SharePoint-skabeloner til dokumentbiblioteker

Skabeloner er præbyggede designs, som vi kan bruge til at standardisere et bestemt layout. I denne vejledning vil vi tale om, hvordan du tilføjer og bruger brugerdefinerede SharePoint-skabeloner på . 

Dokumentskabeloner kan gemmes og genbruges til at standardisere processer og skabe sammenhæng i en organisation. De er generelt præ-formateret på en eller anden måde, der informerer brugen af ​​dokumentet.

Indholdsfortegnelse

• Vigtigheden af ​​at bruge dokumentskabeloner i SharePoint
• Upload af dokumentskabeloner på SharePoint
• Brug af SharePoint-skabeloner til dokumenter
• Konklusion

Vigtigheden af ​​at bruge dokumentskabeloner i SharePoint

Hovedårsagen til at bruge en dokumentskabelon i SharePoint er, at det sparer tid for sine brugere. I stedet for at skulle bruge tid på at formatere en type dokument, hver gang vi bruger den, kan vi bare gemme en dokumentskabelon og derefter genbruge den. Derudover kan brug af skabeloner sikre ensartethed, da det holder alt formateret korrekt. 

For eksempel, hvis vi er et bilfirma, har vi normalt en Excel-fil til sælgerne. I dette eksempel har vi en Quotes- mappe.

Inde i denne mappe har vi nogle eksempler på Excel-tilbudsfiler for Honda og Ford . 

Når vi åbner disse tilbudsfiler, kan vi se, at de har forskellige formater, hvilket kan være forvirrende for den, der vil tjekke dem eller oprette en ny tilbudsfil for et andet bilfirma. 

Desuden, hvis en anden bruger har brug for at oprette en tilbudsfil, kan de have en anden måde at lave den på. 

Vi kan levere en skabelon, som salgsbrugerne kan bruge, hver gang de skal lave et tilbud. Så kan vi uploade det til vores SharePoint. 

Upload af dokumentskabeloner på SharePoint

Til denne øvelse har jeg oprettet en eksempelskabelon til tilbud, som jeg vil have brugerne til at bruge, hver gang de opretter et tilbud. På denne skabelon tilføjede jeg virksomhedens navn, slogan, tilbud, dato og så videre. 

For at uploade en skabelon på SharePoint skal du blot klikke på knappen Ny og derefter klikke på Tilføj skabelon .

Vælg derefter den skabelon, du har oprettet. Til dette eksempel har jeg oprettet en skabelon med navnet Pristilbudsskabelon .

Vi vil se en meddelelse om, at vores skabelon allerede var uploadet.

Brugerne kan nu bruge denne skabelon. De skal bare klikke på knappen Ny .

Derefter vil vi se, at den tilbudsskabelon, vi har uploadet, blev tilføjet til listen. Igen, dette er nyttigt, fordi hvis brugerne tilføjer citater, kan vi fortælle dem, at de ikke skal oprette en citat Excel-fil på deres egen måde og bare bruge denne skabelon, som vi har leveret i stedet. 

I dette eksempel sletter jeg disse to eksempler på citatfiler, der ikke har samme format. 

Brug af SharePoint-skabeloner til dokumenter

For at bruge skabelonen, som vi har tilføjet, skal du blot klikke på knappen Ny og derefter klikke på den skabelon. 

Som vi kan se, i stedet for at have en tom excel-fil og oprette et tilbud fra bunden, har vi nu en tilbudsskabelon, som vi bare skal udfylde.

Efter at have indtastet de nødvendige detaljer for dette tilbud, kan vi nu omdøbe det. Dette er et eksempel på tilbud for Ford , så jeg navngav det som Ford .

Hver gang en bruger skal oprette et tilbud, kan de bare bruge vores tilbudsskabelon. Hermed kan vi også have skabeloner til pristilbud, opkaldssedler, mødenotater og mange andre. Bemærk, at vi også kan gøre dette til Word- eller PowerPoint-filer.

Men hvad nu, hvis vi ikke ønsker, at brugerne skal oprette deres egen Excel-projektmappe eller Word-dokument længere? Det kan vi også. Klik først på knappen Ny , og klik derefter på menuen Rediger ny . 

Fjern markeringen i de muligheder, som brugerne kan bruge, når de tilføjer en ny fil. For eksempel, hvis vi har en skabelon til en Excel-projektmappe, så kan vi fjerne markeringen i Excel-projektmappen her. 

Vi kan også arrangere vores muligheder. For eksempel kan vi trække vores tilbudsskabelon og lægge den ovenpå, hvis vi vil.

For at gemme ændringerne skal du blot klikke på Gem .

Så, hvis vi klikker på knappen Ny igen, vil vi se, at Excel-projektmappen ikke var på listen, og vores tilbudsskabelon er nu øverst. 

Vi kan nemt bringe Excel-projektmappen tilbage, hvis vi ønsker det. Bare gå til menuen Rediger igen og marker afkrydsningsfeltet i Excel-projektmappe. Sørg for at gemme hver gang du foretager nogle ændringer.

Hvis vi vil fjerne en bestemt skabelon, skal du blot klikke på ellipserne og derefter klikke på Slet .

Konklusion

Afslutningsvis giver SharePoint-skabeloner en fantastisk mulighed for at strømline vores arbejde, især dokumentoprettelsesprocessen. I dette selvstudie kunne du lære, hvordan du uploader og bruger brugerdefinerede dokumentskabeloner på SharePoint.

At have denne funktion på SharePoint er meget kraftfuld, da den tvinger vores brugere til at organisere og skabe sammenhængende dokumentformater. Forhåbentlig var du i stand til at forstå dens brug og vigtighed.

Alt det bedste,

Henrik