Γιατί QuickBooks και γιατί όχι QuickBooks Online;

Γιατί χρειάζεστε πραγματικά τα QuickBooks; Και τι κάνει το QuickBooks που πραγματικά πρέπει να γίνει; Για να είστε πραγματικά κυνικοί, κάντε επίσης την ερώτηση "Γιατί QuickBooks;" Γιατί να μην χρησιμοποιήσετε κάποιο άλλο πρόγραμμα λογισμικού λογιστικής;

Πρέπει να χρησιμοποιείτε την επιτραπέζια έκδοση του QuickBooks 2019 ή πρέπει να συνδεθείτε με το πρόγραμμα και να χρησιμοποιήσετε την ηλεκτρονική έκδοση του QuickBooks; Καλή ερώτηση. Αυτός ο συγγραφέας προτείνει να εργαστείτε με την έκδοση του QuickBooks για υπολογιστές. Αυτή η πρόταση βασίζεται σε δύο παράγοντες:

• Η έκδοση για επιτραπέζιους υπολογιστές πιθανότατα γίνεται σημαντικά πιο οικονομική με τα χρόνια που χρησιμοποιείτε το QuickBooks. Ρίξτε μια ματιά σε ένα ιστολόγιο σχετικά με αυτό το θέμα από τον ιστότοπο μιας εταιρείας CPA . Το πρόβλημα με αυτά τα μοντέλα τιμολόγησης τύπου συνδρομής είναι ότι πληρώνετε —με την πάροδο του χρόνου— πολύ περισσότερο για ένα αντικείμενο. Αυτό ισχύει με τα QuickBooks.
• Τουλάχιστον αυτήν τη στιγμή, η έκδοση του QuickBooks για υπολογιστές παρέχει περισσότερη λειτουργικότητα και πλουσιότερο σύνολο χαρακτηριστικών. Το Intuit σίγουρα θα καλύψει τις τρύπες στις διάφορες εκδόσεις των QuickBooks. Αλλά στο μεταξύ, γιατί να πληρώσετε περισσότερα για λιγότερο;)

Σε ένα σενάριο, η ηλεκτρονική έκδοση έχει νόημα παρά το μεγαλύτερο κόστος και τη μικρότερη λειτουργικότητά της. Εάν χρειάζεται να έχετε άτομα σε διαφορετικές τοποθεσίες (σε όλη την πόλη, σε ολόκληρη τη χώρα, σε όλο τον κόσμο κ.λπ.) μοιραστείτε το QuickBooks, την ηλεκτρονική έκδοση του QuickBooks rock. Είναι πραγματικά βράχια.

Σημείωση: Εάν το CPA σας μπορεί να υποστηρίξει τη χρήση των QuickBooks απλώς και μόνο επειδή χρησιμοποιείτε την ηλεκτρονική έκδοση, αυτό μπορεί να δικαιολογήσει το επιπλέον κόστος και το πιο ελαφρύ σύνολο χαρακτηριστικών.

Τι κάνει το QuickBooks

Τι κάνει το QuickBooks για να σας βοηθήσει να διατηρήσετε ένα λογιστικό σύστημα που μετρά τα κέρδη και τις ζημίες και άλλα παρόμοια πράγματα;

Το QuickBooks διευκολύνει πραγματικά τη λογιστική των επιχειρήσεων παρέχοντας παράθυρα που χρησιμοποιείτε για την καταγραφή κοινών επιχειρηματικών συναλλαγών. Το QuickBooks έχει ένα παράθυρο (ξέρετε, ένα παράθυρο των Windows που εμφανίζεται στην οθόνη της οθόνης σας) που μοιάζει με επιταγή, για παράδειγμα. Για να καταγράψετε μια επιταγή που γράφετε, συμπληρώνετε τα κενά του παραθύρου με κομμάτια πληροφοριών, όπως η ημερομηνία, το ποσό και το άτομο ή η επιχείρηση που πληρώνετε.

Το QuickBooks έχει επίσης μια χούφτα άλλα παράθυρα που χρησιμοποιείτε με παρόμοιο τρόπο. Παρέχει ένα παράθυρο τιμολογίου, για παράδειγμα, που μοιάζει με τιμολόγιο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να χρεώσετε έναν πελάτη ή πελάτη. Συμπληρώνετε τα κενά του παραθύρου τιμολογίου καταγράφοντας πληροφορίες τιμολογίου, όπως το όνομα του πελάτη ή του πελάτη, το ποσό του τιμολογίου και την ημερομηνία μέχρι την οποία θέλετε να πληρωθείτε.

Αυτό είναι το ωραίο με αυτά τα παράθυρα επιταγών και τιμολογίων: Όταν καταγράφετε επιχειρηματικές συναλλαγές συμπληρώνοντας τα κενά που εμφανίζονται στην οθόνη, συλλέγετε τις πληροφορίες που χρειάζεται το QuickBooks για να προετοιμάσει τις αναφορές που συνοψίζουν τα κέρδη ή τις ζημίες σας και την οικονομική σας κατάσταση.

Εάν καταγράψετε δύο τιμολόγια (για 10.000 $ το καθένα) για να εμφανίσετε τα ποσά που χρεώσατε στους πελάτες σας και στη συνέχεια καταγράψετε τρεις επιταγές (για 4.000 $ το καθένα) για να καταγράψετε τα έξοδα διαφήμισης, ενοικίασης και προμηθειών, το QuickBooks μπορεί (με δύο ή τρία κλικ του ποντικιού από εσάς) ετοιμάστε μια αναφορά που δείχνει το κέρδος σας, όπως φαίνεται.

Αναφορά κερδών και ζημιών

Οι παρενθέσεις, παρεμπιπτόντως, δείχνουν αρνητικά ποσά. Αυτό είναι λογιστικό, αλλά πίσω στο πραγματικό σημείο της μικρής μου αφήγησης.

Η λογιστική σας με τα QuickBooks μπορεί να είναι εξίσου απλή. Με άλλα λόγια, εάν καταγράψετε μόνο μια χούφτα επιχειρηματικές συναλλαγές χρησιμοποιώντας τα σωστά παράθυρα QuickBooks, μπορείτε να ξεκινήσετε να προετοιμάζετε αναφορές όπως αυτή που φαίνεται στον πίνακα. Τέτοιες αναφορές μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τον υπολογισμό των κερδών ή (ugh) ζημιών για την περασμένη εβδομάδα, τον προηγούμενο μήνα ή το προηγούμενο έτος. Τέτοιες αναφορές μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για τον υπολογισμό των κερδών και των ζημιών για συγκεκριμένους πελάτες και προϊόντα.

Η καλή λογιστική σάς δίνει έναν τρόπο να διαχειριστείτε την επιχείρησή σας για κερδοφορία. Και προφανώς, όλα τα καλά και υπέροχα πράγματα πηγάζουν από την κερδοφόρα λειτουργία της επιχείρησής σας: μια υλική άνετη ζωή για εσάς και τους υπαλλήλους σας. οικονομική απορρόφηση για να ξεπεράσετε τα δύσκολα μπαλώματα. και κέρδη που μπορούν να επανεπενδυθούν στην επιχείρησή σας, σε άλλες επιχειρήσεις και σε φιλανθρωπικές οργανώσεις της κοινότητας.

Επιτρέψτε μου να αναφέρω μερικά άλλα εύχρηστα πράγματα που κάνει το QuickBooks (και άλλα λογιστικά συστήματα, επίσης) για εσάς, τον καταπονημένο ιδιοκτήτη επιχείρησης ή λογιστή:

• Φόρμες: Το QuickBooks παράγει ή εκτυπώνει φόρμες όπως επιταγές και τιμολόγια χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες που εισάγετε σε αυτά τα παράθυρα επιταγών και τα παράθυρα τιμολογίων που αναφέρω προηγουμένως. Οπότε αυτό είναι προσεγμένο και εξοικονομεί χρόνο.
• Ηλεκτρονική τραπεζική και τιμολόγηση: Το QuickBooks μεταδίδει και ανακτά ορισμένες πληροφορίες οικονομικών συναλλαγών ηλεκτρονικά. Μπορεί, για παράδειγμα, να στείλει τα τιμολόγιά σας μέσω email σε πελάτες και πελάτες, κάτι που μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και χρήμα. Και το QuickBooks μπορεί να μοιράζεται πληροφορίες τραπεζικής λογιστικής με τις περισσότερες μεγάλες τράπεζες, καθιστώντας εύκολη την πραγματοποίηση πληρωμών και τη μεταφορά χρημάτων ηλεκτρονικά.