SharePoint-kommentarer: Dets brug og betydning

I denne blog vil vi diskutere SharePoint-kommentarsektionen på SharePoint-listen. Brug af denne funktion er en fantastisk måde at holde styr på alt, hvad der sker på dataene.

Med SharePoint-kommentarer kan du interagere med andre brugere, samt nævne og underrette specifikke medlemmer i gruppen eller organisationen.

Husk, at du ikke kan få adgang til sektionen Kommentarer fra SharePoint-listen.

Indholdsfortegnelse

• Tilføjelse af kommentarer til SharePoint-kommentarsektionen
• Fordele ved at bruge SharePoint-kommentarer
  • 1. Du kan nævne specifikke personer i gruppen
  • 2. Opdater folk om de ændringer, der blev foretaget
  • 3. Hold styr på dataene
• Konklusion

Tilføjelse af kommentarer til SharePoint-kommentarsektionen

Først skal du vælge de data, du vil tilføje kommentarer til. I vores eksempel tilføjer vi kommentarer om Cora .

Klik derefter på Rediger .

Derefter vil den vise panelet Kommentarer .

Du kan tilføje noter til feltet Kommentarer .

I vores eksempel skriver vi " Denne kunde kom ind på Dallas-kontoret den 8/10 og bad om, at vi tog et kig på hendes bil, og hun var ikke i godt humør. ”

En anden ting, du kan gøre med SharePoint-kommentarsektionen, er, at du kan nævne specifikke personer i din organisation og underrette dem om det. I vores eksempel vil vi nævne nogen i vores organisation.

For at nævne nogen, skal du blot skrive " @ " efterfulgt af navnet på den person, du vil nævne. Til denne blog vil vi nævne " Luke ", så vi skriver " @Luke ".

Så vil du bemærke, at der vises et forslag nederst.

Klik på den, du vil nævne, som i dette tilfælde er " Luke ".

Derefter kan vi give specifikke instruktioner om disse data eller kunde. I dette eksempel skriver vi " Kan du venligst sende hende en venlig e-mail? ”

Klik derefter på knappen Send for at tilføje kommentaren til elementet.

Derefter vil du modtage en advarselsboks.

Til sidst skal du klikke på Del og underrette .

Dette vil give "Luke" besked om, at han blev nævnt i en kommentar i "Coras" data. Så når han kommer ind i det, vil han se kommentaren og hjælpe dig med instruktionerne.

Fordele ved at bruge SharePoint-kommentarer

Kommentarer tilbyder masser af fordele, der kan gøre adgangen til dine data mere effektiv. Nedenfor er nogle af dets almindeligt kendte fordele i SharePoint.

1. Du kan nævne specifikke personer i gruppen

Hvis du vil have nogen til at arbejde på de data, du har på din liste, kan det gøre det nemmere at nævne ham/hende i kommentarfeltet . Du behøver ikke at sende en e-mail eller ringe til personen, fordi du kan give instruktioner i afsnittet.

2. Opdater folk om de ændringer, der blev foretaget

Når vi opdaterer eller redigerer oplysningerne i et specifikt punkt på listen, kan vi bruge kommentarsektionen til at lade andre vide, hvilke ændringer der blev foretaget. Hvis du opdaterer telefonnummeret på en bestemt kunde, når en person fra din organisation tjekker dataene, vil de vide, at det ikke var kundens oprindelige telefonnummer.

3. Hold styr på dataene

En anden effektiv funktion, hvor du kan bruge sektionen Kommentarer , er at spore dataene. Selvom du ikke blev nævnt, når du klikker på dataene, vil du se kommentarerne tilgængelige for alle. Hvis du vil spørge om noget relateret til det, kan du nemt tilføje en kommentar til det specifikke element på din SharePoint-liste.

Konklusion

For at opsummere det, har vi lært, hvordan man tilføjer kommentarer i SharePoint-lister. Vi har også diskuteret, hvordan du kan nævne og underrette specifikke personer fra din gruppe eller organisation.

SharePoint-kommentarer kan være et simpelt værktøj til din SharePoint-liste, men det giver helt sikkert en masse fordele. Derfor foreslår jeg, at du drager fordel af denne funktion og bruger den korrekt for at gøre din datasporing mere effektiv.

Alt det bedste,

Henrik