Tjek ud og tjek SharePoint-filer ind

 Som dokumenthåndteringsplatform tilbyder SharePoint uundværlige funktioner som f.eks, tjek ud og tjek ind, der hjælper brugerne med at ændre måden, de arbejder på. I denne blog vil vi forstå, hvordan check-out og check-in-funktionen i SharePoint-filer fungerer.

Check-in og check-out er almindelige udtryk relateret til dokumenthåndteringssystemer, herunder SharePoint. De er nyttige til at forhindre konflikter, når flere personer ønsker at redigere de samme elementer eller filer på samme tid. 

Enhver på enbibliotek kan åbne en fil og foretage redigeringer på samme tid. Check-in og check-out-funktionen i SharePoint er nyttig, hvis vi ikke ønsker, at nogen skal åbne eller redigere en bestemt fil, som vi er ved at redigere.  

Indholdsfortegnelse

• Sådan tjekker du SharePoint-filer
• Sådan tjekker du SharePoint-filer ind
• Kontrol af ændringerne i versionshistorikken
• Konklusion

Sådan tjekker du SharePoint-filer

Når du tjekker filer ud, får du mest muligt ud af versionering. Udtrykket check-out beskriver processen med at få en version af et dokument eller listeelement på en liste eller et bibliotek. Ved at tjekke et element eller en fil ud, kan en bruger forhindre andre i at redigere dette indhold. For at gøre det skal du blot klikke på ellipsen ved siden af ​​filen. Klik på Mere , og klik derefter på Tjek ud . 

Dette fortæller SharePoint ikke at lade nogen andre åbne eller redigere denne fil, fordi vi i øjeblikket redigerer den. Som vi kan se, tilføjede den også et rødt pilemærke til filen. 

Hvis vi svæver over det røde pilmærke, kan vi se en prompt, der indikerer, at vi har tjekket denne fil ud, så andre medlemmer ikke kan redigere, tjekke ind eller tjekke den ud.

Da det var os, der tjekkede denne fil ud, kan vi stadig redigere den. Lad os åbne denne fil.

Så lad os lave nogle redigeringer. Lad os for eksempel skrive " Min yndlingsbil er Honda Civic ".

Lad os derefter lukke det.

Lad os åbne den igen, og vi vil se, at vores redigeringer bliver gemt. Igen, kun dem, der har tjekket denne fil ud, kan redigere den. Andre medlemmer kan ikke gøre noget ved denne fil lige nu.

Hvis vi er færdige med at redigere denne fil, og vi ønsker, at andre medlemmer skal kunne redigere den, skal vi blot tjekke filen ind. 

Sådan tjekker du SharePoint-filer ind

Udtrykket check-in beskriver processen med at tilføje et nyt eller ændret element eller fil til en for at erstatte den tidligere version. Ved at tjekke en SharePoint-fil ind, kan brugeren tillade andre at redigere indholdet uden at bekymre sig om at tilsidesætte ændringer, som andre har foretaget. For at gøre det skal du blot klikke på ellipsen igen, klikke på Mere og derefter klikke på Tjek ind .

Vi kan også tjekke filen ind ved blot at holde markøren over det røde mærke og ved at klikke på Tjek ind .

Vi kan derefter tilføje nogle kommentarer om, hvilke ændringer vi har foretaget på denne fil. For dette eksempel, lad os skrive " Tilføjet en ny linje, der fortæller alle, hvad min yndlingsbil er ". 

Klik derefter på knappen Tjek ind .

Nu er alt tilbage til det normale, og der er ikke mere rødt mærke. Det betyder, at alle kan åbne og redigere filen igen på samme tid.

Kontrol af ændringerne i versionshistorikken

De ændringer, vi har foretaget, kan også ses i versionshistorikken . Lad os åbne den ved at klikke på ellipsen og derefter vælge Versionshistorik .

Vi kan se her, at den seneste version har en kommentar. Det er den kommentar, vi tilføjede tidligere, da vi tjekkede filen ind.

Konklusion

For at opsummere, hvis vi vil lave en redigering i SharePoint-filer og sikre os, at ingen andre kan foretage redigeringer på samme tid, kan vi tjekke en fil ud, foretage ændringerne og tjekke den ind igen.

Mens elementet eller filen er tjekket ud, kan andre brugere kun se den sidste ind. De vil ikke kunne se de ændringer, som den aktuelle bruger har foretaget på filen, mens den er blevet tjekket ud.

Denne funktion bruges til revisionsrelaterede forretningsjob som kontrakter. De to store fordele ved denne funktion er, at når den er tjekket ud, kan ingen andre redigere filerne, mens vi redigerer den, og når vi tjekker filen ind, kan vi give en kommentar, der beskriver, hvad vi har ændret i den fil. 

Alt det bedste,

Henrik