Sådan sorterer du i Excel og holder rækker sammen: 4 nemme metoder

Sortering af data i Excel er en afgørende færdighed, når du administrerer dine oplysninger. En udfordring, du kan støde på, er at holde rækker sammen, mens du sorterer, og sikre, at relaterede data forbliver forbundet, når du organiserer dit regneark efter en bestemt kolonne.

Den mest almindelige metode til at sortere data med to eller flere kolonner i Excel, mens du holder rækker sammen, er at vælge "udvid markeringen" i sorteringsdialogboksen. Der er andre metoder, herunder brugen af ​​sorteringsfunktionen og brugerdefinerede lister.

Du vil lære alle disse metoder i denne artikel ved at gå gennem flere scenarier.

Indholdsfortegnelse

• Sådan sorterer du, mens du holder rækker sammen
• 3 måder at få adgang til sorteringskommandoer
  • Fanen Hjem
  • Fanen Data
  • Højreklik
• Sådan sorteres ved at vælge flere kolonner for at holde rækker sammen
• Sådan sorteres med Excel-prompt for at holde rækker sammen
• Sådan bruger du sorteringsfunktionen til at holde rækker sammen
  • Sortering og filtrering sammen
• Sådan bruger du brugerdefinerede lister til at sortere og holde rækker sammen
  • Sådan opretter du den brugerdefinerede liste
  • Sådan bruger du listen
• 3 tips til håndtering af datatyper
• 4 tips til effektiv sortering
• Afsluttende tanker

Sådan sorterer du, mens du holder rækker sammen

Før vi dykker ned i teknikkerne, lad os tage et kig på det problem, du vil undgå.

Antag, at du har lagerdata for tøjbeklædning, hvor varetypen er i kolonne A, og farven er i kolonne B. Dette er dataene:

• T-shirt, rød

• Jeans, blå

• Hættetrøje, grøn

• T-shirt, lilla

• Hættetrøje, sort

Du vil sortere elementerne i alfabetisk rækkefølge, mens du bevarer sammenhængen mellem elementet og dets farve. Sådan skal de sorterede rækker se ud (jeg har farvekodet skrifttyperne for at gøre det klarere):

Hvis du kun sorterer den første kolonne, flyttes farverne ikke med deres tilknyttede element. Dette vil føre til virvarede data, som mister al mening.

Her er resultaterne af en forkert sorteringsmetode:

Nu hvor du er klar over, hvad du vil opnå, lad os se på, hvordan du får adgang til sorteringsmuligheder.

3 måder at få adgang til sorteringskommandoer

Den mest almindelige måde at sortere på i Excel er at bruge kommandoen Sorter. Der er tre måder at få adgang til denne funktion på:

• Fanen Hjem

• Fanen Data

• Højreklik

Fanen Hjem

1. Gå til fanen Hjem.

2. Udvid rullemenuen "Sorter og filtrer" i redigeringsgruppen.

3. Vælg indstillingen stigende eller faldende rækkefølge.

Excel antager, at du har en overskriftsrække med denne mulighed.

Fanen Data

1. Gå til fanen Data.

2. Klik på knappen Sorter i gruppen Sorter og filtrer.

3. Vælg dine sorteringsindstillinger i sorteringsdialogboksen.

Denne metode giver dig mulighed for at angive, om dine data har kolonneoverskrifter.

Højreklik

1. Vælg de data, du vil sortere.

2. Højreklik.

3. Vælg "Sorter" fra rullemenuen (nær bunden).

Sådan sorteres ved at vælge flere kolonner for at holde rækker sammen

Denne metode fungerer, når du vil sortere efter den første kolonne i datasættet. Hvis målkolonnen ikke er kolonne A, skal du bruge en af ​​de andre metoder i denne artikel.

For at bruge denne metode skal du vælge alle de involverede data, før du bruger kommandoen Sorter. Det betyder, at du ikke blot vælger én kolonne.

I vores eksempeldata ovenfor vil du enten vælge hele regnearket, det specifikke dataområde for celler fra A1 til B6 eller de to kolonner A og B.

Følg disse trin:

1. Vælg alle de celler, der er relaterede (eller Ctrl-A for alt).

2. Gå til fanen Hjem.

3. Udvid rullemenuen Sorter og filtrer.

4. Vælg "Sorter A til Z".

Bemærk, at du ikke vil se ekstra meddelelser om, hvordan du vil sortere dataene. Microsoft Excel antager, at du vil beholde tilknyttede rækker sammen, fordi du har valgt alle data.

Hvis du har en overskriftsrække, vil den også blive genkendt.

Sådan sorteres med Excel-prompt for at holde rækker sammen

I det foregående afsnit sikrede du dig, at din sorteringsanmodning var utvetydig ved at vælge alle de data, du ville inkludere.

Du kan dog ønske at sortere efter en kolonne, der ikke er den første i regnearket. Antag for eksempel, at du vil sortere prøvedataene efter tøjets farve.

Følg disse trin:

1. Vælg den kolonne, du vil sortere, ved at klikke på dens overskrift.

2. Gå til fanen Hjem.

3. Udvid rullemenuen Sorter og filtrer.

4. Vælg "Sortér A til Z" (eller din præference).

5. I vinduet "Sorteringsadvarsel", der vises, skal du vælge "Udvid udvalget".

Bemærk, at Excel registrerede, at der var kolonner ved siden af ​​den, du valgte. I dette scenarie spørger Excel dig, om du ikke vil inkludere flere kolonner.

Ved at udvide udvalget, mens de tilknyttede data i samme række holdes intakte.

Sådan bruger du sorteringsfunktionen til at holde rækker sammen

SORT-funktionen i Excel holder automatisk rækker sammen ved sortering.

Denne funktion er især nyttig, fordi du kan bruge den i en og den opdateres automatisk, når dine data ændres.

SORT-funktionen er en dynamisk array -funktion. Hvis du indtaster det i en enkelt celle, udfylder Excel automatisk de andre celler, der er nødvendige for at vise hele rækken af ​​sorterede data, forudsat at der er nok tomme celler tilgængelige.

Efter at have indtastet denne formel i en celle, viser Excel den sorterede version af dine data fra den celle. Bemærk, at dette ikke ændrer de originale data; det vil bare vise en sorteret version af det.

Syntaksen for SORT-funktionen er denne:

=SORT(matrix, [sorteringsindeks], [sorteringsrækkefølge], [kolonne_eller_række]

• matrix: rækken af ​​celler, der skal sorteres efter.

• sort_index: kolonnen, der skal sorteres efter.

• sort_order: TRUE for stigende (standard), og FALSE for faldende.

• column_or_row: FALSK for kolonner (standard) og TRUE for rækker

Lad os sige, at du har data i cellerne A1 til B6 med en overskrift. Du vil sortere disse data efter værdierne i kolonne A i stigende rækkefølge. Brug denne formel:

=SORT(A2:B6)

Pas på ikke at inkludere cellen med funktionen i arrayet. Ellers vil du have en .

Sortering og filtrering sammen

FILTER-funktionen i Excel bruges til at filtrere en række data baseret på bestemte kriterier snarere end til at sortere data. Du kan dog kombinere FILTER-funktionen med SORT-funktionen til både at filtrere og sortere data, mens du holder rækker sammen.

FILTER-funktionen er også en dynamisk array-funktion (som SORT). Som jeg nævnte i det foregående afsnit, udfylder Excel de andre celler, der er nødvendige for at vise hele spektret af filtrerede data.

Antag, at nogle af beklædningsgenstandene i prøvedataene har samme farve. Du vil arrangere dataene til at vise røde beklædningsgenstande sorteret alfabetisk. Dette kræver to trin:

1. Filtrer rækkerne på kolonne B (farve).

2. Sorter de filtrerede rækker efter kolonne A (varenavn).

Dette er syntaksen for FILTER-funktionen:

=FILTER(matrix, kriterier, [hvis_tom])

• matrix: rækken af ​​celler, der skal sorteres efter.

• kriterier: hvad der skal filtreres efter.

• if_empty: hvad skal returneres, hvis der ikke er nogen match.

Nøglen er at ombryde SORT-funktionen omkring de filtrerede resultater. For vores eksempel vil du bruge denne formel:

=SORT(FILTER(A2:B6;B2:B6 = "Grøn"), 1)

Efter at have indtastet denne formel i en celle, viser Excel den filtrerede og sorterede version af dine data fra den celle. Bemærk, at dette ikke ændrer de originale data; det vil blot vise en filtreret og sorteret version af det.

Sådan bruger du brugerdefinerede lister til at sortere og holde rækker sammen

Brugerdefinerede lister i Microsoft Excel giver dig mulighed for at definere dine egne sorteringsregler baseret på specifikke varer. Dette er nyttigt, når du støder på et datasæt , hvor den alfabetiske eller numeriske standardsortering ikke er egnet.

Antag, at du vil sortere elementer, så lilla altid er før rød, som altid er før blå osv. Du kan oprette en liste over farver i den præcise rækkefølge, du ønsker.

Der er to trin til at bestille efter en tilpasset liste:

1. Opret listen.

2. Brug listen som en rækkefølge.

Sådan opretter du den brugerdefinerede liste

1. Gå til fanen Filer.

2. Vælg Indstillinger.

3. Klik på Avanceret.

4. Rul ned til afsnittet Generelt.

5. Klik på Rediger brugerdefineret liste for at åbne dialogboksen Brugerdefinerede lister.

6. Tilføj dine bestilte poster som en kommasepareret liste.

Dette billede viser en liste over farver indtastet i grænsefladen.

Sådan bruger du listen

Nu hvor du har oprettet din liste, kan du anvende den på et sæt data.

1. Vælg den kolonne, du vil sortere efter.

2. Gå til fanen Data.

3. Klik på knappen Sorter i gruppen Sorter og filtrer.

4. Vælg "udvid markeringen" for at se sorteringsdialogboksen.

5. Udvid rullelisten under titlen "Bestil".

6. Vælg "Brugerdefineret liste".

7. Vælg din liste.

8. Klik OK to gange.

Denne infografik viser sekvensen:

3 tips til håndtering af datatyper

Når du beskæftiger dig med forskellige datatyper i Excel, såsom tekst, dag, måned og efternavn, er det vigtigt at være opmærksom på deres forskelle. Følg disse tips for at opnå nøjagtige sorteringsresultater:

1. For tekstsortering (alfabetisk rækkefølge) skal du vælge en celle i den kolonne, du vil sortere, gå til fanen Data og klikke på enten Sorter A til Z (stigende) eller Sorter Z til A (faldende).

2. Når du sorterer efter dag eller måned, skal du sikre dig, at dine datoer er i et ensartet format (f.eks. MM/DD/ÅÅÅÅ).

3. Hvis du sorterer efter alder eller tal, skal du sørge for, at alle data i kolonnen er gemt som samme type (tekst eller tal).

4 tips til effektiv sortering

Her er vores bedste tips til effektiv sortering:

1. Hvis der er skjulte kolonner eller skjulte rækker i dine data, skal du vise dem før sortering.

2. Det er nyttigt at bruge funktionen Frys ruder, når du sorterer lange data.

3. Du kan sikre, at sorteringsrækkefølgen ikke ændres af .

4. Husk at tomme rækker vil blive skubbet til enden ved sortering, dvs. elimineret.

Sortering af data for at eliminere tomme rækker er nyttig forberedelse, når du leder efter distinkte værdier i dine data. Denne video viser opgaven i aktion:

Afsluttende tanker

Sortering er en af ​​de mest almindelige opgaver, når man arbejder med et Excel-regneark.

Du har lært, hvordan du sorterer alfabetisk eller numerisk i stigende eller faldende rækkefølge, mens du holder rækker intakte.

Dette sikrer, at betydningen af ​​dine data holdes intakt, og yderligere dataanalyse er nøjagtig.