Versionering i SharePoint-dokumentbibliotek

Lad os i denne selvstudie tale om versionering og versionshistorik i . Versionering er et kraftfuldt værktøj i SharePoint. Hvis vi har alle vores filer i SharePoint, kan vi redigere filerne på vores desktop-applikation eller online. 

Med dokumentversionering i SharePoint kan du nemt spore og administrere ændringer på elementer og data. 

Hvis vi tænker på den normale forretningsproces, kan der, når nogen har oprettet et dokument, foretages mange redigeringer gennem processen. Uden SharePoint er det, folk gør, at de versionerer deres filer baseret på titlen på filen som version1, version2, version-final, og så videre og så videre. 

Problemet er, at vi nogle gange sender en fil til 2 administratorer, og hver af dem foretager redigeringer uanset hinanden. Så når de sender det tilbage til os, er vi nødt til at konsolidere disse redigeringer. Det er grunden til, at mange teams flytter deres filhåndteringssystem direkte til SharePoint. Dette skyldes effektiviteten af ​​SharePoint-versionering.

Indholdsfortegnelse

• Redigering af en fil til dokumentversionering i SharePoint
• Dokumentversionering i SharePoint
• Gendannelse af versioner i SharePoint
• Konklusion

Redigering af en fil til dokumentversionering i SharePoint

Lad os åbne en fil i SharePoint. 

Lad os lave en redigering. Til dette eksempel vil jeg tilføje en sætning her, der siger " Den bedste bil nogensinde er Tesla ". Igen er en af ​​de gode ting i SharePoint, at to personer kan arbejde på den samme kontorfil på samme tid.

Luk derefter filen.

Dokumentversionering i SharePoint

Lad os for eksempel sige, at vi indså, at vi ikke rigtig ønsker at foretage den redigering eller ændringer, og vi ønsker at gendanne filen til dens tidligere version. Vi vil være i stand til at gøre det nemt ved blot at klikke på ellipsen ved siden af ​​filen. 

Klik på Versionshistorik .

Vi kan så se de forskellige versioner af denne fil, da de blev gemt, og de personer, der ændrede den. Dette er meget nyttigt, fordi vi ikke behøver at gemme og sende en ny version til andre mennesker, hver gang vi skal foretage nogle ændringer i filen. Det hele bliver gemt i filen, som vi redigerer på SharePoint-webstedet. 

Lad os nu gendanne de ændringer, vi har foretaget tidligere, til filen. Vi ved, at den seneste version er, da vi lavede ændringerne til filen. Så vi bør kigge efter versionen før det. Lad os i dette tilfælde klikke på version 5.

Det vil bede os om at åbne det på vores desktop Word-app. Lad os klikke på knappen Åbn Word .

Derefter vil den bede os om at logge ind. Igen skal vi bruge den konto, vi bruger i SharePoint. 

Efter at have logget ind, kan vi nu se versionen af ​​filen uden de redigeringer eller ændringer, som vi for nylig har foretaget.

Gendannelse af versioner i SharePoint

Vi kan også se øverst, at vi kan lave denne version som den nyeste version ved at klikke på Gendan- knappen.

Lad os bare lukke denne fil for nu. 

Vi kan også gendanne den version ved at klikke på den lille dropdown-pil ved siden af.

Klik derefter på Gendan .

Klik derefter på OK- knappen i pop op-boksen.

Nu blev der tilføjet en version på listen, som er version 7 . Det, vi har gjort, er, at vi har lavet en version, der er nøjagtig den samme som version 5 , som er den version, vi vil gendanne. 

Lad os nu lukke versionshistorikken .

Lad os derefter åbne denne fil igen.

Nu vil vi se, at de ændringer, vi har foretaget tidligere, er væk.

Konklusion

For at opsummere har vi lært, at flere personer kan redigere en fil på samme tid. Vi lærte også, at versionsstyring i SharePoint giver brugerne mulighed for at spore alle de ændringer, som folk har foretaget i én fil ved hjælp af versionshistorikken . Dette gør det muligt for brugerne at administrere dokumenter bedre. Der er ingen grund til at lave en version og derefter sende den til vores manager, derefter en anden version hver gang vi foretager ændringer. 

Desuden er vi i stand til at lære, hvordan man gendanner versioner af dokumenter og filændringer. Det er især nyttigt, når flere personer arbejder sammen om et projekt, eller når information gennemgår flere udviklings- og revisionsstadier.

Alt det bedste,

Henrik