Sådan sorteres alfabetisk i Excel med flere kolonner

Har du nogensinde set dig selv stirre på en bunke information i Excel og klø dig i hovedet om, hvordan man gør det hele pænt og ryddeligt? Du er på det rigtige sted! I dag tager vi fat på en af ​​Excels: sortering af data alfabetisk på tværs af flere kolonner.

For at sortere alfabetisk i Excel med flere kolonner skal du først vælge hele dit datasæt, og sørg for at inkludere alle relevante kolonner. Gå til fanen "Data" på Excel-båndet, og klik derefter på "Sorter". I dialogboksen, der åbnes, skal du vælge den primære kolonne, du vil sortere efter, i rullemenuen "Sortér efter", og derefter vælge, om du vil have denne sorteret alfabetisk , i stigende eller faldende rækkefølge.

I denne artikel vil vi beskidte hænder og lære dig, hvordan du sorterer data alfabetisk på tværs af flere kolonner. Vi nedbryder det grundlæggende i, hvordan Excels sorteringsfunktion fungerer, og guider dig gennem processen trin-for-trin ved hjælp af klare, nemme at følge instruktioner.

Så lad os dykke ned og forvandle dig til en Excel-suger!

Indholdsfortegnelse

• Forståelse af Excels sorteringsfunktion
• Sådan sorteres en enkelt kolonne i Excel
  • 1. Stigende sortering af enkelte Excel-kolonner
  • 2. Faldende sortering
• Sådan sorteres flere kolonner i Excel
• Avancerede sorteringsmuligheder for kolonner i Excel
  • 1. Brug af brugerdefineret sortering i filtre
  • 2. Sortering efter mere end ét kriterium
  • 3. Anvendelse af SORT-funktionen
  • 4. Sortering af data med flettede celler
• Fejlfinding af almindelige problemer ved sortering af Excel-kolonner
  • 1. Data sorteres ikke korrekt
  • 2. Sådan administreres tomme rum
  • 3. Sådan fjerner du dublerede kolonner
  • 4. Excel går ned eller hænger under sortering
• Yderligere tips og tricks til kolonnesortering i Excel
  • 1. Brug af tastaturgenveje
  • 2. Gem og genbrug sorteringsindstillinger
• Afsluttende tanker

Forståelse af Excels sorteringsfunktion

Okay, før vi dykker ned i det sarte af multi-søjlesortering, lad os først tage et øjeblik på at forstå, hvad Excels sorteringsfunktion handler om.

Tænk på sorteringsfunktionen som din egen personlige dataarrangør. Det er en funktion, der giver dig mulighed for at arrangere dine data i en bestemt rækkefølge - og det er super praktisk, når du skal håndtere tonsvis af information. Excels sorteringsfunktion er som at have en, der ved præcis, hvor hver bog skal hen.

Når det kommer til sortering, giver Excel dig to muligheder: stigende eller faldende rækkefølge .

• Stigende rækkefølge betyder at arrangere dataene fra mindste til største, eller i tilfælde af tekst, fra A til Z.

• Faldende rækkefølge betyder at arrangere dataene fra størst til mindste, eller fra Z til A for tekst.

Men her bliver tingene lidt mere interessante. Excel begrænser dig ikke til kun at sortere én kolonne. Det lader dig sortere flere kolonner, hvilket betyder, at du kan arrangere dine data baseret på mere end ét kriterium.

Forestil dig, at du har at gøre med en liste over navne med separate kolonner for fornavn og efternavn. Excel giver dig mulighed for at sortere listen efter efternavn og derefter sortere dem med de samme efternavne efter fornavn. Ret sejt, ikke?

Så i en nøddeskal er Excels sorteringsfunktion et kraftfuldt værktøj, der hjælper dig med at forstå dine data. Det organiserer dine oplysninger på en logisk, letlæselig måde, hvilket sparer dig tid og kræfter.

Nu hvor vi har det grundlæggende, lad os gå videre til den sjove del - at lære at sortere data alfabetisk i kolonner!

Sådan sorteres en enkelt kolonne i Excel

Inden vi hopper ud i den dybe ende med sortering med flere kolonner, lad os tage en hurtig dukkert i den lavvandede ende ved at sortere en enkelt kolonne i stigende rækkefølge og derefter faldende.

1. Stigende sortering af enkelte Excel-kolonner

Følg nedenstående trin for at sortere en enkelt kolonne i stigende rækkefølge:

Trin 1: Åbn dit Excel-regneark

Sæt gang i tingene ved at åbne regnearket, der har de rådata, du vil sortere.

Trin 2: Vælg de data, der skal sorteres

Klik på overskriften på den kolonne, du vil sortere. Dette vil fremhæve hele kolonnen. Hvis du ikke vil sortere hele kolonnen, skal du blot klikke og trække for at vælge de specifikke celler, du vil sortere.

Trin 3: Gå til fanen Data og find gruppen Sorter og filtrer

Trin 4: Klik på AZ-knappen for at sortere den valgte kolonne i stigende rækkefølge

Trin 5: Alternativt kan du finde de samme sorteringsmuligheder fra fanen Hjem. Gå til redigeringsgruppen, og klik derefter på indstillingerne Sorter og filtrering

2. Faldende sortering

Hvis du vil sortere en enkelt kolonne i faldende rækkefølge, skal du følge samme proces. Her er trinene:

Trin 1: Åbn dit Excel-regneark

Sæt gang i tingene ved at åbne regnearket, der har de data, du vil sortere.

Trin 2: Vælg de data, der skal sorteres

Klik på overskriften på den kolonne, du vil sortere. Dette vil fremhæve hele kolonnen. Hvis du ikke vil sortere hele kolonnen, skal du blot klikke og trække for at vælge de specifikke celler, du vil sortere.

Trin 3: Gå til fanen Data og find gruppen Sorter og filtrer.

Trin 4: Klik på knappen ZA for at sortere den valgte kolonne i faldende rækkefølge.

Trin 5: Ligesom med den stigende sorteringsfilterindstilling kan du også få den faldende sorteringsindstilling fra fanen Hjem. Gå til redigeringsgruppen og klik på Sorter og filtrer

Og der har du det! Du har lige sorteret en enkelt kolonne i stigende og faldende rækkefølge i Excel. Lad os nu tage tingene op og sortere flere kolonner.

Sådan sorteres flere kolonner i Excel

Okay, nu hvor du har mestret sortering af en enkelt kolonne, er det tid til at skrue op for varmen og tage fat. Lad være med at svede det – hvis du har den enkelte kolonne nede, er dette bare et hop, spring over og hop væk.

Trin 1: Åbn dit Excel-regneark

Start med at åbne regnearket, der indeholder alle de data, du vil sortere.

Trin 2: Vælg dine data

Før du sorterer, skal du vælge dine data. Klik på den øverste venstre celle i dit dataområde, hold din museknap nede, træk den til den nederste højre celle i dataområdet, og slip derefter museknappen. Alle dine data skal fremhæves.

Trin 3: Naviger til fanen "Data", og klik på Sorter i gruppen Sorter og filtrer

Trin 4: I dialogboksen Sorter skal du vælge den første kolonne, du vil sortere under rullemenuen Sorter efter, og angive sorteringsrækkefølgen

Trin 5: Klik på "Tilføj niveau" for at sortere en anden kolonne og gentag processen, indtil du har indstillet alle rækkerne i den ønskede sorteringsrækkefølge.

Trin 6: Klik på OK for at anvende din sortering

Og der har du det! Sådan sorterer du flere kolonner alfabetisk i et Excel-regneark. Du er officielt en sorterende superstjerne!

I næste afsnit vil vi se på nogle avancerede teknikker til sortering af kolonner i Excel.

Avancerede sorteringsmuligheder for kolonner i Excel

Excel har avancerede sorteringsmuligheder, der hjælper dig med at tilpasse sorteringsprocessen yderligere. Her er nogle af disse muligheder:

1. Brug af brugerdefineret sortering i filtre

Excel giver dig mulighed for at sortere data på flere måder end blot alfabetisk. Du kan også sortere efter farve, efter celleikon eller endda efter en brugerdefineret liste, du har oprettet.

For eksempel, hvis du har en kolonne, der bruger cellefarve til at angive prioritetsniveauer, kan du sortere dine data baseret på disse farver.

Du skal blot gå til dialogboksen "Sorter", vælg kolonnen, og vælg derefter "Sortér efter farve" fra rullemenuen "Sorter på".

2. Sortering efter mere end ét kriterium

Vi har dækket, hvordan man sorterer efter mere end én kolonne, men du kan også sortere efter mere end ét kriterium inden for en enkelt kolonne.

For eksempel vil du måske først sortere en kolonne med tekst efter cellefarve og derefter alfabetisk.

Dette kan gøres ved at tilføje to sorteringsniveauer for den samme kolonne, hver med et forskelligt "Sort On"-kriterium.

3. Anvendelse af SORT-funktionen

SORTERINGSfunktionen i Excel kan hjælpe dig med at sortere data baseret på flere kolonner. Her er et eksempel:

=SORT(range, [sort_index1], [sort_order1], [sort_index2], [sort_order2], ...)

I denne formel skal du angive følgende:

• Dataområdet

• Kolonner at sortere efter (indeks)

• Sorteringsrækkefølge (1 for stigende, -1 for faldende)

Du kan tilføje flere kolonner til sortering ved at tilføje flere sort_index og sort_order par til SORT funktionen.

4. Sortering af data med flettede celler

Data med flettede celler kan være vanskelige at sortere. Når du prøver at sortere et område, der inkluderer flettede celler, vil Excel give dig en fejlmeddelelse.

Men gå ikke i panik, der er en løsning.

Du bliver nødt til at fjerne fletningen af ​​alle cellerne, sortere dataene og derefter genanvende fletningen. Bare sørg for at kopiere den flettede celles værdi til alle de ikke-sammenflettede celler før sortering.

Disse avancerede teknikker kan give dig endnu mere kontrol over dine data. Så gå videre, dyk ned i disse dybere farvande, og se, hvad Excel-sortering virkelig kan gøre!

Dernæst vil vi fejlfinde nogle almindelige problemer, du kan støde på, når du sorterer Excel-kolonner.

Fejlfinding af almindelige problemer ved sortering af Excel-kolonner

Selvom Excel er et kraftfuldt værktøj, er det ikke uden dets særheder. Du kan løbe ind i et par bump langs vejen, mens du sorterer, men ærgr dig ikke. Vi er her for at hjælpe dig med at fejlfinde nogle af de mest almindelige problemer.

1. Data sorteres ikke korrekt

Nogle gange vil dine data ikke sorteres korrekt, fordi de ikke er gemt i det korrekte format. For eksempel, hvis tal gemmes som tekst, sorterer de muligvis ikke numerisk.

For at anvende et almindeligt celleformat på dine data skal du trykke på Ctrl+1 , gå til fanen Tal og vælge det passende format under "Kategori".

2. Sådan administreres tomme rum

Hvis dine data ikke sorterer som forventet, skal du tjekke for ekstra mellemrum i starten eller slutningen af ​​dine celler. Excel inkluderer disse mellemrum i sin sortering, hvilket kan kaste dine resultater af sig.

Du kan fjerne ekstra mellemrum ved hjælp af Excels TRIM -funktion ved at skrive "=TRIM(A1)" i en ny celle (hvis A1 er cellen, der indeholder det indledende mellemrum) og derefter kopiere resultatet til den originale celle.

Sørg også for, at der ikke er nogen uventede tomme rækker eller celler i dit datasæt. Tomme celler kan påvirke din sorteringsproces. Hvis du finder tomme celler, kan du enten slette hele rækken eller udfylde den med de korrekte data.

3. Sådan fjerner du dublerede kolonner

Før du sorterer dine data, er det en god idé at fjerne duplikerede rækker. Dette sikrer, at dine sorterede data er nøjagtige og repræsentative. Følg disse trin for at fjerne dubletter:

Trin 1: Vælg hele dit dataområde, inklusive overskrifter, ved at klikke og trække over cellerne.

Trin 3: Gå til fanen "Data" i Excel-værktøjslinjen, og klik på "Fjern dubletter."

Trin 4: Excel åbner dialogboksen "Fjern dubletter". Marker alle kolonneafkrydsningsfelter, eller klik blot på knappen "Vælg alle".

Trin 5: Klik på "OK"

Excel fjerner alle duplikerede rækker og viser en besked om, hvor mange dubletrækker der blev fjernet.

4. Excel går ned eller hænger under sortering

Hvis Excel går ned eller hænger under sortering, kan dit regneark være for stort, eller din computer har muligvis ikke nok ressourcer. Prøv at lukke andre programmer for at frigøre hukommelse.

Hvis dit regneark er stort, kan du overveje at dele det op i mindre, mere håndterbare bidder.

Husk, at sortering kan være en kompleks proces, især med store datasæt. Hvis du løber ind i problemer, skal du tage et skridt tilbage og prøve at fejlfinde et problem ad gangen. Du har det her!

Yderligere tips og tricks til kolonnesortering i Excel

Nu hvor du har fået styr på sortering i Excel, hvad med at vi drysser lidt ekstra magi ind?

For at hjælpe dig med at blive en endnu mere effektiv datamaestro, vil vi dele nogle yderligere tips og tricks, der kan gøre dine sorteringsopgaver hurtigere, smidigere og generelt mere fantastiske.

1. Brug af tastaturgenveje

Tastaturgenveje kan spare dig tid og forbedre din produktivitet, når du arbejder med Excel-data. Her er et par genveje til alfabetisk sortering:

• Alt + A + S + A: Sorter de valgte data alfabetisk fra A til Z.

• Alt + A + S + D: Sorter de valgte data alfabetisk fra Z til A.

• Alt + D + S: Åbn dialogboksen Sorter for at anvende tilpasset sortering.

Husk at vælge det ønskede dataområde eller celle i samme række eller kolonne, før du bruger disse tastaturgenveje. Ellers får du de forkerte resultater.

2. Gem og genbrug sorteringsindstillinger

Excel giver dig mulighed for at gemme dine tilpassede sorteringsindstillinger for at genbruge dem senere. Følg disse trin for at gemme dine sorteringsmuligheder:

Trin 1: Vælg dit dataområde eller cellerne i den kolonne, du vil sortere

Trin 2: Klik på fanen "Data" på båndet, og klik derefter på knappen "Sorter".

Trin 3: I dialogboksen "Sorter" skal du vælge kolonnenavnet fra rullemenuen Sorter efter. Bemærk, at hvis der ikke er nogen kolonneoverskrifter, viser Excel kolonnebogstaver.

Trin 4: Udvid rullemenuen "Ordre", og klik på "Brugerdefineret liste..."

Trin 5: Vælg "NY LISTE" fra "Brugerdefinerede lister", og skriv emnerne i feltet "Listeposter" i den rækkefølge, du ønsker, og klik derefter på "Tilføj"

Trin 6: Klik på "OK" i dialogboksene

Nu er dine brugerdefinerede sorteringsindstillinger gemt, og du kan se dem i afsnittet Custom List s i rullemenuen Ordre i dialogboksen Sorter til fremtidig brug.

Så der går du - en håndfuld ekstra tips og tricks til at superlade din Excel-sorteringsevne. Disse nuggets kan gøre hele forskellen, når det kommer til at navigere i dine data som en professionel, hvilket sparer dig tid og en masse klik!

Afsluttende tanker

Du har klaret dig gennem vores dybe dyk ind i Excel-sorteringsverdenen. Fra det grundlæggende i enkeltsøjlesortering til mere avancerede teknikker med flere kolonner, og endda et indtog i fejlfinding, har du dækket meget.

Men husk, dette er kun begyndelsen. Excel er et utroligt kraftfuldt værktøj, med utallige flere, der venter på at blive opdaget.

Denne guide skulle have bevæbnet dig med færdigheder og viden til at tackle datasortering i Excel som en professionel. Men stop ikke her. Den virkelige magi sker, når du tager disse lektioner og anvender dem på dit eget arbejde.

Øv disse færdigheder, eksperimenter med dine data, og vær ikke bange for at lave et par fejl undervejs. Excel er en læringsrejse, og hvert skridt du tager, hver knap du klikker på, tager dig et skridt tættere på at mestre dette vigtige værktøj.

For at lære flere Excel-tricks, se videoen nedenfor: