Η συνάρτηση συμπυκνωμένου αρχείου QuickBooks 2012

Η λειτουργία συμπύκνωσης QuickBooks 2015 κάνει μερικά πράγματα. Πρώτα δημιουργεί ένα αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων και επεξεργάζεται αυτό το αρχείο δεδομένων για να είναι μικρότερο. Για περισσότερες λεπτομέρειες δείτε την παρακάτω εξήγηση:

• Η εντολή QuickBooks Condense δημιουργεί ένα μόνιμο αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks. (Αυτό ονομάζεται αρχειακό αντίγραφο του αρχείου.) Ένα αρχειακό αντίγραφο του εταιρικού αρχείου ισοδυναμεί με ένα στιγμιότυπο του εταιρικού αρχείου όπως αυτό υπάρχει σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή.

  Εάν κάποιος αργότερα έχει μια ερώτηση - ίσως ο λογιστής σας ή ένας ομοσπονδιακός ή πολιτειακός ελεγκτής - μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων για να δείξετε πώς ήταν το αρχείο της εταιρείας σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή.

• Η διαδικασία συμπύκνωσης αρχείων κάνει το αρχείο δεδομένων μικρότερο συνοψίζοντας πολλές παλιές κλειστές, λεπτομερείς συναλλαγές χρησιμοποιώντας εγγραφές στο ημερολόγιο μεγάλων τεράτων.

Επειδή αυτή η συμπύκνωση και η αρχειοθέτηση μπορεί να είναι λίγο μπερδεμένη, ακολουθεί μια γρήγορη περίληψη του τι ακριβώς συμβαίνει όταν συμπυκνώνετε το εταιρικό αρχείο QuickBooks. Δείτε τι κάνει συνήθως το QuickBooks κατά τη διάρκεια της διαδικασίας:

• Αποθηκεύει ένα αντίγραφο αρχειοθέτησης των αρχείων της εταιρείας σας : Όταν συμπυκνώνετε το εταιρικό αρχείο QuickBooks, το QuickBooks αποθηκεύει ένα αρχειακό αντίγραφο αυτού του αρχείου.

• Αφαιρεί παλιές κλειστές συναλλαγές : Ως μέρος της διαδικασίας Condense, το QuickBooks σάς δίνει την ευκαιρία να αφαιρέσετε παλιές, κλειστές συναλλαγές από την τρέχουσα, λειτουργική έκδοση του εταιρικού αρχείου QuickBooks.

  Να θυμάστε ότι η αρχειοθέτηση δημιουργεί ένα αρχειακό αντίγραφο του εταιρικού αρχείου QuickBooks. Ωστόσο, εξακολουθείτε να έχετε την έκδοση εργασίας του εταιρικού αρχείου QuickBooks. Είναι αυτή η τρέχουσα, λειτουργική έκδοση του εταιρικού αρχείου QuickBooks που καθαρίζεται ή συμπυκνώνεται με την κατάργηση παλιών, κλειστών συναλλαγών.

  Οι κλειστές συναλλαγές είναι συναλλαγές που το QuickBooks δεν χρειάζεται πλέον να παρακολουθεί λεπτομερώς. Για παράδειγμα, ένα παλιό τιμολόγιο πελάτη — αφού εξοφληθεί — είναι μια κλειστή συναλλαγή. Μια παλιά επιταγή που γράφτηκε σε κάποιον πωλητή - αφού εκκαθαριστεί από την τράπεζα - είναι μια κλειστή συναλλαγή.

• Συνοψίζει παλιές, κλειστές συναλλαγές : Επειδή οι παλιές, κλειστές συναλλαγές καταργούνται από το αρχείο δεδομένων QuickBooks, η συμπύκνωση δημιουργεί συνήθως συνοπτικές μηνιαίες εγγραφές ημερολογίου για τις παλιές, κλειστές συναλλαγές και τοποθετεί αυτές τις συνοπτικές συναλλαγές στην τρέχουσα, λειτουργική έκδοση του αρχείου δεδομένων QuickBooks.

  Αυτές οι συνοπτικές μηνιαίες εγγραφές ημερολογίου σας επιτρέπουν να συνεχίσετε να συντάσσετε μηνιαίες οικονομικές καταστάσεις. Για παράδειγμα, παρόλο που η αρχειοθέτηση καταργεί όλες τις παλιές, κλειστές συναλλαγές από, για παράδειγμα, τον Ιανουάριο του 2010, μπορείτε να δημιουργήσετε μηνιαίες οικονομικές καταστάσεις για τον Ιανουάριο του 2010 το 2013. Για τη δημιουργία μηνιαίων οικονομικών καταστάσεων για τον Ιανουάριο του 2010, το QuickBooks χρησιμοποιεί τη σύνοψη μηνιαίες εγγραφές ημερολογίου.

• Διαγράφει την διαδρομή ελέγχου: Ένα σχεδόν κρυφό αποτέλεσμα της εκκαθάρισης των αρχείων δεδομένων QuickBooks αφορά την διαδρομή ελέγχου. Εάν καθαρίσετε ένα εταιρικό αρχείο και υποδείξετε ότι το εταιρικό αρχείο θα πρέπει να είναι Συνοπτικό, το QuickBooks διαγράφει τη διαδρομή ελέγχου πριν από την ημερομηνία "καταργημένες κλειστές συναλλαγές κατά ή πριν".

  Με άλλα λόγια, για τη χρονική περίοδο κατά την οποία το QuickBooks αφαιρεί παλιές, κλειστές συναλλαγές, αφαιρεί επίσης τη διαδρομή ελέγχου αυτών των συναλλαγών.

Η διαδικασία Συμπύκνωσης αρχείου συνήθως σημαίνει τη δημιουργία ενός αντιγράφου του αρχείου δεδομένων QuickBooks που αποθηκεύετε και τοποθετείτε κάπου και τη δημιουργία μιας μειωμένης έκδοσης του αρχείου της εταιρείας που λειτουργεί. Ωστόσο, η εντολή που χρησιμοποιείτε για τη συμπύκνωση του εταιρικού αρχείου QuickBooks σας επιτρέπει επίσης να δημιουργήσετε σχεδόν άδεια εταιρικά αρχεία.

Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν θα χρειαζόταν ποτέ να χρησιμοποιήσουν αυτήν την επιλογή. υπάρχει μόνο μία κατηγορία χρηστών QuickBooks που μπορεί να θέλουν να δημιουργήσουν σχεδόν άδεια εταιρικά αρχεία. Οι CPA και οι σύμβουλοι (που θέλουν να επαναχρησιμοποιήσουν ένα εταιρικό αρχείο για άλλη επιχειρηματική μονάδα ή πελάτη) μπορεί να θέλουν να χρησιμοποιήσουν αυτήν την εντολή για να δημιουργήσουν αρχεία δεδομένων εταιρείας που έχουν ήδη ρυθμίσει πολλές από τις λίστες.