SharePoint Automate-funktionen | En introduktion

I denne vejledning vil vi diskutere, hvordan vi kan bruge automatiseringsfunktionen til at skabe arbejdsgange .

Funktionen "automatiser" i SharePoint kan hjælpe dig med at mikrostyre SharePoint-brugere, biblioteker, lister og arbejdsgange.

Før vi går direkte videre til vores hovedemne, lad os først diskutere arbejdsgange . På denne måde vil du være i stand til tydeligt at forstå, hvordan " automatisering "-funktionen fungerer ved at skabe arbejdsgange.

Indholdsfortegnelse

• Arbejdsgang i SharePoint
• Oprettelse af en arbejdsgang ved hjælp af SharePoint Automate-funktion
• Kontrol og test af arbejdsgangen i SharePoint
• Oprettelse af en arbejdsgang med betingelser ved hjælp af SharePoint Automate
• Test af arbejdsgangstilstanden
• Konklusion

Arbejdsgang i SharePoint

En arbejdsgang er simpelthen en visuel repræsentation af enhver opgave. og handlingskomponent. Udløseren er den , der er ansvarlig for at udføre arbejdsgangen. På den anden side er handlingen den begivenhed eller tilstand, der opstår i arbejdsgangen.

SharePoint bruger til at arbejde omkring arbejdsgange. Ved hjælp af Power Automate vil du være i stand til at . Forestil dig at have en arbejdsgang, hvor udløseren er, når nogen foretager ændringer til et element på listen, og handlingen ville være at modtage en e-mail-meddelelse.

Denne arbejdsgang ligner det, vi kalder " Alert " i SharePoint. Senere vil vi forsøge at genskabe nogle af advarslerne ved hjælp af Power Automate . Vær opmærksom på, at Power Automate kan bruges i forskellige applikationer. Men i denne vejledning vil vi kun fokusere på at bruge det i SharePoint.

Oprettelse af en arbejdsgang ved hjælp af SharePoint Automate-funktion

For at oprette en arbejdsgang og bruge funktionen "automatisere" i SharePoint, skal du navigere til dine " Lister " og klikke på knappen " Gå " på kundelisten .

Når du har åbnet listen, bør du se funktionen " Automatiser " øverst på listen over kunder.

Bemærk, at denne funktion fungerer i enhver type liste, der har en kolonne af brugertype . I dette tilfælde har vi kolonnen Salgsmedarbejder . Lad os nu begynde at oprette en arbejdsgang, hvor en e-mail-meddelelse vil blive sendt til os, hvis en vare føjes til kundelisten .

For at gøre dette skal du klikke på rullemenuen " Automatiser " og derefter vælge " Opret en regel ".

Når du har valgt "Opret en regel", vil et Opret en regel- vindue dukke op. Dette vindue indeholder forskellige betingelser, som du kan vælge imellem. Hver af disse betingelser eller regler fungerer som en udløser . For dette eksempel, lad os vælge betingelsen " Et nyt element er oprettet ".

Derefter skal du tilpasse tilstanden. Men for denne regel behøver vi det ikke, for der er ingen betingelse, som vi skal ændre. I dette tilfælde er det eneste, vi vil ændre, hvem der får besked , når et nyt element oprettes.

Lad os tildele en værdi til e-mailadressen ved at klikke på den. Vælg derefter indstillingen " Mig " fra rullemenuen . Det betyder, at vi får besked via e-mail, hver gang en ny vare oprettes på kundelisten .

Klik derefter på knappen Opret for at afslutte tilpasningen af ​​reglen.

Sørg derefter for, at denne regel er aktiv ved at skifte til " On ". Luk derefter vinduet.

Kontrol og test af arbejdsgangen i SharePoint

Hvis du vil kontrollere, om arbejdsgangen er oprettet korrekt, kan du klikke på funktionen " Automatiser " og vælge indstillingen " Administrer regler ".

Hvis du gør dette, kommer du tilbage til det samme vindue, som du har set efter oprettelse af arbejdsgangen. Det er her, du kan styre de arbejdsgange, du vil oprette, ved at slå dem til og fra.

Bare luk dette vindue, når du er færdig med at kontrollere den seneste arbejdsgang, du har oprettet. Lad os begynde at teste arbejdsgangen ved at klikke på knappen " Ny ".

Udfyld derefter felterne for den nye vare.

Når du har udfyldt felterne, skal du klikke på " Gem " for at afslutte oprettelsen af ​​elementet.

For at finde det nye element, lad os scrolle ned til bunden af ​​listen.

Gå endelig til din indbakke for at tjekke, om du har modtaget en e-mail vedrørende det nye element, der er oprettet på denne liste.

Efter at have tjekket min Outlook modtog jeg en automatisk e-mail fra SharePoint Online, hvor der stod "Henry Legge tilføjede [email protected]" til kundelisten . Det betyder, at den arbejdsgang, vi har oprettet, fungerer korrekt.

Så længe arbejdsgangen er aktiv, modtager du en e-mail, hver gang nogen opretter et nyt element på kundelisten. Bare for at præcisere, i dette eksempel, er udløseren af ​​den arbejdsgang, vi valgte, når " Et nyt element oprettes " og handlingen er, at vi modtager en e-mail .

Oprettelse af en arbejdsgang med betingelser ved hjælp af SharePoint Automate

I det forrige eksempel oprettede vi en arbejdsgang uden at tilpasse betingelserne. Denne gang laver vi endnu en arbejdsgang , men med betingelser. Lad os begynde med at klikke på " Automatiser " og vælge muligheden " Opret en regel ".

c

Vælg derefter indstillingen " En kolonne ændres " fra listen over regler .

Med denne mulighed er du nu i stand til at tilpasse udløseren af ​​din tilstand. For eksempel indstiller jeg udløseren til, når kolonnen Sales Associate ændres. At sende en e-mail vil være handlingen , og jeg indstiller den til Sales Associate. Bare klik på knappen " Opret " for at oprette arbejdsgangen.

I dette eksempel er hver vare på listen Kunder forbundet med en salgsmedarbejder. Men hvis salgsmedarbejderen bliver opsagt, er lederen forpligtet til at tildele kunden en ny salgsmedarbejder. Derefter bør den nyligt tildelte salgsmedarbejder modtage en e-mail vedrørende denne sag.

Efter at have oprettet arbejdsgangen, vil vinduet "Administrer regler" poppe op, og du vil se, at der er 2 tilgængelige regler, som inkluderer den arbejdsgang, vi oprettede tidligere, og den seneste.

Bare luk vinduet, når du er færdig med at kontrollere status for reglerne. 

Test af arbejdsgangstilstanden

For at teste vores tilstand vil jeg vælge Jason Zelenia fra listen og begynde at redigere hans rekord ved at klikke på knappen Rediger .

Når du har klikket på knappen Rediger , skal du rulle ned fra listen over poster, indtil du finder feltet Sales Associate .

I dette tilfælde vil jeg ændre salgsmedarbejderen fra Jamie Crust til Brad Pitt .

Klik derefter på knappen Gem for at gemme ændringerne.

Til sidst vil vi tjekke, om arbejdsgangen fungerer korrekt ved at gå ind i Brad Pitts e-mail.

Da Brad Pitt er den nye salgsmedarbejder, der er tilknyttet [email protected], blev e-mailen sendt til ham. I e-mailen kan du klikke på knappen " Gå til element " for at gå direkte til det ændrede element og deaktivere meddelelsen ved at klikke på " Hvorfor modtager jeg denne meddelelse? " link.

Dette er en af ​​de komplekse arbejdsgange, som du kan oprette i SharePoint ved hjælp af automatiseringsfunktionen.

Konklusion

For at opsummere, har du lært, hvad en arbejdsgang er, og dens komponenter, som er udløseren og handlingen. Du var også i stand til at forstå, hvordan automatiseringsfunktionen fungerer på SharePoint. "Automatisk"-funktionen i SharePoint er enestående med hensyn til at advare folk i din organisation. Med dette behøver du ikke at sende en e-mail manuelt til nogen, når noget ændrer sig i en liste eller et bibliotek.

Der er flere ting, du kan gøre med automatiseringsfunktionen, så tag dig tid til at udforske mere om det. Hvis du gerne vil vide mere om dette emne og andet relateret indhold, kan du helt sikkert tjekke listen over relevante links nedenfor.

Alt det bedste,

Henrik