Εργασία με τα κουμπιά παραθύρου αναφορών QuickBooks 2018

Το παράθυρο Αναφορά παρέχει συνήθως δέκα κουμπιά: Προσαρμογή αναφοράς, Σχόλιο στην αναφορά, Κοινή χρήση προτύπου, Απομνημόνευση, Εκτύπωση, E-mail, Excel, Απόκρυψη κεφαλίδας, Σύμπτυξη και Ανανέωση. Μπορείτε να μάθετε τι κάνουν αυτά τα κουμπιά εντολών με πειραματισμό. Εάν δεν έχετε χρόνο για αυτό, διαβάστε τις παρακάτω ενότητες.

Κουμπί προσαρμογής αναφοράς

Το κουμπί Προσαρμογή αναφοράς εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Τροποποίηση αναφοράς.

Κουμπί σχολίου αναφοράς

Κάνοντας κλικ στο κουμπί Σχόλιο στην αναφορά εμφανίζεται το παράθυρο Σχόλιο στην αναφορά (εμφανίζεται). Για να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο διαλόγου Σχόλιο στην αναφορά, κάνετε κλικ σε μια τιμή αναφοράς που θέλετε να σχολιάσετε με ένα σχόλιο. Στη συνέχεια, το QuickBooks ανοίγει ένα πλαίσιο σχολίων στο κάτω μέρος του παραθύρου, πληκτρολογείτε το σχόλιό σας και, στη συνέχεια, κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Το παράθυρο Σχόλιο στην αναφορά.

Όταν ολοκληρώσετε τον σχολιασμό της αναφοράς, πρέπει να αποθηκεύσετε τη σχολιασμένη αναφορά. Κάντε το κάνοντας κλικ σε ένα κουμπί OK όταν το QuickBooks σας ρωτήσει εάν θέλετε να αποθηκεύσετε την αναφορά που σχολιάστηκε. Αργότερα, όταν εκτυπώνετε την αναφορά, μπορείτε να συμπεριλάβετε τα σχόλιά σας. (Αυτό είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για λογιστές και λογιστές που θέλουν να εξηγήσουν τι σημαίνουν οι αριθμοί σε άλλους αναγνώστες των οικονομικών καταστάσεων.) Εκτυπώνετε μια αποθηκευμένη σχολιασμένη αναφορά επιλέγοντας την αναφορά από το μενού Αναφορές→ Σχολιασμένες αναφορές.

Κουμπί κοινής χρήσης προτύπου

Το κουμπί Κοινή χρήση προτύπου, το οποίο ενεργοποιεί το QuickBooks αφού προσαρμόσετε μια αναφορά με κάποιο τρόπο, σας επιτρέπει να μοιράζεστε τις προσαρμοσμένες ρυθμίσεις αναφοράς σας (όχι τα δεδομένα) με άλλους χρήστες του QuickBooks. Όταν κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί, το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Κοινή χρήση προτύπου (δεν εμφανίζεται). Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο διαλόγου για να δώσετε ένα όνομα στο πρότυπο αναφοράς σας (ιδανικά ένα έξυπνο όνομα, παρακαλώ), περιγράψτε την προσαρμοσμένη αναφορά σας με λίγες λέξεις επιλογής, δώστε το όνομα και τη διεύθυνση email σας και χρησιμοποιήστε τα κουμπιά επιλογής που παρέχονται για να υποδείξετε εάν θέλετε να παραμείνετε Ανώνυμος. Όταν κάνετε κλικ στο Κοινή χρήση, το QuickBooks ανεβάζει το πρότυπο αναφοράς σας σε έναν ιστότοπο Intuit όπου άλλα άτομα μπορούν να πάρουν το πρότυπο και να το χρησιμοποιήσουν.

Κουμπί απομνημόνευσης

Το κουμπί Απομνημόνευση εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Απομνημόνευση αναφοράς, που εμφανίζεται εδώ. Το παράθυρο διαλόγου Απομνημόνευση αναφοράς σάς επιτρέπει να απομνημονεύσετε ή να αποθηκεύσετε μόνιμα ένα συγκεκριμένο σύνολο ρυθμίσεων δημιουργίας αναφοράς. Αφού απομνημονεύσετε αυτές τις ρυθμίσεις, μπορείτε να δημιουργήσετε την ίδια ακριβώς αναφορά επιλέγοντας την αναφορά απομνημόνευσης από το υπομενού Αναφορές→ Απομνημονευμένες αναφορές.

Το παράθυρο διαλόγου Απομνημόνευση αναφοράς.

Μπορείτε να αποθηκεύσετε μια απομνημονευμένη αναφορά στην Ομάδα Απομνημονευμένων Αναφορών. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Save in Memorized Report Group. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Save in Memorized Report Group για να επιλέξετε την ομάδα αναφοράς στην οποία θα πρέπει να αποθηκευτεί η απομνημονευμένη αναφορά.

Κουμπί εκτύπωσης

Το κουμπί εντολής Εκτύπωση στην επάνω γραμμή μενού εμφανίζει μια αναπτυσσόμενη λίστα με δύο επιλογές: Αναφορά και Αποθήκευση ως PDF. Εάν κάνετε κλικ στην Αναφορά, το QuickBooks (μερικές φορές μετά από λίγη ενόχληση) εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωση αναφορών, που εμφανίζεται εδώ, το οποίο σας επιτρέπει να επιλέξετε πώς θα εκτυπωθεί η αναφορά και πού θα εκτυπωθεί. Η καρτέλα Ρυθμίσεις, για παράδειγμα, σάς επιτρέπει να επιλέξετε τον εκτυπωτή, να επιλέξετε έναν προσανατολισμό σελίδας (είτε κατακόρυφο είτε οριζόντιο), να καθορίσετε εάν θέλετε να εκτυπώσετε μόνο μια σειρά από τις σελίδες της αναφοράς, να ελέγξετε την αλλαγή σελίδας και να προσαρμόσετε τις διαστάσεις (πλάτος και ύψος ) της έκθεσης. Εάν κάνετε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ως PDF, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση εγγράφου ως PDF, το οποίο σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα PDF του εγγράφου αναφοράς.

Η καρτέλα Ρυθμίσεις του παραθύρου διαλόγου Εκτύπωση αναφορών.

Η καρτέλα Περιθώρια του παραθύρου διαλόγου Εκτύπωση αναφορών, που εμφανίζεται εδώ, σας επιτρέπει να καθορίσετε τα περιθώρια που πρέπει να χρησιμοποιεί το QuickBooks στις εκτυπωμένες σελίδες αναφορών. Καθορίζετε τα επάνω, δεξιά, κάτω και αριστερά περιθώρια σε ίντσες.

Η καρτέλα Περιθώρια του παραθύρου διαλόγου Εκτύπωση αναφορών.

Κάντε κλικ στο κουμπί Προεπισκόπηση, που παρέχεται στο πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωση αναφορών, για να εμφανιστεί το παράθυρο Προεπισκόπηση. Το παράθυρο Προεπισκόπηση δείχνει πώς μοιάζουν οι εκτυπωμένες σελίδες αναφορών σας. Το παράθυρο περιλαμβάνει επίσης κουμπιά που σας επιτρέπουν να μεταβείτε στην προηγούμενη και την επόμενη σελίδα της αναφοράς, να κάνετε μεγέθυνση και σμίκρυνση της αναφοράς και να εκτυπώσετε την αναφορά.

Αφού χρησιμοποιήσετε την καρτέλα Ρυθμίσεις και την καρτέλα Περιθώρια για να καθορίσετε τον τρόπο εκτύπωσης μιας αναφοράς από το QuickBooks, κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση. Το QuickBooks στέλνει την αναφορά στον εκτυπωτή σας.

Κουμπί email

Το κουμπί εντολής E-mail σάς επιτρέπει να στείλετε email είτε μια έκδοση βιβλίου εργασίας Excel μιας αναφοράς είτε μια έκδοση PDF μιας αναφοράς σε κάποιον άλλο ως συνημμένο email.

Κουμπί Excel

Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Excel, το QuickBooks εμφανίζει ένα υπομενού από το οποίο μπορείτε να επιλέξετε Δημιουργία νέου φύλλου εργασίας ή Ενημέρωση υπάρχοντος φύλλου εργασίας. Επιλέξτε Δημιουργία νέου φύλλου εργασίας για να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Αποστολή αναφοράς στο Excel, που εμφανίζεται εδώ. Το παράθυρο διαλόγου Αποστολή αναφοράς στο Excel σάς επιτρέπει να λαμβάνετε τις πληροφορίες μιας αναφοράς και να τις αντιγράφετε σε ένα αρχείο που ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων, όπως το Microsoft Excel, μπορεί εύκολα να ανοίξει. Μπορείτε να στείλετε το αντίγραφο σε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο Excel, σε ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο Excel ή σε ένα αρχείο .csv (τιμές διαχωρισμένες με κόμμα), το οποίο μπορεί να ανοίξει σχεδόν από οποιοδήποτε πρόγραμμα υπολογιστικού φύλλου ή βάσης δεδομένων.

Το παράθυρο διαλόγου Αποστολή αναφοράς στο Excel.

Για να αντιγράψετε την αναφορά σε ένα νέο βιβλίο εργασίας, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Δημιουργία νέου φύλλου εργασίας. Από εκεί, έχετε την επιλογή να δημιουργήσετε ένα ολόκληρο νέο υπολογιστικό φύλλο Excel (κάντε κλικ στην επιλογή Σε νέο βιβλίο εργασίας) ή να δημιουργήσετε ένα νέο φύλλο σε ένα υπάρχον αρχείο χρησιμοποιώντας το κουμπί επιλογής Σε υπάρχον βιβλίο εργασίας. Στη συνέχεια, εισαγάγετε τη διαδρομή και το όνομα του βιβλίου εργασίας στο πλαίσιο κειμένου που ανοίγει το QuickBooks αφού επιλέξετε το κουμπί επιλογής. (Εάν δεν γνωρίζετε τη διαδρομή και το όνομα του βιβλίου εργασίας, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο διαλόγου που εμφανίζει το QuickBooks για να εντοπίσετε το αρχείο του βιβλίου εργασίας.)

Εάν θέλετε να αντιγράψετε την αναφορά σε ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο του Excel, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Ενημέρωση υπάρχοντος φύλλου εργασίας. Το QuickBooks αναγκάζει το Excel να ανανεώσει το βιβλίο εργασίας που είχε εξαχθεί προηγουμένως.

Εάν θέλετε να αντικαταστήσετε ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο του Excel με τη νέα αναφορά που στέλνετε στο Excel, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Αντικατάσταση υπάρχοντος φύλλου εργασίας. Στη συνέχεια, όταν το QuickBooks ανοίγει ένα πλαίσιο κειμένου και προσθέτει το κουμπί Αναζήτηση, είτε εισάγετε τη διαδρομή και το όνομα του βιβλίου εργασίας στο πλαίσιο κειμένου είτε κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση, μεταβείτε στο βιβλίο εργασίας και επιλέξτε το.

Τέλος, εάν θέλετε να αντιγράψετε τις πληροφορίες της αναφοράς σε ένα αρχείο .csv (μια μορφή αρχείου που μπορεί να ανοίξει από οποιοδήποτε υπολογιστικό φύλλο ή πρόγραμμα βάσης δεδομένων), επιλέξτε το κουμπί επιλογής Δημιουργία αρχείου διαχωρισμένων τιμών με κόμματα (.csv).

Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί εντολής για προχωρημένους στο παράθυρο διαλόγου Αποστολή αναφοράς στο Excel, το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Προηγμένες επιλογές του Excel, που εμφανίζεται εδώ. Αυτό το πλαίσιο διαλόγου σάς επιτρέπει να ελέγχετε ποια μορφοποίηση αντιγράφει το QuickBooks στο Excel (κάντε αυτό με τα πλαίσια ελέγχου QuickBooks Options), να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε ορισμένες δυνατότητες μορφοποίησης του Excel (κάντε το με τα πλαίσια ελέγχου Επιλογές Excel) και να ρυθμίσετε κάποια προκαταρκτική εκτύπωση βιβλίου εργασίας πληροφορίες στο Excel (κάντε αυτό με τα κουμπιά επιλογής Επιλογές εκτύπωσης). Όλα αυτά σχετίζονται με τον τρόπο λειτουργίας του Excel. Εάν αισθάνεστε άνετα να εργάζεστε με το Excel, προχωρήστε και κάντε τις αλλαγές που θέλετε. Εάν δεν αισθάνεστε άνετα να εργάζεστε με το Excel, προχωρήστε και αποδεχτείτε τις προεπιλεγμένες προτάσεις του QuickBooks. Μπορείτε να αλλάξετε όλα αυτά αργότερα, και μάλλον εύκολα, στο Excel.

Το παράθυρο διαλόγου Σύνθετες επιλογές του Excel.

Εάν εργάζεστε με QuickBooks, να ξέρετε ότι το Excel είναι ένα θαυμάσιο εργαλείο για να εμβαθύνετε στα δεδομένα σας. Σημειώστε επίσης ότι την επόμενη φορά που θα αγοράσετε έναν υπολογιστή, ενδέχεται να έχετε την επιλογή να λάβετε το Microsoft Office ως μέρος της τιμής αγοράς. Το Microsoft Excel συνοδεύεται από το Microsoft Office.

Απόκρυψη κουμπιού κεφαλίδας

Το κουμπί Απόκρυψη κεφαλίδας και το κουμπί Σύμπτυξη αλλάζουν τον τρόπο με τον οποίο εμφανίζεται η αναφορά στο παράθυρο Αναφορά και, εάν εκτυπωθεί, στη σελίδα.

Κάντε κλικ στο κουμπί Απόκρυψη κεφαλίδας για να αφαιρέσετε τις πληροφορίες κεφαλίδας, όπως το όνομα της εταιρείας. Εάν αποκρύψετε την κεφαλίδα, μπορείτε να κάνετε ξανά κλικ στο κουμπί Απόκρυψη κεφαλίδας για να αντικαταστήσετε την κεφαλίδα.

Κουμπί σύμπτυξης

Το κουμπί Σύμπτυξη συμπτύσσει λεπτομέρειες σε μια αναφορά. Το QuickBooks δεν εμφανίζει δευτερεύοντες λογαριασμούς σε μια συμπτυγμένη αναφορά — μόνο λογαριασμούς.

Για να καταργήσετε τη σύμπτυξη μιας αναφοράς που είχατε προηγουμένως συμπτύξει, κάντε κλικ στο κουμπί Ανάπτυξη. Το QuickBooks αντικαθιστά το κουμπί Σύμπτυξη με το κουμπί Ανάπτυξη όταν το παράθυρο Αναφορά εμφανίζει μια συμπτυγμένη αναφορά.

Μην ξοδεύετε καθόλου χρόνο προσπαθώντας να καταλάβετε τι κάνουν τα κουμπιά Απόκρυψη κεφαλίδας και Σύμπτυξη/Ανάπτυξη. Εάν έχετε μια ερώτηση, απλώς εμφανίστε μια αναφορά στο παράθυρο Αναφορά και κάντε κλικ στο κουμπί εντολής για το οποίο έχετε μια ερώτηση. Οι αλλαγές στο παράθυρο Αναφορά σάς δείχνουν τι κάνει το κουμπί εντολής.

Κουμπί ανανέωσης

Το κουμπί Ανανέωση λέει στο QuickBooks να ενημερώσει τις πληροφορίες μιας αναφοράς για αλλαγές στο αρχείο δεδομένων QuickBooks. Αυτό ακούγεται τρελό στην αρχή, αλλά μπορείτε πραγματικά να αφήσετε ανοιχτά τα παράθυρα αναφορών. Αυτό σημαίνει ότι ένα παράθυρο αναφοράς μπορεί να εμφανίζει μια κατάσταση κερδών και ζημιών από μια εβδομάδα πριν, για παράδειγμα. Εάν έχετε εισαγάγει πολλές συναλλαγές την περασμένη εβδομάδα, τα δεδομένα της αναφοράς ενδέχεται να μην είναι πλέον σωστά. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Ανανέωση, το QuickBooks γνωρίζει ότι πρέπει να ενημερώσει την αναφορά με τις πιο πρόσφατες αλλαγές.

Το QuickBooks σας ζητά συνήθως να ενημερώσετε μια αναφορά για αλλαγές στο αρχείο δεδομένων QuickBooks. Ωστόσο, εάν δεν ακολουθήσετε την πρόταση του QuickBooks για ενημέρωση, μπορείτε αργότερα να κάνετε κλικ στην Ανανέωση για ενημέρωση.