SharePoint Metadata | En introduktion

I denne blog viser vi dig, hvordan du organiserer dine filer gennem mappestruktur. Vi vil også tale om fordelene ved SharePoint-metadata til nemt at organisere og lokalisere vores filer sammenlignet med at bruge mappehierarki. 

SharePoint-metadata er den yderligere information om dine filer, ikke indholdet af filerne. Det hjælper brugere med nemt at finde, hente og organisere dit indhold.

At organisere vores filer korrekt hjælper os med at finde dem korrekt, hvilket er afgørende for vores produktivitet. På vores computer grupperer vi normalt vores filer gennem mappestrukturer eller hierarki.

Indholdsfortegnelse

• Brug af den traditionelle mappestruktur på SharePoint
• Brug af mappehierarki i stedet for SharePoint-metadata
• Fordele ved SharePoint-metadata til organisering af filer
• Konklusion

Brug af den traditionelle mappestruktur på SharePoint

Nogle mennesker foretrækker stadig at organisere deres filer ved hjælp af mapper. Til dette eksempel har vi en mappe med navnet Udgifter – TRADITIONEL .

Inde i denne mappe er eksempler på udgiftsrapporter fra de forskellige afdelinger i vores virksomhed. Den indledende organisering, som vi gjorde på disse filer, er ved at omdøbe dem.

E står for udgift, efterfulgt af afdelingsnavnet, hvad udgiften går til, derefter en tilfældig talkode til sidst. I en stor virksomhed kan der være hundrede af disse rapporter hver dag. Derfor vil det ikke være så nyttigt at organisere dem gennem navne. 

Den første ting, vi kan gøre for at organisere dem, er ved at oprette mapper og adskille dem efter deres afdelinger.

Så vi flyttede alle regnskabsudgiftsrapporterne til regnskabsmappen, HR-udgiftsrapporten til HR-mappen og så videre.

Så det er den traditionelle måde at organisere vores filer på i vores dokumentbiblioteker. 

Brug af mappehierarki i stedet for SharePoint-metadata

Brug af mapper eller katalogsystemer begrænser os dog ved kun at have én måde at gruppere vores filer på. I dette tilfælde giver det os kun mulighed for at organisere ud fra én kategori, som er afdelingen. Så hvis vi vil se på alle rejse- eller forsyningsrelaterede rapporter, skal vi kigge efter dem i hver af afdelingsmapperne. Det er ikke rigtig effektivt og gør det stadig svært at finde filer. 

Et andet problem med kun at bruge mappehierarki til at organisere filer er filduplikater. Vi vil måske gruppere vores filer efter afdelinger og også efter deres udgiftstype. Med disse har vi måske til hensigt at gemme en kopi af den samme fil, men i hver mappe.

Vi kan også søge i vores filer på SharePoint via søgefeltet. Nogle brugere kan dog stave deres filrapporter forkert. 

Fordele ved SharePoint-metadata til organisering af filer

SharePoint-metadata giver yderligere oplysninger om vores filer såsom filnavn, oprettelsesdato, hvem der har oprettet det, filstørrelse, filtype og mange flere. Dette hjælper os med nemt at organisere, hente og finde vores filer.

I eksempelbilledet nedenfor kan vi se metadataene gennem kolonnerne Navn , Ændret , Ændret af , Afdeling og Udgiftstype . Der er mange måder at bruge disse metadatakolonner på, f.eks. oprettelse af visninger , gruppering efter og filtrering . 

Vi kan oprette flere metadatakolonner og tilpasse dem ud fra vores behov. Nogle metadatakolonner, såsom Modificeret og Modificeret af, udfyldes automatisk, hvilket betyder, at vi ikke kan ændre dem. 

Til vores eksempelfil oprettede vi kolonnen Afdeling og Udgiftstype sammen med filter og gruppe efter funktion. 

Derfor kan vi nemt gruppere eller finde filerne efter afdeling eller udgiftstype.

Vi kan også bruge SharePoint-metadata til informationssikkerhed som at blokere brugere i at se eller redigere nogle filer. Med dette kan vi sikkert gemme filer, der er private eller følsomme i vores organisation. 

Konklusion

For at opsummere er vi i stand til at forstå forskellen mellem at organisere filer gennem mappehierarki og bruge SharePoint-metadata. Husk, at SharePoint-metadata er oplysningerne om dine filer, ikke indholdet af filerne.

Det kan tilpasses fuldstændigt afhængigt af dine roller og branche. Den mest kraftfulde funktion, som metadata giver os, er ved at have muligheden for nemt at gruppere, sortere eller finde vores filer. Du vil lære mere om dette, når du forstår, hvordan du tilføjer metadatakolonner. 

Alt det bedste,

Henrik