Εκτέλεση της Συνέντευξης Εγκατάστασης για το QuickBooks Simple Start

Αφού μάθετε ποια οντότητα θα χρησιμοποιήσει η επιχείρησή σας και έχετε εγκαταστήσει το λογισμικό QuickBooks Simple Start, είστε έτοιμοι να ρυθμίσετε το αρχείο δεδομένων QuickBooks. Το αρχείο δεδομένων είναι το κοντέινερ που χρησιμοποιεί το QuickBooks Simple Start για να διατηρεί τα οικονομικά σας στοιχεία.

Για να εκτελέσετε τη Συνέντευξη Εγκατάστασης, ξεκινάτε το πρόγραμμα QuickBooks Simple Start και, στη συνέχεια, όταν σας ζητηθεί από το QuickBooks, περάστε από τη Συνέντευξη εγκατάστασης:

1. Ξεκινήστε το QuickBooks Simple Start.

Πριν ξεκινήσετε τη συνέντευξη, πρέπει να ξεκινήσετε το QuickBooks Simple Start. Για να το κάνετε αυτό, κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο QuickBooks Simple Start, το οποίο εμφανίζεται στην επιφάνεια εργασίας των Windows. Ή, επιλέξτε Έναρξη –> Προγράμματα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στις επιλογές μενού που οδηγούν στο QuickBooks.

Η πραγματική διασκέδαση ξεκινά από αυτό το σημείο. Η Συνέντευξη Setup ξεκινά αυτόματα, εμφανίζοντας το πλαίσιο διαλόγου Setup Interview.

Εάν δεν ξεκινάτε το QuickBooks για πρώτη φορά, αλλά θέλετε να περάσετε στη Συνέντευξη Εγκατάστασης για να δημιουργήσετε μια νέα εταιρεία ούτως ή άλλως, επιλέξτε Αρχείο –> Νέα εταιρεία.

2. Περιγράψτε την επιχείρησή σας.

Για να ξεκινήσετε τη συνέντευξη, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο. Η Συνέντευξη Εγκατάστασης εμφανίζει ένα παράθυρο που σας ζητά να εισαγάγετε το όνομα και τη διεύθυνση της εταιρείας σας. Συμπληρώστε τα κενά με τα ζητούμενα στοιχεία.

3. Προσδιορίστε την επιλογή της φόρμας οντότητας.

Για να συνεχίσετε με τη συνέντευξη, κάντε κλικ στο Επόμενο. Η Συνέντευξη Εγκατάστασης εμφανίζει ένα παράθυρο (δεν εμφανίζεται) που ρωτά ποια φόρμα οντότητας έχετε επιλέξει για την επιχείρησή σας. Δείτε πώς απαντάτε στην ερώτηση που θέτει αυτό το παράθυρο διαλόγου:

• Εάν έχετε επιλέξει να λειτουργείτε ως ατομική επιχείρηση ή ως μονομελής LLC που θα αντιμετωπίζεται για φορολογικούς σκοπούς ως ατομική επιχείρηση, ελέγξτε το κουμπί Ατομική επιχείρηση.

• Εάν έχετε επιλέξει να λειτουργήσετε ως εταιρική σχέση ή ως πολυμελής LLC που θα αντιμετωπίζεται ως εταιρική σχέση για σκοπούς φορολογίας εισοδήματος, ελέγξτε το κουμπί Συνεργασία ή Εταιρεία Περιορισμένης Ευθύνης.

• Εάν έχετε επιλέξει να λειτουργείτε ως εταιρεία S (αυτό μπορεί να οφείλεται στο ότι ενσωματώσατε και στη συνέχεια επιλέξατε την κατάσταση S ή επειδή δημιουργήσατε μια LLC και, στη συνέχεια, επανεκλέξατε την κατάσταση S), ελέγξτε το κουμπί S corporation.

• Εάν έχετε επιλέξει να λειτουργείτε ως εταιρεία C (αυτό μπορεί να οφείλεται στο ότι ενσωματώνετε ή δημιουργείτε μια LLC και στη συνέχεια επιλέγετε να αντιμετωπίζεστε ως εταιρεία), ελέγξτε το κουμπί Corporation.

• Εάν χρησιμοποιείτε το QuickBooks Simple Start για εκκλησία ή μη κερδοσκοπικό οργανισμό κάποιου τύπου, φυσικά, ελέγξτε το κουμπί Μη Κερδοσκοπικός Οργανισμός.

Ένα τελευταίο σημείο σχετικά με τη σύγχυση της επιλογής αυτής της οντότητας: Εάν αυτή τη στιγμή δραστηριοποιείτε ως ατομική επιχείρηση ή ως μονομελής LLC που αντιμετωπίζεται για λόγους φορολογίας εισοδήματος ως ατομική επιχείρηση και γνωρίζετε ότι κάποια μέρα σύντομα θα κάνετε τις εκλογές απαραίτητες για να μεταβείτε την οντότητα σε μια εταιρεία, επιλέξτε το κουμπί που αντιστοιχεί στην οντότητα που θα γίνετε, όχι στη φόρμα οντότητας που χρησιμοποιείτε αυτήν τη στιγμή.

4. Περιγράψτε πώς θα χρεώνετε τους πελάτες σας.

Κάντε κλικ στο Επόμενο για να μεταβείτε στο πλαίσιο διαλόγου Ρύθμιση συνέντευξης που σας ρωτά πώς θα χρεώνετε τον πελάτη σας. Κυρίως, απαντάτε απλώς στις ερωτήσεις που θέτει η Συνέντευξη Εγκατάστασης.

• Περιγράψτε εάν οι άνθρωποι πληρώνουν σε μετρητά ή στην ώρα τους. Βλέπετε την πρώτη ερώτηση σχετικά με το εάν οι άνθρωποι σας πληρώνουν κατά τη στιγμή της πώλησης (πιθανώς με μετρητά ή επιταγή) ή αργότερα αφού τους τιμολογήσετε; Πρέπει να απαντήσετε σε αυτήν την ερώτηση επιλέγοντας το κατάλληλο κουμπί. Το QuickBooks χρησιμοποιεί την ερώτησή σας σε αυτήν την ερώτηση για να προσδιορίσει εάν πρέπει να εκτυπώσετε αποδείξεις πωλήσεων (επειδή η δική σας είναι επιχείρηση σημείου πώλησης) ή τιμολόγια (επειδή χρεώνετε άτομα και μετά σας πληρώνουν αργότερα) ή και τα δύο.

• Καθορίστε εάν δημιουργείτε εκτιμήσεις για πελάτες. Βλέπεις τη δεύτερη ερώτηση; Αυτός που ρωτά εάν δημιουργείτε εκτιμήσεις — ουσιαστικά τιμολόγια «καλύτερης εικασίας» — για τους πελάτες σας; Πρέπει να απαντήσετε και σε αυτήν την ερώτηση. Εάν δημιουργείτε (ή θέλετε να δημιουργήσετε) εκτιμήσεις, επιλέξτε Ναι. Εάν δεν το κάνετε, επιλέξτε Όχι.

• Υποδείξτε εάν οι πελάτες σας υπόκεινται σε φόρο επί των πωλήσεων. Εάν είναι, κάντε κλικ στο κουμπί Ναι. Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Ναι, πρέπει επίσης να επισημάνετε τον φόρο επί των πωλήσεων που πληρώνετε, να καθορίσετε τον φορολογικό συντελεστή και να ονομάσετε τη φορολογική υπηρεσία στην οποία αποδίδετε τους φόρους επί των πωλήσεων.

5. Δημιουργήστε το εταιρικό αρχείο QuickBooks.

Κάντε κλικ στο Επόμενο για να μεταβείτε στο επόμενο πλαίσιο διαλόγου Συνέντευξη Εγκατάστασης. Αυτό το παράθυρο διαλόγου σάς ενημερώνει ότι το QuickBooks βρίσκεται στα πρόθυρα της δημιουργίας του εταιρικού αρχείου που θα αποθηκεύει τα λογιστικά σας στοιχεία. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να κάνετε κλικ στο Επόμενο. Κάντε λοιπόν κλικ στο Επόμενο. Όταν το κάνετε, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως. Χρησιμοποιήστε αυτό το πλαίσιο διαλόγου για να ονομάσετε το εταιρικό αρχείο QuickBooks. Απλώς εισάγετε το όνομα αρχείου στο πλαίσιο ονόματος αρχείου και κάνετε κλικ στην Αποθήκευση.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο Αποθήκευση σε (εμφανίζεται στην κορυφή του πλαισίου διαλόγου Αποθήκευση ως) για να καθορίσετε τη θέση του φακέλου που θέλετε να χρησιμοποιεί το QuickBooks για το εταιρικό αρχείο. Αλλά μην το κάνεις. Τα QuickBooks μπορούν να χάσουν την παρακολούθηση του σημείου αποθήκευσης του εταιρικού αρχείου εάν το βάλετε κάπου τρελά και στη συνέχεια δημιουργήσετε περισσότερα από ένα εταιρικά αρχεία. Δεν θέλετε να χάσετε το αρχείο της εταιρείας σας.

Αφού το QuickBooks Simple Start δημιουργήσει το εταιρικό αρχείο, εμφανίζει το συνηθισμένο παράθυρο του προγράμματος QuickBooks Simple Start. Αυτό είναι το ίδιο παράθυρο που θα βλέπετε από εδώ και στο εξής κάθε φορά που ξεκινάτε το QuickBooks.

Μετά την εκκίνηση του QuickBooks Simple Start, ενδέχεται επίσης να δείτε ένα πλαίσιο μηνύματος που σας ρωτά εάν θέλετε να εγγράψετε το QuickBooks. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το προϊόν περίπου μερικές δεκάδες φορές και στη συνέχεια — whammo! — είτε το καταχωρείτε είτε δεν μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε. Η απλούστερη επιλογή είναι απλώς να εγγραφείτε. Δείτε πώς: Όταν το QuickBooks εμφανίσει το πλαίσιο μηνύματος που σας ρωτά εάν θέλετε να εγγραφείτε, κάντε κλικ στο Online για να εγγραφείτε ηλεκτρονικά ή στο Phone για να εγγραφείτε μέσω τηλεφώνου. Εάν χρησιμοποιείτε την επιλογή τηλεφώνου, το QuickBooks εμφανίζει ένα άλλο παράθυρο διαλόγου που σας δίνει έναν αριθμό τηλεφώνου για να καλέσετε και σας παρέχει χώρο για να εισαγάγετε τον αριθμό εγγραφής σας. Μπορείτε επίσης να εγγραφείτε επιλέγοντας Αρχείο –> Εγγραφή QuickBooks: Simple Start.