Δημιουργία εκτίμησης εργασίας με το QuickBooks 2005

Τα QuickBooks Pro και QuickBooks Premier έχουν μια λειτουργία που είναι πολύ ενδιαφέρουσα για επιχειρήσεις που κάνουν εργασίες ή έργα για τους πελάτες τους: εργολάβους, συμβούλους, μηχανικούς, αρχιτέκτονες κ.λπ. Τα QuickBooks Pro και QuickBooks Premier (σε αντίθεση με το κανονικό πρόγραμμα Basic QuickBooks) έχουν τη δυνατότητα να κάνουν απλή κοστολόγηση έργου ή εργασίας. Αυτή η δυνατότητα σημαίνει ότι η επιχείρησή σας μπορεί να δημιουργήσει εκτιμήσεις έργων ή θέσεων εργασίας, να παρακολουθεί το κόστος ανά έργο ή εργασία και να χρεώνει τιμολόγια ανά έργο ή εργασία.

Στο QuickBooks Pro, η κοστολόγηση εργασίας ξεκινά με μια εκτίμηση. Μια εκτίμηση είναι απλώς μια λίστα με το εκτιμώμενο κόστος που θα επιβαρυνθείτε για κάποια εργασία που θα εκτελέσετε για κάποιον πελάτη.

Αν υποθέσουμε ότι έχετε ήδη δημιουργήσει μια εργασία και έχετε πει στο QuickBooks ότι χρησιμοποιείτε εκτιμήσεις, ακολουθούν τα βήματα για να δημιουργήσετε μια εκτίμηση:

1. Λάβετε τη φόρμα.

Επιλέξτε Πελάτες –> Δημιουργία εκτιμήσεων. Το QuickBooks ανοίγει μια φόρμα Δημιουργία Εκτιμήσεων, η οποία έχει μια απίστευτη ομοιότητα με τη φόρμα Δημιουργία τιμολογίων που έχετε δει αν έχετε εργαστεί καθόλου με τα QuickBooks.

2. Ξεκινήστε να συμπληρώνετε τα κενά.

Επιλέξτε το κατάλληλο Customer:Job από το πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας στο επάνω μέρος της φόρμας. Το QuickBooks Pro συμπληρώνει αυτόματα όσες περισσότερες πληροφορίες μπορεί — συνήθως τουλάχιστον το πλαίσιο Όνομα/Διεύθυνση — στη φόρμα.

Εάν έχετε διαμορφώσει το QuickBooks Pro για παρακολούθηση τάξεων, το κατάλληλο πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας εμφανίζεται στο επάνω κέντρο της φόρμας. Προχωρήστε και χρησιμοποιήστε το πλαίσιο, εάν χρειάζεται.

Μη διστάσετε να αλλάξετε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις — για παράδειγμα την Ημερομηνία και την Εκτίμηση #.

3. Προσθέστε τα στοιχεία γραμμής — λεπτομέρειες, λεπτομέρειες, λεπτομέρειες.

Συμπληρώνετε τα στοιχεία ενός παραθύρου Δημιουργία Εκτιμήσεων με τον ίδιο τρόπο που συμπληρώνετε τα στοιχεία ενός παραθύρου Δημιουργία Τιμολογίων.

Κάθε στοιχείο γραμμής που θέλετε να συμπεριλάβετε στην εκτίμηση της εργασίας σας πρέπει να περιγράφεται στη λίστα Στοιχεία. Λάβετε υπόψη ότι επειδή συχνά πουλάτε εργασία σε πελάτες και πελάτες χρησιμοποιώντας, εν μέρει, μια εκτίμηση, θα πρέπει συνήθως να συμπεριλάβετε πλήρεις περιγραφές των αντικειμένων. (Ορισμένοι εργολάβοι, για παράδειγμα, συχνά χρησιμοποιούν πολλές γραμμές περιγραφικού κειμένου για να εξηγήσουν πλήρως κάθε στοιχείο που εμφανίζεται στην εκτίμηση.)

4. Προσθέστε τυχόν προαιρετικές πληροφορίες.

Εάν θέλετε, χρησιμοποιήστε οποιοδήποτε από τα άλλα πλαίσια που είναι διαθέσιμα στο παράθυρο Δημιουργία εκτιμήσεων για να συλλέξετε και να αποθηκεύσετε πρόσθετες πληροφορίες. Για παράδειγμα, όπως και με το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων, μπορείτε να κάνετε κλικ στο πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας Μηνύματα πελάτη και να γράψετε ένα φιλικό μήνυμα ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα από την αναπτυσσόμενη λίστα.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το πεδίο Σημείωση για να γράψετε μια σημείωση στον εαυτό σας σχετικά με την εργασία εάν θέλετε. Ή ίσως κάποιες σημειώσεις για το σενάριο που σκεφτόσασταν να παρουσιάσετε στα στούντιο. Ό,τι σου ταιριάζει.

Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε άλλα στοιχεία στο παράθυρο Δημιουργία εκτιμήσεων, μπορείτε να προσαρμόσετε αυτό το παράθυρο. Επιλέξτε Προσαρμογή από το πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας Πρότυπο στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου Δημιουργία εκτιμήσεων. Το QuickBooks σάς παρέχει μια λίστα με τις φόρμες εκτίμησης. Επιλέξτε αυτό που θέλετε να επεξεργαστείτε. (Μπορεί να έχετε μόνο μία φόρμα εκτίμησης στη λίστα, εάν δεν έχετε δημιουργήσει ποτέ νέα.) Κάντε κλικ είτε στο κουμπί Νέο είτε στο κουμπί Επεξεργασία. Εάν κάνετε κλικ στο Νέο, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Προσαρμογή εκτίμησης.

Πριν εκτυπώσετε αυτήν την εκτίμηση, να θυμάστε ότι το παράθυρο Δημιουργία εκτιμήσεων δεν είναι οι ίδιες πληροφορίες που εμφανίζονται στη γραπτή εκτίμηση. Για να δείτε πώς φαίνεται η έντυπη έκδοση, κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στο κουμπί Εκτύπωση στο παράθυρο Δημιουργία εκτιμήσεων και επιλέξτε Προεπισκόπηση από την αναπτυσσόμενη λίστα. Το αποτέλεσμα είναι μια εικόνα πλήρους σελίδας, συρρικνωμένη για να χωράει στην οθόνη.

Εάν δεν έχετε αποθηκεύσει ακόμα την εκτίμησή σας, προχωρήστε και κάντε κλικ είτε στο Αποθήκευση & Νέο είτε στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο.

Για να εξετάσετε την εκτίμηση (ή οποιαδήποτε φόρμα QuickBooks στην οθόνη) πιο προσεκτικά, κάντε κλικ στο κουμπί Ζουμ στο επάνω μέρος της οθόνης προεπισκόπησης εκτύπωσης ή μετακινήστε τον κέρσορα του ποντικιού πάνω στην εικόνα. Όταν ο δρομέας μοιάζει με μεγεθυντικό φακό με το σύμβολο συν, κάντε κλικ στο αριστερό κουμπί του ποντικιού. Επειδή μπορείτε να δείτε μόνο μέρος της προεπισκόπησης κάθε φορά με αυτόν τον τρόπο, χρησιμοποιήστε τις γραμμές κύλισης στο κάτω και δεξιά μέρος των παραθύρων για να μετακινηθείτε στις διάφορες περιοχές.

Σημειώστε ότι ο μεγεθυντικός φακός έχει πλέον ένα σύμβολο μείον και το κουμπί Zoom In αλλάζει σε Zoom Out. Εάν ολοκληρώσετε περισσότερες από μία εκτιμήσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά Προηγούμενη σελίδα και Επόμενη σελίδα στην οθόνη Προεπισκόπηση εκτύπωσης για να δείτε άλλες εκτιμήσεις. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

Όταν επιστρέψετε στο παράθυρο Δημιουργία εκτιμήσεων, κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση. Το QuickBooks Pro εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Print One Estimate. Κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση για να εκτυπώσετε την εκτίμηση χωρίς περαιτέρω καθυστέρηση.

Εάν δεν έχετε χρησιμοποιήσει στο παρελθόν τα QuickBooks για την εκτύπωση εκτιμήσεων, ίσως χρειαστεί πρώτα να ρυθμίσετε τον εκτυπωτή σας για αυτήν την εργασία. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε Αρχείο –> Ρύθμιση εκτυπωτή και επιλέξτε Εκτίμηση από το πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας Όνομα φόρμας. Στη συνέχεια, καθορίστε τις ρυθμίσεις εκτυπωτή που θέλετε για τις εκτιμήσεις εκτύπωσης. (Αυτή η διαδικασία λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο όπως και για την εκτύπωση άλλων εντύπων, όπως τιμολόγια.) Κάντε κλικ στο OK όταν τελειώσετε. Το παράθυρο διαλόγου Print One Estimate που εμφανίζει το QuickBooks αφού κάνετε κλικ στο Print στο παράθυρο Create Estimates λειτουργεί επίσης με τον ίδιο τρόπο όπως το πλαίσιο διαλόγου Print One Invoice.