί να θυμηθεί.) Εάν αυτός ο προμηθευτής είναι νέος, το QuickBooks σας ζητά να Γρήγορη Προσθήκη ή Ρύθμιση ορισμένων πληροφοριών σχετικά με τον προμηθευτή: τη διεύθυνση, το πιστωτικό όριο, τους όρους πληρωμής και σύντομα. Παρέχετε αυτές τις πληροφορίες στο παράθυρο Νέος προμηθευτής.

Εάν έχετε μία ή περισσότερες μη εκπληρωμένες εντολές αγοράς με τον προμηθευτή που επιλέγετε, το QuickBooks σάς ρωτά εάν θέλετε να λάβετε έναντι μιας παραγγελίας αγοράς. Κάντε κλικ στο Ναι εάν το κάνετε ή στο Όχι εάν δεν το κάνετε. Εάν επιλέξετε να λάβετε έναντι παραγγελίας αγοράς, το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Άνοιγμα παραγγελιών αγοράς, όπως φαίνεται. Εμφανίζει τις ανοιχτές εντολές αγοράς που έχετε καταγράψει. Όταν επιλέγετε μία ή περισσότερες εντολές αγοράς προς λήψη, το QuickBooks συμπληρώνει τα στοιχεία και τα ποσά από αυτές τις παραγγελίες για εσάς, τα οποία μπορείτε να τροποποιήσετε εάν είναι απαραίτητο. Όταν ολοκληρώσετε με το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα εντολών αγοράς, κάντε κλικ στο OK για να επιστρέψετε στο παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών.

Πληρωμή λογαριασμού έναντι εντολής αγοράς.

Για να δημιουργήσετε μια παραγγελία, η οποία είναι μια καταγραφή των προϊόντων που παραγγέλνετε από προμηθευτές, επιλέξτε Προμηθευτές → Δημιουργία εντολών αγοράς. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Δημιουργία εντολών αγοράς, περιγράψτε την παραγγελία σας. Παρεμπιπτόντως, εκτυπώνετε και επεξεργάζεστε εντολές αγοράς με τον ίδιο τρόπο που εκτυπώνετε τιμολόγια και πιστωτικά σημειώματα.

3. Επιλέξτε τους όρους πληρωμής που περιγράφουν πότε λήγει ο λογαριασμός.

Στη γραμμή Όροι, ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε τους όρους πληρωμής (εάν οι πληροφορίες δεν υπάρχουν ήδη από τη στιγμή που ρυθμίσατε τον προμηθευτή).

4. (Προαιρετικό) Εισαγάγετε τον αριθμό αναφοράς του πωλητή.

Εάν εισαγάγετε τον αριθμό αναφοράς του πωλητή για τον λογαριασμό — πιθανώς μόνο τον αριθμό τιμολογίου ή τον αριθμό λογαριασμού σας — ο αριθμός αναφοράς εκτυπώνεται στο κουπόνι που αποτελεί μέρος της εκτυπωμένης επιταγής.

5. (Προαιρετικό) Εισαγάγετε ένα σημείωμα για να περιγράψετε τον λογαριασμό.

Μπορείτε να εισαγάγετε μια σημείωση στο πλαίσιο κειμένου Σημείωση. Η σημείωση που εισάγετε εμφανίζεται στο μητρώο A/P.

6. Μετακινήστε τον κέρσορα προς τα κάτω στη στήλη Λογαριασμός της καρτέλας Έξοδα και εισαγάγετε ένα όνομα λογαριασμού εξόδων.

Οι πιθανότητες είναι καλές να θέλετε να εισαγάγετε το όνομα ενός λογαριασμού εξόδων που βρίσκεται ήδη στο λογιστικό σχέδιο. Εάν συμβαίνει αυτό, κάντε κλικ στο κάτω βέλος για να δείτε μια λίστα με όλους τους λογαριασμούς σας. Μάλλον πρέπει να κάνετε κύλιση προς τα κάτω στη λίστα για να φτάσετε στους λογαριασμούς εξόδων. (Ένας γρήγορος τρόπος για να μετακινηθείτε προς τα κάτω στη λίστα είναι να αρχίσετε να πληκτρολογείτε το όνομα του λογαριασμού. πηγαίνετε κατευθείαν στη λίστα.) Κάντε κλικ στο λογαριασμό που αντιπροσωπεύει αυτός ο λογαριασμός. (Πιθανότατα, είναι Προμήθειες ή κάτι τέτοιο.)

Εάν πρέπει να δημιουργήσετε μια νέα κατηγορία λογαριασμού εξόδων για αυτόν τον λογαριασμό, επιλέξτε Προσθήκη νέου από την κορυφή της λίστας. Βλέπετε το παράθυρο διαλόγου Νέος λογαριασμός (δεν εμφανίζεται). Συμπληρώστε τις πληροφορίες και κάντε κλικ στο OK.

Τι θα συμβεί αν τα χρήματα που πληρώνετε λόγω αυτού του λογαριασμού μπορούν να μοιραστούν σε δύο, τρεις ή τέσσερις λογαριασμούς εξόδων; Απλώς κάντε κλικ κάτω από τον λογαριασμό που μόλις εισαγάγατε. Εμφανίζεται το κάτω βέλος. Κάντε κλικ σε αυτό για να εισαγάγετε έναν άλλο λογαριασμό εξόδων και έναν άλλο, και έναν άλλον, εάν χρειάζεται.

7. Μεταβείτε στη στήλη Ποσό, εάν χρειάζεται, και αλλάξτε τους αριθμούς.

Εάν μοιράζετε αυτόν τον λογαριασμό σε πολλούς λογαριασμούς, βεβαιωθείτε ότι οι αριθμοί στη στήλη Ποσό προστίθενται στο σύνολο του λογαριασμού.

8. (Προαιρετικό) Εισαγάγετε λέξεις επεξήγησης ή σοφίας στη στήλη Σημείωση.

9. (Προαιρετικό) Αναθέστε τη δαπάνη σε έναν πελάτη: Εργασία.

Εάν σκοπεύετε να λάβετε αποζημίωση για αυτά τα έξοδα ή εάν θέλετε απλώς να παρακολουθείτε τα έξοδά σας ανά εργασία, εισαγάγετε τον πελάτη που πρόκειται να σας αποζημιώσει. Εισαγάγετε ένα ποσό για κάθε λογαριασμό εάν είναι απαραίτητο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κάτω βέλος για να βρείτε πελάτες και, στη συνέχεια, να τους κάνετε κλικ. Εάν εκχωρήσετε ένα Customer:Job, έχετε επίσης την επιλογή να χρεώσετε αυτά τα έξοδα ή τα αντικείμενα που αγοράζονται στον πελάτη. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στη στήλη Χρεώσιμη και θα δείτε ένα σημάδι επιλογής τώρα. Την επόμενη φορά που θα τιμολογήσετε αυτήν την εργασία, θα πρέπει να δείτε την επιλογή αυτόματης προσθήκης αυτών των στοιχείων στο τιμολόγιο.

10. (Προαιρετικό) Αναθέστε τη δαπάνη σε μια τάξη.

Μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε τα έξοδα ανά τάξη κάνοντας καταχωρίσεις στη στήλη Τάξη. Παρατηρήστε το συνηθισμένο κάτω βέλος και κάντε κλικ σε αυτό για να δείτε μια λίστα κλάσεων. (Δεν βλέπετε μια στήλη Class εκτός και αν έχετε πει στο QuickBooks ότι θέλετε να χρησιμοποιήσετε τάξεις.)

Εάν θέλετε το QuickBooks να παρακολουθεί τα έξοδα ανά τάξη, μπορείτε να το ρυθμίσετε να το κάνει. Για να ρυθμίσετε τα QuickBooks για παρακολούθηση δαπανών, επιλέξτε Επεξεργασία → Προτιμήσεις. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Προτιμήσεις, κάντε κλικ στο εικονίδιο Λογιστική, κάντε κλικ στην καρτέλα Προτιμήσεις εταιρείας και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Χρήση παρακολούθησης τάξης.

Εάν θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Επανυπολογισμός για να συνοψίσετε τα έξοδα.

11. Χρησιμοποιήστε την καρτέλα Είδη για να καταγράψετε τα διάφορα είδη που αντιπροσωπεύει ο λογαριασμός.

Κάντε κλικ στην καρτέλα Στοιχεία. Εισαγάγετε τα είδη που αγοράσατε και τις τιμές που πληρώσατε για αυτά.

Εάν συνειδητοποιήσετε μετά τη μερική συμπλήρωση του λογαριασμού ότι ο λογαριασμός πληρώνει όντως μια παραγγελία αγοράς, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή PO, το οποίο εμφανίζεται στην κύρια κορδέλα του παραθύρου Εισαγωγή λογαριασμών.

Από το αναπτυσσόμενο μενού Προμηθευτής, επιλέξτε το όνομα του προμηθευτή που σας έστειλε τον λογαριασμό. Στη λίστα με τις ανοιχτές εντολές αγοράς, κάντε κλικ στη στήλη στα αριστερά για να βάλετε ένα σημάδι επιλογής δίπλα στην εντολή αγοράς (ή τις παραγγελίες) για τις οποίες πληρώνετε. Αρκετά εύκολο; Κάντε κλικ στο OK όταν τελειώσετε. Το QuickBooks συμπληρώνει αυτόματα την καρτέλα Στοιχεία για εσάς.

12. Μεταβείτε στη στήλη Item και πληκτρολογήστε ένα όνομα για το στοιχείο.

Παρατηρήστε το κάτω βέλος σε αυτήν τη στήλη. Κάντε κλικ σε αυτό για να δείτε τη λίστα Στοιχείων. Το αντικείμενο για το οποίο πληρώνετε εμφανίζεται σε αυτήν τη λίστα; Εάν ναι, κάντε κλικ σε αυτό το στοιχείο. Εάν όχι, επιλέξτε Προσθήκη νέου από την κορυφή της λίστας και συμπληρώστε το παράθυρο Νέο στοιχείο.

13. Συμπληρώστε τις υπόλοιπες σειρές των στοιχείων στην καρτέλα Items.

Μπορείτε να εισάγετε όλα τα είδη που αγοράζετε εδώ. Βεβαιωθείτε ότι η καρτέλα "Είδη" εμφανίζει με ακρίβεια τα είδη που αγοράζετε, το κόστος τους και τις ποσότητες τους. Εάν θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Επανυπολογισμός για να αθροίσετε τα στοιχεία.

14. Αποθηκεύστε τον λογαριασμό.

Κάντε κλικ στο Save & New για να αποθηκεύσετε το αρχείο του λογαριασμού σας και, στη συνέχεια, εισαγάγετε έναν άλλο λογαριασμό. Εναλλακτικά, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Κλείσιμο για να καταγράψετε τον λογαριασμό σας, αλλά να μην εισαγάγετε άλλο λογαριασμό.

Ακριβώς όπως στην περίπτωση των παραθύρων που σχετίζονται με πελάτες (όπως το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων), το QuickBooks εμφανίζει ιστορικές πληροφορίες σχετικά με έναν προμηθευτή στη δεξιά πλαϊνή γραμμή. Μπορείτε να κάνετε εναλλαγή μεταξύ του Πωλητή και των Συναλλαγών, να εκτελείτε γρήγορες αναφορές και να συνδέσετε γρήγορα προηγούμενους ή εκκρεμείς λογαριασμούς, τιμολόγια και άλλες σημειώσεις για έναν πελάτη με τον οποίο συνεργάζεστε.

Πώς να εισάγετε τους λογαριασμούς σας στο QuickBooks 2019 με τον γρήγορο τρόπο

Μπορείτε επίσης να εισάγετε λογαριασμούς απευθείας στο μητρώο λογαριασμών πληρωτέων. Αυτή η μέθοδος είναι ταχύτερη, αλλά δυσκολεύει την παρακολούθηση δαπανών και αντικειμένων.

Εάν θέλετε να εισαγάγετε λογαριασμούς απευθείας στο μητρώο πληρωτέων λογαριασμών, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1.   Επιλέξτε Lists→ Chart of Account ή κάντε κλικ στο εικονίδιο Chart of Account στην αρχική σελίδα.

Ανοίγει το Λογιστικό Σχέδιο.

2. Ανοίξτε τον λογαριασμό Λογαριασμοί πληρωτέοι.

Όταν το QuickBooks εμφανίζει το Λογαριασμό σας, κάντε διπλό κλικ στον λογαριασμό Πληρωτέοι Λογαριασμοί στη λίστα. Βλέπετε το παράθυρο εγγραφής λογαριασμών πληρωτέων, όπως φαίνεται. Ο κέρσορας βρίσκεται στο τέλος του μητρώου, έτοιμος και σας περιμένει να εισάγετε τον επόμενο λογαριασμό.

Το παράθυρο εγγραφής Λογαριασμοί πληρωτέοι.

3. Συμπληρώστε τα στοιχεία του λογαριασμού σας.

Εισαγάγετε τις ίδιες πληροφορίες που θα κάνατε αν συμπληρώσατε στο παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών. Στο πλαίσιο κειμένου Προμηθευτής, κάντε κλικ στο κάτω βέλος και επιλέξτε ένα όνομα από το αναπτυσσόμενο μενού Προμηθευτής.

Εάν εισαγάγετε ένα όνομα προμηθευτή που το QuickBooks δεν αναγνωρίζει, θα δείτε το πλαίσιο μηνύματος Προμηθευτής δεν βρέθηκε και το QuickBooks σας ζητά να δώσετε πληροφορίες σχετικά με αυτόν τον νέο, μυστηριώδη προμηθευτή. Κάντε κλικ στην επιλογή Γρήγορη προσθήκη για να συλλέξετε το πρόγραμμα τις πληροφορίες από το μητρώο καθώς το συμπληρώνετε ή κάντε κλικ στην επιλογή Ρύθμιση για να δείτε το πλαίσιο διαλόγου Νέος προμηθευτής.

Πρέπει να επιλέξετε ένα όνομα λογαριασμού. Μπορείτε πιθανώς να βρείτε το σωστό στο αναπτυσσόμενο μενού Λογαριασμός. αν δεν μπορείτε, εισάγετε ένα δικό σας. Βλέπετε το πλαίσιο μηνύματος Account Not Found και το QuickBooks σας ζητά να συμπληρώσετε πληροφορίες σχετικά με αυτόν τον νέο λογαριασμό.

Εάν αποφασίσετε κατά τη συμπλήρωση του μητρώου ότι θέλετε να λάβετε αποζημίωση για αυτήν την επιταγή ή ότι θέλετε να παρακολουθείτε τα έξοδα και τα στοιχεία, κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία συναλλαγής για να δείτε το παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών. Όταν ολοκληρώσετε τη συμπλήρωση του παραθύρου, κάντε κλικ στο Save & New. Επιστρέψατε εκεί που ξεκινήσατε: στο παράθυρο Λογαριασμοί πληρωτέοι.

Δείτε το κουμπί Splits; Αυτό το κουμπί Splits λειτουργεί όπως το κουμπί Splits στο παράθυρο εγγραφής τραπεζικού λογαριασμού. Όταν κάνετε κλικ στην επιλογή Διαχωρίσεις, το QuickBooks παρέχει πρόσθετες σειρές για την εισαγωγή πληροφοριών κόστους και τάξης.

4. Όταν συμπληρώσετε όλες τις πληροφορίες, κάντε κλικ στην επιλογή Εγγραφή.

Το κουμπί Επαναφορά, που βρίσκεται ακριβώς δεξιά από την Εγγραφή, υπάρχει σε περίπτωση που συμπληρώσετε το μητρώο αλλά αποφασίσετε ότι θέλετε να ξεκινήσετε ξανά από την αρχή προτού καταγράψετε τη συναλλαγή. Κάντε κλικ στην Επαναφορά για να διαγράψετε τις πληροφορίες στην οθόνη και θα έχετε μια καθαρή σελίδα.

Πώς να διαγράψετε έναν λογαριασμό στο QuickBooks 2019

Ας υποθέσουμε ότι εισάγετε κατά λάθος τον ίδιο λογαριασμό δύο φορές ή εισάγετε έναν λογαριασμό που προοριζόταν πραγματικά για τη διπλανή επιχείρηση. (Ακριβώς επειδή παρακολουθείτε λογαριασμούς μέσω υπολογιστή δεν σημαίνει ότι δεν χρειάζεται πλέον να εξετάζετε τα πράγματα προσεκτικά.) Δείτε πώς μπορείτε να διαγράψετε έναν λογαριασμό που καταχωρίσατε στο μητρώο Πληρωτέων λογαριασμών:

1. Εντοπίστε τον λογαριασμό στο μητρώο πληρωτέων λογαριασμών χρησιμοποιώντας μία από τις ακόλουθες μεθόδους:

• Εάν γνωρίζετε περίπου ποια ημέρα εισαγάγατε τον λογαριασμό, μπορείτε να μετακινηθείτε στη λίστα για να τον βρείτε. Οι καταχωρήσεις παρατίθενται με σειρά ημερομηνίας. (Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου 1-γραμμή για να εμφανίσετε κάθε λογαριασμό σε μία γραμμή αντί σε δύο γραμμές για να κάνετε την κύλιση πιο γρήγορη.)
• Εάν δεν θυμάστε την ημερομηνία, επιλέξτε Επεξεργασία → Εύρεση.

Και τώρα, πίσω στο παράθυρο εγγραφής λογαριασμών πληρωτέων που έχετε σε εξέλιξη…

2. Επιλέξτε τον λογαριασμό που θέλετε να διαγράψετε κάνοντας κλικ σε οποιοδήποτε σημείο του λογαριασμού.

3. Επιλέξτε Επεξεργασία → Διαγραφή λογαριασμού.

Το QuickBooks επιβεβαιώνει ότι πραγματικά θέλετε να διαγράψετε τη συναλλαγή. Εάν κάνετε κλικ στο OK, διαγράφει ευσυνείδητα τον λογαριασμό από το μητρώο A/P.

Θύμισέ μου να πληρώσω αυτόν τον λογαριασμό, έτσι;

Θα μπορούσατε να δέσετε ένα κορδόνι γύρω από το δάχτυλό σας, αλλά ο καλύτερος τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι πληρώνετε τους λογαριασμούς σας έγκαιρα είναι να σας το υπενθυμίζουν το QuickBooks. Στην πραγματικότητα, μπορείτε να κάνετε το πλαίσιο μηνύματος Υπενθυμίσεις το πρώτο πράγμα που βλέπετε κατά την εκκίνηση του QuickBooks.

Για να προσαρμόσετε τις επιλογές υπενθύμισης QuickBooks, πρέπει να είστε συνδεδεμένοι ως διαχειριστής στη λειτουργία ενός χρήστη. Στη συνέχεια, επιλέξτε Επεξεργασία→ Προτιμήσεις. Όταν το QuickBooks εμφανίσει το παράθυρο διαλόγου Προτιμήσεις, κάντε κλικ στο εικονίδιο Υπενθυμίσεις στη λίστα στα αριστερά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Προτιμήσεις εταιρείας για να αποκτήσετε πρόσβαση στο πλαίσιο διαλόγου που εμφανίζεται εδώ.

Η ενότητα Υπενθυμίσεις του παραθύρου διαλόγου Προτιμήσεις.

Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο είτε το κουμπί Εμφάνιση σύνοψης είτε το κουμπί επιλογής Εμφάνιση λίστας (δεν μπορείτε να επιλέξετε Μην μου υπενθυμίζετε και να περιμένετε να λάβετε υπενθύμιση) και μετά ειδοποιήστε τον εαυτό σας αρκετές ημέρες πριν χρειαστεί να πληρώσετε λογαριασμούς πληκτρολογώντας έναν αριθμό (10 είναι η προεπιλογή και συνήθως λειτουργεί καλά) στο πλαίσιο κειμένου Days Before Dete Date, που βρίσκεται στη στήλη Remind Me.

Εάν επιλέξετε την επιλογή Εμφάνιση σύνοψης (το πρώτο κουμπί στα δεξιά της επιλογής), λαμβάνετε μια σύνοψη των λογαριασμών που οφείλετε κάθε φορά που ξεκινάτε το QuickBooks. Εάν επιλέξετε Εμφάνιση λίστας (το δεύτερο κουμπί στα δεξιά της επιλογής), λαμβάνετε τις λεπτομέρειες για κάθε λογαριασμό.

Ίσως θελήσετε να ελέγξετε το παράθυρο Υπενθυμίσεις όταν ξεκινάτε το QuickBooks ή όταν ανοίγετε ένα νέο εταιρικό αρχείο. Το παράθυρο εμφανίζει υπενθυμίσεις (όπως φόρμες που πρέπει να εκτυπώσετε και πληρωμές που πρέπει να μεταδώσετε) και σας λέει ποιους απλήρωτους λογαριασμούς πρέπει να πληρώσετε. Μπορείτε να δείτε αυτήν τη λίστα επιλέγοντας Εταιρεία→ Υπενθυμίσεις. Σημειώστε ότι μπορείτε επίσης να πείτε στο QuickBooks να εμφανίζει τυχόν υπενθυμίσεις κατά το άνοιγμα του εταιρικού αρχείου. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε την εντολή Επεξεργασία → Προτιμήσεις, κάντε κλικ στις Υπενθυμίσεις, κάντε κλικ στις Προτιμήσεις μου και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση λίστας υπενθυμίσεων κατά το άνοιγμα ενός εταιρικού αρχείου.