Βασικά στοιχεία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας του αρχείου δεδομένων QuickBooks 2014

Μια εξαιρετικά σημαντική εργασία που πρέπει να ολοκληρώσετε είτε εσείς είτε κάποιος συνάδελφος είναι ένα αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Λίγα στοιχεία που είναι αποθηκευμένα στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας αξίζουν τόση προσοχή όσο το αρχείο δεδομένων QuickBooks. Κυριολεκτικά, το αρχείο δεδομένων QuickBooks περιγράφει τις οικονομικές υποθέσεις της επιχείρησής σας. Δεν θέλετε να χάσετε το αρχείο δεδομένων.

Η απώλεια του αρχείου δεδομένων, για παράδειγμα, μπορεί να σημαίνει ότι δεν γνωρίζετε πόσα χρήματα έχετε, δεν ξέρετε αν κερδίζετε ή χάνετε χρήματα και δεν θα μπορείτε να προετοιμάσετε εύκολα ή με ακρίβεια το ετήσιό σας επιστροφή φορου.

Ευτυχώς, η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του αρχείου δεδομένων QuickBooks είναι μάλλον απλή. Πρέπει να ολοκληρώσετε μόνο εννέα βήματα:

1Επιλέξτε την εντολή Αρχείο→Δημιουργία αντιγραφής.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου ή Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας, το οποίο παρέχει τρεις επιλογές: την επιλογή αποθήκευσης αντιγράφου ασφαλείας του αρχείου QuickBooks, την επιλογή δημιουργίας ενός φορητού εταιρικού αρχείου και την επιλογή δημιουργίας αντιγράφου λογιστή.

2 Θέλετε να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας, επομένως κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής Αντίγραφο αντιγράφων ασφαλείας. στη συνέχεια κάντε κλικ στο Επόμενο για να συνεχίσετε.

Μπορείτε να δημιουργήσετε είτε ένα πλήρες αρχείο αντιγράφου ασφαλείας είτε ένα φορητό εταιρικό αρχείο όταν αντιγράφετε το αρχείο QuickBooks. Ένα φορητό εταιρικό αρχείο είναι μικρότερο από ένα αρχείο αντιγράφου ασφαλείας, επομένως είναι πιο βολικό να μετακινηθείτε. Για παράδειγμα, μπορείτε πιο εύκολα να στείλετε e-mail σε ένα φορητό εταιρικό αρχείο.

Το πρόβλημα με τα φορητά εταιρικά αρχεία είναι το εξής: Το QuickBooks πρέπει να εργαστεί σκληρά για να μικρύνει το αρχείο της φορητής εταιρείας σε μικρό μέγεθος. Το QuickBooks πρέπει επίσης να κάνει περισσότερη δουλειά για να καταργήσει τη διακοπή του αρχείου αργότερα, όταν θέλετε να εργαστείτε με αυτό.

Αφού κάνετε κλικ στο Επόμενο, εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου ή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας. Μπορείτε να μεταβείτε απευθείας στο πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου ή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας επιλέγοντας την εντολή Αρχείο→ Δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας.

3 Υποδείξτε εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το αντίγραφο ασφαλείας του QuickBooks στον υπολογιστή της εταιρείας σας ή στο κέντρο δεδομένων εκτός τοποθεσίας του QuickBooks.

Κάντε κλικ στην επιλογή Local Backup για να υποδείξετε ότι θέλετε να αποθηκεύσετε το αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου σας στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας ή σε κάποια αφαιρούμενη συσκευή αποθήκευσης, όπως μια μονάδα flash.

4 Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές για να επιλέξετε μια θέση αντιγράφου ασφαλείας.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Επιλογές δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.

5 Καθορίστε σε ποιο φάκελο ή θέση δίσκου θα πρέπει να δημιουργείται αντίγραφο ασφαλείας του εταιρικού αρχείου.

Απλώς εισάγετε ένα όνομα διαδρομής απευθείας στο πλαίσιο που σας λέει πού να αποθηκεύσετε τα αντίγραφα ασφαλείας σας.

Εάν δεν γνωρίζετε πώς να εισαγάγετε ένα όνομα διαδρομής, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Αναζήτηση για φάκελο, χρησιμοποιήστε τη λίστα φακέλων του για να επιλέξετε το δίσκο ή το φάκελο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τα αντίγραφα ασφαλείας του QuickBooks.

6 (Προαιρετικό) Επιλέξτε τις επιλογές δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας για να καθορίσετε πότε τα QuickBooks θα σας υπενθυμίζουν να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας και τον τρόπο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας του QuickBooks:

Προσθήκη χρονικών σημάνσεων: Για να προσθέσετε την ημερομηνία και την ώρα της λειτουργίας δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας στο όνομα του αρχείου αντιγράφου ασφαλείας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Προσθήκη ημερομηνίας και ώρας του αντιγράφου ασφαλείας στο όνομα αρχείου.

Περιορισμός αντιγράφων αντιγράφων ασφαλείας: Για να πείτε στο QuickBooks να απαλλαγεί από τα παλιά αντίγραφα ασφαλείας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Limit the Number of Backup Copies in This Folder to X και, στη συνέχεια, καθορίστε πόσα αντίγραφα ασφαλείας θέλετε να διατηρήσετε χρησιμοποιώντας το διπλανό πλαίσιο κειμένου.

Ρύθμιση υπενθυμίσεων δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας: Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Remind me to back up when Iclose My Company File Every X Times και το διπλανό πλαίσιο κειμένου για να καθορίσετε ότι θέλετε να σας υπενθυμίζεται να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου QuickBooks όταν κλείνετε το QuickBooks. Οι επιλογές διαστήματος περιλαμβάνουν κάθε φορά, κάθε άλλη φορά, κάθε τρίτη φορά και ούτω καθεξής.

Ενεργοποίηση επαλήθευσης δεδομένων: Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά επαλήθευσης για να πείτε στο QuickBooks ότι πρέπει να ελέγξει την ακεραιότητα των δεδομένων όταν δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας. Επιλέξτε το κουμπί επιλογής Ολοκληρωμένη επαλήθευση για την καλύτερη και πιο ολοκληρωμένη επαλήθευση του QuickBooks.

Εναλλακτικά, εάν είστε κάποιος που δεν έχει χρόνο για τα επιπλέον δευτερόλεπτα του διπλού ελέγχου που διαρκεί η επαλήθευση δεδομένων, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Ταχύτερη επαλήθευση. Ακόμα καλύτερα, ρίξτε την προσοχή εντελώς στον άνεμο - η προσοχή είναι για τα μωρά ούτως ή άλλως - και επιλέξτε το κουμπί επιλογής Χωρίς επαλήθευση.

7 Κάντε κλικ στο OK όταν ολοκληρώσετε τον καθορισμό της θέσης και των επιλογών του αντιγράφου ασφαλείας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο.

Το QuickBooks εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου (δεν εμφανίζεται) που σας ρωτά πότε θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας.

8 Καθορίστε πότε θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας.

Συνήθως, θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας όταν επιλέγετε την εντολή Save Copy ή Backup. Σε αυτήν την περίπτωση, όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου ή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας που θέτει την ερώτηση «πότε», κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση τώρα.

Μπορείτε, ωστόσο, να πείτε επίσης στο QuickBooks να προγραμματίζει τακτικά αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων QuickBooks σύμφωνα με κάποιο έξυπνο σχέδιο – όταν το QuickBooks κάνει την ερώτηση «when» – κάνοντας κλικ στα κουμπιά Save It Now και Schedule Future Backups ή κάνοντας κλικ στο Only Schedule Future Κουμπί δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.

Εάν πείτε στο QuickBooks ότι θέλετε να προγραμματίσετε τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας, το QuickBooks εμφανίζει μερικά παράθυρα διαλόγου που χρησιμοποιείτε για να δημιουργήσετε το νέο πρόγραμμα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας ονομάζοντας το χρονοδιάγραμμα και ορίζοντας τις ημέρες και ώρες κατά τις οποίες θα πρέπει να προγραμματιστούν τα αντίγραφα ασφαλείας.

9 Κάντε κλικ στο Τέλος για να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου ή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας.

Αφού καθορίσετε πώς θα λειτουργεί η λειτουργία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, κάντε κλικ στο Τέλος. Το QuickBooks δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας (ή δημιουργεί αντίγραφο) του τρέχοντος εταιρικού αρχείου QuickBooks και αποθηκεύει αυτό το νέο αντίγραφο αρχείου στη θέση δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.