Tilføjelse af dokumentbibliotek i SharePoint

Dokumentbibliotek giver en placering på vores SharePoint-websted, hvor vi sikkert kan gemme vores filer, oprette, opdatere og dele dem med andre brugere i vores organisation. I denne selvstudie vil vi diskutere de to måder, hvordan du tilføjer et nyt dokumentbibliotek i SharePoint.

Et SharePoint-dokumentbibliotek hjælper os med nemt at administrere vores filer for vores afdeling eller organisation. 

Som standard giver opsætning af et SharePoint-websted os et dokumentbibliotek kaldet Dokumenter . Vi kan allerede bruge dette som en lagring af vores filer. 

I dette eksempel har vi et mappehierarki inde i Dokumenterne til at organisere vores filer. Men brugen af ​​dette kan hjælpe os med at organisere vores filer mere korrekt i stedet for at bruge mappestrukturer. 

Som du kan se, har vi mapper og filer til udgifter, tilbud, videoer, vigtige længder, mad, biler og meget mere. I stedet for kun at bruge ét dokumentbibliotek og gruppere dem efter mapper, er den bedre måde at gøre dette på at oprette et dokumentbibliotek for hver enkelt af dem.

Metadataene for disse filer er også forskellige mellem dem. For eksempel er det vigtigt at have metadata for afdelingen for Udgiftsfilerne . Hvad angår tilbud, er de metadata, som vi måske bekymrer os om, det tilbudte beløb, kundenavn, jobtype og så videre. Det er en anden grund til, at det er nyttigt at have forskellige dokumentbiblioteker til disse forskellige typer filer.

Lad os nu lære, hvordan du opretter et nyt dokumentbibliotek. Der er to måder at oprette et nyt dokumentbibliotek på. 

Indholdsfortegnelse

• Oprettelse af et dokumentbibliotek i SharePoint gennem webstedsindhold
• Oprettelse af et dokumentbibliotek via startsiden
• Konklusion

Oprettelse af et dokumentbibliotek i SharePoint gennem webstedsindhold

Den første metode er ved at gå til webstedets indhold . Der er, hvor vi kan se alle de andre dokumentbiblioteker, vi har. Nogle af disse dokumentbiblioteker, såsom formularskabeloner , webstedsaktiver og stilbibliotek , bruges til backend-formål. Webstedets sider kaldes et sidebibliotek , hvor alle vores websteds sider er gemt. For dette eksempel har vi kun en enkelt side, som er startsiden . 

For at tilføje et nyt dokumentbibliotek skal du blot klikke på Ny og derefter vælge App . Vi kan også vælge indstillingen Dokumentbibliotek . Der kan dog være et tidspunkt, hvor Microsoft vil have en opdatering, og indstillingen Dokumentbibliotek kan blive fjernet. Så bortset fra at have denne mulighed, kan vi også tilføje et dokumentbibliotek ved at tilføje dem via app i stedet for.

Oprettelse af et dokumentbibliotek via startsiden

Den anden måde er ved at gå til startsiden . Klik på Ny og vælg App .

Det fører os derefter til denne side kaldet Mine apps . Det er her, vi kan se vores SharePoint-apps .

Vi kan også gå til SharePoint Store , hvor vi kan lede efter alle de tilgængelige apps, som vi kan bruge. 

I dette eksempel vil vi kigge efter indbyggede apps. Vi kan finde dem ved at klikke på det klassiske oplevelseslink . 

Det vil derefter omdirigere os til denne side. Igen har vi forskellige apps her, som vi kan bruge på vores SharePoint-websted. Det, vi har brug for, er appen Document Library . Så lad os klikke på det.

Derefter vil den bede os om et dokumentbiblioteksnavn. For dette eksempel vil vi navngive det som Udgifter . Klik derefter på knappen Opret .

Vores nye dokumentbibliotek ved navn Udgifter vil derefter blive tilføjet på listen i vores websteds indhold . Lad os klikke på den.

Vi kan nu uploade vores udgiftsfiler til dette dokumentbibliotek.

Så er vi nu i stand til at tilføje vores metadata for disse filer. For dette eksempel har vi tilføjet kolonnen for afdelingens metadata .

Konklusion

For at opsummere, er vi i stand til at oprette vores eget dokumentbibliotek. Igen er der to måder at oprette et nyt dokumentbibliotek på. Den første er ved at gå til startsiden , klikke på Ny og derefter vælge Dokumentbibliotek eller App . Den anden går til webstedets indhold , klik på Ny , og vælg derefter Dokumentbibliotek eller App .

Du kan derefter besøge dine nye dokumentbiblioteker på webstedets indhold , hvor alle dokumentbiblioteker og sidebiblioteker er opført. 

Alt det bedste,

Henrik