Καταγραφή των λογαριασμών σας με το QuickBooks 2003

Όταν μπαίνει ένας λογαριασμός, το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να τον καταγράψετε. Μπορείτε να καταγράψετε τους λογαριασμούς μέσω του παραθύρου Εισαγωγή λογαριασμών ή του μητρώου Πληρωτέοι λογαριασμοί. Εάν σκοπεύετε να παρακολουθείτε τους λογαριασμούς ανά έξοδο και είδος, πρέπει να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών.

Για να καταγράψετε έναν λογαριασμό μέσω του παραθύρου διαλόγου Εισαγωγή λογαριασμών, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Προμηθευτές –> Εισαγάγετε λογαριασμούς.

Ή, εναλλακτικά, επιλέξτε Προμηθευτές από τη λίστα Πλοηγητές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο Εισαγωγή λογαριασμών. Αναμφίβολα παρατηρείτε ότι το επάνω μισό αυτού του παραθύρου μοιάζει πολύ με επιταγή — αυτό συμβαίνει επειδή πολλές από τις πληροφορίες που τοποθετείτε εδώ καταλήγουν στην επιταγή που γράφετε για να πληρώσετε τον λογαριασμό σας. (Εάν βλέπετε τη λέξη Πίστωση στο επάνω μέρος της φόρμας αντί για λογαριασμό, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής λογαριασμού στην επάνω αριστερή γωνία. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτήν την οθόνη για να εισαγάγετε πίστωση από προμηθευτές.)

2. Επιλέξτε το όνομα του προμηθευτή που πληρώνετε.

Εάν θέλετε να πληρώσετε αυτόν τον λογαριασμό σε έναν προμηθευτή που βρίσκεται ήδη στη λίστα Προμηθευτών, απλώς κάντε κλικ στο κάτω βέλος στο τέλος της γραμμής Προμηθευτή και επιλέξτε τον προμηθευτή. (Το QuickBooks γεμίζει αυτόματα το παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών με όσες πληροφορίες μπορεί να θυμηθεί.) Αλλά εάν αυτός ο προμηθευτής είναι νέος, το QuickBooks σας ζητά να Γρήγορη Προσθήκη ή Ρύθμιση ορισμένων πληροφοριών σχετικά με τον προμηθευτή — τη διεύθυνση, το πιστωτικό όριο, τους όρους πληρωμής, και ούτω καθεξής. Παρέχετε αυτές τις πληροφορίες στο παράθυρο Νέος προμηθευτής.

Εάν έχετε μία ή περισσότερες μη εκπληρωμένες εντολές αγοράς με τον προμηθευτή που επιλέγετε, το QuickBooks σάς ρωτά εάν θέλετε να λάβετε έναντι μιας παραγγελίας αγοράς. Κάντε κλικ στο Ναι εάν το κάνετε ή στο Όχι εάν δεν το κάνετε. Εάν επιλέξετε να λάβετε έναντι παραγγελίας αγοράς, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα παραγγελιών αγοράς. Απλώς παραθέτει τις ανοιχτές εντολές αγοράς που έχετε καταγράψει. Όταν επιλέγετε μία ή περισσότερες εντολές αγοράς προς λήψη, το QuickBooks συμπληρώνει τα στοιχεία και τα ποσά από αυτές τις παραγγελίες για εσάς, τα οποία μπορείτε να τροποποιήσετε εάν είναι απαραίτητο.

Για να δημιουργήσετε μια παραγγελία αγοράς, η οποία είναι απλώς μια καταγραφή των προϊόντων που παραγγέλνετε από προμηθευτές, επιλέξτε Προμηθευτές –> Δημιουργία εντολών αγοράς. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Δημιουργία εντολών αγοράς, περιγράψτε την παραγγελία σας. Εκτυπώνετε και επεξεργάζεστε εντολές αγοράς με τον ίδιο τρόπο που εκτυπώνετε τιμολόγια και πιστωτικά σημειώματα.

3. Επιλέξτε τους όρους πληρωμής που περιγράφουν πότε λήγει ο λογαριασμός.

Στη γραμμή Όροι, ανοίξτε την αναπτυσσόμενη λίστα και επιλέξτε τους όρους πληρωμής (εάν οι πληροφορίες δεν υπάρχουν ήδη από τη στιγμή που ρυθμίσατε τον προμηθευτή).

4. (Προαιρετικό) Εισαγάγετε ένα σημείωμα για να περιγράψετε τον λογαριασμό.

Μπορείτε να εισαγάγετε μια σημείωση στο πλαίσιο Σημείωση. Η σημείωση που εισάγετε εμφανίζεται στο μητρώο A/P.

5. Μετακινήστε τον κέρσορα προς τα κάτω στη στήλη Λογαριασμός της καρτέλας Έξοδα και εισαγάγετε ένα όνομα λογαριασμού εξόδων.

Οι πιθανότητες είναι ότι θέλετε να εισαγάγετε το όνομα ενός λογαριασμού εξόδων που βρίσκεται ήδη στο λογιστικό σχέδιο. Εάν συμβαίνει αυτό, κάντε κλικ στο κάτω βέλος για να δείτε μια λίστα με όλους τους λογαριασμούς σας. Πιθανότατα πρέπει να κάνετε κύλιση στη λίστα για να φτάσετε στους λογαριασμούς εξόδων (ένας γρήγορος τρόπος για να μετακινηθείτε προς τα κάτω στη λίστα είναι να αρχίσετε να πληκτρολογείτε το όνομα του λογαριασμού — πηγαίνετε κατευθείαν στη λίστα). Κάντε κλικ στον λογαριασμό που αντιπροσωπεύει αυτός ο λογαριασμός (πιθανότατα είναι Προμήθειες ή κάτι παρόμοιο).

Εάν πρέπει να δημιουργήσετε μια νέα κατηγορία λογαριασμού εξόδων για αυτόν τον λογαριασμό, επιλέξτε από την κορυφή της λίστας. Βλέπετε το παράθυρο διαλόγου Νέος λογαριασμός. Συμπληρώστε τις πληροφορίες και κάντε κλικ στο OK.

Τι θα συμβεί αν τα χρήματα που πληρώνετε λόγω αυτού του λογαριασμού μπορούν να μοιραστούν σε δύο, τρεις ή τέσσερις λογαριασμούς εξόδων; Απλώς κάντε κλικ κάτω από τον λογαριασμό που μόλις εισαγάγατε. Εμφανίζεται το κάτω βέλος. Κάντε κλικ σε αυτό για να εισαγάγετε έναν άλλο λογαριασμό εξόδων και έναν άλλο, και έναν άλλο, εάν θέλετε.

6. Μεταβείτε στη στήλη Ποσό, εάν χρειάζεται, και αλλάξτε τους αριθμούς.

Εάν μοιράζετε αυτόν τον λογαριασμό σε πολλούς λογαριασμούς, βεβαιωθείτε ότι οι αριθμοί στη στήλη Ποσό αθροίζονται στο σύνολο του λογαριασμού.

7. (Προαιρετικό) Εισαγάγετε λέξεις επεξήγησης ή σοφίας στη στήλη Σημείωση.

8. (Προαιρετικό) Αναθέστε τη δαπάνη σε έναν πελάτη: Εργασία.

Εάν σκοπεύετε να λάβετε αποζημίωση για αυτά τα έξοδα ή εάν θέλετε απλώς να παρακολουθείτε τα έξοδά σας ανά εργασία, εισαγάγετε τον πελάτη που πρόκειται να σας αποζημιώσει. Εισαγάγετε ένα ποσό για κάθε λογαριασμό, εάν είναι απαραίτητο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κάτω βέλος για να βρείτε πελάτες και, στη συνέχεια, να τους κάνετε κλικ.

9. (Προαιρετικό) Εκχωρήστε τη δαπάνη σε μια τάξη.

Μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε τα έξοδα ανά τάξη κάνοντας καταχωρίσεις στη στήλη Τάξη. Παρατηρήστε το συνηθισμένο κάτω βέλος και κάντε κλικ σε αυτό για να δείτε μια λίστα τάξεων. (Δεν βλέπετε μια στήλη Τάξης εκτός και αν έχετε πει στο QuickBooks ότι θέλετε να χρησιμοποιήσετε τάξεις.)

Εάν θέλετε το QuickBooks να παρακολουθεί τα έξοδα ανά τάξη, μπορείτε να το ρυθμίσετε να το κάνει. Για να ρυθμίσετε τα QuickBooks για παρακολούθηση δαπανών, επιλέξτε Επεξεργασία –> Προτιμήσεις. Όταν το QuickBooks εμφανίσει το παράθυρο διαλόγου Προτιμήσεις, κάντε κλικ στο εικονίδιο Λογιστική, κάντε κλικ στην καρτέλα Προτιμήσεις εταιρείας και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Χρήση παρακολούθησης τάξης.

Εάν θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Επανυπολογισμός για να συνοψίσετε τα έξοδα.

10. Χρησιμοποιήστε την καρτέλα Είδη για να καταγράψετε τα διάφορα είδη που αντιπροσωπεύει ο λογαριασμός.

Κάντε κλικ στην καρτέλα Στοιχεία. Εισαγάγετε τα είδη που αγοράσατε και τις τιμές που πληρώσατε για αυτά.

Εάν συνειδητοποιήσετε μετά τη μερική ολοκλήρωση του λογαριασμού ότι ο λογαριασμός πληρώνει πράγματι μια παραγγελία αγοράς, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή PO, το οποίο εμφανίζεται στην καρτέλα Είδη του παραθύρου Εισαγωγή λογαριασμού.

Από την αναπτυσσόμενη λίστα Προμηθευτής, κάντε κλικ στο όνομα του προμηθευτή που σας έστειλε τον λογαριασμό. Στη λίστα με τις ανοιχτές εντολές αγοράς, κάντε κλικ στη στήλη στα αριστερά για να τοποθετήσετε μια επιταγή δίπλα στην εντολή αγοράς (ή τις παραγγελίες) για τις οποίες πληρώνετε. Αρκετά εύκολο; Κάντε κλικ στο OK όταν τελειώσετε και το QuickBooks συμπληρώνει αυτόματα την καρτέλα Στοιχεία για εσάς.

11. Μεταβείτε στη στήλη Item και πληκτρολογήστε ένα όνομα για το στοιχείο.

Παρατηρήστε το κάτω βέλος σε αυτήν τη στήλη. Κάντε κλικ σε αυτό για να δείτε τη λίστα Στοιχείων. Το αντικείμενο για το οποίο πληρώνετε εμφανίζεται σε αυτήν τη λίστα; Εάν ναι, κάντε κλικ σε αυτό το στοιχείο. Εάν όχι, επιλέξτε από την κορυφή της λίστας και συμπληρώστε το παράθυρο Νέο στοιχείο.

12. Συμπληρώστε τις υπόλοιπες σειρές των στοιχείων στην καρτέλα Items.

Μπορείτε να εισάγετε όλα τα είδη που αγοράζετε εδώ. Βεβαιωθείτε ότι η καρτέλα "Είδη" εμφανίζει με ακρίβεια τα είδη που αγοράζετε, το κόστος τους και τις ποσότητες τους. Εάν θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Επανυπολογισμός για να αθροίσετε τα στοιχεία.

13. Αποθηκεύστε τον λογαριασμό.

Κάντε κλικ στο Save & New για να αποθηκεύσετε το αρχείο του λογαριασμού σας και, στη συνέχεια, εισαγάγετε έναν άλλο λογαριασμό. Ή κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Κλείσιμο για να καταγράψετε τον λογαριασμό σας αλλά να μην πληρώσετε άλλο λογαριασμό.