Ηλεκτρονική χρέωση στο Sage Timeslips

Ορισμένες εταιρείες - κυρίως δικηγόροι που συνεργάζονται με ασφαλιστικές εταιρείες - πρέπει να υποβάλλουν σε ελεγκτικά γραφεία ηλεκτρονικούς λογαριασμούς για τις παρεχόμενες υπηρεσίες. Χρησιμοποιώντας το πρόσθετο Sage Timeslips Electronic Billing, το οποίο υποστηρίζει μια ποικιλία μορφών ηλεκτρονικής χρέωσης που χρησιμοποιούνται από τις περισσότερες μεγάλες ελεγκτικές εταιρείες, μπορείτε να παρακολουθείτε το χρόνο σας, να ετοιμάσετε έναν λογαριασμό στην κατάλληλη ηλεκτρονική μορφή και στη συνέχεια να τον εξαγάγετε στον έλεγχο εταιρεία.

Επισκεφτείτε τον ιστότοπο του Sage Timeslips για να διαβάσετε σχετικά με τις μορφές παράδοσης ηλεκτρονικών λογαριασμών που μπορεί να υποστηρίξει το Timeslips.

Ρύθμιση ηλεκτρονικής χρέωσης

Για να χρησιμοποιήσετε το πρόσθετο Sage Timeslips Electronic Billing, πρέπει να το ρυθμίσετε ακολουθώντας τις οδηγίες που συνοδεύουν το πρόσθετο. Στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε λογαριασμούς στην κατάλληλη μορφή για την ελεγκτική εταιρεία με την οποία συνεργάζεστε. Να θυμάστε ότι κάθε ελεγκτική εταιρεία έχει μοναδικές ρυθμίσεις και μορφές αρχείων.

Επιπλέον, πρέπει να προσδιορίσετε τους πελάτες για τους οποίους χρησιμοποιείτε ηλεκτρονική παράδοση. Ξεκινήστε επιλέγοντας Ονόματα→ Πληροφορίες πελάτη. Στο παράθυρο Λίστα πελατών που εμφανίζεται, κάντε διπλό κλικ σε έναν πελάτη για τον οποίο ισχύει η ηλεκτρονική παράδοση. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Arrangement 2 του παραθύρου Client Information και ορίστε το πεδίο Electronic Delivery στην κατάλληλη ελεγκτική εταιρεία.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, πρέπει επίσης να προσθέσετε προσαρμοσμένα πεδία και να τα εκχωρήσετε στους πελάτες που χρησιμοποιούν την εταιρεία παραλήπτη.

Το πρόσθετο Ηλεκτρονική χρέωση εξοικονομεί χρόνο και σας δίνει τη δυνατότητα να προσθέσετε προκαθορισμένα σύνολα προσαρμοσμένων πεδίων που σχετίζονται με συγκεκριμένες ελεγκτικές εταιρείες.

Για ορισμένες ελεγκτικές εταιρείες, πρέπει να χρησιμοποιήσετε το σύνολο Κώδικα Δικαστικών Εργασιών του Αμερικανικού Δικηγορικού Συλλόγου (ABA) ή το Ενιαίο Σύστημα Διαχείρισης Βασισμένο σε Εργασίες για να προσδιορίσετε εργασίες, έξοδα και αναφορές. Εάν δημιουργήσατε τη βάση δεδομένων Timeslips χρησιμοποιώντας το στυλ βάσης δεδομένων Legal with ABA Litigation Codes, αυτοί οι κωδικοί υπάρχουν ήδη στη βάση δεδομένων σας. Εάν χρησιμοποιήσατε οποιοδήποτε άλλο πρότυπο για τη δημιουργία της βάσης δεδομένων σας στο Timeslips, πρέπει να εισαγάγετε τους κωδικούς για εργασίες, έξοδα και αναφορές στο πεδίο Ψευδώνυμο 2 της εργασίας, το κόστος και το ψευδώνυμο αναφοράς και να χρησιμοποιήσετε το πεδίο Ψευδώνυμο 1 για να εισαγάγετε ένα περιγραφικό όνομα που θα αναγνωρίσετε εύκολα καθώς δημιουργείτε δελτία.

Στο σύνολο Κώδικα Δικαστικών Εργασιών του Αμερικανικού Δικηγορικού Συλλόγου και στο Σύστημα Ενιαίας Διαχείρισης Βασισμένο σε Εργασίες, οι κωδικοί ξεκινούν με τα γράμματα A, E ή L. Εκχωρήστε κωδικούς που ξεκινούν με Α στις εργασίες, κωδικούς που ξεκινούν με Ε στις δαπάνες και κωδικούς που ξεκινήστε με L στις αναφορές.

Εξέταση της διαδικασίας ηλεκτρονικής χρέωσης

Η διαδικασία για την ηλεκτρονική παράδοση λογαριασμών στο Sage Timeslips είναι παρόμοια με τη διαδικασία για τη δημιουργία άλλων λογαριασμών. Εξακολουθείτε να τοποθετείτε τους λογαριασμούς σας σε στάδιο απόδειξης αρχικά, και στη συνέχεια να τους εξετάζετε και να κάνετε αλλαγές. Αλλά όταν είστε έτοιμοι να στείλετε τους λογαριασμούς, τους εξάγετε και στέλνετε τα αρχεία σε μια ελεγκτική εταιρεία για έλεγχο.

Από το κάτω μέρος του μενού Λογαριασμοί, επιλέξτε την κατάλληλη εταιρεία παράδοσης ηλεκτρονικών λογαριασμών ή ελέγχου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εξαγωγή. Το Timeslips σάς ζητά έναν φάκελο στον οποίο μπορείτε να αποθηκεύσετε τους λογαριασμούς που έχουν εξαχθεί. Αφού ολοκληρωθεί η εξαγωγή, μπορείτε να στείλετε τους λογαριασμούς στο ελεγκτικό γραφείο.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, όταν η εξαγωγή έχει ολοκληρωθεί, το Sage Timeslips μετακινεί τους λογαριασμούς από το στάδιο της απόδειξης στο στάδιο του ελέγχου. Για ορισμένες ελεγκτικές εταιρείες, ωστόσο, η Timeslips εγκρίνει τα νομοσχέδια.

Το Timeslips αντιμετωπίζει τους λογαριασμούς στο στάδιο του ελέγχου παρόμοια με τον τρόπο που αντιμετωπίζει τους λογαριασμούς στο στάδιο της απόδειξης: Το Timeslips κλειδώνει τους λογαριασμούς ενώ το ελεγκτικό γραφείο τους εξετάζει. Όταν η εταιρεία επικοινωνεί μαζί σας για την αξιολόγησή της, εγκρίνετε τους λογαριασμούς που δεν απαιτούν αλλαγές και εκκαθαρίζετε τους λογαριασμούς που απαιτούν αλλαγές από το στάδιο ελέγχου χρησιμοποιώντας το παράθυρο Bill Stage (επιλέξτε Bills→Appprove or Clear Controlled Bills→Appprove or Clear Bills) και κάνοντας τις απαραίτητες αλλαγές. Στη συνέχεια εκτυπώνετε ξανά τους λογαριασμούς και επαναλαμβάνετε τη διαδικασία.

Εάν το Timeslips εγκρίνει τους λογαριασμούς που στέλνετε στο ελεγκτικό γραφείο και το ελεγκτικό γραφείο απαιτεί αλλαγές, μπορείτε να διαγράψετε επιλεγμένους λογαριασμούς από την καρτέλα "Ανέκκλητα" του παραθύρου "Στάδια χρέωσης", να τους επεξεργαστείτε, να τους εκτυπώσετε ξανά και να επαναλάβετε τη διαδικασία εκτύπωσης και ηλεκτρονικής παράδοσης.

Είναι πιθανό μια ελεγκτική εταιρεία να μην αξιολογήσει τον λογαριασμό σας προτού να είστε έτοιμοι να υποβάλετε έναν άλλο. Σε αυτήν την περίπτωση, εγκρίνετε το λογαριασμό που έχετε ήδη υποβάλει και, εάν το ελεγκτικό γραφείο απαιτεί αλλαγές σε αυτό, προσπαθήστε να το αναιρέσετε. Εάν δεν μπορείτε να αναιρέσετε τον λογαριασμό, θα πρέπει να εισαγάγετε μια συναλλαγή πίστωσης εισπρακτέων λογαριασμών για τον αρχικό λογαριασμό, να εισαγάγετε ξανά τα δεδομένα που εμφανίζονταν σε αυτόν τον λογαριασμό και να δημιουργήσετε έναν νέο λογαριασμό για αποστολή στην ελεγκτική εταιρεία.

Διαχωρισμός ηλεκτρονικών λογαριασμών

Εάν χρησιμοποιείτε τη δυνατότητα Διαίρεσης λογαριασμών στο Timeslips, η οποία σας δίνει τη δυνατότητα να θεσπίσετε κανόνες για την κατανομή ή τον διαχωρισμό των χρεώσεων σε έναν λογαριασμό μεταξύ των χρονομέτρων, να γνωρίζετε ότι διαφορετικές εταιρείες ελέγχου χειρίζονται τη διαίρεση χρέωσης με διαφορετικούς τρόπους. Κάποιοι το επιτρέπουν αλλά το αγνοούν, άλλοι το επιτρέπουν και το χρησιμοποιούν και άλλοι δεν το υποστηρίζουν.