Send e-mails med LuckyTemplates & Power Automate Platform

I dag viser vi dig, hvordan du forbinderog Power Automate-platformen. En simpel brugssag for dette er, hvis du har en LuckyTemplates-rapport, der viser kunder, klienter og medlemmer af dit eget team på en liste, og du vil være i stand til at cykle gennem hver enkelt og gøre noget for hver kunde, klient eller team medlem.

For eksempel vil du gerne sende dem en e-mail. Du kan forbinde LuckyTemplates til Power Automate og fremhæve de poster, som du ønsker, at handlingen skal finde sted for. Når du klikker på en knap, udløses et Power Automate-script, der enten sender en e-mail eller opretter en fil for hver kunde, klient eller teammedlem.

Da Tim og jeg først tog fat på dette, var det ret nemt at gøre. Men den fejl, vi fandt på, er, når du har brugere, der vil klikke på knappen, før de rent faktisk filtrerer to specifikke poster.

Lad os sige, at du er en del af en virksomhed med 10.000 ansatte, og du har en liste over alle dine teammedlemmer i din organisation. Du ønsker ikke at sende e-mails til 10.000 personer. Du skal have en tærskel eller et filter i dit Power Automate-script; ellers ender du med at sende tusindvis af unødvendige e-mails, hvilket blokerer dit Outlook-system.

Her er et godt eksempel på en virkelig enkel tabel. I mit eksempel viser jeg kun seks navne, men i din rapport kan du have hundredvis eller tusindvis af poster i denne tabel.

Det fantastiske ved Power Automate er at bruge funktionaliteten til at sende e-mails automatisk i stedet for at sende dem manuelt.

Du kan dog løbe ind i nogle potentielle problemer. Lad os sige, at vi skal sende en e-mail til vores sælgere i øst: Melissa og Sam. Vi har enknap, der er forbundet til vores rapport.

Vi vil bare udløse den for at sende e-mailen. I denne situation fik jeg mailen sendt til mig, bare for at jeg kunne vise dette. I min indbakke er her de to e-mails, der blev udløst fra Power Automate- og LuckyTemplates-rapporten. Disse ville naturligvis også være gået til brugeren.

Indholdsfortegnelse

• Nogle potentielle problemer i Power Automate-platformen
• Afsendelse af en e-mail ved hjælp af Power Automate-platformen
• Initialisering af variablen
• Tilføjelse af en betinget erklæring
• Test af flowet i Power Automate-platformen
• Tilføjelse af en rekordgrænse med en skæremaskine
• Konklusion

Nogle potentielle problemer i Power Automate-platformen

Før jeg leder dig gennem opsætningen af ​​e-mail-processen og indsætter det betingede stopgab-mål, vil jeg fremhæve et par problemer, som jeg har oplevet .

Den første er, når du har en tabel, der har hundredvis eller tusindvis af poster, dette kan tilstoppe dit e-mail-system.

Den anden ting, som folk måske ikke er opmærksomme på, er, at hvis din tabel har et skjult filter, der ikke er det samme filter, som er i din Power Automate-platformsknap, kan du få nogle uforudsete resultater.

Afsendelse af en e-mail ved hjælp af Power Automate-platformen

Først vil jeg gennemgå, hvordan jeg konfigurerer og sender e-mailen, og derefter vil jeg indsende den teknik, jeg bruger til at forhindre, at masser af e-mails går igennem.

Her er min tabel i Power Automate, som burde være en standard visualisering, der vises i den visuelle rude.

Hver gang du trækker Power Automate over, er den første ting, den vil bede om, felter . Nu behøver det ikke at være alle de felter, du har i dine billeder, men kun de data, du har brug for til dit flow. I mit tilfælde har jeg brug for e-mailadressen , navn og titel .

Jeg tilføjer mit navn og titel i min visualisering. Jeg klikker på ellipserne og klikker derefter på Rediger . Denne handling sender mig til Power Automate.

En ting du også skal være opmærksom på er, at for at få adgang til felterne her, skal du tilgå flowet, når jeg har gemt det i selve Power Automate-applikationen. Det er sværere rent faktisk at få adgang til de dynamiske felter i LuckyTemplates, hvilket er grunden til, at jeg har en tendens til at lave meget af min udvikling her. Men bare så du ved, kan du gøre begge dele.

Dette er en Power Automate-skal i LuckyTemplates, og det er meget nemmere at udvikle flowet her i stedet for at åbne en Power Automate-webbrowser og gøre det der.

Jeg har allerede oprettet et par flows, men lad os gå videre og oprette et nyt. Klik på Ny , derefter Start fra en skabelon og derefter Øjeblikkelig skyflow .

Det vil automatisk tilføje LuckyTemplates knap klikket på . Så vil jeg gå ind i mit stik og vælge en operatør. Når jeg skriver, send en e-mail , vil den vise V2 og V3.

Min forståelse og min erfaring med V3'eren er, at denne vil blive sendt fra selve Power Automate-tjenesten, mens V2'eren faktisk kommer fra brugeren, der har bygget flowet. Det vil komme fra deres e-mail-indbakke.

En ting, du skal være opmærksom på, er, at når du sender en e-mail-meddelelse gennem Power Automate, er du begrænset til 100 e-mails om dagen. Men hvis du ønskede, at e-mailen skulle komme fra dig, så skal du selvfølgelig bruge send en e-mail-tilgangen (V2).

Den beder mig om navnet, som kommer fra mit dynamiske indhold . Der er kun to e-mailadresser, som jeg har brug for: bruger-e-mailen (den standard, som jeg faktisk får adgang til senere) og datafeltet, som jeg har tilføjet.

Så bare for at præcisere, er den første dynamiske data brugerens e-mail-adresse eller den person, der rent faktisk klikker på knappen, mens den anden er LuckyTemplates-data-e-mailen, som er e-mailen i tabellen og den, vi skal bruge.

Og fordi de data, der kommer fra LuckyTemplates-rapporten, har flere poster, konverterer den automatisk til Anvend til hver kontrol .

Jeg tilføjede mit emne, som er Dette er en e-mail til og i den brødtekst, jeg har indtastet Kære . Så klikker jeg på Gem og ansøg .

Dette lige her er det grundlæggende princip, og alt hvad du behøver at vide for at oprette en e-mail. Så hvis vi gemmer og anvender dette, vil det sende e-mailen, når vi går tilbage og kører disse tests. Men hvis du har tusind rækker, vil den gå gennem Anvend på hver funktion tusind gange.

Jeg vil gerne kunne fortælle flowet, at hvis det er over en tærskel på tre, vil det ikke stoppe flowet og sende e-mail til brugeren. For at gøre dette opretter vi en variabel.

Initialisering af variablen

Det første trin er at initialisere variablen. Lad mig kalde dette, vælg typen Integer , og start med 0.

Nu hvor jeg har initialiseret min variabel, er næste trin at øge variablen. Dette vil hjælpe mig med at bestemme, hvor mange poster der blev valgt, da jeg klikkede på LuckyTemplates-knappen. Den nemme måde at gøre dette på er at tilføje en handling .

Og fordi jeg vil cykle gennem hver enkelt, vil jeg bruge Anvend til hver kontrol.

Tilføj derefter en handling og forøg min variabel.

For min variabel vil jeg vælge RecordCount , som jeg initialiserede tidligere, og jeg vil øge den med en værdi på én.

Dette vil cykle gennem hver enkelt post i mit datasæt og øge det med 1. Til sidst vil jeg have det samlede antal af, hvor mange poster der er, hvilket er det, jeg kan bruge i min betingede erklæring .

Tilføjelse af en betinget erklæring

Det næste trin er at tilføje en betingelse. Jeg trækker min RecordCount- variabel ind, vælger mindre end eller lig med tre, fordi jeg kun har seks poster.

Hvis det er mindre end eller lig med tre, vil flowet gå ned ad ja-stien . Det sender e-mailen, og alt vil være godt.

Hvis ikke, så vil det gå ned ad no-stien , hvor jeg annullerer flowet. Hvis denne variabel er større end tre, vil den gøre to ting. Først vil flowet advare brugeren via en e-mail. Jeg vil vælge V2 igen.

Nu er dette feltet, der er nyttigt, fordi det er den, der udløste flowet.

Jeg skriver her, at flowet blev annulleret og trækker min variabel op. Så klikker jeg på Gem og ansøg .

Test af flowet i Power Automate-platformen

Lad os sørge for, at dette flow kører, så vi går tilbage til rapporten, vælger to poster her og kører flowet.

Da der står, at flowet er blevet udløst, lad os hoppe over til min indbakke. Vi kan se de to e-mails sendt af flowet.

Nu, når vi vælger alle, vil dette udløse tilstanden, der annullerer mit flow. Som du kan se, er der en e-mail, der informerer mig om, at flowet blev annulleret.

Tilføjelse af en rekordgrænse med en skæremaskine

Lad os sige, at dine brugere ikke har adgang til flowet, men du vil give dem mulighed for at vælge registreringsgrænsen. I dette eksempel har vi en skæremaskine.

Jeg vil vise dig, hvordan jeg indlejrede dette i flowet og oprettede en anden variabel til at lave denne slicer. Jeg har lavet denne enkle tabel og kaldt den Max Selection Count, hvilket er det, jeg bruger til min skæremaskine.

Så har jeg lavet et mål, kaldt det Selected Max Records , og brugt . Du skal bare sørge for, at den er konverteret til en alternativknap, så en bruger kan vælge en. Det næste trin er at tilføje dette mål til flowet.

Her er den første variabel, jeg har initialiseret, og den anden variabel, som jeg forvandlede til et heltal.

Og nu laver jeg en anden løkke, men i stedet for at øge, laver jeg bare den indstillede variabel . Alt jeg gør er at indstille den variabel, og den går bare igennem det samme hver gang. Nu miner indstillet med det mål, jeg lige har oprettet.

Med hensyn til tilstanden, i stedet for at have den hårdkodet, tilslutter jeg bare min Max Records-variabel for at gøre den dynamisk og tilføjer den derefter i min e-mail.

Konklusion

I dag lærte vi, hvordan vi tager vores LuckyTemplates-rapporter til næste niveau ved hjælp af Power Automate-platformen. Specifikt kan du have en tabel og klikke på en knap, der grundlæggende udfører en proces, som i dette eksempel sender e-mail til hver post. Dette er en ny teknik, som vi kan begynde at gøre, og forhåbentlig vil folk finde dette nyttigt, når de opretter deres egne rapporter.

Henrik