SharePoint-fordele i LuckyTemplates-rapportudvikling

Jeg vil gerne tale om de tre vigtigste fordele ved SharePoint. Vi vil tale om de tre overordnede fordele og gå i detaljer med, hvad disse fordele betyder, og hvordan funktionerne i SharePoint gør det muligt for disse fordele at opstå. Du kan se den fulde video af denne tutorial nederst på denne blog.

Indholdsfortegnelse

• SharePoint Fordel 1: Indholdsstyring og levering
• Dokumentbiblioteker
• SharePoint-lister
• Holdets hjemmeside
• SharePoint-fordel 2: Arbejdsgange i forretningsprocesser
• SharePoint og Power Automate
• SharePoint og Power Apps
• SharePoint og Lucky Templates
• SharePoint Fordel 3: Samarbejde
• Konklusion

SharePoint Fordel 1: Indholdsstyring og levering

Den første af SharePoint-fordele er, hvad jeg kan lide at kalde indholdsstyring og levering . Dette område har altid været et centralt problem på arbejdspladser over hele verden.

Det anslås, at omkring 30 % af din tid går med at sende, besvare og organisere e-mails og data. SharePoint kan hjælpe dine medarbejdere og dig selv med at få noget af den tid tilbage.

Det er i øvrigt omkring 2,6 til 3 timer om dagen, som du potentielt kan få tilbage med SharePoint. Folk bruger SharePoint til at gemme dokumenter, der ligner, hvordan de gør det for OneDrive. Men fordelen ved at gemme dine dokumenter med SharePoint er, at du kan vedhæfte metadata til hvert dokument.

Lad os for eksempel sige, at du har en regnskabsmappe, hvor du har alle dine filer adskilt efter år først og derefter af selve kontoen.

For at finde 2017-medarbejderskattefilen skal du først klikke på 2017-mappen, derefter klikke på medarbejderskatter og derefter finde den faktiske individuelle person, du vil have skatterne for.

Nu er det et meget kompliceret system, især hvis du vil se alle filerne for en bestemt person, ikke? Alle filerne for en bestemt person eller alle skattefilerne for hvert år er placeret i forskellige mapper, så det er svært at gøre det i et traditionelt OneDrive- eller desktopformat.

Dokumentbiblioteker

Så hvad SharePoint har gjort, er at oprette dokumentbiblioteker , hvor alle dine filer er på en liste, og du kan vedhæfte metadata til dine dokumenter.

I vores eksempel har vi en metadata kaldet Year , en anden metadata kaldet Account Type , og en anden metadata kaldet Person .

Hvis du vil se på alle filerne for en bestemt person, kan du bare gå over til de metadata og filtrere til den pågældende person. Du ville se alle filerne i alle årene. Hvis du vil gå tilbage til den oprindelige måde og bare se på alle filerne for et bestemt år, så ville du gå over til de metadata og filtrere til det år.

Metadata er det næste niveau af organisation for dit dokumentbibliotek.

Jeg er så overrasket over, at ikke flere virksomheder gør dette. Når de gør dette, ser de forbedret produktivitet i at finde de dokumenter, de har brug for.

Dette er også meget skalerbart. For eksempel kan du have et dokumentbibliotek til dine kontrakter, et andet dokumentbibliotek til dit regnskab og et andet dokumentbibliotek til din HR. De kan holdes separat, så en i HR ikke kan gennemgå bilagene i regnskabet.

SharePoint-lister

En anden funktion, der giver mulighed for robust levering af indholdsstyring, er gennem lister . I dette eksempel har vi en tilpasset database, som nogen har oprettet til at opbevare de data, der er relevante for dem.

Dette er en liste over begivenhedsrejser. Hver post her er en specifik begivenhed i den pågældende begivenheds rejseplan. Vi har en Breakfast meet & greet Welcome & Introduktion , og så videre.

Hvad denne person har gjort, er at oprette kolonner, der er relevante for dem. Så for hver session har de en kode, type, beskrivelse, højttalere, starttidspunkt og sluttidspunkt.

Det, der er kraftfuldt ved SharePoint-lister, er, at de giver dig alsidigheden af ​​en robust database, og de er nemme for en medarbejder rent faktisk at ansætte. Det er meget nemt at oprette din egen liste og kolonnetyper. Du kan have sofistikerede kolonnetyper som valgkolonner (f.eks. Sessionstype) eller brugerbaserede kolonner (f.eks. Højttalere).

Der er mange ting, du kan gøre, når din SharePoint-liste er blevet oprettet. Det er også skalerbart, fordi du kan oprette en til mange ting. Du kan oprette en til udgifter i stedet for at gøre det i en tilfældig Excel-fil, der er meget svær at få adgang til. Alle kan få adgang til og opdatere det. Hvis der er ændringer, kan du kræve godkendelser for disse ændringer og tilføje små arbejdsgange.

Disse lister kan også ændres med vedhæftede filer. For eksempel er dette en liste over blogartikler, hvor hver enkelt er en egentlig fil. Så dette er en blanding af dokumentbiblioteker og SharePoint-lister, hvor nogen har oprettet et dokumentbibliotek med metadata og kolonner fra en SharePoint-liste.

Så du kan lave en masse mix og match også her. Dette er meget bedre end at dine data er i et tilfældigt lager eller OneDrive eller e-mails.

SharePoint er et alt-i-et sted for alle dine data, uanset om det er et dokumentbibliotek eller en SharePoint-liste.

Holdets hjemmeside

Den sidste funktion til SharePoint er, at det er et teamwebsted . Det er et internt teamsite, hvor alle dine medarbejdere kan få adgang til de oplysninger, de har brug for. Du kan have et teamwebsted for hele din organisation for ting som nyheder, blogindlæg, kalendere, hurtige links og eksterne ressourcer, som dine medarbejdere bruger.

For eksempel, hvis jeg vil finde mine HR-politikker, behøver jeg ikke at sende en e-mail til HR-personen. Jeg kan gå til teamets websted og finde HR-sektionen for at finde alle de dokumenter, jeg har brug for.

Det er også virkelig relevant, at når du har SharePoint, er din organisations teamwebsted din hjemmeside. Så snart nogen åbner Chrome eller Explorer, kan de se de seneste virksomhedsnyheder og aktiviteter.

Du kan også have gruppespecifikke teamwebsteder. Du kan have ét teamwebsted for hele organisationen og et andet teamwebsted, der er privat for dit team, så kun oplysninger, der er relevante for medarbejderen, gives til dem.

Du kan oprette dine egne SharePoint-websteder og SharePoint-lister. Det er meget nemt for alle at oprette det, da der ikke er nogen kodning involveret, og det hele er træk og slip.

SharePoint-fordel 2: Arbejdsgange i forretningsprocesser

En af de vigtige SharePoint-fordele vedrører arbejdsgange i forretningsprocesser . Dette er et eksempel på en meget enkel forretningsprocess arbejdsgang for en organisation.

Et stykke dokument ankommer til en e-mail-indbakke, som omdirigeres til korrekturlæsere. Det går derefter gennem flere stadier af anmeldere. Hvis de godkender det, er det accepteret; hvis ikke, er det afvist.

Denne proces involverer et par e-mails, ikke? Du har en e-mail, der ankommer til den faktiske indbakke. Så skal der sendes en e-mail til Anna og Sean for at gennemgå dem. Anna og Sean vil sandsynligvis e-maile hinanden for at gennemgå det. Og så til sidst endnu en e-mail for at angive godkendelse eller afvisning.

Nu, hvis de anvendte data faktisk er i SharePoint, kan denne arbejdsgang automatiseres. For eksempel kan vi oprette en SharePoint-liste, der har alle disse dokumenter. Dokumentet ankommer, og det skal gennemgås af enten Sean eller Anna, før det accepteres.

I stedet for en e-mail-proces kan den person, der ønsker godkendelsen, uploade den til en SharePoint-liste eller et dokumentbibliotek, som derefter automatisk sender en e-mail-meddelelse til Sean og Anna. Dette kan gøres gennem enteneller SharePoints interne arbejdsgangssystem.

E-mailen kan også indeholde et link til SharePoint-dokumentet i SharePoint-dokumentbiblioteket, så Anna vil modtage en e-mail, der siger, at en person har uploadet et nyt dokument. Anna gennemgår derefter dokumentet og klikker bare på enten Godkend eller afvis .

Det samme gælder for Sean; og hvis de begge klikker på Godkend , bliver der sendt endnu en e-mail til den oprindelige afsender, der siger, at Sean og Anna begge har godkendt. Dernæst opdaterer den automatisk status for det pågældende dokument til Godkend , og al denne statussporing udføres i SharePoint.

SharePoint og Power Automate

Vi har faktisk lavet et udgiftsgodkendelsessystem på vores YouTube-serie, hvor vi talte om, hvordan man bruger Power Automate med SharePoint til at automatisere det system.

Her er en simpel udgiftsgodkendelse, som jeg lavede for en organisation, som tidligere plejede at tage omkring 7 eller 8 e-mails og havde alt for mange smertepunkter. Tidligere blev den medarbejder, der afgav udgifterne, holdt uden for løkken, og der var ingen mulighed for at organisere det hele bagefter.

SharePoint og et workflowsystem som Power Automate kan virkelig løse dette. Når du først har dine data, processer og SharePoint, er det meget nemt for andre apps at komme ind og forbedre den proces.

SharePoint og Power Apps

Vi har talt om, hvordan SharePoint og Power Automate kan bruges til at automatisere forretningsprocesser. Men det samme kan siges med SharePoint og Power Apps. Lad os sige, at du slet ikke ønsker, at Sean og Anna skal have adgang til SharePoint.

Du kan oprette en app til Sean og Anna, hvor de kan gå ind på en hjemmeside, der viser dem de kontrakter, som de skal gennemgå en efter en. De får ingen e-mails, de logger bare på appen. Og igen, det bedste ved Power Apps er, at det ikke er nogen kode.

SharePoint og Lucky Templates

SharePoint er også meget kraftfuldt med LuckyTemplates. Lad os f.eks. sige, at du har dit udgiftsgodkendelsessystem i SharePoint. Det betyder også, at du sporer alle data for den proces. Du sporer, hvem der indsender udgifter, hvor meget de er, og hvor lang tid det tager at gennemgå alt. En af SharePoint-fordelene er, at du kan bruge dataene til at oprette en rapport og et dashboard på .

SharePoint muliggør arbejdsgange, men at integrere det med andre Power Platform-apps tager det virkelig til næste niveau.

SharePoint Fordel 3: Samarbejde

Den tredje af SharePoint-fordele er samarbejde. Dette er en af ​​grundene til, at de fleste organisationer retfærdiggør at købe SharePoint for at forbedre deres produktivitet. Der er masser af SharePoint-fordele og funktioner, der muliggør et samarbejdsmiljø. Jeg vil gennemgå hver enkelt meget hurtigt.

Versionskontrol giver dig mulighed for at sikre, at dine dokumenter er opdaterede, og hvis der er foretaget ændringer i dokumenter, kan du altid gå tilbage til den tidligere version.

Godkendelse og gennemgang er ligesom det, vi talte om i arbejdsgangene i forretningsprocesserne. Du kan have et dokumentbibliotekssystem opsat, hvor nogen indsender et dokument, og en anden skal godkende eller afvise det pågældende dokument.

Alt-i-en bank er en filosofi, hvor alle din organisations informationer skal være samlet ét sted. Så det burde ikke være gentageligt og let at finde for alle, der har brug for at finde det.

Udvidelser kan oprettes i SharePoint og importeres for at forbedre dit samarbejde. Ting som opgavesporing, widgets og Kanban-tavler er noget, der er meget brugt på SharePoint-sider for at forbedre samarbejdet.

Tilladelser giver dig mulighed for at vælge bestemte grupper af personer for at få adgang til information. Nogle gange lider virksomheder af informationsoverbelastning. Du ønsker ikke, at alle skal have adgang til alt, og hvis du har meget følsomme data, skal du sikre dig, at kun de personer, du vil se dem, rent faktisk ser dem.

Skalerbarhed er en anden stor fordel. Hvis du ikke laver SharePoint on-premises, men du laver SharePoint i skyen, kan du skalere op fra 10 personer hele vejen til en million mennesker på en Microsoft-server. Det er meget nemt at ansætte, og du skal kun spille en fast rate pr. person.

Sociale funktioner er også tilgængelige via blogindlæg og sider. Du kan også kommentere, like og dele dem. Du kan også dele visse emnelister, hvis du har tilladelse.

Stærk integration med Office 365 er der også, da det er lavet af samme moderselskab, Microsoft. Hvis du har filer i , Word eller PowerPoint, kan du faktisk redigere dem online i SharePoint i stedet for at downloade dem og redigere dem.

Konklusion

I dette indlæg diskuterede vi de tre vigtigste SharePoint-fordele. Vi talte om, hvordan SharePoint er meget god til indholdsstyring , arbejdsgange i forretningsprocesser og samarbejde .

Henrik