Βελτιώστε τις εισροές μετρητών σας με το QuickBooks 2019

Πρέπει να ξέρετε πώς να παρακολουθείτε τι σας οφείλουν οι πελάτες σας και πώς να αξιολογείτε τις χρηματοοικονομικές χρεώσεις. Μην ανησυχείς όμως. Μπορείτε να παρακολουθείτε τι οφείλει ένας πελάτης με δύο τρόπους. Πιθανώς η απλούστερη μέθοδος είναι να εμφανίσετε το Κέντρο Πελατών επιλέγοντας Πελάτης → Κέντρο Πελατών.

Στη συνέχεια, επιλέξτε τον πελάτη από τη λίστα Πελάτες & Εργασίες (η οποία εμφανίζεται στο αριστερό άκρο του παραθύρου). Το QuickBooks δημιουργεί μια σελίδα που παραθέτει τις συναλλαγές για τον πελάτη. Εμφανίζει επίσης τα στοιχεία επικοινωνίας του πελάτη. Αυτό το σχήμα δείχνει τις πληροφορίες του Κέντρου πελατών για έναν πελάτη.

Το παράθυρο του Κέντρου Πελατών

Θα πρέπει επίσης να γνωρίζετε ότι το QuickBooks παρέχει αρκετές εκθέσεις αξιόπιστων εισπρακτέων λογαριασμών (A/R). Μπορείτε να μεταβείτε σε αυτές τις αναφορές κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Αναφορές και επιλέγοντας Πελάτες & Απαιτήσεις. Ή μπορείτε να επιλέξετε Αναφορές → Πελάτες & Απαιτήσεις. Στη συνέχεια, το QuickBooks εμφανίζει ένα υπομενού με περίπου μισή ντουζίνα αναφορών που περιγράφουν πόσα χρήματα σας οφείλουν οι πελάτες. Ορισμένες αναφορές, για παράδειγμα, οργανώνουν ανοιχτά τιμολόγια σε διαφορετικές ομάδες με βάση το πόσο παλιά είναι τα τιμολόγια. (Αυτές οι αναφορές ονομάζονται παλαιώσεις. ) Ορισμένες αναφορές συνοψίζουν μόνο τιμολόγια ή πληρωμές. Και ορισμένες αναφορές δείχνουν το ανοιχτό ή απλήρωτο υπόλοιπο κάθε πελάτη.

Μπορείτε να εκτυπώσετε μια δήλωση για αποστολή σε έναν πελάτη επιλέγοντας Πελάτες→Δημιουργία καταστάσεων. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία δηλώσεων για να περιγράψετε για ποιους πελάτες θέλετε να εκτυπώσετε δηλώσεις και τα εύρη ημερομηνιών που θέλετε να εμφανίζονται οι δηλώσεις. στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση ή Email για να εκτυπώσετε ή να στείλετε email τις δηλώσεις. Τα αντίγραφα είναι εύχρηστοι τρόποι για να υπενθυμίσετε στους ξεχασιάρηδες πελάτες ή σε πελάτες σχετικά με τα ληξιπρόθεσμα ποσά. Παρεμπιπτόντως, δεν χρειάζεται να στέλνετε δηλώσεις σε όλους για κάθε μήνα. Στην πρακτική μου CPA, αποστέλλω δηλώσεις δύο φορές το χρόνο σε πελάτες με ληξιπρόθεσμους λογαριασμούς. Αυτή η φιλική υπενθύμιση προκαλεί πάντα μια χούφτα γρήγορες πληρωμές και άβολες συγγνώμες.

Πώς να αξιολογήσετε τις χρηματοοικονομικές χρεώσεις στο QuickBooks 2019

Το QuickBooks αξιολογεί τις χρηματοοικονομικές χρεώσεις για απλήρωτα ανοιχτά τιμολόγια χωρίς να λαμβάνει υπόψη τυχόν μη εφαρμοσμένες πληρωμές. Αντίστοιχα, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι εφαρμόζετε τυχόν πληρωμές και πιστωτικά σημειώματα στα τιμολόγια ανοίγματος προτού αξιολογήσετε τις χρηματοοικονομικές χρεώσεις.

Για να εκτιμήσετε τις χρεώσεις χρηματοδότησης, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Επεξεργασία → Προτιμήσεις, κάντε κλικ στο εικονίδιο Χρεώσεις οικονομικών στη λίστα στα αριστερά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Προτιμήσεις εταιρείας.

Για να μπορέσετε να αξιολογήσετε τις χρηματοοικονομικές χρεώσεις, πρέπει πρώτα να τις ορίσετε.

Μόνο ο διαχειριστής του QuickBooks μπορεί να αλλάξει τις ρυθμίσεις χρέωσης χρηματοδότησης της εταιρείας και μπορεί να το κάνει μόνο σε λειτουργία ενός χρήστη.

Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Προτιμήσεις, όπως φαίνεται. (Εάν έχετε αξιολογήσει προηγουμένως τις χρηματοοικονομικές χρεώσεις, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Εκτίμηση Χρεώσεων Χρεώσεων. Μπορείτε να εμφανίσετε το παράθυρο διαλόγου Προτιμήσεις και να ελέγξετε ή να επεξεργαστείτε τις ρυθμίσεις χρηματοοικονομικών χρεώσεων κάνοντας κλικ στο κουμπί Ρυθμίσεις στο παράθυρο Εκτίμηση οικονομικών χρεώσεων.)

Το παράθυρο διαλόγου Προτιμήσεις για χρηματοοικονομικές χρεώσεις

2. Εισαγάγετε το ετήσιο επιτόκιο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τον υπολογισμό των χρηματοοικονομικών χρεώσεων.

Μετακινήστε τον κέρσορα στο πλαίσιο κειμένου Ετήσιο επιτόκιο (%) και εισαγάγετε το ετήσιο επιτόκιο.

3. (Προαιρετικό) Εισαγάγετε την ελάχιστη οικονομική χρέωση, εάν υπάρχει.

Μετακινήστε τον κέρσορα στο πλαίσιο κειμένου Minimum Finance Charge και εισαγάγετε την ελάχιστη χρέωση. Εάν χρεώνετε πάντα τουλάχιστον 25 $ σε ένα ληξιπρόθεσμο τιμολόγιο, για παράδειγμα, πληκτρολογήστε 25.

4. Εισαγάγετε τον αριθμό των ημερών χάριτος που δίνετε.

Μέρες χάριτος. Ακούγεται κάπως σαν καλλιτεχνική ταινία ή σοβαρό μυθιστόρημα, έτσι δεν είναι; Βασικά, αυτός ο αριθμός είναι πόσες ημέρες χαλαρότητας είστε διατεθειμένοι να κόψετε τους ανθρώπους. Εάν πληκτρολογήσετε 30 στο πλαίσιο κειμένου Περίοδος χάριτος (Ημέρες), το QuickBooks δεν ξεκινά την αξιολόγηση των οικονομικών χρεώσεων παρά μόνο 30 ημέρες μετά τη λήξη του τιμολογίου.

5. Καθορίστε τον λογαριασμό που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την παρακολούθηση των οικονομικών χρεώσεων.

Ενεργοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού Λογαριασμός Χρηματοοικονομικής Χρέωσης και επιλέξτε έναν λογαριασμό τύπου εισοδήματος ή άλλου εισοδήματος.

6. Υποδείξτε εάν θέλετε να χρεώσετε χρηματοοικονομικές χρεώσεις στις χρεώσεις χρηματοδότησης.

Έχει νόημα αυτή η δήλωση; Εάν χρεώνετε σε κάποιον μια οικονομική επιβάρυνση και αυτός ή αυτή δεν πληρώσει τη χρηματοοικονομική χρέωση, τελικά, αυτή η χρέωση καθίσταται επίσης ληξιπρόθεσμη. Λοιπόν, τι θα κάνετε την επόμενη φορά που θα αξιολογήσετε τα οικονομικά έξοδα; Υπολογίζετε μια επιβάρυνση χρηματοδότησης στη χρηματοοικονομική χρέωση; Εάν θέλετε να το κάνετε αυτό — και εάν σας το επιτρέπει η πολιτειακή και τοπική νομοθεσία — επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εκτίμηση οικονομικών χρεώσεων για ληξιπρόθεσμες οικονομικές χρεώσεις.

7. Πείτε στην QuickBooks εάν πρέπει να υπολογίζει τις χρηματοοικονομικές χρεώσεις από την ημερομηνία λήξης ή την ημερομηνία τιμολογίου.

Επιλέξτε είτε το κουμπί Ημερομηνία λήξης ή Τιμολόγιο/Ημερομηνία χρέωσης. Όπως μπορείτε να μαντέψετε, υπολογίζετε μεγαλύτερες χρηματοοικονομικές χρεώσεις εάν αρχίσετε να συγκεντρώνετε τόκους την ημερομηνία του τιμολογίου.

8. Πείτε στην QuickBooks εάν πρέπει να εκτυπώνει τιμολόγια οικονομικών χρεώσεων.

Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου με τίτλο Επισήμανση τιμολογίων οικονομικών χρεώσεων "Προς εκτύπωση", εάν θέλετε να εκτυπώσετε αργότερα τιμολόγια για τις χρηματοοικονομικές χρεώσεις που υπολογίζετε.

9. Κάντε κλικ στο OK.

Αφού χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου Προτιμήσεις για να πείτε στο QuickBooks πώς πρέπει να υπολογίζονται οι οικονομικές χρεώσεις, κάντε κλικ στο OK.

10. Επιλέξτε Πελάτες → Εκτίμηση οικονομικών χρεώσεων ή κάντε κλικ στο εικονίδιο Χρεώσεις χρηματοδότησης στην αρχική οθόνη.

Εμφανίζεται το παράθυρο Assess Finance Charges, όπως φαίνεται. Αυτό το παράθυρο εμφανίζει όλες τις χρηματοοικονομικές χρεώσεις που έχει υπολογίσει το QuickBooks, οργανωμένες ανά πελάτη.

Το παράθυρο Αξιολόγηση Χρεώσεων Οικονομικών

11. Εισαγάγετε την ημερομηνία εκτίμησης της χρηματοοικονομικής χρέωσης.

Μετακινήστε τον κέρσορα στο πλαίσιο κειμένου Ημερομηνία αξιολόγησης και εισαγάγετε την ημερομηνία κατά την οποία αξιολογείτε τις χρηματοοικονομικές χρεώσεις, για την οποία είμαι διατεθειμένος να στοιχηματίσω ότι είναι η τρέχουσα ημερομηνία. (Αυτή η ημερομηνία είναι επίσης η ημερομηνία τιμολογίου που θα χρησιμοποιηθεί στα τιμολόγια χρηματοοικονομικών χρεώσεων, εάν τα δημιουργήσετε.)

12. Επιβεβαιώστε ποιοι πελάτες θέλετε να αξιολογηθούν με τις οικονομικές χρεώσεις.

Το QuickBooks αρχικά επισημαίνει όλες τις χρηματοοικονομικές χρεώσεις, πράγμα που σημαίνει ότι δημιουργεί ένα νέο τιμολόγιο για κάθε χρηματοοικονομική χρέωση. (Το QuickBooks επισημαίνει τις χρηματοοικονομικές χρεώσεις με ένα μικρό σημάδι επιλογής.) Εάν θέλετε να καταργήσετε την επισήμανση (ή, αργότερα, να επισημάνετε) μια οικονομική χρέωση, κάντε κλικ σε αυτήν. Για να καταργήσετε την επισήμανση όλων των χρεώσεων, κάντε κλικ στο κουμπί Κατάργηση επισήμανσης όλων. Για να επισημάνετε όλες τις χρεώσεις, κάντε κλικ στο κουμπί Επισήμανση όλων.

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναφορά συλλογών για οποιονδήποτε από τους πελάτες ή τις εργασίες που αναφέρονται στο παράθυρο Εκτίμηση οικονομικών χρεώσεων επιλέγοντας το όνομα πελάτη και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο κουμπί Ιστορικό συλλογής.

13. Κάντε κλικ στο κουμπί Αξιολόγηση χρεώσεων.

Όταν το παράθυρο Εκτίμηση οικονομικών χρεώσεων περιγράφει σωστά τις χρηματοοικονομικές χρεώσεις που θέλετε να αξιολογήσετε, κάντε κλικ στην επιλογή Εκτίμηση χρεώσεων. Τελειώσατε με τους υπολογισμούς και τις αξιολογήσεις των οικονομικών χρεώσεων.

Πώς να αντιμετωπίσετε τις καταθέσεις στο QuickBooks

Ενώ ασχολούμαι με το θέμα της βελτίωσης των ταμειακών ροών σας, επιτρέψτε μου να αναφέρω εν συντομία μια άλλη ισχυρή τεχνική ταμειακών ροών — και να συζητήσουμε την τήρηση βιβλίων που απαιτείται για αυτήν την τεχνική.

Ένας εύκολος τρόπος για να βελτιώσετε τις ταμειακές ροές σας είναι να αποδεχτείτε ή να απαιτήσετε προκαταβολικές καταθέσεις από πελάτες ή πελάτες πριν κάνετε την πραγματική εργασία. Με άλλα λόγια, προτού αρχίσετε να εργάζεστε ή παραγγείλετε απόθεμα ή κάνετε οτιδήποτε είναι το πρώτο βήμα στην επιχείρησή σας για την ολοκλήρωση μιας πώλησης, συλλέγετε κρύα, σκληρά μετρητά.

Δυστυχώς, αυτές οι καταθέσεις πελατών, όπως ονομάζονται, δημιουργούν ένα μικρό πρόβλημα στη λογιστική. Το ερώτημα είναι, βασικά, πώς καταγράφετε μια επιταγή ή μια κατάθεση μετρητών για πράγματα που δεν έχετε κάνει ή πουλήσει ακόμα; Έχετε δύο βασικές επιλογές:

• Ο εύκολος τρόπος: Μπορείτε να καταγράψετε μια απόδειξη πώλησης για την υπηρεσία ή το προϊόν. Με αυτόν τον τρόπο, μετράτε τα μετρητά που εισέρχονται στην επιχείρησή σας και αναγνωρίζετε τα έσοδα. Σημειώστε, επίσης, ότι εάν η κατάθεση δεν επιστρέφεται — και για λόγους ταμειακών ροών, η κατάθεση δεν πρέπει να επιστρέφεται — θα πρέπει να μετράτε τα έσοδα όταν λαμβάνετε την κατάθεση, εάν είστε φορολογούμενος με μετρητά. (Μάλλον είστε φορολογούμενος με μετρητά, αλλά ρωτήστε τον φορολογικό σας σύμβουλο εάν δεν είστε σίγουροι.)
• Ο ακριβής τρόπος: Μπορείτε να αναγνωρίσετε την κατάθεση ως νέα υποχρέωση. Αυτό το κάνετε δημιουργώντας μια ημερολογιακή καταχώριση που καταγράφει την αύξηση στον λογαριασμό μετρητών σας και καταγράφει την αύξηση στον λογαριασμό τρεχουσών υποχρεώσεων καταθέσεων πελατών. Εάν η κατάθεση επιστρέφεται και είστε φορολογούμενος σε μετρητά ή εάν είστε φορολογούμενος βάσει δεδουλευμένων, πιθανότατα θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο. Όταν η πώλησή σας ολοκληρωθεί και τιμολογηθεί αργότερα, χρησιμοποιήστε το στοιχείο Κατάθεση πελάτη ως μείον ποσό στο τιμολόγιο πώλησης για να μετακινήσετε το ποσό από τον λογαριασμό παθητικού και να το εφαρμόσετε στο οφειλόμενο υπόλοιπο του τιμολογίου.