Καταγραφή απόδειξης πώλησης με το QuickBooks Simple Start

Καταγράφετε μια απόδειξη πώλησης όταν ένας πελάτης σας πληρώνει πλήρως για τα αγαθά ή τις υπηρεσίες στο σημείο πώλησης. Οι αποδείξεις πωλήσεων λειτουργούν παρόμοια με τις κανονικές τιμολογημένες πωλήσεις (για τις οποίες πρώτα τιμολογείτε έναν πελάτη και στη συνέχεια λαμβάνετε πληρωμή στο τιμολόγιο). Στην πραγματικότητα, η μεγάλη διαφορά μεταξύ των δύο τύπων πωλήσεων είναι ότι οι αποδείξεις πωλήσεων καταγράφονται με τρόπο που αλλάζει το υπόλοιπο των μετρητών σας και όχι το υπόλοιπο των εισπρακτέων λογαριασμών σας.

Τα παρακάτω βήματα σάς δείχνουν πώς να καταγράφετε αποδείξεις πωλήσεων για προϊόντα, τα οποία είναι ο πιο περίπλοκος τύπος πώλησης σε μετρητά. Ωστόσο, η καταγραφή των αποδείξεων πωλήσεων για υπηρεσίες λειτουργεί βασικά με τον ίδιο τρόπο. Απλώς συμπληρώνετε λιγότερα πεδία.

1. Κάντε κλικ στον υπερσύνδεσμο Αποδείξεις πωλήσεων Νέα.

Εναλλακτικά, κάντε κλικ στο εικονίδιο Αποδείξεις πωλήσεων και επιλέξτε Νέο.

Εμφανίζεται το παράθυρο Εισαγωγή αποδείξεων πώλησης.

Το παράθυρο "Εισαγωγή αποδείξεων πωλήσεων" μπορεί να μην μοιάζει ακριβώς με το δικό μου για μερικούς λόγους. Το QuickBooks Simple Start προσαρμόζει ελαφρώς τις φόρμες του για να ταιριάζουν στον συγκεκριμένο τύπο επιχείρησής σας.

Η προσαρμογή των φορμών αποδείξεων πωλήσεων λειτουργεί με παρόμοιο τρόπο με την προσαρμογή των τιμολογίων και των πιστωτικών σημειώσεων. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε ένα λογότυπο ή να κάνετε άλλες μικρές αλλαγές.

2. Προσδιορίστε τον πελάτη.

Κάντε κλικ στο κάτω βέλος στα δεξιά της αναπτυσσόμενης λίστας Πελάτης. Κάντε κύλιση στη Λίστα πελατών μέχρι να δείτε το όνομα πελάτη που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε αυτό. Λάβετε υπόψη ότι σε αντίθεση με τα τιμολόγια, το πεδίο Πελάτης δεν απαιτείται για τις πωλήσεις σε μετρητά.

3. Ημερομηνία της απόδειξης πώλησης.

Πατήστε Tab για να μετακινήσετε τον κέρσορα στο πλαίσιο κειμένου Ημερομηνία. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τη σωστή ημερομηνία σε μορφή ΜΜ/ΗΗ/ΕΕ. Μπορείτε να αλλάξετε την ημερομηνία χρησιμοποιώντας οποιονδήποτε από τους κωδικούς επεξεργασίας ημερομηνίας.

4. (Προαιρετικό) Εισαγάγετε έναν αριθμό πώλησης.

Το QuickBooks Simple Start προτείνει έναν αριθμό πώλησης με μετρητά προσθέτοντας 1 στον τελευταίο αριθμό πώλησης μετρητών που χρησιμοποιήσατε. Χρησιμοποιήστε αυτόν τον αριθμό ή την καρτέλα στο πλαίσιο κειμένου "Αριθμός πώλησης" και αλλάξτε τον αριθμό σε ό,τι θέλετε.

5. Διορθώστε τη διεύθυνση Sold To, εάν είναι απαραίτητο.

Το QuickBooks Simple Start αφαιρεί τη διεύθυνση χρέωσης από τη λίστα πελατών και χρησιμοποιεί τη διεύθυνση χρέωσης ως διεύθυνση Sold To. Ωστόσο, μπορείτε να αλλάξετε τη διεύθυνση για την πώληση σε μετρητά, αντικαθιστώντας το κατάλληλο τμήμα της συνήθους διεύθυνσης χρέωσης.

6. Καταγράψτε τον αριθμό επιταγής.

Εισαγάγετε τον αριθμό ελέγχου του πελάτη στο πλαίσιο κειμένου "Αριθμός ελέγχου". Εάν ο πελάτης σας πληρώνει με μετρητά, μπορείτε να αφήσετε κενό το πλαίσιο κειμένου Check No..

7. Καθορίστε τον τρόπο πληρωμής.

Για να καθορίσετε τη μέθοδο πληρωμής, κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα Τρόπος πληρωμής και επιλέξτε κάτι από αυτήν: μετρητά, επιταγή, VISA, MasterCard ή οτιδήποτε άλλο. Εάν δεν βλέπετε τη μέθοδο πληρωμής που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, μπορείτε να προσθέσετε τη μέθοδο στη λίστα μεθόδων πληρωμής. Επιλέξτε Προσθήκη νέου για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Νέα μέθοδος πληρωμής. Εισαγάγετε μια περιγραφή του τρόπου πληρωμής στο πλαίσιο κειμένου και κάντε κλικ στο OK.

8. Περιγράψτε κάθε αντικείμενο που πουλάτε.

Μετακινήστε τον κέρσορα στην πρώτη σειρά του πλαισίου λίστας Στοιχείο/Περιγραφή/Ποσότητα/Ποσοστό/Ποσό/Φόρος. Όταν το κάνετε, το QuickBooks Simple Start μετατρέπει το πεδίο Στοιχείο σε ένα πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας. Κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα Στοιχείο της πρώτης άδειας σειράς στο πλαίσιο λίστας και, στη συνέχεια, επιλέξτε το στοιχείο. Όταν το κάνετε, το QuickBooks Simple Start συμπληρώνει τα πλαίσια κειμένου Περιγραφή και Βαθμολογία με οποιαδήποτε περιγραφή πώλησης και τιμή πώλησης καταχωρίσατε στη Λίστα ειδών. (Μπορείτε να επεξεργαστείτε αυτές τις πληροφορίες εάν θέλετε, αλλά αυτό μάλλον δεν είναι απαραίτητο.) Εισαγάγετε τον αριθμό των αντικειμένων που πωλήθηκαν στο πλαίσιο κειμένου Ποσότητα. (Το QuickBooks Simple Start στη συνέχεια υπολογίζει το ποσό πολλαπλασιάζοντας την ποσότητα με την τιμή.) Περιγράψτε καθένα από τα άλλα είδη που πουλάτε συμπληρώνοντας τις επόμενες κενές σειρές του πλαισίου λίστας.

Μπορείτε να βάλετε όσα είδη θέλετε σε μια απόδειξη πώλησης. Εάν δεν έχετε αρκετό χώρο σε μία σελίδα, το QuickBooks Simple Start προσθέτει όσες σελίδες χρειάζεστε στην απόδειξη. Το σύνολο της απόδειξης πώλησης, φυσικά, πηγαίνει στην τελευταία σελίδα.

9. Περιγράψτε τυχόν ειδικά είδη που πρέπει να περιλαμβάνει η απόδειξη πώλησης.

Το QuickBooks Simple Start πιστεύει ότι οτιδήποτε κολλάτε σε μια απόδειξη (ή σε ένα τιμολόγιο, εν προκειμένω) είναι κάτι που πουλάτε. Εάν πουλάτε μπλε, κίτρινα και κόκκινα thingamajigs, προφανώς πρέπει να προσθέσετε καθένα από αυτά τα στοιχεία στη Λίστα αντικειμένων. Αλλά αν προσθέσετε ένα υποσύνολο στην απόδειξή σας, το QuickBooks Simple Start πιστεύει ότι το υποσύνολο είναι απλώς ένα άλλο πράγμα και απαιτεί από εσάς να εισαγάγετε ένα άλλο στοιχείο στη λίστα. Το ίδιο ισχύει και για μια έκπτωση όγκου που θέλετε να κολλήσετε στην απόδειξη. Και αν προσθέσετε φόρο επί των πωλήσεων στην απόδειξή σας, μάντεψε τι; Το QuickBooks Simple Start πιστεύει ότι ο φόρος επί των πωλήσεων είναι απλώς ένα άλλο στοιχείο που πρέπει να συμπεριληφθεί στη Λίστα ειδών.

Για να συμπεριλάβετε ένα από αυτά τα είδη ειδικής έκπτωσης ή υποσύνολο, μετακινήστε τον κέρσορα στην επόμενη κενή σειρά στο πλαίσιο Στοιχείο, κάντε κλικ στο βέλος στη δεξιά πλευρά του αναπτυσσόμενου μενού και, στη συνέχεια, επιλέξτε το ειδικό στοιχείο. Αφού το QuickBooks Simple Start συμπληρώσει τα πλαίσια κειμένου Περιγραφή και Βαθμολογία, ίσως χρειαστεί να επεξεργαστείτε αυτές τις πληροφορίες. Εισαγάγετε κάθε ειδικό στοιχείο — υποσύνολα ή εκπτώσεις — που στοιχειοθετείτε στην απόδειξη συμπληρώνοντας τις επόμενες κενές σειρές του πλαισίου λίστας.

Εάν επιλέξατε το πλαίσιο ελέγχου Φορολογητέα όταν προσθέσατε το στοιχείο στη Λίστα ειδών, η λέξη Φόρος εμφανίζεται στη στήλη Φόρος για να υποδείξει ότι το είδος θα φορολογηθεί.

Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε ένα είδος έκπτωσης (έτσι ώστε όλα τα είδη που αναφέρονται να έχουν έκπτωση), πρέπει να κολλήσετε ένα υποσύνολο στην απόδειξη μετά τα είδη αποθέματος ή άλλα είδη που θέλετε να κάνετε έκπτωση. Στη συνέχεια, κολλήστε το προϊόν έκπτωσης αμέσως μετά το υποσύνολο. Με αυτόν τον τρόπο, το QuickBooks Simple Start υπολογίζει την έκπτωση ως ποσοστό του υποσυνόλου.

10. Καθορίστε τον φόρο επί των πωλήσεων.

Εάν προσδιορίσατε φορολογικά στοιχεία όταν δημιουργήσατε το αρχείο της εταιρείας σας κατά τη διάρκεια της Συνέντευξης EasyStep, θυμηθείτε πώς το QuickBooks Simple Start ρώτησε εάν χρεώνετε φόρο επί των πωλήσεων; Το QuickBooks Simple Start συμπληρώνει τα προεπιλεγμένα φορολογικά στοιχεία προσθέτοντας μαζί τα φορολογητέα στοιχεία (τα οποία υποδεικνύονται με τη λέξη Φόρος στη στήλη Φόρος) και πολλαπλασιάζοντας με το ποσοστό που υποδείξατε όταν δημιουργήσατε το εταιρικό σας αρχείο. Εάν οι πληροφορίες είναι εντάξει, προχωρήστε στο Βήμα 13. Εάν όχι, μετακινήστε τον κέρσορα στο πλαίσιο Φόρος που βρίσκεται στα δεξιά του πλαισίου Μήνυμα πελάτη, ενεργοποιήστε το πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας και επιλέξτε τον σωστό φόρο επί των πωλήσεων.

11. (Πραγματικά προαιρετικό και πιθανώς περιττό για πωλήσεις με μετρητά) Προσθέστε ένα σημείωμα στο πλαίσιο κειμένου Σημείωση.

Μπορείτε να συμπεριλάβετε μια περιγραφή σημειώματος με τις πληροφορίες πώλησης σε μετρητά. Αυτό το σημείωμα δεν είναι για τον πελάτη σας. Δεν τυπώνεται καν στην απόδειξη μετρητών, αν αποφασίσετε να εκτυπώσετε. Το σημείωμα είναι μόνο για τα μάτια σας. Οι περιγραφές σημειώσεων σάς παρέχουν έναν τρόπο αποθήκευσης πληροφοριών που σχετίζονται με μια πώληση με τις πληροφορίες απόδειξης πώλησης.

12. Αποφασίστε εάν πρόκειται να εκτυπώσετε την απόδειξη.

Εάν δεν πρόκειται να εκτυπώσετε την απόδειξη, βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο ελέγχου Εκτύπωση αργότερα είναι κενό — εάν όχι, αποεπιλέξτε το.

13. Κάντε κλικ στο Save & Close για να αποθηκεύσετε την απόδειξη πώλησης.

Το QuickBooks Simple Start αποθηκεύει την απόδειξη πώλησης που εμφανίζεται στην οθόνη.