Διαχείριση έργων στο QuickBooks Online

Η λειτουργία QuickBooks Online Projects σάς βοηθά να οργανώσετε, σε μια κεντρική τοποθεσία, όλα τα κομμάτια —δηλαδή τις σχετικές συναλλαγές, τον χρόνο που αφιερώσατε και τις απαραίτητες αναφορές— που συνθέτουν … λοιπόν, ένα έργο. Επίσης, οι αναφορές που περιλαμβάνονται στη λειτουργία Έργα σάς βοηθούν να προσδιορίσετε την κερδοφορία κάθε έργου και να διατηρήσετε τον μη χρεώσιμο χρόνο και τα έξοδα καθώς και τον μη χρεώσιμο χρόνο.

Εάν χρησιμοποιείτε το QBO Plus στον Καναδά, το Ηνωμένο Βασίλειο, τις Ηνωμένες Πολιτείες ή την Αυστραλία, μπορείτε να επωφεληθείτε από τη λειτουργία Έργα. Επί του παρόντος, η λειτουργία βρίσκεται σε λειτουργία "προεπισκόπησης" — πράγμα που σημαίνει ότι είναι διαθέσιμη μόνο στα QuickBooks Online Labs. Για να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Κάντε κλικ στο Gear και μετά στο QuickBooks Labs.
Θα βρείτε τα QuickBooks Labs στο κάτω μέρος της στήλης Η εταιρεία σας.

Το QBO εμφανίζει αυτήν τη σελίδα.

Η σελίδα QuickBooks Labs.

Κάντε κλικ στο κουμπί Off δίπλα στο Track Your Projects για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία Projects.

Το κουμπί Off αλλάζει σε On και εμφανίζεται ένα μήνυμα που σας λέει ότι το QBO έχει ενεργοποιήσει την προσθήκη Projects.

Κάντε κλικ στο Done για να επιστρέψετε στην εταιρεία QBO σας.

Μια νέα επιλογή, Έργα, εμφανίζεται στο παράθυρο πλοήγησης. Όταν κάνετε κλικ στην επιλογή, το QBO σας ζητά να ρυθμίσετε το πρώτο σας έργο.

Η νέα σελίδα Έργων στο QBO.

Κάντε κλικ στην Προσθήκη του πρώτου σας έργου για να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε τη λειτουργία Έργα. Στη δεξιά πλευρά της οθόνης εμφανίζεται ένα πλαίσιο. στον πίνακα, δώστε ένα όνομα έργου, το οποίο μπορεί να είναι οτιδήποτε θέλετε και θα πρέπει να είναι κάτι που θα αναγνωρίσετε εύκολα. Παρέχετε επίσης στον πελάτη που σχετίζεται με το έργο και, εάν θέλετε, τυχόν σημειώσεις σχετικά με το έργο. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση και το QBO εμφανίζει ένα μήνυμα για να σας ενημερώσει ότι έχει ρυθμίσει το έργο. Όταν κάνετε κλικ στο OK για να παραβλέψετε το μήνυμα, εμφανίζεται μια σελίδα όπως αυτή.

Η σελίδα Επισκόπηση για τις λεπτομέρειες ενός έργου.

Η ορολογία εδώ μπορεί να γίνει λίγο μπερδεμένη. παραπάνω, βλέπετε τη σελίδα Επισκόπηση για λεπτομέρειες ενός έργου. Αυτή η σελίδα σάς εμφανίζει τη λίστα των αναφορών που σχετίζονται με τις πληροφορίες του έργου που μπορείτε να δείτε και μπορεί να φέρει τον καλύτερο τίτλο "Αναφορές έργου" αντί "Επισκόπηση". Η σελίδα Συναλλαγές (κάντε κλικ στον σύνδεσμο δίπλα στην Επισκόπηση) παραθέτει όλες τις συναλλαγές που σχετίζονται με το έργο. Εάν κάνετε κλικ στην επιλογή Έργα στη γραμμή πλοήγησης σε αυτό το σημείο, η σελίδα εμφανίζει μια λίστα με τα έργα που έχετε δημιουργήσει. μπορείτε να κάνετε κλικ σε οποιοδήποτε έργο για να εμφανιστεί η σελίδα που φαίνεται παρακάτω.

Παρόλο που επιλέγετε έναν πελάτη όταν δημιουργείτε το έργο, το QBO δεν εισάγει τις υπάρχουσες συναλλαγές για τον πελάτη στη σελίδα Έργα. Τα έργα που δημιουργήθηκαν πρόσφατα δεν έχουν συναλλαγές — και επομένως, λογικά, η σελίδα Συναλλαγές είναι κενή και οι αναφορές δεν περιέχουν πληροφορίες.

Εάν σκέφτεστε να αλλάξετε το όνομα πελάτη σε υπάρχουσες συναλλαγές για να τραβήξετε αυτές τις συναλλαγές στο έργο, να είστε προσεκτικοί. Η αλλαγή του πελάτη μπορεί να έχει επιπτώσεις μέσω του QBO. Για παράδειγμα, εάν προσπαθήσετε να αλλάξετε τον πελάτη που έχει αντιστοιχιστεί σε μια συναλλαγή πληρωμής που έχετε καταθέσει, η QBO θα σας προειδοποιήσει ότι πρέπει να αφαιρέσετε τη συναλλαγή από την κατάθεση για να μπορέσετε να αλλάξετε το όνομα πελάτη. Και, αυτό θα χαλάσει την κατάθεσή σας, εκτός εάν θυμηθείτε να προσθέσετε ξανά την πληρωμή στην κατάθεση. Τα πράγματα μπορούν να γίνουν πολύπλοκα πολύ γρήγορα.

Βεβαιωθείτε ότι επιλέγετε το έργο από την αναπτυσσόμενη λίστα Πελάτης καθώς δημιουργείτε τη συναλλαγή αντί για τον πελάτη.

Στην παρακάτω εικόνα, δημιουργείται μια συναλλαγή τιμολογίου για το έργο. Και, έχετε ένα νέο μέρος για να ξεκινήσετε όταν θέλετε να προσθέσετε μια συναλλαγή σε ένα έργο. Αν και μπορείτε να ξεκινήσετε από το μενού Δημιουργία ή από τις Πωλήσεις στη γραμμή πλοήγησης, μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο κουμπί Προσθήκη στο έργο αφού κάνετε κλικ στην επιλογή Έργα στη γραμμή πλοήγησης. Σημειώστε ότι δεν μπορείτε να δημιουργήσετε μια απόδειξη πώλησης από τη σελίδα Έργα. χρησιμοποιήστε το μενού Δημιουργία ή τη σελίδα Πωλήσεις.

Δημιουργία τιμολογίου για το έργο.

Μόλις το έργο σας συλλέξει συναλλαγές, οι αναφορές αποκτούν νόημα. Η αναφορά Λίστα συναλλαγών εμφανίζει, από προεπιλογή, ακριβώς αυτό που θα περιμένατε: όλες τις συναλλαγές που έχουν εκχωρηθεί στο έργο.

Η αναφορά Αποδοτικότητας Έργου είναι ουσιαστικά μια αναφορά Κέρδους και Ζημίας για το έργο. βλέπετε ένα δείγμα παρακάτω.

Ένα δείγμα αναφοράς κερδοφορίας έργου.

Η αναφορά Μη χρεώσιμος χρόνος και δαπάνες σάς δείχνει τον χρόνο που έχει εκχωρηθεί στο έργο αλλά δεν έχει ακόμη χρεωθεί και η αναφορά Μη χρεώσιμος χρόνος σάς δείχνει τον χρόνο που καταγράφηκε στο έργο που δεν μπορείτε να χρεώσετε στο έργο.

Η δυνατότητα Project σας παρέχει επίσης τρόπους «απόρριψης» του έργου. Εάν επιλέξετε Έργο στη γραμμή πλοήγησης και, στη συνέχεια, κάνετε κλικ στο κουμπί Επιλογές για ένα συγκεκριμένο έργο, μπορείτε να επιλέξετε να επισημάνετε το έργο ως ολοκληρωμένο, να επισημάνετε το έργο ως ακυρωμένο ή να διαγράψετε το έργο. Λάβετε υπόψη ότι δεν μπορείτε να διαγράψετε κανένα έργο που έχει συναλλαγές που σχετίζονται με αυτό. πρέπει να επισημάνετε το έργο ολοκληρωμένο ή ακυρωμένο.